Batopin. Installation de distributeurs à billets. Modèle type de contrat de concession à intervenir. Approbation.

Considérant, pour mémoire, que l’Administration communale a été approchée par la société BATOPIN SA (numéro d’entreprise 0744.908.035) sise à Sint-Joost-Ten-Node, Sint‑Lazaruslaan, 10, pour l’installation de kiosques à billets sur la place de Kain à Kain la Tombe et à la rue des Dîmes à Gaurain-Ramecroix (voir implantation annexée au dossier);

Considérant qu’il résulte d’une réunion tenue en date du 15 janvier 2024 en présence des représentants de la Ville et de la société BATOPIN que deux sites en extra-muros sont potentiellement acceptables :

• à Kain la Tombe, place de Kain à côté de l’abribus, allée 3 (sur la parcelle cadastrée ou l’ayant été 4e division, section B, n° 238/02 C2);
• à Gaurain-Ramecroix, rue des Dîmes face au n° 2 (sur le parking de la parcelle cadastrée ou l’ayant été 21e division, section A, n° 164 R);

Considérant, par ailleurs, qu’afin d’alléger la procédure administrative, il convient de faire valider un contrat-type par les instances communales;

Considérant qu’en séance du 23 mai 2024, le collège communal a validé les deux sites visés et a marqué son accord, sous réserve de la décision du conseil communal, sur les principales conditions de la convention à intervenir;

Considérant qu'en séance du 22 août 2024, le collège communal a décidé de marquer son accord de principe, sous réserve de la décision du conseil communal, sur le contrat-type de concession liant la Ville et la société BATOPIN portant sur l’implantation de kiosques à billets;

Considérant qu'il est demandé au conseil communal d'approuver les termes de contrat-type de concession à conclure entre la Ville et la société BATOPIN;

Sur proposition du collège communal;

 

Par 35 voix pour et 1 voix contre;

DÉCIDE :

1. de marquer son accord sur le contrat-type de concession liant la Ville et la société BATOPIN portant sur l’implantation de kiosques à billets dont les termes suivent :

«Concession pour un kiosque (extérieur)

Entre d’une part,
BATOPIN, une société anonyme de droit belge, ayant son siège à 1210 Saint-Josse-ten-Noode, boulevard Saint-Lazare 10 (Belgique), enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0744.908.035 (RPM Bruxelles), ici valablement représentée par BV ACTTS, représentée par Jeroen Ghysel, CEO assigné par décision le 08/05/2023, publié dans le Moniteur belge le 14/07/2023 ci-après dénommée «Batopin», «l’occupant»

Et d’autre part,

La Ville de Tournai dont les bureaux sont situés à 7500 Tournai, rue Saint-Martin, 52, ici représentée par Monsieur Paul-Olivier DELANNOIS, bourgmestre, et Monsieur Pierre-Yves MAYSTADT, directeur général, en vertu de l’article L 1132/3 du Code de la démocratie locale et de décentralisation et conformément à la délibération du conseil communal du 30 septembre 2024.

Ci-après dénommée «La Ville», «le propriétaire»

Après avoir exposé que

• la Commune a montré un intérêt visant à faire installer par BATOPIN un ou des GAB (Guichet automatique bancaire) sur un de ses sites;
• et que BATOPIN, vu son ambition en matière de réseau de distribution, y a consenti.

Il a été convenu ce qui suit :

1. Objet

Le présent contrat contient les droits et obligations des parties dans le cadre de la mise à disposition publique de GAB (Guichet automatique bancaire) par BATOPIN dans un kiosque GAB (Guichet automatique bancaire) sécurisé à l’adresse suivante : « …….. à compléter en fonction de la localisation du site», prenant en espace 30 m²/kiosque. Les parties choisissent d’un commun accord l’emplacement physique où le kiosque GAB sera placé. Un plan contenant un aperçu de l’emplacement et du placement du kiosque GAB et ses données techniques est joint à titre d’annexe 2 au présent contrat.

2. Durée

Il s’agit d’un contrat à durée déterminée de 9 ans, qui prend cours à la date de mise en service du kiosque GAB destiné aux détenteurs de cartes bancaires. À l’expiration de cette période de 9 ans, le contrat est reconduit tacitement pour des périodes consécutives de 3 ans.

