Règlement communal fixant les modalités d'enquête de résidence

Le Conseil communal,

Vu la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d’étranger et aux documents de séjour;

Vu l’arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif aux registres de la population et au registre des étrangers, en particulier l’article 10, qui prévoit que le conseil communal fixe par règlement les modalités selon lesquelles la vérification de la réalité de la résidence est effectuée et le rapport de radiation et d’inscription d’office est établi;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques ;

Vu la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers.

Vu la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel ;

Vu la loi du 24 mai 1994 créant un registre d’attente pour les étrangers qui se déclarent réfugiés, ou qui demandent la reconnaissance de la qualité de réfugié ;

Considérant les Instructions générales pour la tenue à jour des registres de la population ;

Considérant les diverses dispositions régionales et communales ;

Considérant que l’objectif des registres de la population est de localiser et d’identifier les habitants présents sur le territoire de la commune ;

Considérant que les données de localisation et d’identification des personnes inscrites dans les registres de la population sont reprises dans le Registre national des personnes physiques ;

Considérant que la tenue des registres de la population et du Registre national des personnes physiques constitue la base de l’action administrative de la commune ainsi que de l’ensemble des autorités et organismes relevant de différents niveaux de pouvoir ;

Considérant que la mise à jour permanente des registres de la population et du Registre national des personnes physiques est essentielle tant au niveau social, fiscal, statistique qu’au niveau de la protection et de la sécurité de la population ;

Considérant que le contrôle de la résidence principale par la police de proximité est nécessaire pour garantir une bonne tenue des registres de la population et du Registre national des personnes physiques afin d’éviter la domiciliation fictive et par conséquent, de lutter notamment contre la fraude sociale et fiscale, les infractions en matière de logement, d’urbanisme, de salubrité, de sécurité, d’aménagement du territoire, etc ;

Considérant que le présent règlement a pour objectif de fixer les modalités relatives à :

· la vérification de la résidence principale ;

· la procédure de contrôle de résidence ;

Considérant que, en cas de conflit entre les lois, arrêtés, et instructions repris ci-dessus et le présent règlement communal, ces premières prévalent ;

Vu que le travail de rédaction du présent réglement a été réalisé sur base du modèle fourni par les autorités fédérales en collaboration avec les services de police chargé de la vérification de la résidence,

Que les principaux ajouts réalisés sont les suivants :

Article 2 : Changement d’adresse

- l'administration  sollicite un maximum d’informations sur les obligations du citoyen afin de faciliter l’enquête de résidence par les services de police (horaire de travail, présence habituelle à la maison). 

- le citoyen est tenu d’apposer son identité sur sa boite aux lettres et sur sa sonnette.  Le service communal rappelle cette obligation lors de la déclaration. Cela facilitera la localisation du logement dans le cadre de l’enquête de résidence.

Article 7 : Enquête de résidence :

§1. L’administration communale transmet aux services de police la demande d’inscription du citoyen. Celle-ci est accompagnée de la fiche habitation reprenant les informations relatives au logement (numérotation, souci éventuel en matière d’urbanisme ou de salubrité,…)  et aux citoyens déjà inscrits à l’adresse.

§5. L’enquête est effectuée dans un délai de 15 jours ouvrables et doit être poursuivie jusqu’à obtenir une conclusion motivée.  Ce délai de traitement peut éventuellement être prolongé en fonction des éléments suivants : disponibilité des citoyens, nombre de visites nécessaires…..

§6. Les services de police programment trois visites de vérification de résidence en tenant compte dans la mesure des possibilités des habitudes de vie principales des citoyens communiquées lors de la déclaration.  Aucun rendez-vous ne sera fixé à la demande du citoyen.

§7. Le rapport d’enquête utilisé doit être dûment complété.

Lors des visites effectuées, les services de police portent une attention particulière aux éléments suivants :

• La dénomination de la rue, la numérotation ou sous-numérotation du logement
• La composition de ménage et la désignation de la personne de référence du ménage.
• La présence d’une cuisine et d’une salle de bain.
• La salubrité et la sécurité de l’habitation.

§11. Au-delà des trois visites prévues, si la présence du citoyen n’a pas pu être constatée, la demande est clôturée et un rapport de non-inscription est rédigé en indiquant le moment des visites réalisées. Il mentionnera éventuellement des informations relatives à la résidence effective probable de l’intéressé.

§12.  Néanmoins, durant l’enquête, il peut être envisagé que la réalité de la résidence soit appréciée sur base d’autres éléments (enquête de voisinage, informations complémentaires …). Le rapport des services de police doit alors reprendre ces éléments motivant le rapport qu’il s’agisse d’une présence ou d’une absence effective.  Celui-ci est transmis au service communal.

Article 10 : Inscription d’office

§1. Dans le cadre de son travail quotidien, le membre des services de police peut être amené à constater la présence effective d’un citoyen dans un logement autre que celui où il est domicilié.

§2. Si le membre des services de police constate que le citoyen a omis de réaliser sa déclaration de changement d’adresse, il rédige un rapport de régularisation, contresigné par le citoyen.  L’administration communale procède à l’inscription du citoyen.

Si le citoyen refuse de contresigner le rapport de régularisation et que les services de police disposent de suffisamment d’éléments qui permettent d’établir la résidence principale de l’intéressé, ils rédigent une proposition d’inscription d’office motivée par des preuves de vie à l’adresse.

§3. Sur base de la proposition d’inscription d’office dont question au paragraphe 1 du présent article, l’administration communale rédige un courrier d’information au citoyen concerné.

