Mise à disposition de personnel: conventions-types

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation dont notamment l'article L1122-30 relatif aux compétences du Conseil communal;

Vu la Loi du 03 juillet 1978 relative aux contrats de travail et ses modifications ultérieures;

Vu la Loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire et la mise de travailleurs à disposition d'utilisateurs;

Vu l'article 144 bis de la Nouvelle Loi Communale précisant que par dérogation à l'article 31 de la Loi du 24 juillet 1987, les administrations communales peuvent, pour la défense des intérêts communaux, mettre des travailleurs contractuels à la disposition d'un CPAS, d'une société de logement social ou d'une ASBL;

Attendu que la Ville met des membres de son personnel contractuels ou statutaires à disposition de différentes ASBL afin de les aider dans la réalisation de leurs objectifs;

Vu la délibération du Collège communal du 04 novembre 2025 proposant au Conseil communal d'approuver les 17 projets de convention-type de mise à disposition de personnel statutaire et ou contractuel en faveur des ASBL suivantes:

SONEFA;
NEW;
Centre Culturel Régional (CCR);
Maison de la Poésie;
Office du Tourisme (OTN);
Union des Villes et Communes de Wallonie (UVCW);
Comité Animation Citadelle (CAC);
CINEX;
Concertation-Quartier-Liens-Coordination Saint-Nicolas (Coquelicot);
Jambes Social et Culturel;
LST;
Phénix;
Sésame;
CPAS;

Attendu que les 17 projets de convention-type de mise à disposition ont été de nouveau adaptés;

Attendu que les mises à disposition s’effectuent principalement à titre gratuit à l’exception des ASBL UVCW et SONEFA (sauf exception), lesquelles remboursent totalement, à la Ville, la dépense salariale des membres du personnel mis à disposition;

Attendu qu'il convient d'identifier clairement si la mise à disposition s'effectue à titre gratuit; que dès lors, l'article 5 a été modifié comme suit:

Art. 5: Rémunération

Le membre du personnel mis à disposition dans le cadre de la présente convention est rémunéré par l’Employeur, conformément aux dispositions du contrat de travail conclu entre eux.

L’Utilisateur s’engage à rembourser à l’Employeur l’équivalent de la rémunération du membre du personnel.

Cette mise à disposition s’effectue à titre gratuit.

Dans ce cas, la mise à disposition sera considérée comme une subvention au sens de la loi du 14 novembre 1983 relative au contrôle de l’octroi et de l’emploi de certaines subventions et devra donc respecter le prescrit des articles L3331-1 et suivants du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.

Attendu que la mise à disposition est toutefois conditionnée au respect des dispositions ci-après:

la mise à disposition doit avoir une durée limitée et porter sur une mission qui a un rapport direct avec l'intérêt communal;
les conditions de travail ainsi que les rémunérations du membre du personnel mis à disposition ne peuvent moins avantageuses à celles dont il aurait bénéficié s'il avait été occupé chez son employeur;
les conditions et la durée de la mise à disposition ainsi que la nature de la mission doivent être constatées dans un écrit approuvé par le Conseil communal et signé par l'employeur, l'utilisateur et le membre du personnel avant le début de la mise à disposition;
la mise à disposition des membres du personnel n'est autorisée que si l'utilisateur aurait pu lui-même engager le membre du personnel aux conditions dans lesquelles il a été engagé par l'Administration communale;
en vertu du respect de la réglementation en matière d'évaluation, il incombe aux responsables des ASBL de suivre la formation prévue leur permettant de prendre part à l'évaluation des membres du personnel mis à disposition;

Attendu que la Ville met également des membres du personnel statutaires à la disposition d'ASBL; que cette mise à disposition n'est régie par aucune réglementation spécifique; que l'UVCW recommande toutefois le respect de certaines balises afin d'éviter d'éventuels abus;

