Règlement relatif au contrôle médical du personnel communal d’Oupeye, en ce compris les grades légaux

LE CONSEIL,

Vu la Loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail, telle que modifiée ;

Vu sa délibération du 31 janvier 2002 instaurant un règlement relatif au contrôle médical du personnel, en ce compris les grades légaux tel que modifié en date du 31 janvier 2008;

Considérant les mesures d’économies proposées lors de l’élaboration du budget 2023 ;

Attendu la procédure de transmission des certificats médicaux directement à l’organisme de contrôle médicale engendrait un système relativement coûteux ;

Attendu que cela rendait le système également assez compliqué dans la mesure où chaque agent devait être en possession du certificat-type émanant de l’organisme de contrôle ;

Vu la loi du 30 octobre 2022 portant des dispositions diverses relatives à l’incapacité de travail (production d’un certificat médical en cas d’incapacité);

Attendu les protocoles d'accord du Comité de négociation syndicale du 17 mars 2023 ;

Attendu l'accord/le désaccord du Comité de concertation Commune-C.P.A.S. du 20 mars 2023 ;

Statuant à l’unanimité;

DECIDE

1. d’abroger le règlement sur le contrôle médical précédemment en vigueur ;
2. d’arrêter le texte du règlement relatif au contrôle médical du personnel de la commune, en ce compris les grades légaux, comme suit :

Règlement relatif au contrôle médical du personnel communal d’Oupeye,

en ce compris les grades légaux

Article 1.-

Les dispositions suivantes s’appliquent indistinctement à toutes les catégories d’agents de la commune c’est-à-dire tous les agents statutaires ou contractuels.

Article 2.-

Est réputé agent toute personne bénéficiant, à charge du budget de la commune, d’un traitement, d’un salaire ou d’un complément de traitement de quelque importance que ce soit.

Article 3.-

Tout agent malade est soumis à la surveillance d’un organisme extérieur spécialisé dans le contrôle médical, désigné par les autorités communales dans le respect de la législation sur les marchés publics.

Article 4.-

§1er. L’agent incapable de se rendre au travail pour raison de santé doit, endéans la 1ère heure de son absence, informer téléphoniquement son chef de service (ou responsable), soit lui-même, soit par l’intermédiaire d’une tierce personne. En cas d’impossibilité de joindre son chef de service, il informera le DG ou son remplaçant. L'agent pourra également s'il le souhaite, transmettre son absence par mail.

Le chef de service (ou responsable) communiquera les absences de son personnel par courriel au service du personnel dans les trois premières heures du 1er jour ouvrable de l’absence.

§2. Dès que le médecin traitant aura arrêté la durée du congé de maladie, l’agent doit informer son chef de service (ou responsable) de la durée exacte de son absence. Ce dernier avertira immédiatement le service du personnel selon les mêmes modalités que celles visées au §1er.

§3. Les dispositions visées au présent règlement sont également de stricte application les week-end et jours fériés pour l’agent appelé à travailler à ces moments.

Article 5.-

§1. Tout agent dont l’incapacité de travail dure plus d’un jour est tenu d’expédier le certificat médical rédigé par son médecin traitant au service du personnel de la commune, au plus tard le jour suivant celui du début de son absence.

§2. La transmission du certificat peut se faire par dépôt à l’administration, par envoi postal cachet de la poste faisant foi ou par mail ([email protected]) contre accusé de réception.

§3. Pour la détermination du délai d’expédition prévu au §1er, les week-ends et les jours fériés ne sont pas pris en considération.

Article 6.-

§1. Tout changement survenant en cours d’incapacité, du lieu où l’agent est soigné, devra également être notifié au service du personnel à l’adresse mail précitée.

§2. L’agent est tenu de prendre toutes les dispositions utiles pour permettre au médecin contrôleur d’exercer sa mission.

Article 7.-

Par son comportement et en particulier dans l’organisation de ses déplacements éventuels, l’agent est tenu de rendre possible l’exercice des contrôles prévus au présent règlement.

A cet effet, les dispositions suivantes notamment seront respectées :

1. Dans les 72 premières heures de son absence, l’agent doit être présent à l’endroit où il a déclaré être soigné. A défaut, et si l’agent est absent lorsque le médecin contrôleur se présente à l’adresse communiquée (contrôle impossible), ce dernier dépose une carte reprenant son nom, la date et l’heure de son passage et invitant l’agent à se présenter au cabinet médical au rendez-vous qu’il lui fixe dans les 24 heures.
2. L’agent en sortie interdite devra informer le service du personnel si il s’absente du lieu où il réside. Si l’agent est absent lorsque le médecin contrôleur se présente à l’adresse communiquée (contrôle impossible), celui-ci dépose une carte reprenant son nom, la date et l’heure de son passage, invitant l’agent à lui justifier immédiatement le motif de son absence, et à convenir avec lui des modalités d’un nouveau contrôle, lequel devra impérativement intervenir dans les 24 heures du passage infructueux du médecin contrôleur.

Article 8.-

§1. Les contrôles à domicile pourront avoir lieu à quelque moment que ce soit durant le congé de maladie, du lundi au vendredi de 8h à 20h.

§2. À l’égard de l’agent appelé à travailler les samedis, dimanches et jours fériés, les contrôles à domicile pourront également avoir lieu aux mêmes heures les samedis, dimanches et jours fériés.

Article 9.-

Les absences de courte durée, c’est-à-dire ne dépassant pas 24 heures, ne nécessitent pas la production d’un certificat médical. Toutefois, ces absences ne pourront être supérieures à trois jours par année civile. Au-delà de cette limite, l’agent sera tenu de fournir un certificat médical pour toute absence pour maladie, même d’un jour.

