Règlement général de protection des données. Mise à disposition du registre de traitements. Modèle de convention. Approbation.
Vu le Livre XI du Code de droit économique;
Vu le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après «le RGPD») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel;
Considérant que l’article 30 du RGPD impose aux responsables de traitements et sous-traitants la tenue d’un registre des activités de traitements de données à caractère personnel effectuées sous leur responsabilité;
Considérant que le registre de traitements doit être un outil de travail et doit être mis à la disposition de l’autorité de contrôle (l’Autorité de protection des données) sur demande de celle-ci;
Considérant qu'un modèle de registre de traitements sous format excel a été mis à disposition par l’Autorité de protection des données;
Considérant toutefois qu'en raison de la multiplicité des services, des agents et potentiellement des bâtiments, il n'est pas adapté aux spécificités des autorités publiques telles que les administrations communales;
Considérant que la ville de Tournai a dès lors décidé de créer une application de registre de traitements disponible sur un serveur web sécurisé (intranet);
Considérant que ce logiciel présente plusieurs avantages dont la synchronisation automatique des traitements, la facilitation des encodages, la sécurité d’accès et l’export en PDF;
Considérant que dans un souci de bonne collaboration, le collège communal de la ville de Tournai a décidé, en date du 17 août 2018 (S01B/20180817-3), d’autoriser la mise à disposition de l’application auprès des communes et organismes publics qui en formulent la demande, pour autant que cela n’entraine pas une surcharge de travail pour la Direction informatique;
Considérant qu'il convient de fixer les modalités de cette mise à disposition dans une convention;
Considérant qu'en séance du 28 avril 2022, le collège communal a approuvé les termes de ladite convention et a chargé la Direction informatique de fournir les éléments nécessaires repris dans l'article 2 de la convention afin que les bénéficiaires puissent disposer du logiciel (S01H/20220428-3);
Considérant que le conseil communal est invité à approuver les termes de ladite convention;
Sur proposition du collège communal;
A l'unanimité;
DÉCIDE
d'approuver les termes du projet de convention relatif à la mise à disposition du registre de traitements:
"Convention
Entre, d’une part :
La ville de Tournai, représentée par Monsieur Paul-Valéry SENELLE, Directeur général f.f., et Monsieur Paul-Olivier DELANNOIS, Bourgmestre, agissant en vertu d’une délibération du conseil communal en date du ../../202..
Ci-après dénommée "la ville de Tournai"
Et d’autre part,
- La Commune de ………………………, représentée par ………………………………, Directeur général, et ………………………………, Bourgmestre
OU
- ……..…………………………………………………………………………………………….
Ci-après dénommée "le bénéficiaire"
CECI ETANT EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1er : Définitions
Les termes figurant ci-dessous ont pour les Parties les définitions suivantes :
- Convention : la présente convention de mise à disposition du logiciel de registre de traitements de la ville de Tournai, en ce compris ses annexes.
- Logiciel : le logiciel de registre de traitements comprenant le registre ainsi que les codes informatiques à télécharger, le mémo, le mode d’emploi ainsi que toute autre donnée permettant son usage, à l’exclusion du matériel informatique.
- Mise à disposition du logiciel : fourniture du logiciel à titre de contrat de licence d’exploitation, excluant expressément une cession des droits d’auteur et de propriété intellectuelle.
- Droit d’auteur : ensemble des droits de propriété dont dispose la ville de Tournai sur le logiciel de registre de traitements, en tant qu’œuvre, conditionnant l’utilisation et la réutilisation qui pourraient en être faites par autrui.
- Droit de propriété intellectuelle : confère à son titulaire, en l’espèce la ville de Tournai, un droit exclusif d'exploitation de son œuvre.
- Commune utilisatrice : toute commune partie à la présente convention ayant accès, à ce titre, au logiciel de registre de traitements et à ses annexes.
- Tiers : toute personne étrangère n’ayant expressément pas conclu de convention avec la ville de Tournai.
