Statuts administratif et pécuniaire : modifications.

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation et, plus particulièrement, son article L1123‑23 ;

Vu la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats relevant de ces autorités, ainsi que les arrêtés royaux portant exécution de la susdite loi ;

Vu la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d’action sociale, notamment l’article 26 bis ;

Vu la circulaire du 27 mai 1994 relative aux principes généraux de la fonction publique locale et provinciale et ses modifications ;

Vu la circulaire du 26 avril 2024 relative aux nouveaux principes généraux de la fonction publique locale et provinciale ;

Vu sa délibération n° 9 du 16 décembre 2024 modifiant les statuts administratif et pécuniaire ;

Considérant qu'il convient de modifier les textes afin de les adapter aux évolutions récentes du cadre réglementaire, des pratiques de gestion des ressources humaines et des exigences de bonne gouvernance ;

Ces modifications ont pour objectifs de :

1. renforcer la clarté et la cohérence des obligations des agents qui seront, notamment, une référence dans le cadre de l'évaluation du personnel ;
2. actualiser les règles relatives aux incompatibilités afin de mieux encadrer l'exercice d'activités accessoires, de prévenir des situations de conflits d'intérêts ;
3. mettre en conformité le système d'évaluation avec les orientations de la circulaire du 26 avril 2024 relative aux nouveaux principes généraux de la fonction publique locale et provinciale. Les principales évolutions portent sur :
   • l'instauration d'un processus d'évaluation continu, structuré autour d'entretiens périodiques ;
   • la définition d'objectifs clairs et adaptés aux fonctions exercées ;
   • le renforcement du rôle de dialogue entre l'agent et sa hiérarchie ;
   • le renforcement du développement des compétences ;
   • la formalisation des conséquences de l'évaluation ;
4. préciser les dispositions applicables en matière d'absences injustifiées afin de garantir la continuité du service public et d'assurer une gestion équitable du personnel contractuel et statutaire ;

Vu le procès-verbal du comité de concertation entre la Ville et le Centre public d’action sociale du 2 avril 2026 ;

Vu le procès-verbal établi le 2 avril 2026 à l’issue de la négociation syndicale ;

Vu la décision du collège communal du 2 avril 2026 arrêtant l'ordre du jour de la présente séance ;

Vu le procès-verbal de la commission préparatoire relatif au présent point,

MODIFIE

par 35 voix "pour", 0 voix "contre", 0 abstention, le nombre de votants étant de 35, le texte de base et de référence des statuts administratif et pécuniaire du personnel communal, comme suit :

• modification des pages 2, 3, 7 à 13 quater et 22 :

2.-

STATUT ADMINISTRATIF

Des agents communaux

L’effectif du personnel comprend, dans les limites du cadre, des agents contractuels, stagiaires et définitifs.

Les agents contractuels sont soumis aux dispositions de la loi du 3 juillet 1978 relative au contrat de travail, sans préjudice des dispositions spécifiques ou particulières plus favorables qui leur seraient ren­dues applicables par les règlements du conseil, notamment le règlement de travail (conseil communal du 15 novembre 2004).

Leur contrat contiendra une clause d’essai, conformément à la loi susdite.

Les agents temporaires sont engagés par le collège des bourgmestre et échevins.

Ils doivent répondre aux conditions d’admissibilité, notamment de diplômes et certificats d’études, brevets, licences et de réussite d’examen, prévues pour les candidats aux emplois défi­nitifs correspondant aux fonctions temporaires qu’ils postulent.

À défaut de réserve de recrutement, l’engagement d’un agent temporaire, pour suppléer un agent temporairement incapable de travailler, n’est pas subor­donné à la réussite de l’examen prévu.

La nomination des agents définitifs est précédée d’une période de stage, conformément à ce que prévoit le présent règlement.

En application de l’article 149 de la nouvelle loi communale, les agents stagiaires et défi­nitifs des niveaux E, D, C et B sont nommés par le collège des bourgmestre et échevins. Les agents stagiaires et définitifs du niveau A sont nommés par le conseil communal.

