« Tournai en fête » 2022. Convention avec l'ASBL Hainaut Événement et Animation. Approbation.

Considérant que la contribution financière de la Ville s'élève à 70.000,00 € TVA comprise;

Considérant qu’une convention doit être établie entre la Ville de Tournai et l’ASBL afin de définir les obligations des parties;

Considérant qu'un projet a été soumis à l’avis de la direction juridique et que les remarques de celle-ci ont été intégrées dans les termes de la convention;

Considérant qu'en séance du 12 mai 2022, le collège communal a marqué son accord de principe, sous réserve de la décision du conseil communal, sur les termes du projet de convention à conclure avec l'ASBL HAINAUT EVENEMENT ET ANIMATION pour RMP. SA, la régie publicitaire de SUD RADIO;

d'approuver les termes de la convention établie dans le cadre de la programmation de Tournai en fête, comme suit :

« Entre :

RMP. SA, régie publicitaire de SUD RADIO, dont le siège social est établi au 42, rue de la chaussée à 7000 Mons, représentée par Madame Maryline LELEU, responsable du dossier,

Ci-après dénommée la RADIO,

Et la Ville de Tournai, représentée par Monsieur le Bourgmestre Paul-Olivier DELANNOIS, et Monsieur le Directeur général faisant fonction Paul-Valéry SENELLE, dont le siège social est établi au 52, rue Saint-Martin à 7500 Tournai,

Ci-après dénommé l’ANNONCEUR,

1er Objet

La présente convention s’inscrit dans le cadre du marché portant sur des prestations de services relatifs à l’organisation de concerts et l’installation d’une scène et d’une sonorisation, dans le cadre de l’événement annuel “Tournai en Fête”

Il formalise les conditions négociées dans lesquelles les prestations prévues par le marché précité seront exécutées.

Pour tout ce qui n’est pas prévu au présent contrat, les conditions figurant dans le cahier spécial des charges applicables au présent marché s’appliqueront.

2e Apport de la RADIO

a. La RADIO s’engage à réaliser et diffuser gratuitement :

• sur les émetteurs de Tournai, Mouscron, Ath, Enghien une campagne de 100 spots de 35 secondes qui sera OFFERTE pour l’annonce de l’ensemble des festivités (Kid’s Festival compris);
• 50 spots de 30 secondes sur SUD RADIO Belgique en DAB+;
• 40 spots de 30 secondes sur SUD RADIO Hainaut en DAB+;
• annonces agendas : assurer un suivi journalistique avec annonces des événements dans nos agendas de la semaine et du week-end, diffusés sur l’ensemble du Hainaut;
• publication de l’affiche de la manifestation sur le site www.sudradio.be ainsi que sur les réseaux sociaux de la radio;

b. La RADIO s’engage également à offrir à l’ANNONCEUR :

• les services d’hôtesses et stewards SUD RADIO afin d’assurer la distribution de programme lors de l’inauguration;
• trois parutions (3 X ½ page) dans Sudinfo Mons La Province — Nord Éclair Tournai/Mouscron;
• une semaine de visibilité web sur les sites Sudinfo (Nord Éclair et La Province);
• ¼ de page dans l’édition Wapi Ath – Tournai du Vlan;
• 10 jours de visibilité sur le bandeau d’accueil Page FB SUD RADIO;
• une visibilité sur www.sudradio.be.

    VALORISATION DE LA COMMUNICATION OFFERTE : 40.275,00 € hors TVA

c. La RADIO s’engage à prendre en charge l’organisation des concerts, à savoir :