Le citoyen dispose d’un délai de 10 jours ouvrables pour faire connaître par écrit (courriel ou courrier) auprès de l’administration communale les éléments qui remettraient éventuellement en cause la proposition rédigée par les services de police.

§4. Le membre des services de police ayant rédigé le rapport visé au premier paragraphe du présent article est informé des moyens de défense invoqués par le citoyen conformément au paragraphe 2 du présent article et statue sur leur pertinence.  Il fait connaître sa position à l’administration communale.

Si le membre des services de police  estime que les informations communiquées par le citoyen sont pertinentes et fondées, il remet un avis favorable à l’arrêt de la procédure et l’administration communale clôture le dossier administratif.

Si le membre des services de police  estime que la procédure doit être poursuivie, il rédige un rapport complémentaire.

§5. Le Collège communal prend la décision d’inscription d’office et de non-inscription d’office dans les registres de la population sur base d’un rapport présenté par l’Officier de l’Etat civil reprenant le ou les différentes enquêtes établies par le membre des service de police et  les moyens de défense présentés par le citoyen.

Toute décision doit être motivée sur base des éléments du dossier. Si le Collège communal souhaite s’opposer aux conclusions du rapport d’enquête, il motive explicitement cette opposition. Cette motivation est également portée à la connaissance des services de police qui ont établi le rapport.

Article 11 :  Radiation d’office

§7. Sur base des constatations réalisées, le membre du personnel des services de police  rédige un rapport de proposition de radiation d’office.  Celui-ci reprend les éléments constatés visant à démontrer l’absence du citoyen (boîtes aux lettres non relevée, volets fermés,….).  Ce rapport est motivé et y sont indiqués les différents moments de passage où l’absence a été constatée.

Etant donné l’impact administratif d’une radiation d’office, des contrôles sont réalisés en dehors des heures normales de bureau et durant le week-end. S’il s’avère que l’habitation est occupée par des tiers, un seul contrôle sur place suffit. La police de proximité utilisera tous les moyens raisonnables permettant de trouver la nouvelle adresse de l’intéressé.

§9. Lors de la rédaction de son rapport, les services de police vérifient l’incarcération éventuelle du citoyen visé par la proposition de radiation d’office en consultant la base de données du SPF justice (SIDIS).

§10. Les services de police font parvenir leur rapport à l’administration communale, laquelle effectue le suivi administratif si des indices éventuels de présence probable à une autre adresse sont indiqués (renvoi vers le service de police concerné ou la commune compétente). 

Dans le cas où il n’y a aucun indice, l’administration communale écrit au citoyen à l’adresse où il est inscrit afin de le prévenir du déclenchement de la procédure de radiation d’office. 

Si le citoyen réagit et apporte des éléments probants visant à établir sa présence effective à une adresse déterminée, l’administration communale effectue le suivi vers le service de police ou la commune compétente.

§12. Si ce suivi ne permet pas de localiser le citoyen, l’administration rédige le rapport au Collège communal en vue de procéder à la radiation d’office.

Si le suivi permet de localiser le citoyen ou si le citoyen introduit une demande de changement d’adresse, la procédure est suspendue le temps nécessaire.

Article 12 : Inscription provisoire

§1. Lorsqu’il est constaté, lors d’une enquête, que la résidence principale se trouve bien à l’adresse déclarée, mais que l’occupation permanente n’est pas autorisée pour des raisons de sécurité, de salubrité, d’urbanisme ou d’aménagement du territoire, il est procédé à une inscription provisoire. Cette inscription provisoire est portée à la connaissance du citoyen de même qu’elle est transmise pour information  au service logement de la Ville de Mons.

§2. Dans le cas où un arrêté d’inhabitabilité est déjà en vigueur, copie de celui-ci est remis au citoyen dès la déclaration de changement d’adresse pour l’en informer au plus tôt.  La Cellule logement est également directement informée de la déclaration enregistrée.  Un rapport au Collège est présenté par l’Officier de l’Etat civil pour prise de décision.

Article 13 : Litiges - Recours

§1. Tout citoyen peut introduire un recours motivé auprès du Collège communal contre la décision du Collège communal ou contre la décision de l’Officier de l’état civil se prononçant sur son inscription ou sa radiation des registres de population.

§2. Le citoyen y énonce les éléments qu’il estime nécessaires afin de prouver sa résidence effective actuelle (exemple : des factures de consommations d’électricité, d’eau, de gaz, de téléphone, de travaux éventuels…).

§3. Le recours doit être introduit endéans les trois mois de la notification de la décision contestée.

§4. L’administration communale instruit le dossier.  Les services de police sont informés de tout recours du citoyen et procèdent à l’examen des éléments dont le citoyen fait part.

§5. Dès réception de l’avis des services de police à la suite de ler examen visé au §4, le recours est soumis au Collège communal qui statue.  Le délai de traitement du recours est fixé à 3 mois à dater de la réception du recours de façon à éventuellement procéder à de nouvelles enquêtes de résidence.

§6. Ce recours ne limite pas les moyens de recours devant le Conseil d’état dans les 60 jours après la notification de la décision contestée, ni devant les tribunaux civils.

Considérant que le présent réglement a été revu avec le service juridique,

Considérant que celui-ci a été approuvé par le Collège communal en date du 8 octobre,

Le Conseil Communal ;

à l'unanimité,

article 1 : D'approuver  le règlement communal fixant les modalités d'enquête de résidence.

article 2 : De présenter ce règlement au Ministre de l'Intérieur pour approbation