FINANCES-Règlement redevance sur les prestations administratives 2026 2031

Vu la situation financière de la Commune et la nécessité de faire payer le juste prix des services rendus aux bénéficiaires, sans faire supporter à la collectivité le cout de ces services;

Vu les articles 41, 162 et 173 de la Constitution;

Vu la loi du 24 juin 2000 (M.B. 23.9.2004, éd. 2) portant assentiment de la Charte européenne de l’autonomie locale, notamment l’article 9.1. de la Charte ;

Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) entré en vigueur le 25 mai 2018 ;

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, notamment les articles L1122-30 et L1124-40

Vu les dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière d'établissement et de recouvrement de redevances communales

Vu les recommandations émises par la circulaire du 11 septembre 2025 relative à l’élaboration des budgets des communes de la Région wallonne, pour l’année 2026 ;

Vu les instructions générales du SPF Intérieur relatives aux cartes d'identité électroniques (version coordonnée du 1er septembre 2020) ;
Vu la circulaire du SPF Intérieur du 1er octobre 2024 relative au tarif de rétributions à charge des communes pour la délivrance des cartes et des documents d'identité électroniques à partir du 1er janvier 2025 ;
Vu les instructions générales du SPF Intérieur relatives à la tenue des registres de la Population (version coordonnée du 7 juillet 2023) ;
Vu les circulaires du SPF des Affaires étrangères relatives à la délivrance des passeports belges et notamment celle du 19 mars 2018 relative aux procédures et délais de livraison des passeports et titres de voyage en Belgique ;
Vu les circulaires du SPF Mobilité et Transports relatives à la délivrance des permis de conduire ;
Considérant que la délivrance des documents d'identité, la gestion quotidienne du registre de la population et la tenue des registres de l'Etat civil induisent une charge administrative importante ;

Considérant que la délivrance de documents de toute espèce entraîne pour la commune de lourdes charges qu'il s'indique de couvrir par la perception d'une redevance à l'occasion de la délivrance de tels documents;
Considérant les frais occasionnés par les prestations de recherche, confection et délivrance de documents et renseignements divers, s'agissant tant de frais de matériels (papier, utilisation de photocopieurs, imprimantes, consommables y afférents, etc.) que de frais liés à la prestation du personnel communal;
Considérant qu'il est opportun de fixer les montants de la redevance en fonction des frais engagés par la Commune, selon le type de documents ou recherches concernés;
Considérant que la Commune doit se doter des moyens financiers nécessaires afin d'assurer l'exercice de sa mission de service public, laquelle engendre des frais importants 

Considérant la transmission du dossier au Directeur Financier pour avis préalable en date du 29/10/2025,

Considérant l'avis positif du Directeur Financier remis en date du 29/10/2025,

Par 17 voix POUR et 1 ABSTENTION (M. WYDOOGHE) ;

Article 1er. Il est établi au profit de la Commune de Pepinster, pour les années 2026 à 2031, une redevance communale sur les prestations administratives.

Art. 2. Pour l’application du Règlement, on entend par « prestation administrative », tant la délivrance d'un document, acte, autorisation ou permis, que son traitement, son instruction ou sa recherche, ainsi que l’exécution de tout travail par l'administration communale.

Art. 3

Ne sont pas visées par le présent Règlement, les prestations administratives :

1° relatives à la délivrance de documents qui doivent être délivrés gratuitement par l’Administration en vertu d'une loi, d’un arrêté royal ou d’un règlement quelconque de l'Autorité ;

2° relatives à la manifestation de volonté ou de refus de don d’organes ;

3° relatives à la déclaration de dernière volonté quant au choix du mode de sépulture ;

4° relatives à la déclaration anticipée relative à l'euthanasie ;

5° relative à l’autorisation d’inhumation ou d’incinération ;

6° relative à la déclaration de mariage ;

7° relative à la reconnaissance pré/ou postnatal

8° relative à la déclaration de décès ;

9° relatives à l'information fournie à un notaire lorsque la Ville est interpellée conformément aux articles 43 et 44 du Code du recouvrement amiable et forcé des créances fiscales et non fiscales, en application de l'article L3321-12 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;

10° relatives aux documents présentés par les demandeurs d’emploi en vue de la perception d’une allocation ;

Art. 4. La redevance est solidairement due par :

• la personne qui a fait la demande de prestation administrative ;

• la personne à laquelle le document, l’acte, l’autorisation ou le permis est délivré, que la prestation ait été sollicitée ou effectuée d’office ;

• tout tiers qui en aurait préalablement informé le service par écrit.

Art. 5.