Les parties peuvent résilier le contrat d’un commun accord, à condition que leur accord soit constaté par écrit express signé par les parties.

À ce jour, la date prévue de mise en service est le ……………………….. La date effective de mise en service est communiquée par BATOPIN à la Commune dans les deux semaines après l’installation.

3. Résiliation unilatérale

Le contrat peut être résilié unilatéralement et anticipativement à tout moment et sans motivation par l’une des parties moyennant le respect d’un délai de préavis de 6 (six) mois prenant cours le 1er jour du mois qui suit sa notification, à signifier par courrier recommandé à l’autre partie, sans qu’une indemnité puisse être exigée à cet égard.

4. Droits de propriété

Le GAB (Guichet automatique bancaire) et sa boîte restent la propriété exclusive de BATOPIN pendant toute la durée du contrat et après. Aucune disposition du présent contrat n’implique le transfert de propriété entre les parties, même en cas d’incorporation physique du GAB (Guichet automatique bancaire) dans les bâtiments ou sur le terrain de l’emplacement (et ce indépendamment du fait de savoir qui exécute effectivement l’incorporation).
Si BATOPIN souhaite transférer à un tiers de son choix la propriété du GAB, de sa boîte et/ou la gestion du GAB, elle devra impérativement le signaler par écrit et au préalable au collège communal afin que celui-ci marque son accord sur une telle demande.

5. Engagements de BATOPIN durant la durée du contrat

• BATOPIN exploitera sur le site un ou plusieurs distributeurs ayant au moins la fonction de distributeur automatique bancaire. BATOPIN s’engage à fournir des distributeurs propres et disponibles ainsi qu’une infrastructure informatique sécurisée.
• BATOPIN conclut différents contrats avec des tiers fournisseurs pour l’entretien, le chargement, le déchargement et la surveillance des GAB. BATOPIN veillera à apposer suffisamment d’instructions au niveau des GAB afin que les clients sachent à qui s’adresser en cas de problème. Une fiche contenant les contacts sera également remise à la Commune, y compris un contact disponible 24/7 pour tout problème de grande ampleur.
  BATOPIN a tout intérêt à ce que les services soient disponibles pour les clients et visera une disponibilité aussi élevée que possible.

• BATOPIN paiera à la Commune une redevance de 1 euro symbolique par an.

6. Engagements de la Commune durant la durée du contrat

La Commune déclare disposer des droits nécessaires pour pouvoir conclure le présent contrat, peu importe si elle gère le site en tant que propriétaire, locataire ou en toute autre qualité.

7. Rechargement des cassettes d’argent des GAB

• Le remplissage des billets et papiers dans les GAB relève de la responsabilité exclusive de BATOPIN. La Commune déclare être consciente du fait que le chargement des GAB est soumis à une vaste réglementation.
  Les parties approuvent que BATOPIN ait le droit de faire appel à un tiers pour recharger les GAB de billets et papiers dans le cadre de l’exécution du présent contrat. Ce tiers disposera d’une accréditation en tant que transporteur de valeurs du SPF Intérieur. Le transporteur de valeurs doit être considéré comme un sous-traitant de BATOPIN.
• La Commune elle-même n’a jamais accès à la partie sécurisée du kiosque à GAB. En cas de problèmes constatés avec la distribution des billets, elle informera toujours BATOPIN afin de résoudre les éventuels problèmes.
• En cas de moments de pointe, c’est-à-dire les moments durant lesquels on s’attend à une augmentation du nombre de retraits d’espèces, la Commune pourra demander des rechargements supplémentaires. Le cas échéant, BATOPIN contactera le transporteur de valeurs afin de lui demander d’augmenter temporairement la fréquence de rechargements. BATOPIN ne peut toutefois pas garantir que le transporteur pourra satisfaire à tout instant à ces nouvelles exigences.
  L’engagement précédent de BATOPIN doit dès lors être considéré comme une obligation de moyens qui consiste à contacter le transporteur.

