Règlement communal sur l'utilisation du matériel de fête.
Vu le règlement d'utilisation du chapiteau communal adopté par le Conseil du 29 janvier 2014 ;
Vu le règlement d'utilisation des tonnelles, chalets et bancs adopté par le Conseil du 30 septembre 2014 ;
Vu la délibération du Collège communal du 12 décembre 2025 visant à proposer un projet de règlement intitulé « Règlement communal sur l'utilisation du matériel de fête » au Conseil communal pour adoption ;
Considérant la nécessité d’adapter les règlements de 2014 ;
Pour ces motifs ;
Sur la proposition du Collège communal ;
Après en avoir délibéré ;
Considérant la proposition d'amendement du Conseiller Monsieur Dominique BOSENDORF de retirer l'article 1 de la présente ;
Il est procédé au vote sur l'amendement proposé. Le retrait de l'art. 1 est approuvé à l'unanimité ;
DÉCIDE à l'unanimité :
Art. 1 :
Le règlement d'utilisation du chapiteau communal adopté par le Conseil du 29 janvier 2014 est abrogé.
(Retrait de l'article 1.)
Art. 1 :
Le règlement d'utilisation des tonnelles, chalets et bancs adopté par le Conseil du 30 septembre 2014 est abrogé.
Art. 2 :
Le règlement communal sur l'utilisation du matériel de fête tel que ci-dessous rédigé est adopté. Il entre en vigueur dès adoption de la présente après formalités administratives requises.
Règlement communal sur l’utilisation du matériel de fête
Chapitre 1 – Généralités
Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2026 et abroge tout autre règlement.
Toute situation non prévue au présent règlement sera examinée par le Collège Communal et celui-ci décidera des dispositions à prendre.
Le Collège Communal est chargé de la gestion journalière du présent règlement.
Tous les bénéficiaires sont tenus de se conformer au présent règlement. Les infractions au présent règlement peuvent entraîner le refus d’accorder tout prêt ultérieur.
Chapitre 2 – Matériel mis à disposition
Le matériel de fête suivant est mis à disposition des organisateurs :
Tonnelles pliantes 8mx4m
Petits chalets 3mx1,8m en kit
Barrières Nadar
Barrières Heras
Tables et bancs de brasserie
Panneaux de signalisation « Danger Manifestation »
Raccordement eau
Raccordement électrique + extincteur Co2
Chapitre 3 – Conditions de prêt
La mise à disposition du matériel de fête est exclusivement réservée aux associations organisant un événement à caractère public sur le territoire de la Ville de Saint-Hubert.
Aucune mise à disposition n’est autorisée pour :
Une activité commerçante ou foraine
Un usage privé (baptême, anniversaire, etc…)
Un usage en dehors de la commune (sauf pour toutes demandes émanant d’Administrations communales sollicitant la mise à disposition du matériel de fête sur leur commune respective, le collège communal eu égard aux relations de bon voisinage qu’il convient d’entretenir et dans le cadre des échanges de bons procédés qui prévalent généralement, décidera ou non de la mise à disposition et des modalités de celle-ci)
Chapitre 4 – Conditions d’utilisation
Le matériel de fête appartient à la Ville de Saint-Hubert qui en est l’exploitant. Toute cession ou sous-location à un tiers est strictement interdite.
Le matériel ne pourra être utilisé que durant la période demandée (5 jours maximum par événement) et pour l’événement expressément mentionné dans la demande.
Le bénéficiaire est tenu d’utiliser le matériel en bon père de famille et en fonction des conditions météorologiques.
Le bénéficiaire est tenu de respecter les règles de sécurité du mémento de la zone de secours Luxembourg.
Chapitre 5 – Conditions d’utilisation spécifiques
A - Tonnelle :
L’usage des tonnelles est interdit du 1er novembre au 31 mars sauf pour un événement ne dépassant pas 1 jour et organisé entre 08h00 et 17h00.
L’usage des tonnelles est interdit pour les grands-feux.