• le samedi 4 juin 2022 : la réservation et le paiement :
  • du plateau “La Belgique a du talent” avec entre autres Romain Helvethius, N’Ceka, Besac Arthur et Emry Ghill;
  • de Stars Ac Comeback avec Houcine, Hoda et Maud;
  • du podium années 80′ 90′ avec Philippe Lafontaine, Jean Schultheis, Alec Mansion, Benny B et Thom Dewatt;
• le dimanche 5 juin 2022 : la réservation et le paiement :
  • du plateau pop francophone (Julie Zenatti, Olympe, 3 Vagues…)
  • du Cover “The Scarabees”;
  • de SUD RADIO Discoteca avec TIMCEE;
• la gestion des contrats d’artistes, fiches techniques, rider… L’accompagnement des artistes et de l’équipe technique tout le week-end, la gestion des logements, les déplacements… la prise en charge des hôtels et navettes;
• la réservation et le paiement de la sonorisation pour les 3 jours (son + lumières) du vendredi 3 au dimanche 5 juin 2022 inclus;
• la réservation et le paiement de la scène pour les 3 jours, barrières crash, régie son, escaliers…;
• le montage et le démontage de la scène, la mise en lumière et le contrôle OCB;
• la présence d’un coordinateur sur place du jeudi 2 juin (montage) au dimanche 5 juin inclus (fin des concerts — démontage);
• elle veillera à contracter les assurances couvrant sa responsabilité en matière d’accidents de travail et sa responsabilité civile vis-à-vis des tiers lors de l’exécution du marché, justifiera de la souscription de ces contrats d’assurance, au moyen d’une attestation établissant l’étendue de la responsabilité garantie requise par les documents du marché et sera en mesure de produire cette attestation à tout moment durant l’exécution du marché, dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande du pouvoir adjudicateur.

     Le tout pour le budget convenu dans le cahier des charges : 70.000,00 € TVA comprise.

3e Apport de l’ANNONCEUR (La Ville de Tournai)

L’ANNONCEUR s’engage à :

• assurer la présence du logo SUD RADIO sur toute la communication ayant un trait aux différents événements organisés pour le week-end de Tournai en fête (affiches, site internet, oriflammes…);
• le logo SUD RADIO devra toujours faire au minimum 10 % de l’espace total de chaque support;
• garantir une exclusivité sectorielle (média radio) à SUD RADIO pendant toute la durée de la présente convention sur l’ensemble de la communication et sur les sites de la manifestation. L’exclusivité sectorielle est valable également pour toute publicité et annonce commerciales;
• diffuser SUD RADIO sur les différents sites de la manifestation si diffusion musicale il y a (parc communal, Grand-Place);
• prendre en charge les loges, les repas chauds et froids (selon contrat des artistes et contrat équipe de sonorisation) ainsi que les frais SABAM. La liste des besoins en catering est annexée à la présente convention;
• prendre en charge la sécurité du site et de l’infrastructure générale, la pose et dépose des barrières Nadar et Heras… du jeudi 2 juin au dimanche 5 juin 2022 inclus;
• verser un acompte de 30 % du montant demandé dès signature de la présente convention, soit 21.000,00 € TVA comprise;
• prendre en charge les frais de SABAM, les droits voisins et toutes autres taxes propres à l’événement.

4e Divers

• l’ANNONCEUR assumera l’entière responsabilité du contenu du message;
• Madame Maryline LELEU, mandatée par la RADIO, sera chargée de la mise en œuvre des modalités pratiques du partenariat;
• en cas d’inexécution par l’ANNONCEUR de tout ou partie de ses engagements, la RADIO se réserve le droit de lui facturer le montant correspondant au montant de la valeur de la campagne et des frais divers tels que production du support, frais de personnel liés à la manifestation… Le montant de cette indemnisation devra correspondre au montant du dommage réellement subi;
• en cas d’inexécution par la RADIO de tout ou partie de ses engagements, l’ANNONCEUR se réserve le droit de lui réclamer une partie de l’acompte versé;
• conformément aux termes du cahier des charges, la RADIO pourra prétendre au paiement du coût supplémentaire direct entraîné par la mise en œuvre de nouvelles mesures en vue de lutter contre la propagation du coronavirus qui seraient rendues obligatoires à compter du 10e jour précédant la date limite fixée pour la réception des offres;
• les présentes conditions concernant uniquement la ou les dates stipulées;
• tout différend concernant la présente convention sera soumis à la compétence des tribunaux de l’arrondissement de Mons, division Tournai. Au préalable, les parties mettront tout en œuvre en vue de rechercher une solution amiable.

Fait à Tournai, le ...... 2022, en deux exemplaires, chacune des parties reconnaissant avoir reçu le sien.

Pour la RADIO,                                                      Pour la Ville de Tournai

LELEU Maryline                                                     Paul-Olivier DELANNOIS

Gestionnaire du dossier                                        Bourgmestre

                                                                              Paul-Valéry SENELLE

                                                                              Directeur général faisant fonction. »