8. Entretien

• La Commune reconnaît qu’un GAB est un logiciel sensible et qu’un traitement inadapté du logiciel peut entraîner de graves dégâts. L’entretien des GAB relève de la responsabilité de BATOPIN; elle confiera cette tâche à un sous-traitant.
• La Commune n’aura jamais accès à l’intérieur du kiosque en cas de problèmes techniques ou autres. Si certains problèmes sont constatés aux GAB ou dans le cadre de leur fonctionnement, la Commune contactera BATOPIN en vue de résoudre ces problèmes. BATOPIN ne prend aucun engagement concernant le délai endéans lequel ces problèmes seront effectivement résolus.
• BATOPIN a pour mission de prévoir l’entretien du kiosque, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur et ce même en cas de vandalisme. BATOPIN supportera tous les frais afférents à l’installation, l’exploitation, l’entretien, l’enlèvement et le déplacement des dispositifs installés et aménagés sur la superficie concédée.

9. Affichage de logos

• BATOPIN se réserve le droit d’apposer des marques sur le kiosque GAB et sur les GAB. Ainsi, le logiciel affichera notamment les logos et designs de BATOPIN ou de ses marques ainsi que les logos et designs de tiers, comme les fournisseurs de schémas de paiement ou les intermédiaires qui sont impliqués de quelque manière que ce soit dans le processus des transactions de paiement avec des cartes de débit ou de crédit, ainsi que les logos et designs des schémas de paiement et du fabricant des GAB. Les écrans des GAB présenteront les mêmes textes et publicités que tous les autres logiciels du même type exploité par BATOPIN dans son réseau.
• BATOPIN se réserve le droit d’afficher les messages de son choix sur les logiciels, et ce, sans l’autorisation de la Commune ou sans qu’une quelconque indemnité à cet égard soit due.

10. Installation de systèmes de caméras

• BATOPIN se réserve le droit d’installer une surveillance caméra de son choix sur le kiosque. Cette surveillance caméra peut être prévue tant à l’extérieur qu’à l’intérieur du kiosque. Pour la surveillance caméra à l’extérieur du kiosque, il doit obtenir l’accord préalable et écrit de la Commune.
• BATOPIN prévoira cette surveillance caméra conformément à la loi du 21 mars 2018 réglant l’installation et l’utilisation de caméras ou tout amendement ultérieur et veillera à ce que cette surveillance caméra satisfasse à tout moment à la législation et à la réglementation en vigueur.
• BATOPIN prend exclusivement cette mesure pour garantir le bon fonctionnement des GAB et la sécurité du kiosque.

11. Remplacement et enlèvement des GAB

Au plus tard une semaine avant le début de l’installation, un état des lieux d’entrée de l’emplacement sera établi, en présence des parties, par un expert indépendant et impartial qui sera désigné d’un commun accord par les parties (ou, à défaut d’un tel accord, par le juge compétent). Les frais relatifs à l’état des lieux d’entrée sont entièrement supportés par BATOPIN.

L’état des lieux d’entrée fait partie intégrante du contrat. Il est signé par les parties et est joint à titre d’Annexe 3 au contrat.

Lors de toute modification importante apportée ultérieurement à l’emplacement, chaque partie peut exiger qu’un état des lieux complémentaire soit établi. Une telle annexe est signée par les parties et est jointe à l’état des lieux d’entrée joint à titre d’Annexe 3 au contrat.

Lors du départ, un état des lieux de sortie sera établi, en présence des parties, par un expert indépendant et impartial qui sera désigné d’un commun accord par les parties (ou, à défaut d’un tel accord, par le juge compétent). Cet état des lieux reprend également les frais relatifs à la réparation de tous dommages éventuels. Les frais relatifs à l’état des lieux de sortie sont également supportés par BATOPIN en totalité.

À la fin du contrat, la société devra remettre en état, et à ses entiers frais, la parcelle dans son pristin état, en ceux compris les canalisations et câbles passés en sous-sol.

12. Assurances

Les kiosques GAB et les GAB installés par BATOPIN sont couverts par les polices d’assurance globales souscrites. Voir annexe 4.

BATOPIN transmettra à la demande de la Ville une copie des polices souscrites (conditions générales et particulières).

Les parties au présent contrat renoncent mutuellement à tout recours qu’elles pourraient éventuellement exercer l’une contre l’autre ainsi que, à la condition de réciprocité, contre le propriétaire, le superficiaire, l’emphytéote, le locataire, le sous-locataire, le cédant, le cessionnaire, les utilisateurs, les occupants, le gérant et le gardien du bâtiment ainsi que contre toutes personnes dans leur service et leurs mandataires, portant sur toute forme de dommage matériel ou immatériel qu’elles subiraient suite à des événements comme un incendie, des dégâts des eaux ou des accidents.  