Les agents prêtent, entre les mains du bourgmestre, le serment prévu par l’article 2 du décret du 20 juillet 1831.

De la durée des prestations de travail

La durée des prestations de travail des agents communaux à temps plein est de trente-huit heures par semaine.

Les horaires de prestations sont déterminés par le règlement de travail (conseil communal du 15 novembre 2004).

Des devoirs

Pendant l'exercice de ses fonctions, le membre du personnel est tenu de donner au public et à ses collègues une image correcte de sa personne, tant sur le plan de l'hygiène corporelle, de la décence de sa tenue vestimentaire que sur le plan de la correction de son attitude et de ses propos. Il doit agir dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles et veiller à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers. Ils doivent, dans le service comme dans leur vie privée, éviter tout ce qui pourra porter atteinte à la confiance du public ou compromettre l’honneur ou la dignité de leur fonction.

L’agent doit faire preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations, de la hiérarchie dans l'exercice de sa fonction et adhérer aux valeurs du service public et aux bonnes pratiques professionnelles de l’administration (confidentialité, discrétion, etc.). Il doit également faire preuve de civilité dans les relations interpersonnelles (politesse, respect, courtoisie, empathie, honnêteté, bienveillance, etc.).

Il est interdit de solliciter, exiger ou recevoir, directement ou par personne interposée, même en dehors de leurs fonctions, mais en raison de celles-ci, des dons, gratifications ou avan­tages quelconques. Ils ne peuvent suspendre l’exercice de leurs fonctions sans autorisation préalable (conseil communal du 13 avril 2026).

3.-

Ils répondent, vis-à-vis de leurs supérieurs hiérarchiques, du bon fonctionnement des services dont la direction leur est confiée. Ils sont, de ce fait, tenus de réprimer ou de provoquer la répression des abus, négligences ou infractions aux lois et règlements qu’ils seraient amenés à constater dans l’exercice de leurs fonctions.

Le supérieur est responsable des ordres qu’il donne.

Dans l'exercice de leurs fonctions, les agents auxquels s'applique le présent statut observent strictement les principes de neutralité et d'égalité des usagers.

Le principe de neutralité visé à l'alinéa précédent signifie que les agents se doivent d'être neutres, parce qu'ils sont au service de tous les citoyens et qu'ils doivent les traiter de manière égale sans discrimination basée sur leur religion, leur conviction ou leur préférence pour une communauté ou un parti.

L'agent auquel s'applique le présent statut traite les usagers de ses services avec bienveillance. Dans la manière dont il répond aux demandes des usagers ou dont il traite les dossiers, il respecte strictement les principes de neutralité et d'égalité de traitement visés au paragraphe précédent, ainsi que celui du respect des lois, règlements et directives.

Lorsqu'il est dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, l'agent auquel s’applique le présent statut évite toute parole, toute attitude, toute présentation ostensible qui pourraient être de nature à ébranler la confiance du public en sa totale neutralité, en sa compétence ou en sa dignité (conseil communal du 23 juin 2012)

Des incompatibilités

Le membre du personnel ne peut, directement ou par personne interposée, exercer un commerce ou un autre emploi que moyennant information préalable au collège communal.

Si le commerce ou l'emploi est jugé incompatible avec l'exercice de sa fonction au sein de la commune, il peut être interdit.

Des dérogations sont accordées par le collège communal lorsque le commerce ou l’emploi n’est manifestement pas de nature à nuire au fonctionnement de l’administration, à sa dignité ou à être en conflit d’intérêt avec la fonction exercée par l’agent au sein de l’administration.

Ces autorisations seront toujours révocables (conseil communal du 13 avril 2026).

Du mode d’attribution des emplois

Les emplois communaux sont indifféremment accessibles, soit par recrutement, soit par promotion quand les conditions particulières qui leur sont applicables prévoient à la fois des critères de recrutement et des critères de promotion.

Exception faite pour le secrétaire communal, le secrétaire communal adjoint et le receveur communal, l’autorité nantie du pouvoir de nomination ne pourra décider de conférer ces emplois par appel extérieur que si aucun agent réunissant toutes les conditions de promotion requises, examen compris, ne se porte candidat à la promotion.