Article 2 : Objet
La ville de Tournai met à disposition du bénéficiaire son logiciel de registre de traitements ainsi que l’ensemble des informations, données et documents nécessaires aux travaux de paramétrage du logiciel en question, en ce compris :
- les codes informatiques de téléchargement;
- le mémo annexe à l’usage du logiciel;
- le mode d’emploi sous format PPT afin que les utilisateurs reçoivent une formation nécessaire à l’utilisation du logiciel.
Article 3 : Gratuité
La mise à disposition est fournie à titre gratuit.
Article 4 : Obligations de la ville de Tournai
Il est expressément convenu que la ville de Tournai ne fournit pas le matériel informatique ni l’assistance technique nécessaire au fonctionnement du logiciel.
Toutefois, dans les limites des disponibilités de sa Direction informatique, la ville de Tournai apportera une assistance sommaire pour aider à la mise en place du logiciel.
Article 5 : Obligations du bénéficiaire
Le bénéficiaire veillera à utiliser le logiciel et les données mises à sa disposition en bon père de famille, dans le respect des règles légales et des droits de propriété intellectuelle de la ville de Tournai tels que précisés à l’article 6 de la convention.
Article 6 : Propriété intellectuelle et droits d’auteur
La ville de Tournai reste propriétaire exclusive du logiciel de registre de traitements, ce qui est expressément reconnu par le bénéficiaire.
La présente convention est conclue intuitu personae. Elle est donc incessible.
Cette mise à disposition n’emporte aucune cession de droit d’auteur.
Par conséquent, le bénéficiaire ne pourra en aucun cas effectuer de copie du registre, en ce compris les codes informatiques et documents annexes, le distribuer ni le revendre ni le céder ni même les communiquer, à des tiers, en tout ou en partie, sous quelconque forme que ce soit, sans autorisation préalable de la ville de Tournai.
Si le bénéficiaire a connaissance de tiers souhaitant bénéficier du logiciel, il les invitera à formuler leur demande auprès de la ville de Tournai (via l’adresse mail [email protected]) qui est seule compétente pour décider de la suite à y apporter.
Article 7 : Garantie - responsabilité
La ville de Tournai a apporté tous ses soins à la conception du logiciel et aux contenus y incorporés. Cependant, elle ne consent aucune garantie quant au logiciel ni quant aux contenus.
En particulier, elle ne garantit pas que le logiciel et les contenus sont exempts d’erreurs et/ou adaptés aux besoins de l’utilisateur.
La ville de Tournai n’assume aucune responsabilité quant aux conséquences qui pourraient résulter de l’utilisation du logiciel ou d’un dysfonctionnement quelconque du logiciel ou d’une erreur ou omission affectant les contenus incorporés au logiciel.
Article 8 : Entrée en vigueur
La présente convention prend effet à la date de sa signature par l’ensemble des parties cocontractantes.
Article 9 : Durée
La présente convention est conclue pour une durée indéterminée.
Article 10 : Résiliation
En cas de manquement par le bénéficiaire à l’une de ses obligations contractuelles, la ville de Tournai pourra mettre un terme à la présente convention et demander, le cas échéant, la réparation de son entier préjudice.
La résiliation de la présente convention en raison du non-respect des obligations du bénéficiaire impliquera l’obligation dans son chef de détruire immédiatement le logiciel mis à sa disposition ainsi que toute copie qui pourrait en être faite et d’apporter la preuve de la destruction effective.
Article 11 : Règlement des litiges
En cas de différend entre Parties né à l’occasion de la convention, la loi belge est applicable à l’ensemble de leurs relations.
Les Parties s’engagent à rechercher au préalable et de bonne foi une solution amiable.
A défaut de règlement amiable, tout litige sera soumis à une procédure devant les Cours et Tribunaux du Hainaut, division de Tournai.
Ainsi fait à Tournai, le --/--/2022, en autant d’exemplaires originaux que de parties distinctes à la convention, chaque partie reconnaissant avoir reçu le sien.
Approuvé par le conseil communal, en séance du --/--/202..
Paul-Valéry SENELLE Paul-Olivier DELANNOIS
Directeur général faisant fonction, Bourgmestre,
- Pour la Commune de ……………..,
Le Directeur général, Le Bourgmestre,
- Pour ……………………………..,
XXX".