Le chef de service (ou responsable) communiquera les absences de son personnel par courriel au service du personnel dans les trois premières heures du 1er jour ouvrable de l’absence.

Article 10.-

§1. Si l’agent se sent incapable de reprendre son service à l’expiration de l’absence prévue, il doit en avertir son chef de service (ou responsable) le jour précédant la reprise. Dès que le médecin traitant aura arrêté la durée du congé de maladie, l’agent doit informer son chef de service (ou responsable) de la durée exacte de son absence. Ce dernier avertira immédiatement le service du personnel par courriel. L’agent fera parvenir un nouveau certificat médical au service du personnel selon les mêmes modalités que celles reprises à l’article 5.

§2. Si l’agent est informé avant le jour précédant la reprise d’une prolongation de son incapacité de travail, il doit en informer son chef de service par téléphone sans délai et lui communiquer la durée de la prolongation de son incapacité de travail. Il communique son certificat médical selon les modalités de l’art.5.

§3. Si le jour précédant la reprise correspond à une journée de non-ouverture du service de l’agent, l’information au chef de service (ou responsable) doit être faite suivant la règle prévue au §1er de l’article 4.

Article 11.-

Si l’agent se sent apte à reprendre le travail avant l’expiration de son congé de maladie, il ne peut le faire que moyennant l’accord écrit et préalable de l’organisme chargé du contrôle médical ou de son médecin traitant.

Article 12.-

Les séjours en Belgique en dehors du domicile (ou de la résidence habituelle) ou à l’étranger pendant une absence pour maladie sont soumis à l’autorisation préalable de l’organisme chargé du contrôle médical. Pour solliciter cette autorisation, l’agent doit produire, une semaine à l’avance, une attestation de son médecin traitant préconisant ce type de séjour. Si cette prescription n’est pas respectée, tout contrôle est rendu impossible et l’agent encourt un refus de congé.

Article 13.-

Si le médecin traitant d’un agent nommé à titre définitif constate que celui-ci ne peut reprendre ses fonctions qu’à mi-temps à l’issue de sa période d’incapacité, il y a lieu de se référer à l’article traitant de cette matière dans le statut administratif.

Article 14.-

§1. À l’issue du contrôle médical, le médecin contrôleur remet à l’agent un formulaire contenant sa décision et, selon le cas, la date à laquelle il fixe la reprise de l’activité. L’agent signe pour réception l’exemplaire destiné à l’organisme chargé du contrôle médical.

§2. Lorsque le médecin contrôleur estime que l’agent est capable, sans préjudice pour son état de santé, de reprendre ses fonctions avant l’expiration de son certificat, il lui remet en outre un formulaire spécial sous pli fermé destiné à son médecin traitant.

§3. Si l’agent s’estime lésé par la décision du médecin contrôleur, il en fait état sur l’exemplaire du formulaire visé au §1er et destiné à l’organisme chargé du contrôle médical. Le médecin contrôleur prend dès lors l’initiative de contacter le médecin traitant pour rechercher une solution amiable éventuelle.

Article 15.-

§1. Si la divergence d’avis persiste entre les médecins, l’agent est tenu de reprendre son service immédiatement ou à la date prévue par le médecin contrôleur si celle-ci est postérieure, à moins qu’il ne fasse appel de la décision prise à son égard.

§2. Cet appel devra être adressé à l’organisme chargé du contrôle médical par pli recommandé déposé à la poste dans les 48 heures qui suivent la décision du médecin contrôleur.

§3. Le médecin arbitre sera choisi de commun accord entre les parties. L’agent qui pourra être assisté par son médecin traitant sera examiné par l’expert dans les 4 jours ouvrables qui suivent le recours. Ce délai peut être allongé si la nature de l’affection dont souffre l’agent justifie le recours à un médecin spécialiste. La décision prise par le médecin arbitre sera définitive et sans appel. Elle est communiquée immédiatement et par écrit à l’intéressé à l’issue de l’examen.

Les frais de cet arbitrage sont à charge de la partie perdante.

Article 16.-

Les agents communaux sont soumis au contrôle médical ponctuel sur demande expresse et motivée du chef de service et du Directeur général.

Article 17.-

Lorsque le contrôle est rendu impossible par le fait de l’agent, celui-ci supportera les frais du contrôle.

Article 18.-

Le bénéfice du régime de congés de maladie implique pour l’agent l’observation stricte des instructions administratives en la matière. Tout refus d’une période de congé pour incapacité de travail décidée par le collège communal sur proposition du Directeur général entraînera la déduction du salaire afférent à cette période lors du paiement du prochain traitement.

Article 19.-

Les services communaux chargés de la gestion des dossiers administratifs individuels sont tenus d’assumer leur mission avec toute la discrétion voulue, dans le respect du secret professionnel, du secret médical, de la Loi du 8 décembre 1996 relative à la protection de la vie privée par rapport au traitement des données individuelles, et en application des principes du règlement général sur la protection des données.

La commune imposera à l’organisme chargé du contrôle médical d’assurer la gestion des dossiers médicaux des agents dans le respect strict des législations applicables en la matière, ainsi que de la Loi du 8 décembre 1996 relative à la protection de la vie privée par rapport au traitement des données individuelles, et en application des principes du règlement général sur la protection des données.

Article 20.-

Le collège communal règlera les cas non prévus par les présentes dispositions.

Article 21.-

Le règlement précédent est abrogé. Le présent règlement entre en vigueur le 1er mars 2023.