Les autres emplois communaux sont, selon le cas et en fonction de ce que prévoient leurs conditions particulières, réservés exclusivement à la promotion ou au recrutement.

Cependant, si deux examens de promotion successifs, pour un même grade, se clôturent par un procès-verbal de carence, l’autorité qui nomme pourra décider de pourvoir à la vacance par appel extérieur selon les conditions qui seront à fixer par le conseil communal.

De tout temps, il sera toujours loisible au conseil communal de rendre, par voie de dispositions générales, un grade de recrutement accessible par promotion à condition de respecter les exigences de diplôme qui découleraient de la nature de l’emploi ou des règles légales relatives à la protection des titres.

7.-

De l’évaluation

L’évaluation vise à assurer la qualité du service public et à permettre au membre du personnel de satisfaire aux conditions d’évolution de carrière et de promotion. Elle informe l’administration sur la valeur des prestations de l’évalué, en regard notamment de son descriptif de fonction.

Type d’évaluation et périodicité

L’entretien d’évaluation : ces entretiens auront lieu tous les 2 ans, et ce, pour tout le monde afin de pouvoir mener une réflexion globale et collective à l’issue de cette période. La période d’évaluation est l’intervalle de temps situé, selon le cas, entre le recrutement et la première évaluation ou entre deux évaluations.

1. En cas de non-réalisation de l’évaluation d’un membre du personnel dans les quatre mois suivant la date d’échéance, celle-ci est réputée favorable et ses effets rétroagissent à la date d’échéance, pour autant que l’évaluation aurait pu avoir lieu.
2. Si, l’évalué a été absent pendant au moins la moitié de la période d’évaluation, la date d’échéance de son évaluation est reportée d’un an. Si l’intéressé n’a pas repris le service au terme de cette première période de report d’un an, la date d’échéance sera reportée une nouvelle fois d’un an et ainsi de suite jusqu’à ce qu’il ait effectivement repris ses fonctions.

Par dérogation au point 1, l’évaluation ne pourra dans ce cas être réputée favorable qu’à l’issue du délai de 4 mois suivant cette prolongation ou ces prolongations d’un an.

Si l’absence dont la durée a empêché la réalisation de l’évaluation est due à des raisons indépendantes de la volonté de l’évalué, les effets de l’évaluation réalisée au terme de la période de prolongation rétroagissent à la date d’échéance initiale de l’évaluation.

Si l’absence dont la durée a empêché la réalisation de l’évaluation est due à des raisons dépendant de la volonté de l’évalué, les effets de l’évaluation ne rétroagissent pas et ne prennent cours qu’à partir de la notification de l’évaluation au terme de la période de prolongation.

Les entretiens de fonctionnement : il appartient au responsable hiérarchique d’organiser des entretiens de fonctionnement réguliers.  Ces entretiens ont pour but de valoriser le travail bien fait, mais également de clarifier sans délai les erreurs et les dysfonctionnements.

Les entretiens d’évaluation intermédiaires : ils ont lieu entre deux évaluations si la dernière évaluation réalisée a donné lieu à l’octroi d’une mention réservée ou défavorable. Dans ce cas, l’agent peut se faire accompagner d’un défenseur de son choix. Si évaluation réservée, l’entretien intermédiaire a lieu tous les 6 mois. Si évaluation est défavorable, il a lieu tous les 3 mois. Si lors d’un entretien intermédiaire, une nette amélioration est constatée, il y aura lieu de réaliser une évaluation 12 mois après.

Évaluateur et autorité compétente

L’évaluation est réalisée par deux supérieurs hiérarchiques de l’agent tel que prévu dans l’organigramme. Ils doivent rendre un avis commun sur l’évaluation. Dans le cas où le directeur général est le supérieur direct, seul lui réalise l’évaluation.  Afin de pouvoir évaluer, les managers doivent avoir suivi une formation sur les techniques d’évaluation telle que prévue au plan de formation. 

