Règlement établissant une redevance sur l’enregistrement d’une demande de changement de prénom - Exercices 2026 à 2031 - Pour approbation

Description

Délibération

Vu les articles 41, 162 et 173 de la Constitution,

Vu les articles L1122-30, L1124-40, § 1^er, L1124-41 à L1124-44, L1132-3 à L1132-5, L1133-1, L1142-2 et L3131-1 et suivants du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (CDLD),

Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) entré en vigueur le 25 mai 2018,

Vu le décret du 14 décembre 2000 (M.B. 18.1.2001) et la loi du 24 juin 2000 (M.B. 23.9.2004, éd. 2) portant assentiment de la Charte européenne de l’autonomie locale, notamment l’article 9.1. de la Charte,

Vu la loi du 4 mai 2023 portant insertion du livre XIX “Dettes du consommateur” dans le Code de droit économique (CDE), publiée au Moniteur belge du 23.5.2023, Ed.2 p 49149 et suivantes,

Vu les dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière d'établissement et de recouvrement de redevances communales, et notamment les articles du Code civil relatifs à la preuve, à l’affectation des paiements, à la prescription et les articles 1413 à 1626 du Code judiciaire relatifs aux procédures de recouvrement via les huissiers de justice,

Vu les recommandations émises par la circulaire du 11 septembre 2025, relative à l’élaboration des budgets des communes de la Région wallonne pour l’année 2026,

Vu la loi du 15 mai 1987 (M.B. 10.7.1987) relative aux noms et prénoms,

Vu la loi du 18 juin 2018 (M.B. 2.7.2018) portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges,

Vu la circulaire du 11 juillet 2018 (M.B. 18.7.2018) relative à la loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolutions des litiges, en ce qu’elle transfère la compétence en matière de changement de prénoms aux officiers de l’État civil et en règle les conditions et la procédure,

Considérant que la loi du 18 juin 2018, entrée en vigueur le 1^er août 2018, transfère la compétence en matière de changement de prénom, initialement dévolue au Ministre de la Justice, aux Officiers de l'état civil,

Considérant que ce transfert de compétence est justifié par le fait que le Ministre de la Justice devait faire face à des demandes de plus en plus nombreuses, qui, dans 99% des cas, faisaient l'objet d'une acceptation,

Considérant que ce transfert est cohérent dès lors que celui-ci permet une plus grande proximité avec le citoyen demandeur, et un traitement plus rapide de la demande dès lors que les communes disposent souvent des actes et documents nécessaires audit traitement,

Considérant que la procédure applicable en la matière a été simplifiée,

Considérant que les coûts engendrés par une demande de changement de prénom doivent être répercutés sur le demandeur,

Considérant sa délibération du 22 octobre 2019 approuvant le règlement établissant une redevance sur l’enregistrement d’une demande de changement de prénom, lequel règlement a été approuvé par la Tutelle en date du 9 décembre 2019,

Considérant que ce règlement arrive à échéance le 31 décembre 2025, et la nécessité de le renouveler,

Considérant que la Ville doit en effet se doter des moyens nécessaires afin d’assurer sa mission de service public,

Considérant la situation financière de la Ville,

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 28 août 2025,

Considérant l'avis favorable du Directeur financier remis en date du 29 août 2025,

DECIDE A L'UNANIMITE :

1. D'approuver le règlement établissant une redevance sur l’enregistrement d’une demande de changement de prénom - Exercices 2026 à 2031, rédigé comme suit :

"Règlement établissant une redevance sur l’enregistrement d’une demande de changement de prénom - Exercices 2026 à 2031

Article 1.- : Objet du règlement

Il est établi, pour les exercices 2026 à 2031, une redevance due en cas de demande de changement de prénom.

Article 2.- : Lexique

Par demande de changement de prénom, il y a lieu d’entendre soit la modification d’un ou de plusieurs prénom(s) déjà attribué(s) au citoyen par son acte de naissance, soit le changement complet d’un ou de plusieurs prénom(s) déjà attribué(s) au citoyen par son acte de naissance.

Article 3.- : Redevable de la redevance

La redevance est due par toute personne sollicitant l’enregistrement d’une demande de changement de prénom.

Article 4.- : Montant de la redevance

4.1. Le montant de la redevance est fixé à 300,00 euros par personne et par demande de changement de prénom.

4.2. Toutefois, cette redevance est diminuée à 10% de la redevance initiale, soit 30,00 euros, lorsque, conformément à l’article 11 de la loi du 25 juillet 2017, le prénom est modifié dans le cadre d’une déclaration réalisée par un citoyen qui a la conviction que le sexe mentionné dans son acte de naissance ne correspond pas à son identité de genre vécue intimement et pour autant que le prénom choisi soit conforme à cette conviction.

4.3. Pour les exercices 2027 à 2031, le montant de la redevance fixé aux articles 4.1. à 4.2. sera indexé annuellement suivant le rapport entre l’indice des prix à la consommation du mois de janvier 2025 et celui du mois de janvier de l’année antérieure à l’établissement de la redevance, les taux étant arrondis à la décimale supérieure.

