IPALLE – Mission d’assistance à la maîtrise d’ouvrage pour les travaux de réparation de voirie et d'égouttage à la rue des Courbes et chaussée de la Libération à Orroir – Convention dans le cadre des relations IN HOUSE ; approbation

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation et ses modifications ultérieures, notamment l'article L1222-3 §1 relatif aux compétences du Conseil communal et les articles L3111-1 et suivants relatifs à la tutelle ;

Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions et ses modifications ultérieures ;

Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et ses modifications ultérieures, notamment l’article 42, § 1, 1° a) (la dépense à approuver HTVA n'atteint pas le seuil de 143.000,00 €) ;

Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et ses modifications ultérieures ;

Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures, notamment l'article 90, 1° ;

Attendu qu’en 2024, la commune a connu des inondations à la chaussée de la Libération et à la rue des Courbes à Orroir ;

Vu le rapport d’inspection télévisuelle d’Ipalle qui a constaté de nombreuses fissures et ruptures causant une perte d’étanchéité sur le réseau ainsi qu’un risque d’effondrement à court terme et préconisant le remplacement de certains tronçons du réseau à court terme et l’imperméabilisation d’une chambre de visite ;

Attendu qu’il y a  lieu, dans le cadre de ce dossier, de prévoir un auteur de projet pour élaborer le cahier spécial des charges et le suivi du chantier ;

Attendu que l’Administration Communale est associée à l’Intercommunale Ipalle ;  

Attendu que l’Administration Communale agit en qualité de Maître d’ouvrage dans le cadre des travaux de réparation de la voirie et de l’égouttage à la rue des Courbes et à la chaussée de la Libération  mais souhaite recourir aux services d’Ipalle pour l’assistance à la maîtrise d’ouvrage ;

Attendu que l’Intercommunale Ipalle agirait en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage et d’auteur de projet en qualité de maître d’œuvre chargé de la conception durant la phase d’élaboration du projet ainsi que du suivi de l’exécution durant la phase de réalisation des travaux ;

Vu le projet de convention relative à la mission d’assistance à la maîtrise d’ouvrage en prestation in House ;

Attendu qu’avant que la mission puisse formellement lui être confiée, Ipalle devra établir un devis détaillé des honoraires exigibles pour cette mission ;

Considérant que le crédit permettant cette dépense est inscrit au budget 2025 à l’article 421/733-60 (projet n°20250025);

Vu l’avis de légalité du Receveur Régional du 12 septembre 2025 ;

Considérant l'avis positif du Receveur Régional remis en date du 12/09/2025,

DECIDE : à l'unanimité

 Art.1. : de solliciter l’Intercommunale Ipalle dans le cadre des services « In House » offerts à ses associés pour le projet des travaux de réparation de la voirie et de l’égouttage à la rue des Courbes et à la chaussée de la Libération à Orroir à 7750 Mont-de-l’Enclus ; un devis sera transmis au Collège Communal qui pourra statuer ultérieurement ;

Art.2. : d’approuver les termes de la convention d’assistance à la maîtrise d’ouvrage avec Ipalle comme suit :  

Article 1 – MISSION

La mission consiste en l’assistance à maitrise d’ouvrage pour la réalisation des travaux de remplacement de réseau d’égouttage à la rue des Courbes et à la Chaussée de la Libération à Orroir. Cela est nécessaire à la suite de l’identification de fissures et de ruptures causant une perte d’étanchéité et un risque d’effondrement à court et à moyen terme de ces tronçons.

Ces travaux sont actuellement estimés à 250.000,00 € HTVA.

Article 2

La mission confiée à IPALLE comporte :

1. 1. ETUDE

1. 1. 1. Avant-projet

L’avant-projet comprend les tâches suivantes :

• L’organisation et la direction de toutes les réunions préliminaires et conséquentes à l’étude et préalables à l’exécution des travaux ;
• L’établissement des contacts nécessaires avec la COMMUNE ou organismes concessionnaires pour définir les options quant aux travaux à prévoir ;
• La détermination de l’importance des travaux à prévoir ;
• L’établissement du dossier d’avant-projet comportant tous les plans et éléments requis ;
• La détermination des priorités de passage au projet et de réalisation de travaux par fractionnements éventuels en plusieurs lots, pour répondre aux possibilités budgétaires allouées par la COMMUNE ;
• La détermination du mode de passation de marché.