Pour assister à l’évaluation, le directeur général peut désigner un membre du personnel garant du processus et formé à l’évaluation. La décision définitive de l’évaluation est arrêtée par le Collège.

Grille d’évaluation

Il existe deux types de grilles, une à destination du personnel n’exerçant pas de fonction managériale et une à destination du personnel encadrant. Au sein de ces deux grilles, nous retrouvons 2 parties communes, à savoir les informations générales et l’évaluation des compétences techniques.

Informations générales : données administratives relatives à l’agent évalué et à l’évaluateur.

Compétences techniques : la fiche de poste préalablement rédigée est nécessaire à cette partie. Il conviendra de prioriser les tâches de l’agent et les apprécier.

Fiche d’évaluation « non-manager » - on y retrouve une partie dédiée aux aptitudes personnelles :

• les aptitudes statutaires et règlementaires (cfr. partie devoirs-interdictions-neutralité) à définir en fonction de la modification du statut) ;
• l’autonomie (la capacité à exercer sa fonction adéquatement à partir de directive générale sans supervision constante) ;
• la collaboration (la capacité et la disposition à travailler avec les autres membres de l’administration pour l’atteinte d’objectifs communs) ;
• l’adaptabilité (la capacité à accueillir le changement à faire évoluer son comportement en fonction de celui-ci) ;
• la communication (la capacité à communiquer avec les usagers des services publics rendus, les collègues de l’administration et la hiérarchie) ;
• l’esprit critique constructif (la capacité d’analyse, de pensée critique constructive, de prise de recul et de remise en question permettant d’améliorer l’exercice de sa fonction) ;
• le sens de la solidarité (capacité à aider ses collègues) ;
• la ponctualité (la capacité à respecter les horaires et à réaliser les tâches, sans retard ni négligence).

8.-

Fiche d’évaluation "manager" : la partie dédiée aux aptitudes personnelles est réduite à la section relative aux aptitudes réglementaires et statutaires. Mais, on y retrouvera, en plus, une quatrième partie qui permettra d’évaluer les compétences managériales de l’agent :

• avoir une vision et fédérer son équipe (assurer une vision claire et précise des objectifs à atteindre, compris par tous. Être un bon communicant sur la vision et les objectifs réalisables. Souder les équipes autour du projet commun dans un contexte évolutif) ;
• veiller à la motivation du personnel (réaliser des feedbacks permanents pour valoriser un travail bien fait, mais aussi clarifier sans délai les erreurs et dysfonctionnements. Au besoin, savoir provoquer un entretien de fonctionnement afin d’examiner ensemble le(s) problème(s) et la (les) solution(s) à apporter. Respecter le processus d’évaluation, évaluer justement ses collaborateur(trice)s, leur faire prendre conscience de leurs forces et de leurs points de développements en identifiant les besoins de formation continue) ;
• assurer un leadership (traiter ses collaborateurs de manière équitable, transparente, sans favoritisme. Faire preuve d’aptitude à la réalisation de problèmes et/ou de conflits avec tact et diplomatie en vue de trouver une solution mutuellement acceptable. Savoir reconnaitre ses erreurs et en tirer des leçons, pour montrer aux agents qu’il est possible d’échouer, de se relever et de s’améliorer, ce qui encourage une culture de croissance et d’apprentissage) ;
• faire preuve de respect et d’intégrité (respecter et avoir la confiance de son (ses) équipe(s). Respecter les droits et la dignité de chaque membre de son équipe. Être ouvert à la diversité des personnes et des idées. Faire preuve d’honnêteté, d’intégrité et d’humilité. Faire preuve d’exemplarité, respecter les valeurs de l’organisation et les engagements) ;
• veiller à la sécurité et au bien-être (respecter les règles de sécurité et de bien-être, dont celles contenues dans le Code du bien-être au travail. Veiller au cadre et à l’ambiance de travail. Instaurer et maintenir un climat de dialogue et de sérénité) ;
• développer ses capacités décisionnelles et organisationnelles (pouvoir prendre des décisions de manière pragmatique dans l’intérêt des missions à accomplir, de la vision et des services à rendre. Pouvoir déléguer en répartissant équitablement la charge de travail entre les collaborateur(trice)s. Planifier son travail et veiller à celui des collaborateurs(trices). Gérer le temps, les priorités pour clarifier les tâches qui nécessitent une attention immédiate ou peuvent attendre) ;
• mettre en œuvre des capacités d’adaptation et de flexibilité (faire preuve d’agilité face à l’imprévu et aux situations instables et avec flexibilité et disponibilité. Faire preuve de proactivité en anticipant les défis et en prenant des initiatives pour y faire face. Apprendre à reconnaitre les situations vécues comme stressantes afin de mieux les prévenir et savoir réagir quand elles surviennent) ;
• encourager l’innovation et la créativité (veiller à innover et à encourager la créativité au sein de ses équipes de telle sorte à les faire grandir et réussir en stimulant leur potentiel. Être capable de sortir des sentiers battus et de proposer des nouvelles idées pour améliorer les processus ou créer de nouvelles opportunités. Écouter les suggestions de ses collaborateur(rice)s, encourager les brainstormings et valoriser les initiatives innovantes) ;
• faire preuve d’une gestion administrative rigoureuse (respect strict des délais de traitement des dossiers et des échéances fixées par la hiérarchie, suivi précis du budget, du plan de gestion et du plan stratégique transversal).

