DG - Convention entre le Médiateur de la Wallonie et la Commune – Service de médiation locale - Examen - Décision.

Vu les décrets conjoints des 13 et 20 juillet 2023 relatifs au service du Médiateur commun à la Communauté française et à la Région wallonne ;

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation (C.D.L.D.) et son article L1122-30 impliquant que le Conseil communal règle tout ce qui est d’intérêt communal ;

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, notamment sa Première Partie, Livre premier, Titre II, Chapitre III, Section 6, ainsi que ses articles L1122-12 et L1123-23, 2°, dont il ressort que le Collège communal assure la gestion quotidienne de la Commune ;

Considérant que le service du Médiateur commun à la Communauté française et à la Région wallonne est mis gratuitement à disposition de la Commune ;

Considérant que la médiation communale constitue un outil indépendant, impartial et non conflictuel permettant au citoyen de formuler une réclamation et d’obtenir un traitement équitable ;

Considérant que cette démarche s’inscrit dans une logique de bonne administration, de transparence et de renforcement de la confiance entre l’administration et les citoyens ;

Sur proposition du Directeur général ;

Après en avoir délibéré en séance publique ;

À l'unanimité,

Article unique. - D'approuver la convention entre le Médiateur de la Wallonie et la Commune :

"Accord de collaboration entre le médiateur commun à la Communauté Française et à la Région Wallonne et la Commune de MORLANWELZ, en matière de médiation communale,

Entre :

Le Service commun de Médiation à la Communauté française et à la Région wallonne, représenté par Nicolas LAGASSE, Médiateur,

Dont le siège social est situé rue Lucien Namèche, 54, à 5000 NAMUR

Et :

La commune de MORLANWELZ, représentée par M. Jean-Charles DENEUFBOURG, bourgmestre, et M. Fabrice FRANCQ, Directeur général,

Rue Raoul Waorcqué, 2 à 7140 MORLANWELZ

-PREAMBULE

1. Par décrets conjoints des 13 et 20 juillet 2023, relativement au service du médiateur commun à la Communauté française et à la Région wallonne (ci-après dénommés « décrets conjoints »), les Parlements de la Communauté française et de la Région wallonne ont attribué au service du médiateur commun de nouvelles compétences. Ce décret renforce également la médiation institutionnelle au niveau des pouvoirs locaux.

2. L’article 14, §1er, alinéa 2, des décrets conjoints, dont question au point précédent, dispose que « Le médiateur peut exercer, à titre gratuit, cette mission à l’égard des services des pouvoirs subordonnés, ayant conclu avec son service une convention et lui octroyant formellement cette mission. Dans ce cas, un règlement confiant la mission au médiateur commun est adopté le cas échéant par le conseil communal, le conseil provincial ou le conseil de l’action sociale. ».

3. Le développement de la médiation au niveau local et communal a fait l’objet de multiples recommandations au niveau fédéral, régional et européen, notamment les Principes de Venise sur la protection et la promotion de l’institution du médiateur.

4. La médiation institutionnelle et parlementaire existe au niveau fédéral ainsi qu’au niveau des entités fédérées, communautaires et régionales. Des initiatives significatives et volontaristes de médiation communale existent en Flandre, alors qu’en Région de Bruxelles-Capitale et en Communauté germanophone, les Médiatrices sont également compétentes pour les communes.

5. Afin de couvrir l’ensemble du champ de l’action publique par la possibilité pour le citoyen de recourir à la médiation, le Médiateur a pris l’initiative de mener une expérience-pilote au niveau des pouvoirs subordonnés, ainsi que le lui permet l’accord de coopération susmentionné.

6. Par conséquent, les parties décident de fixer, dans le cadre de la présente convention de collaboration, les droits et obligations de chaque partenaire dans le processus du fonctionnement de la médiation communale au sein de la commune.

Les parties conviennent ce qui suit :

-Article 1er : Objet

 Les parties conviennent de s’associer dans le cadre de la médiation communale au sein de la commune.

Chaque partie désigne la ou les personnes chargées de l’exécution de la présente convention.

-Article 2 : Durée

La convention prend effet dès son approbation par le Conseil communal de la commune, ainsi que l’approbation du règlement communal qui lui est directement associé.

La durée de cette convention est à durée indéterminée. Chaque partie peut mettre fin à la présente convention, moyennant une décision motivée et le respect d’un préavis de trois mois. 

-Article 3 : Coût

En application de l’article 14 § 1er alinéa 2, des décrets conjoints, l’intervention du Médiateur, pour toute la durée de cette convention, ne donne lieu à aucune rémunération.