1. 1. 2. Projet et mise en concurrence 

IPALLE constitue le(s) dossier(s) projet sur base de l’avant-projet approuvé et comprenant tous les éléments nécessaires à la mise en concurrence.

IPALLE assurera :

• L’établissement des documents nécessaires à la mise en concurrence des entrepreneurs pour chacun des lots éventuels, à savoir :
  • Les clauses administratives et techniques du cahier spécial des charges ;
  • Le métré des travaux ;
  • Le devis estimatif ;
  • Les plans terriers, de profils en long, plans de détail des divers ouvrages à réaliser et des chambres de visite.
• La fourniture de 2 exemplaires du dossier projet approuvé par la COMMUNE ;
• L’examen des offres et l’établissement du rapport d’analyse des offres pour chaque marché, avec proposition de l’adjudicataire ;
• La publication sur la plateforme électronique e-Procurement, pour compte de la commune, des documents des marchés en ce compris les éventuels avis rectificatifs ;
• L’ouverture électronique des offres sur la plateforme e-Procurement.

Il est précisé que la COMMUNE, en sa qualité de maître de l’ouvrage, est le pouvoir adjudicateur des marchés, nonobstant les missions réalisées par IPALLE et ci-avant précisées. À cet effet, la COMMUNE s’engage à adapter les décisions utiles par ses organes compétents, sur proposition d’IPALLE, le cas échéant.

La COMMUNE fournit à IPALLE une copie de tous les documents nécessaires à cette mission. La COMMUNE se charge de soumettre le dossier d’avant-projet à l’approbation de son Conseil Communal.

1. 2. DIRECTION DES TRAVAUX

La direction des travaux comprend :

• Le contrôle de l’exécution des travaux ;
• La participation aux réunions de chantier (1 par semaine ou plus si nécessaire) ;
• Le contrôle des états d’avancement ;
• La vérification du décompte final dressé par l’entrepreneur avant réception provisoire ;
• L’assistance à la COMMUNE pour les réceptions des travaux.

1. 3. SURVEILLANCE DES TRAVAUX

Le cas échéant, cette mission comporte un passage régulier du personnel d’IPALLE pour s’assurer du parfait déroulement des travaux.

Article 3. – FRAIS ET MISSION A CHARGE DE LA COMMUNE

La réalisation du plan d’emprise et l’acquisition (ou la mise à disposition) des parcelles nécessaires à la réalisation des travaux sera gérée au niveau communal.

IPALLE définira, en concertation avec la COMMUNE, les essais éventuels à réaliser. 

Le cas échéant, IPALLE se chargera du marché de service relatif à ces essais et transmettra son analyse à la COMMUNE. 

La COMMUNE passera commande des essais et en supportera les frais directs associés.

La mission de coordination sécurité correspondant aux prestations décrites dans l’AR du 25 janvier 2001 constitue une charge communale.

En cas de travaux conjoints, cette mission peut être commandée à IPALLE.

De même, les contrôles autres que ceux réalisés par IPALLE sont à charge de la COMMUNE.

Article 4. - DOCUMENTS

IPALLE remet à la COMMUNE un exemplaire des documents pour approbation à chacun des stades de sa mission. Ces documents sont établis en langue française.

Article 5.- HONORAIRES

Les honoraires dus à IPALLE, fixés sur base du coût final des travaux du chapitre relatif aux travaux communaux (montant final des travaux HTVA et révisions comprises), se décomposent, par lot, comme suit :

Pour les dossiers exclusifs :

• Assistance à Maitrise d’ouvrage : 2,5 % du montant des travaux ;
• Honoraires d’études et de direction des travaux sont fixés par tranche à :
  • 9 % pour les travaux jusqu’à 380.000 €HTVA ;
  • 7% pour la tranche de travaux de 380.000 € à 1.500.000 € HTVA ;
  • 5 % pour la tranche de travaux de 1.500.000 € à 4.500.000 € HTVA ;
  • 4,50 % au-delà de 4.500.000 € HTVA.

Les frais de surveillance travaux : 2,5 % du montant des travaux, le taux pouvant donc être annulé dans le cas où la surveillance est prestée par la Commune.