Les critères d’appréciation de chacune des aptitudes et compétences requises sont "rencontrés/Respectés", "Partiellement rencontrés/Partiellement respectés", "Non rencontrés/Non respectés" ou "Reporté" (par décision du supérieur hiérarchique et/ou pour des raisons indépendantes de la volonté de l’évalué).

9.-

Si le critère d’appréciation est "Rencontrés"/"Respectés", le supérieur hiérarchique ne doit pas le justifier. La seule mention des termes "Rencontrés"/"Respectés" suffit. Certaines aptitudes peuvent être mentionnées comme "Sans objet".

Le bilan de l’évaluation se présente comme suit :

• évaluation "Très positive", si plus de la moitié des critères de référence évalués a obtenu l’appréciation "Rencontré"/"Respecté" et si aucun des critères de référence évalués n’a obtenu l’appréciation "Non-rencontré"/"Non respecté" ;
• évaluation "Favorable", si plus de la moitié des critères de référence évalués a obtenu l’appréciation "Rencontré"/"Respecté" ;
• évaluation "Réservée" si la moitié ou moins de la moitié des critères de référence évalués ont obtenu l’appréciation "Rencontré"/"Respecté" ;
• évaluation "Défavorable" si plus de la moitié des critères de référence évalués ont obtenu l’appréciation "Non rencontré"/"Non respecté".

9.-

Procédure et recours interne

Cas 1 :  Lorsque l’évaluateur n’est pas le directeur général

Le projet d’évaluation établi par un supérieur hiérarchique est notifié au membre du personnel et au directeur général. Le membre du personnel dispose de quinze jours calendrier pour faire valoir ses remarques. Si ce projet ne suscite aucune remarque de la part de l’intéressé, le directeur général le transmet au collège communal qui fixe définitivement l’évaluation.

Si ce projet donne lieu à une contestation de la part de l’intéressé, ce dernier pourra alors introduire une réclamation auprès du directeur général dans les quinze jours calendrier de la notification.

Le directeur général, après avoir pris connaissance des arguments l’intéressé, pourra faire une autre proposition qui sera jointe au projet d’évaluation. Il appartiendra alors à l’autorité précitée de trancher définitivement dans les deux mois au maximum.

Cas 2 : Lorsque l’évaluateur est le directeur général

Le projet d’évaluation établi par le directeur général est adressé au membre du personnel. Ce dernier dispose de quinze jours calendrier pour faire valoir ses remarques. S’il n’y a pas de contestation de la part de l’intéressé, le dossier sera transmis directement au collège communal pour suite voulue.

S’il y a contestation de la part de l’intéressé, celui-ci pourra demander à être entendu en même temps que la personne qu’il aura désignée pour assurer sa défense.

Après l’audition, le collège communal tranchera définitivement.

