Ressources humaines - Conversion de tout ou partie de l'allocation de fin d'année en financement d'un leasing vélo - Modification du statut pécuniaire et adoption d'une politique cycliste (annexe au statut pécuniaire) - Vote

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, spécialement en son article L1212-2 et  L1124-4 §6 ;

Vu l’article L3131-1 §1er 2° du  Code de la démocratie locale et de la décentralisation, soumettant à tutelle spéciale d’approbation du Gouvernement wallon les dispositions générales en matière de personnel occupé au sein de l’administration à l’exception des dispositions touchant au personnel enseignant subventionné et au régime de pension des agents de la commune ;

Vu le statut pécuniaire en son chapitre sur les indemnités et allocations ;

Considérant que les membres du personnel communal bénéficient d'une allocation de fin d'année composée d'une partie forfaitaire et d'une partie variable s'élevant à 2,5% de la rétribution annuelle brute ;

Considérant qu'il existe un avantage fiscal, ouvert aux communes également, qui permet aux agents communaux intéressés, et sous certaines conditions, de transformer tout ou partie de leur allocation de fin d’année brute par le financement d’un leasing vélo ;

Considérant que concrètement, le mécanisme fiscal est le suivant :

• l’administration communale va payer les mensualités concernées par le leasing auprès d'un prestataire (société de leasing), mois par mois,
• les mensualités portent sur un leasing de 36 mois et englobent le coût du vélo, le coût des équipements éventuels, un forfait pour son entretien et le coût de la couverture d'assurance (dégâts et assistance),
• en fin d’année, l’administration communale, au moment de verser à l'agent sa prime de fin d’année, va en extraire, sur le montant brut, les mensualités avancées pour le leasing vélo,
• la prime de fin d’année étant fortement taxée, en retirant le montant du leasing avant impôt, c’est donc une partie de cette prime qui ne sera pas taxée,
• le leasing vélo est donc financé par prélèvement défiscalisé sur l'allocation de fin d'année ;

Considérant qu'outre le gain financier pour les travailleurs qui peuvent en bénéficier, les autres avantages de pareil mécanisme sont les suivants:

• attractivité sur le marché de l'emploi lors des recrutements,
• contribution à l'amélioration de la santé des travailleurs,
• cohérence avec les actions internes du PAEDC,
• réponse aux objectifs de l'écoteam de favoriser les déplacements en vélo sur le chemin du travail ;

Considérant que les limites de pareil avantage fiscal sont les suivantes:

• cette possibilité offerte aux travailleurs ne vaut que si l'allocation de fin d'année est suffisamment importante pour couvrir les frais de leasing,
• l'allocation de fin d'année est fonction de la rémunération perçue pour la période de référence: elle diminue dans certaines situations rencontrées par l'agent avec le risque qu'alors, l'allocation de fin d'année ne soit pas/plus suffisante pour payer le leasing. Dans ce cas, le leasing est dû par la Commune qui doit se retourner vers le travailleur pour en obtenir le remboursement.

Considérant que pour que cet avantage ne soit pas considéré comme un avantage en nature, l’agent communal doit s’engager à utiliser régulièrement le vélo pour venir travailler (généralement pour 20% de ses trajets habituels "domicile - lieu de travail" ) ;

Considérant que ce leasing peut se cumuler avec l'indemnité kilométrique vélo ;

Considérant qu'à l'issue du leasing, l'agent doit soit restituer le vélo, soit le racheter à sa valeur résiduelle, qu'un nouveau leasing peut alors être à nouveau conclu ;

Considérant que le leasing prend également fin en cas d'arrêt de la collaboration avec l'agent ;

Considérant que la mise en œuvre de cette possibilité de convertir tout ou partie d'une allocation de fin d'année en financement d'un leasing vélo nécessite que le Conseil communal adopte:

• une modification de l'article 48 du statut pécuniaire qui traite de l'allocation de fin d'année,
• une annexe au statut pécuniaire appelée "politique cycliste" qui décrit les conditions auxquelles il peut être recouru à cet avantage ;

Considérant que ces documents ont été présentés en Collège communal du 7 mai dernier ;

Considérant qu'ils ont été soumis à la négociation syndicale le 27 mai dernier, qu'un protocole d'accord de négociation a été signé dans la foulée avec les représentants de la délégation des travailleurs ;