Ces honoraires peuvent être pris en charge dans le « Droit de tirage » mis à disposition par Ipalle en fonction des disponibilités financières de la COMMUNE.

Article 6.- PAIEMENTS

6.1.      Le paiement des honoraires est fractionné comme suit :

• 30% après acceptation de l‘avant-projet par la COMMUNE ; 
• 60% après acceptation du projet par la COMMUNE ; 
• 80% après acceptation par la COMMUNE du rapport d’analyse des offres ; 
• 100% après réception provisoire des travaux.

6.2       Les paiements d’honoraires sont valablement effectués par virement au compte BE81 1999 1419 9124 (BIC CREGBEBB) ouvert au nom d’IPALLE à la CBC.

Les paiements se font dans les 60 jours calendrier suivant la date de réception par la COMMUNE de la note d’honoraires.

6.3       Si le délai de paiement est dépassé, alors que la note d’honoraires n’a pas donné lieu à contestation, IPALLE a droit à un intérêt calculé au prorata du nombre de jours calendrier de retard au taux légal.

Article 7. – MODIFICATION DE LA MISSION ET PRESTATIONS SUR BASE DU TEMPS PRESTE

Si la COMMUNE décide, à n’importe quel moment de chaque phase de la mission, de modifier celle-ci, IPALLE a droit à une rémunération et à une prolongation de délai en rapport avec la modification demandée.

La rémunération complémentaire éventuelle est arrêtée de commun accord par les parties sur proposition d’IPALLE.

Article 8. – ASSURANCES

Les assurances nécessaires pendant l’exécution des travaux, autres que celles relatives à la responsabilité professionnelle d’IPALLE, en ce compris celle au sens des articles 1792 et 2270 du Code civil, sont à charge de la COMMUNE. D’un même contexte, l’ensemble des assurances nécessaires à la sauvegarde et/ou à la protection de l’ouvrage en cause sont à charge de la COMMUNE.

De son côté, IPALLE dispose d’une police d’assurance accidents corporels et une police d’assurance de responsabilité civile couvrant les activités visées au sein de la présente convention. L’assurance responsabilité civile prévoit une intervention de maximum 5.000.000,00 € par sinistre et par an.

La COMMUNE peut à tout moment demander à IPALLE la preuve de l’existence de la police dont question ci-dessus et de l’étendue des couvertures qu’elle accorde.

Article 9.- RESPONSABILITE

En sa qualité d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage, IPALLE fournit ses meilleurs efforts dans la réalisation des missions qui lui sont confiées et n’est tenue à cet égard qu’à une obligation de moyen.

IPALLE assume uniquement les éventuelles fautes et/ou omissions qui lui sont imputables dans ses plans, études, calculs ou autres documents fournis par lui dans le cadre de la présente convention.

IPALLE n’assume, en aucun cas, les conséquences financières des erreurs et fautes des autres édificateurs. D’autre part, elle ne peut être tenue responsable des défauts internes de conception ou de fabrication des matériaux et fournitures.

IPALLE ne se substitue pas aux autres intervenants à la construction et n’assume en tout cas aucune responsabilité in solidum avec ces derniers.

En toute hypothèse, la responsabilité d’IPALLE est limitée aux montants d’interventions financières des assurances dont elle dispose conformément à l’article 8.

Article 10.- RESOLUTION DE LA CONVENTION

Si la COMMUNE met fin à la convention avant l’achèvement de la mission, pour des raisons qui ne sont pas imputables à IPALLE, cette dernière a droit :

• aux honoraires correspondants aux prestations déjà fournies ;

et

• à une indemnité forfaitaire s’élevant à 25% des honoraires relatifs aux parties non réalisées de la mission.

Article 11.- RESPONSABILITE QUANT A LA TRANSMISSION DES DOCUMENTS

Les actes, courriers, décisions, documents administratifs, … portés par le comité de direction n’engagent sa responsabilité que s’ils sont signés par le président de direction et le membre gérant le dossier.

Article 12.

Tous les litiges relatifs à l’exécution du contrat sont de la compétence du Tribunal Civil de Tournai.

Art.3 : de charger le Collège Communal de l’exécution du marché ;

Art.4. : de financer cette dépense par le crédit inscrit au budget 2025 à l’article 421/733-60 (projet n°20250025)