Les interventions ci-après définies du Médiateur sont assurées et financées par lui.

Les frais directs et indirects liés à l’organisation et à la communication de ce service de médiation au sein de la commune, sont à charge de la commune.

Toute modification unilatérale au contenu de ces dispositions peut valablement justifier la motivation requise, dans le chef des deux parties, pour mettre fin à la convention. 

-Article 4 : Confidentialité

Durant toute la durée de la présente convention, les parties sont tenues aux règles les plus strictes de confidentialité, notamment dans les relations avec le citoyen.

Dans le cadre de sa mission, le Médiateur est tenu au respect du secret professionnel, tel qu’il est stipulé à l’article 458 du Code pénal, et aux conditions de confidentialité résultant des articles 22, §2 et 26 des décrets conjoints.

En vertu du principe de l’autonomie des pouvoirs locaux, aucune information concernant le fonctionnement des services communaux et/ou les personnes concernées à quelque niveau que ce soit, ne peut faire l’objet d’une communication sans l’accord préalable et exprès de la commune.

Les informations partagées par les communes partenaires entre elles, sont déterminées par elles.

Le rapport contenant l’analyse et le traitement des réclamations appartient à la commune.

-Article 5 : Engagements du Médiateur

Le Médiateur met à la disposition de la commune son expertise en matière de médiation et de gestion non contentieuse des conflits entre la commune et ses citoyens.

Le périmètre de la médiation est déterminé par la commune et est précisé dans le règlement communal.

Le Médiateur accompagne la personne de référence au sein de la commune dans le suivi des dossiers de médiation.

Le cas échéant, le Médiateur peut apporter son aide à la mise en place d’un système de gestion des plaintes de 1ère ligne, préalable à l’intervention du Médiateur.

Il peut aussi assister la commune, si elle le souhaite, dans la rédaction d’un code - d’une charte de bonne conduite administrative.

Le Médiateur, mandaté par la commune pour assurer le service de gestion des réclamations en médiation, participe directement, en concertation avec la personne de référence de la commune, à la gestion et au suivi des réclamations individuelles introduites par les citoyens de la commune.

Le Médiateur s’engage à rencontrer la commune, autant que nécessaire, pour évaluer les processus en cours, leur apporter, le cas échéant, les correctifs nécessaires, pour formuler conseil et recommandation pour le bon fonctionnement de la médiation communale.

Le Médiateur réalise le rapport annuel sur la gestion des réclamations, en vue de sa présentation au Collège et au Conseil communal.

Article 6 : Engagements de la commune

La commune s’engage à inscrire sa volonté d’agir dans la problématique globale de la gestion des réclamations et du mécontentement potentiel de la population d’une part, et dans une démarche de qualité des services rendus par l’administration communale d’autre part. 

Cette démarche de qualité s'inspire des principes de bonne administration.

Cette volonté doit nécessairement se traduire par une information correcte, adéquate, suffisante, de la population, via le bulletin communal, la page d’accueil du site internet, un folder spécifique ou tous autres moyens de communication dont la commune dispose, d’une part et une information-formation de l’administration communale d’autre part. Celle-ci vise notamment la prise de conscience de la plus-value de la médiation au bon fonctionnement de l’administration et de l’acceptation nécessaire de la démarche critique.

Tout document communal à l'attention du public, y compris la notification d'une décision administrative à portée individuelle susceptible d'un recours au Conseil d'Etat ou à une autre juridiction administrative, et tout site internet à destination de l'information du public, mentionne l'existence et les conditions de l'intervention du médiateur ainsi que ses coordonnées.

Dans le fonctionnement du service de médiation communale, la commune s’engage à jouer la carte de la transparence à l’égard du Médiateur et à lui transmettre tous les éléments et informations requises et indispensables au bon exercice de sa mission. Cet élément de confiance réciproque entre les partenaires est un élément essentiel de la collaboration, qui est naturellement pondéré par les obligations de secret professionnel et de discrétion développées au point 4.

La commune s’engage à inscrire à l’ordre du jour d’un conseil communal par an, la présentation du rapport annuel par le Médiateur.

Article 7 : suivi

S’agissant d’une convention entre le Médiateur et la commune, les parties conviennent de se rencontrer ou d’échanger par courrier, autant que nécessaire mais au moins une fois par an, afin d’évaluer la médiation communale, de relever les éventuelles difficultés ou lacunes et de tenter d’y remédier, de formuler les recommandations qui s’imposeraient."