Considérant que le CPAS de Rixensart est également intéressé de mettre en place cette mesure, qu'en conséquence, une réunion de concertation commune CPAS s'est tenue à ce sujet le 3 juin dernier ;

Vu l'avis de légalité du Directeur financier ;

Entendu l'exposé du Directeur général ainsi que les interventions de Messieurs BENNERT, DARMSTAEDTER, VERTE et de CARTIER ;

À l'unanimité ; DÉCIDE :

Article 1^er :

d'adopter la modification de l'article 48 du statut pécuniaire consacré à l'allocation de fin d'année par l'ajout du paragraphe suivant:

"Le membre du personnel qui le souhaite peut, aux conditions précisées dans la politique cycliste jointe en annexe au présent statut pécuniaire, obtenir la conversion de tout ou partie de son allocation de fin d’année en financement d’un leasing vélo par prélèvements défiscalisés."

Article 2 :

d'adopter l'annexe au statut pécuniaire appelée "politique cycliste" ci-après reproduite :

"1. Généralités

La Commune de Rixensart encourage son personnel à l’utilisation du vélo dans le cadre des déplacements domicile-lieu de travail.

Ces modes de déplacements présentent de nombreux avantages pour la santé et le bien-être des travailleurs.

De plus, ils sont financièrement avantageux car, en plus du carburant économisé, la Commune de Rixensart indemnise les kilomètres effectués en vélo entre le domicile et le lieu de travail.

Enfin, ils ont un impact positif sur l’environnement.

En plus de l’indemnité kilométrique susvisée, la Commune de Rixensart instaure un système de leasing vélo dont les conditions sont mieux décrites ci-après.

2. Le leasing vélo comme avantage fiscal

Sous certaines conditions, les agents communaux ont la possibilité, sans obligation, de transformer tout ou partie de leur allocation de fin d’année brute en financement d’un leasing vélo sur une période de 36 mois.

Pour ce faire, la Commune a confié à une société spécialisée dans le leasing vélo le soin d’accompagner ses agents dans leur projet de disposer d’un vélo en leasing pour se rendre sur leur lieu de travail.

Mécanisme fiscal

Le montant des mensualités du leasing, sur 36 mois, est fonction :

• du choix du vélo (de ville, VTT, électrique, cargo, speed bike) à commander auprès des partenaires de la société de leasing ;
• des accessoires, commandés par l’agent ou imposés par la société de leasing (ex cadenas), en plus du vélo ;
• du forfait pour entretien et assurance/assistance du vélo.

Une fois les mensualités déterminées et la commande passée par l’agent, la Commune de Rixensart va s’acquitter mensuellement, directement auprès de la société de leasing, des mensualités dues.

L’agent reçoit chaque année en novembre une allocation de fin d’année. Au moment de la verser, la Commune va prélever de l’allocation de fin d’année brute les mensualités avancées pour le leasing vélo. De cette manière, elle se rembourse des mensualités de leasing avancées pour l’agent.

Cette allocation de fin d’année étant fortement taxée, en retirant le montant du leasing avant impôt, c’est donc une partie de cette prime qui ne sera pas taxée. Le leasing vélo est donc financé par prélèvement défiscalisé sur l'allocation de fin d'année brute. Il y a donc un avantage fiscal lié à l’opération.

Pour que cet avantage ne soit pas considéré comme un avantage en nature, l’agent s’engage à utiliser régulièrement (au moins 20% de ses trajets domicile-lieu de travail) le vélo pour venir travailler. Il peut bien sûr aussi l’utiliser pour ses propres loisirs.

A la fin des 36 mois, soit l’agent restitue le vélo, soit il le rachète à sa valeur résiduelle.

L’exécution du leasing peut débuter à tous moments de l’année.