Le lestage est réalisé par des éléments indivisibles : un seul bloc de béton, un sac de sable, un récipient d’eau.
Il est interdit de fixer des spots ou tout autre matériel de sonorisation sur les montants et traverses.
Les bâches rentreront propres et libres de toute affiche collée.
Aucun appareil autre qu’électrique ne pourra être utilisé à l’intérieur des tonnelles.
B - Chalet :
Aucun appareil autre qu’électrique ne pourra être utilisé à l’intérieur des chalets.
C - Tables/bancs :
Les tables/bancs seront restituées libres de toutes agrafes, punaises, etc…
D - Raccordement électrique :
Le branchement du coffret électrique est à charge de l’utilisateur.
Les câbles électriques rentreront propres, enroulés et ficelés.
Chapitre 6 – Tarif et caution
Le montant dû pour l’utilisation du matériel de fête est fixé dans le règlement redevance.
Aucune gratuité, autre que prévue dans le règlement redevance, ne peut être accordée par le Collège (compétence du Conseil Communal).
Les montants fixés dans le règlement redevance sont payables au plus tard 15 jours après l’accord du Collège sur le compte n° BE92 0910 0051 3523 de la Ville de Saint-Hubert avec en communication "matériel + nom de l'asbl + nom de l'événement". Les paiements en espèces ne sont plus acceptés.
Le non-respect du délai de versement de 15 jours sera sanctionné d’une retenue de 50€ sur la caution ou d’une somme supplémentaire de 50 euros sur le prix de la location en cas de non-versement d’une caution (paiement après la manifestation).
Le retour de la caution, après accord favorable du service des travaux, se fera par transfert sur le compte de départ, dans les 30 jours après la manifestation.
Chapitre 7 – Réservation
En effectuant la demande de matériel, le demandeur affirme avoir pris connaissance du présent règlement et s’engage à le respecter.
L’emprunteur adresse une demande de matériel distincte pour chaque manifestation.
La demande de réservation de matériel ne dispense pas des demandes d’autorisation d’organiser un événement, des demandes prévues par le règlement général de Police et des demandes d’arrêté de police éventuelles.
Tous les évènements doivent être encodés, au plus tard 60 jours avant la manifestation via le lien suivant : https://gouverneur-luxembourg.be/declarer-un-evenement/.
Toute réservation de matériel doit être transmise au plus tard 60 jours avant la date de la manifestation via le lien suivant : https://sainthubert.guichet-citoyen.be/.
Aucune réservation n’est traitée par mail ou par téléphone.
Toute réservation doit être remplie par une personne majeure et légalement qualifiée pour engager l’association organisatrice de l’événement.
La mise à disposition n’est définitivement octroyée qu’après accord écrit du Collège communal et notification au demandeur.
Chapitre 8 – Refus, annulation et désistement
Le Collège Communal se réserve le droit de refuser le prêt de matériel ou d’y mettre fin prématurément pour tout motif légitime, notamment :
Pour tout motif d’ordre public ou d’intérêt général ;
Afin de garantir la continuité du service public ;
En cas de conditions météorologiques qui pourraient constituer un danger ;
Si l’emprunteur ne gère pas le matériel en bon père de famille ;
Tout retard ou oubli dans la restitution du matériel ;
En cas de non-paiement de factures antérieures ;
En cas de non-respect des règles du présent règlement.
Le matériel de fête sera mis à disposition dans la limite des stocks et suivant les disponibilités dans le calendrier des réservations établi par le service traitant. Le service traitant donnera priorité aux besoins de la Commune. Pour les autres demandes, le service traitant donnera priorité aux organisations récurrentes et veillera à respecter l’ordre de leur réception sur le guichet.
En cas d’indisponibilité du matériel, la réservation du matériel sera refusée par le service traitant sans décision du Collège.