Attendu qu'il convient donc de dresser une convention de mise à disposition spécifique aux membres du personnel statutaires en ne faisant pas référence à l'article 144 bis de la Nouvelle Loi Communale mais en reprenant les grands principes et en y apportant les modifications requises;

Vu sa délibération du 27 juin 2019 approuvant le projet de convention-type de mise à disposition de personnel statutaire en faveur d'une ASBL ainsi que celui de mise à disposition de personnel contractuel;

Attendu que le DRH a actualisé les conventions-type existantes en y incluant deux articles supplémentaires relatifs au RGPD et au télétravail comme suit:

Art. 10: RGPD

Le membre du personnel s’engage à respecter le secret professionnel s’il échet, le devoir de discrétion et s’abstiendra de communiquer les informations confidentielles reçues dans l’accomplissement de ses missions sauf dans les cas légalement prévus.

Conformément aux dispositions du Règlement (UE) du 27 avril 2016 et de la loi du 30 juillet 2018 relatifs à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel :

Le membre du personnel s’engage à s’y conformer en ce qui concerne tout traitement de données à caractère personnel réalisé dans le cadre de ses missions.
En sa qualité de responsable de traitement, l’Employeur traite des données concernant le personnel à l’occasion de la conclusion, l’exécution et de la rupture éventuelle de la présente convention et ce, à des fins de gestion du personnel contractuel et de rémunération.
Les données traitées seront conservées selon les périodes définies par les directives des Archives de l’Etat.
L’Employeur s’engage à s’y conformer également en ce qui concerne tout traitement de données à caractère personnel initié par la mise en œuvre de ladite convention.

Toute demande d’information et/ou d’accès aux données à caractère personnel traitées par l’Employeur est à adresser par courriel à l’adresse [email protected].

Art. 11: Télétravail

En vertu du Règlement de travail de l’Employeur, et plus particulièrement, de son annexe relative à l’organisation du télétravail :

§1: Le membre du personnel est autorisé à effectuer un télétravail régulier à jours variables, dès lors que cela est possible compte tenu du bon fonctionnement de l’Utilisateur, en accord avec sa hiérarchie.

Le ou les jours de la semaine sont fixés préalablement en accord avec l’Utilisateur.

Le membre du personnel peut bénéficier également d’un télétravail occasionnel.

§2: Le télétravail ne constitue pas un élément essentiel de la relation de travail.

§3: Il est renvoyé au Règlement de travail de l’Employeur pour l’ensemble des dispositions ayant trait au télétravail.

Attendu que l’article 3 relatif à la durée de la mise à disposition du membre du personnel contractuel a été complété afin de permettre à l’utilisateur de mettre un terme à la convention de mise à disposition, par anticipation moyennant le respect d’un préavis d’une durée de 3 mois; qu’il sera également possible de déroger à ce délai de commun accord;

Attendu qu'une ou deux conventions-type ont été rédigées par ASBL en fonction du statut du personnel qui y est affecté;

Vu les 17 projets de conventions-type concernant le personnel contractuel et statutaire;

Attendu que les 17 projets respectent également l'écriture inclusive;

Sur la proposition du Collège communal du 02 décembre 2025,

Approuve les 17 projets de convention-type de mise à disposition de personnel statutaire et ou contractuel en faveur du CPAS et des ASBL suivantes:

SONEFA;
NEW;
Centre Culturel Régional (CCR);
Maison de la Poésie;
Office du Tourisme (OTN);
Union des Villes et Communes de Wallonie (UVCW);
Comité Animation Citadelle (CAC);
CINEX;
Concertation-Quartier-Liens-Coordination Saint-Nicolas (Coquelicot);
Jambes Social et Culturel;
LST;
Phénix;
Sésame;
CPAS.

Prend acte que les mises à disposition s’effectuent principalement à titre gratuit à l’exception des ASBL UVCW et SONEFA (sauf exception), lesquelles remboursent totalement, à la Ville, la dépense salariale des membres du personnel mis à disposition.