§1. Le taux de la redevance est fixé à 5 euros par prestation administrative, sauf pour les prestations administratives spécifiques reprises à l’article 6 du présent Règlement qui font l'objet de taux particuliers, et sans préjudice du prescrit des articles 8 et 9.

§2. Sauf dans les cas spécifiques repris également à l’article 6, le taux de la redevance sur la réalisation et la délivrance de simples copies dématérialisées de documents est fixé à

• 0,16 euro par page A4

• 0,22 euro par page A3

• 0,88 euro par page A2

• 1,10 euros par page A1

• 1,43 euros par page AO

Le taux de la redevance sur la réalisation et la délivrance de simples copies physiques (noir/blanc) de documents est fixée à ;

• 0,22 euro par page A4

• 0,33 euro par page A3

• 1,10 euro par page A2

• 2,20 euros par page A1

• 3,85 euros par page AO

Ces montants sont à majorer du tarif applicable par le service postal au moment de l’envoi.

Si les copies physiques sont faites en couleur, les taux ci-dessus sont triplés.

Si la copie nécessite un travail de mise au format, la redevance est majorée de 11 euros par quart d’heure de travail accompli.

Art. 6. Les prestations administratives suivantes sont frappées d'un droit spécifique.

Les taux s’entendent par unité, sauf mention contraire

Les montants repris ci-après n'incluent pas les coûts de fabrication des documents éventuellement facturés par l'autorité supérieure

Art. 7. Les taux repris aux articles précédents évolueront annuellement en fonction de l'indice des prix à la consommation suivant la formule suivante :

taux du règlement x indice nouveau

indice de départ

L'indice de départ est l'indice des prix à la consommation du mois de janvier 2025 (base 2013). L'indice nouveau est l'indice des prix à la consommation du mois de janvier de l'année N-1 (base 2013).

Le taux ainsi indexé est arrondi au centième.

Art. 8. La redevance pour des prestations administratives spéciales et sortant du cadre habituel du service rendu est établie en fonction des frais réels (temps, coût salarial, envois, autres charges).

Art. 9. Sans préjudice de dispositions spécifiques contraires, toute délivrance de duplicata fourni pour quelque raison que ce soit (perte, vol, etc.) est frappée d’une redevance identique à celle du document original.

Art. 10.

§1er. Dans le cas de la commande d'un document, autorisation ou permis, la redevance est perçue au comptant.

§2. Dans le cas du traitement d’une demande de document, autorisation ou permis, ou de son instruction ainsi que de l'exécution de tout travail administratif, la redevance est également perçue au comptant préalablement à l’ouverture du dossier ou du droit à obtenir tout document ou renseignement et ne peut faire l'objet, à l’exception du cas prévu à l’alinéa suivant, d’un remboursement quelle que soit l'issue du traitement.

Si le droit n’est pas déterminable à l’avance, celui-ci est estimé par le responsable du service concerné et perçu à titre d'acompte, avec régularisation au terme de la prestation.

Vaut perception au comptant, le virement ou le versement au compte de la Commune, au moyen d'une formule de paiement.

La preuve de paiement au comptant doit être transmise par les soins du redevable auprès du service responsable.

§3. En cas de non-paiement des droits visés ci-dessus, la redevance est due dans le mois de la date d'envoi de l’invitation à payer envoyée au redevable.

En cas de non-paiement, à la date d'échéance, de la redevance telle que reprise dans le relevé, les frais inhérents à l’envoi d’une sommation par recommandé s’élèvent à 15 euros.

Ces frais sont accessoires à la dette principale et sont dus par le redevable de la redevance, au même titre que celle-ci.

Art. 11. Le traitement de données à caractère personnel nécessaire à la mise en œuvre du présent règlement se fera suivant les règles suivantes ;

Responsable de traitement : la commune de Pepinster ;

Finalité du traitement : établissement et recouvrement de la redevance ;

Catégorie de données ; données d’identification ;

Durée de conservation : la Commune s’engage à conserver les données pour un délai de maximum 30 ans et à les supprimer par la suite ou à les transférer aux archives de l'État ;

Méthode de collecte ; Recensement et interrogation de la BCE ou du RN

Communication des données : les données ne seront communiquées qu’à des tiers autorisés par ou en vertu de la loi, notamment en application de l’article 327 du C.I.R.92, ou à des sous-traitants de la Commune.

Art. 12. Le présent règlement sera transmis au Gouvernement wallon conformément aux articles L3131-1 et suivants du Code de la démocratie locale et de la décentralisation pour exercice de la tutelle spéciale d’approbation.

Le présent règlement entrera en vigueur après accomplissement des formalités de la publication faites conformément aux articles L1133-1 et 2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.