Lorsque le Collège refuse ou met fin prématurément au prêt de matériel, la Commune ne peut être tenue responsable de l’annulation de l’événement. Aucune indemnisation financière ne pourra être réclamée par le demandeur, et ce, à quelque titre que ce soit.
Chapitre 9 – Enlèvement et restitution du matériel
Le transport aller/retour, le chargement et le déchargement du matériel incombent à l’emprunteur.
Le matériel ne pourra être enlevé si la caution n’a pas été versée.
L’emprunteur se rendra à l’endroit où le matériel de fête est stocké.
L’emprunteur doit prévoir le personnel nécessaire pour le chargement et le déchargement du matériel.
L’enlèvement et la restitution du matériel se fait exclusivement pendant les heures d’ouverture du service travaux.
Toute défectuosité du matériel devra être signalée au service travaux lors du retour du matériel.
En cas de non-restitution, l’emprunteur dispose d’un délai de 7 jours maximum pour, le cas échéant, restituer et déposer le matériel manquant. Passé ce délai, l’emprunteur s’engage à rembourser le montant de la valeur du matériel neuf.
Pour des motifs d’organisation ou d’urgence impérieuse, la Commune se réserve le droit de modifier le jour et l’horaire de l’enlèvement ou de la restitution convenu sachant que le bénéficiaire en sera informé au préalable.
Chapitre 10 – Montage et démontage
Le montage du matériel se fait par le responsable majeur ou les personnes désignées par lui et sous sa/leur propre responsabilité.
Le demandeur majeur est responsable de tout accident ou dégât qui pourrait survenir dans le cadre du montage, démontage et de l’utilisation du matériel prêté.
Un mode d’emploi expliquant la procédure de montage des tonnelles est délivré par le service travaux à l’enlèvement.
Chapitre 11 – Dégâts, perte et vol
Le demandeur est réputé être le seul responsable des dégradations et des détériorations éventuelles, ainsi que des pertes ou vols pouvant subvenir aux objets prêtés, et ce, de la réception à la restitution au service des travaux.
Au cas où le matériel aurait subi des pertes ou des dégradations, l’emprunteur sera invité à verser à la Commune, le montant du coût de remplacement du matériel non restitué ou des réparations du matériel dégradé.
L’emprunteur s’engage de ne pas rechercher, ni mettre en cause, sous quelque forme que ce soit, la responsabilité de la Commune du chef d’accidents ou dommages quelconques pouvant provenir de la mauvaise utilisation du matériel.
En cas de sinistre ou de détérioration, l’emprunteur s’engage à rembourser le coût de la réparation du matériel endommagé et/ou de son remplacement.
En cas de perte ou de vol, c’est le montant de la valeur du matériel neuf qui sera réclamé.
Il est gardien du matériel pendant toute la période de location et assume les responsabilités qui en découlent.
Chapitre 12 – Responsabilité/assurances
L’utilisateur devra faire couvrir sa responsabilité par une compagnie d’assurance reconnue. Une attestation de l’organisme assureur devra être remise au Collège avant le début des festivités (dossier sécurité). La responsabilité de la Commune ne sera en aucune manière engagée lors de la mise à disposition du matériel.
La Commune ne peut en aucun cas être tenue pour responsable des accidents survenus lors d’un mauvais montage, d’une mauvaise utilisation du matériel, du non-respect des règles de sécurité et principes de précaution dans le cadre de l’organisation d’une manifestation publique.
La responsabilité de l’emprunteur et de l’association dont il dépend est engagée de manière solidaire dès le retrait du matériel jusqu’à sa restitution et sa vérification par le service travaux.
L’emprunteur s’engage à rembourser l’ensemble des frais causés par des dommages éventuels.
Chaque utilisateur sera tenu responsable de toute dégradation qui serait occasionnée au matériel mis à disposition. La caution déposée servira à payer tout ou partie des réparations qui devront être effectuées par la suite. Si la caution n’est pas suffisante pour couvrir le montant dû à la suite de dégradations éventuelles, une facture supplémentaire sera adressée à l’organisateur.