3. Conditions à remplir pour pouvoir bénéficier d’une conversion de tout ou partie de l’allocation de fin d’année en financement d’un leasing vélo

1. Être dans les liens d’un contrat de travail à durée indéterminée depuis au moins un an ou être statutaire et bénéficier d’une allocation de fin d’année de la Commune de Rixensart.
2. Disposer d’une allocation de fin d’année suffisante pour y prélever l’équivalent des mensualités de leasing avancées par la Commune de Rixensart.
3. Ne pas être concerné, au moment de la conclusion du leasing vélo, par une saisie sur salaire ou un règlement collectif de dette.
4. Ne pas partir à la pension avant le terme du leasing vélo.
5. S’engager à utiliser son vélo régulièrement pour venir travailler.
6. Ne pas déjà bénéficier d’un leasing vélo en cours auprès de la Commune de Rixensart.
7. Disposer du permis de conduire AM ou B si le leasing vélo porte sur un « speed pedelec »

4. Modification des conditions de travail en cours de leasing

Diminution du temps de travail

Une diminution du temps de travail en cours de leasing ne met pas automatiquement fin au leasing.

Il peut s’agir d’un avenant au contrat de travail ou d’un congé diminuant le temps de travail et impactant en conséquence le montant de l’allocation de fin d’année.

Dans ces cas, néanmoins, l’agent s’engage à rembourser la Commune de Rixensart volontairement, selon plan d’apurement concerté, du montant des mensualités de leasing qui n’auraient pas pu être complètement récupérées par prélèvement sur l’allocation de fin d’année, devenue insuffisante des suites de la diminution intervenue.

A défaut d’accord sur les versements volontaires, il autorise notamment la Commune de Rixensart à prélever les sommes nécessaires lors du versement de son salaire et/ou de son pécule de vacances.

Suspension complète des prestations de travail

Une suspension complète des prestations de l’agent, ayant pour conséquence que l’agent ne perçoit plus de salaire ne met pas non plus fin au leasing.

Il peut s’agir d’une incapacité de travail au-delà du salaire garanti, d’un congé thématique, … impactant en conséquence le montant de l’allocation de fin d’année.

Néanmoins, l’agent s’engage à rembourser la Commune de Rixensart volontairement, selon plan d’apurement concerté, du montant des mensualités de leasing qui n’auraient pas pu être complètement récupérées par prélèvement sur l’allocation de fin d’année, devenue insuffisante des suites de la suspension intervenue.

A défaut d’accord sur les versements volontaires, il autorise notamment la Commune de Rixensart à prélever les sommes nécessaires lors du versement de son pécule de vacances et/ou lors de la reprise des versements de son salaire.

5. Engagement de l’agent à venir régulièrement travailler en vélo

En bénéficiant d’une conversion de tout ou partie de son allocation de fin d’année en financement d’un leasing vélo, l’agent s’engage expressément à utiliser ce vélo régulièrement pour ses trajets domicile – lieu de travail.

Par « régulièrement », on entend au moins à hauteur de 20% de ses trajets hebdomadaires.

A défaut, il s’expose au risque qu’il soit qualifié d’avantage en nature, considéré comme un revenu professionnel et soumis à l’impôt.

6. Utilisation avec soin, maintien et restitution en bon état

Le vélo, objet du leasing, et ses équipements accessoires, restent la propriété de la société de leasing pendant toute la durée du contrat et tant que le vélo n'est pas racheté par l'agent.

L'agent s'engage à utiliser et à entretenir le vélo avec soin. Cela inclut, entre autres, ce qui suit :

• L’agent gonfle régulièrement les pneus de son vélo ;
• L’agent verrouille toujours le vélo et l'ancre toujours à un support de vélo ou à une autre installation fixe ;
• L’agent fait inspecter son vélo au moins une fois par an et fait effectuer les réparations nécessaires ;
• L’agent nettoie régulièrement le vélo ;
• L’agent ne continue pas à utiliser le vélo en cas de dommage ou de défaut, qu'il soit dû ou non à un accident, si cela peut entraîner d'autres dommages ; il le fait réparer dans les plus brefs délais ;
• L’agent n'utilise plus le vélo s'il est rappelé par le fabricant ou l'importateur parce qu’il est défectueux ;
• A l’issue de sa mise à disposition, l’agent restitue le vélo dans un état propre et correct, muni de toutes les pièces originales ou équivalentes.

Le vélo, objet du leasing, et ses équipements accessoires, doivent être restitués en bon état, à l’issue du leasing, à l'heure et au lieu convenus.

Spécifiquement pour les vélos électriques speed pedelecs, le formulaire d'inscription et le certificat de conformité doivent également être rendus lors de la restitution du vélo.