Article 5.- : Exonération

Les personnes de nationalité étrangère qui ont formulé une demande d’acquisition de la nationalité belge et qui sont dénuées de prénom(s) lors de la demande d’adjonction de prénom(s) sont exonérées de la redevance.

Article 6.- : Exigibilité de la redevance

La redevance est payable au comptant, au moment de l'enregistrement de la demande de changement de prénom contre délivrance d'une preuve de paiement.

Article 7.- : Recouvrement amiable et forcé de la redevance

En cas de défaut de paiement dans le délai requis, un premier rappel gratuit sera envoyé au redevable. Ce rappel sera conforme au titre XIX du CDE relatif aux dettes du consommateur.

En cas de non-paiement dans le délai de 14 jours calendrier qui prend cours le troisième jour ouvrable qui suit celui où le rappel est envoyé, un second rappel amiable sera adressé au redevable et une clause indemnitaire de 10,00 euros sera due. Celle-ci couvre tous les coûts du recouvrement amiable de la dette impayée (y compris les éventuels frais de rappel ultérieur au rappel gratuit).

En cas de non-paiement à l’issue de la procédure de recouvrement amiable, conformément à l’article L1124-40 du CDLD, le débiteur sera mis en demeure de payer par courrier recommandé. Les frais administratifs inhérents à cet envoi recommandé sont également mis à charge du redevable et s’élèveront à un nouveau montant de 10,00 euros.

Les frais administratifs visés aux alinéas précédents sont portés en compte sur la contrainte non fiscale en cas de non-paiement.

Dans l’hypothèse où une contrainte ne pourrait être délivrée, le redevable fera l’objet d’une citation en justice dans les formes et délais prévus par les dispositions des Codes civil et judiciaire.

Article 8.- : Procédure de contestation

Toute contestation doit être formulée par écrit indiquant les griefs précis à faire valoir à l'encontre de la redevance.

Elle doit être adressée, par courrier, à l'attention du Collège communal, avenue des Combattants 35, ou Espace du Cœur de Ville, 2, à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, endéans un délai de 15 jours prenant cours le 3^ème jour ouvrable suivant le jour d'exigibilité de la redevance. La réclamation devra être datée et signée par le(s) réclamant(s) ou son (leurs) représentant(s) et devra mentionner :

• les nom, qualité, adresse ou siège du (des) redevable(s) à charge duquel (desquels) la redevance est établie,
• l’objet de la réclamation et un exposé des faits et moyens justifiant la demande de rectification ou d'annulation de la redevance.

Toute contestation qui n'aura pas respecté cette procédure sera d'office réputée rejetée.

Article 9.- : Traitement des données personnelles et des droits des personnes concernées

La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, en sa qualité de responsable de traitement, respecte la réglementation applicable en matière de traitements des données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Cela implique notamment que la Ville est attentive à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d'assurer le respect des principes et droits en la matière, en ce compris la sécurité et la confidentialité des données.

Dans le cadre du présent règlement, elle ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires pour l’établissement de la redevance sur l’enregistrement d’une demande de changement de prénom, le suivi du paiement du montant dû ainsi que le suivi d’une éventuelle réclamation. Les données personnelles ainsi collectées ne seront traitées que dans le cadre de la présente redevance. Elles pourront être communiquées à des tiers préalablement désignés autorisés par ou en vertu de la loi, notamment en application de l’article 327 du CIR92, ou à des sous-traitants de la Ville. Ce transfert de données n’aura toutefois exclusivement lieu que dans le cadre des procédures de recouvrement et/ou de réclamation ou dans tout autre cas prévu par la loi ou sur autorisation explicite de la personne concernée.

Ces données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire : elles seront supprimées dans un délai de 10 ans après l’échéance du paiement ; en cas de contentieux, elles pourront toutefois être conservées 5 ans après la clôture du dossier.

Tout redevable qui souhaite faire valoir ses droits en matière de traitement de données à caractère personnel, notamment son droit à l’information concernant le présent traitement, à l’accès à ses données ou à la rectification de ses données peut s’adresser à la déléguée à la protection des données, via l’adresse mail [email protected], le formulaire en ligne prévu à cet effet sur le site de la Ville www.olln.be, ou par courrier postal à l’adresse Avenue des Combattants n°35, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

Article 10.- : Règlement des litiges

Toute contestation à naître de l'application du présent règlement relève de la compétence exclusive des Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Brabant wallon.

Article 11.- : Tutelle - Publication - Entrée en vigueur

11.1. La présente délibération sera transmise au Gouvernement wallon conformément aux articles L3131-1 et suivants dans le cadre de la tutelle spéciale d'approbation.

11.2. La présente délibération entrera en vigueur le jour de sa publication prévue à l’article L1133-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et, au plus tôt, le 1^er janvier 2026."

2. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.