Chaque entretien fait l’objet d’un procès-verbal que l’intéressé devra cosigner pour attester de la prise de connaissance.

Cas 3 : si les deux évaluateurs ne tombent pas d’accord sur une évaluation commune, ils doivent en référer au directeur général qui intervient comme arbitre. Après concertation (s’il échet décision prise à la majorité), le projet de bulletin d’évaluation est établi et soumis à la signature de l’agent évalué.  Si cet agent conteste l’appréciation qui lui est attribuée, il peut introduire une réclamation, mais dans ce cas, directement adressée au collège communal.

Conséquences de l’évaluation

Les conséquences de l'évaluation sont les suivantes :

• les évaluations "très positive" et "favorable" donnent droit à l'évolution de carrière ;
• la promotion est quant à elle, conditionnée par l’obtention d’une évaluation au moins favorable ;
• l'évaluation réservée ne donne pas droit à l'évolution de carrière ou promotion, mais n’entraîne pas la possibilité d'enclencher l'inaptitude professionnelle ;
• l'évaluation défavorable empêche toute évolution de carrière ou promotion. Deux évaluations défavorables consécutives peuvent aboutir, sur proposition motivée du Directeur Général, à l’enclenchement d’une procédure d'inaptitude professionnelle pour le personnel statutaire ou au licenciement pour inaptitude professionnelle pour le personnel contractuel (conseil communal du 13 avril 2026).

Le bulletin d’évaluation (voir annexe)

Des distinctions honorifiques

Les distinctions honorifiques sont accordées au personnel dans les cas et conditions prévus par les instructions en la matière.

Des positions administratives

Le membre du personnel (statutaire et contractuel) se trouve en situation d’activité de service, de non activité ou de disponibilité.

Le membre du personnel est en principe en position d'activité de service. Il est placé dans une autre position soit de plein droit, soit par décision de l’autorité compétente.

L’activité de service

Sauf disposition contraire, le membre du personnel en activité de service a droit au traitement, à l'avancement de traitement, à l'évolution de carrière et à la promotion.

Sauf en cas de force majeure ou d’événement imprévisible, il ne peut s'absenter du service que s'il a obtenu un congé ou une dispense.

La participation d’un membre du personnel à une cessation concertée de travail est assimilée à une période d'activité de service. Il n'a toutefois pas droit à son traitement.

La non-activité

Un membre du personnel est en non-activité :

• lorsqu’il est en absence injustifiée, c’est-à-dire lorsqu’il s'absente sans autorisation ou dépasse sans motif valable le terme de son congé ;
• en cas de suspension disciplinaire ;
• lorsqu’il est autorisé à réduire (partiellement ou totalement) ses prestations et que cette réduction est définie comme de la non-activité telle que définie dans chaque section relative aux congés du règlement de travail ;
• si l'Administration de l'expertise médicale informe la commune qu'il a empêché ou refusé un examen dans le cadre de l'évaluation médicale de l'aptitude au travail et qu’il ne donne pas suite à la demande d'explications de la commune ou ne peut fournir de motif valable. Il est alors placé en non-activité à partir du jour où il a empêché ou refusé l'examen médical jusqu'au jour de sa reprise de travail (conseil communal du 13 avril 2026).

Sauf disposition contraire, le membre du personnel en position de non-activité n'a pas droit au traitement. En cas d'absence sans autorisation, la période de non-activité n'est prise en considération que pour l'avancement de traitement. En cas de suspension disciplinaire, la période de non-activité n'est jamais prise en considération pour le calcul de l'ancienneté administrative et pécuniaire.

En cas d'accomplissement de prestations militaires en temps de paix, le membre du personnel maintient ses droits à l'avancement de traitement, à l'évolution de carrière et à la promotion.

La disponibilité

Le régime de disponibilité des agents statutaires fait l’objet d’un règlement distinct (conseil communal du 15 novembre 2004),

COORDONNE

le texte de base et de référence des statuts administratif et pécuniaire du personnel communal comme ci-annexé,

PRÉCISE

que la présente délibération sortira ses effets dès son approbation par les autorités de tutelle.