Si le vélo ne répond pas aux exigences susmentionnées au moment de sa restitution, les frais y afférents sont à charge de l'agent.

Si la Commune de Rixensart devait être inquiétée suite à l’absence, par l’agent, du paiement des frais dus, il l’autorise à prélever les sommes nécessaires lors du versement de son salaire et/ou de son pécule de vacances.

7. Respect du Code de la route et des règles de stationnement

L’agent utilise le vélo en leasing conformément au Code de la route et aux règlements de police qui régissent l’usage de la voirie. Il assume seul et sous sa responsabilité les amendes, taxes et/ou sanctions administratives consécutives à son comportement à vélo.

Si la Commune de Rixensart devait être inquiétée suite à l’absence, par l’agent, du paiement des sommes dues, il l’autorise à prélever les sommes nécessaires lors du versement de son salaire et/ou de son pécule de vacances.

8. Fin de collaboration pendant la durée du leasing

Si l’emploi de l’agent prend fin pendant la période de leasing à l’initiative de l’agent ou à l’initiative de la Commune de Rixensart pour motif grave et qu’aucun autre agent ne peut être trouvé au sein de la Commune, qui soit prêt à utiliser le même vélo de leasing, les frais de résiliation anticipée éventuellement dus à la société de leasing sont à la charge de l’agent.

Dans ce cas, soit l’agent restitue le vélo, soit il le rachète à sa valeur résiduelle.

Si l’emploi de l’agent prend fin pendant la période de leasing à l’initiative de la Commune de Rixensart en dehors d’un motif grave et qu’aucun autre agent ne peut être trouvé au sein de la Commune, qui soit prêt à utiliser le même vélo de leasing, les frais de résiliation anticipée éventuellement dus à la société de leasing sont à la charge de la Commune de Rixensart.

Dans ce cas, soit l’agent restitue le vélo, soit il le rachète à sa valeur résiduelle.

8. Fin de leasing avant terme

Si l’agent souhaite mettre fin anticipativement au leasing vélo, les frais de résiliation anticipée éventuellement dus à la société de leasing sont à la charge de l’agent.

Si la Commune de Rixensart souhaite mettre fin anticipativement au leasing vélo au motif que l’agent néglige de lui rembourser les mensualités de leasing ou au motif qu’il ne respecte pas les présentes conditions mises au leasing, les frais de résiliation anticipée éventuellement dus à la société de leasing sont à la charge de l’agent.

Dans les deux cas, soit l’agent restitue le vélo, soit il le rachète à sa valeur résiduelle.

Les dispositions relatives à la fin prématurée du leasing vélo s'appliquent à partir du moment où ledit vélo est définitivement commandé, c'est-à-dire, le cas échéant, avant même sa livraison.

9. Renonciation à la politique cycliste

La Commune de Rixensart pourrait, moyennant le respect des procédures légales, renoncer à proposer la conversion de tout ou partie de l’allocation de fin d’année en financement d’un leasing vélo.

Dans ce cas, l'agent qui disposerait d'un vélo en leasing au moment de l’entrée en vigueur de la décision, peut le conserver jusqu'à la fin de la période de location. À la fin de cette période, il ne sera toutefois plus possible d'acquérir un nouveau vélo en leasing.

10. Avenant au contrat de travail

Les modalités de conversion de tout ou partie de l’allocation de fin d’année de l’agent en financement d’un leasing vélo sont reprises dans un avenant au contrat de travail ainsi que, pour l’agent statutaire, dans une déclaration unilatérale.

Il en est de même des autorisations de retenues sur salaire (en ce compris sur le pécule de vacances) en cas de non remboursement volontaire des mensualités de leasing en cas d’allocation de fin d’année devenue insuffisante.

Il en est enfin de même des autorisations de retenues sur salaire (en ce compris sur le pécule de vacances) si la Commune de Rixensart devait être inquiétée en cas de non-paiement, par l’agent, des frais consécutifs à la restitution du vélo dans un mauvais état ou de toutes amendes, taxes ou sanctions administratives consécutives à son comportement en vélo."

Article 3 :

de soumettre la présente décision à l'approbation de l'Autorité de tutelle.