13. Frais

BATOPIN supporte tous les frais afférents à l’installation, l’exploitation, l’entretien et le déplacement liés aux GAB et au kiosque.

14. Responsabilité

La responsabilité de la Ville ne pourra jamais être recherchée en raison de son titre de propriété ou de la surveillance qu’elle entend exercer quant à l’entretien du bien occupé, pour tout accident ou tout dommage qui pourraient se produire, soit dans le chef de l’occupant, soit dans le chef des tiers.

L’occupant est tenu de garantir la Ville contre toute action en dommages qui trouverait son origine dans les activités qu’il exerce en application de la présente convention et déclare expressément se substituer à la Ville dans toute action qui serait mue contre elle sauf le cas où la responsabilité de la Ville, de ses représentants ou de ses préposés dans le dommage ou accident serait directement engagée par suite du non-respect de ses obligations légales et/ou contractuelles.

15. Interruption temporaire des services

• Toute nuisance, inaccessibilité ou interruption de la possibilité d’exploitation connue à l’avance doit être communiquée par la Commune à BATOPIN au moins 15 jours ouvrables à l’avance via mail électronique à [email protected].
• La Commune ne subit aucune conséquence si cette nuisance, inaccessibilité ou interruption de la possibilité d’exploitation est limitée à 20 jours ouvrables. Toutefois, une indisponibilité exceptionnelle des GAB n’est pas exclue.
• Si la nuisance, inaccessibilité ou interruption de la possibilité d’exploitation dure plus longtemps que 20 jours ouvrables, il peut être envisagé de déplacer le kiosque dans un lieu plus approprié, décidé d’un commun accord entre BATOPIN et la Commune.
• Si la Commune ne communique pas en temps utile, comme décrit ci-dessus, à BATOPIN la nuisance, l’inaccessibilité ou l’interruption de la possibilité d’exploitation, la Commune supportera tous les frais y afférents pendant toute la période. On entend notamment par frais, les interventions prévues sur le distributeur automatique ou les transports de fonds qui ne peuvent pas se poursuivre, les pertes de chiffres d’affaires, etc.

16. Force majeure

• La partie qui est confrontée à un cas de force majeure en informera l’autre partie dans les plus brefs délais possibles. L’apparition d’un cas de force majeure entraîne une suspension temporaire des engagements des parties.
• Si le cas de force majeure dure plus longtemps que deux mois, chaque partie aura le droit de résilier le contrat avec effet immédiat par courrier recommandé. Le cas échéant, aucune indemnité ne sera due à la suite de cette résiliation.

17. Condition suspensive

Les parties conviennent expressément que le présent contrat, avec les droits et obligations en découlant (à l’exception des droits et obligations qui, par leur nature ou par une clause contractuelle, doivent déjà être respectés avant de remplir les conditions suspensives), est conclu sous réserve de l’accomplissement en temps utile des conditions suspensives cumulatives suivantes :

• sous réserve de toute modification dans la réglementation en vigueur, de sorte que l’exploitation des logiciels soit/reste approuvée dans de telles solutions architecturales
• obtention d'un permis d’urbanisme et contre lequel une introduction de recours n’est plus possible pour les travaux qui sont soumis à un permis d’urbanisme et nécessaires pour adapter l’environnement et le site pour les besoins de BATOPIN,
• obtention des autorisations de fouilles nécessaires, collaboration des services communaux et faisabilité économique des raccordements nécessaires sur le réseau d’électricité et de données existant.

Ces conditions suspensives doivent être remplies au plus tard le……………... Ce délai peut être prolongé moyennant un accord préalable et écrit entre les parties.

Si une ou plusieurs conditions suspensives ne sont pas remplies en temps utile, le présent contrat prend fin de plein droit, sans qu’une partie soit redevable de dommages-intérêts à l’égard de l’autre partie, sauf si ce non-accomplissement des conditions suspensives est dû à un manquement dans le chef de l’une des parties.

18. Dispositions générales

• La nullité d’une des dispositions du présent contrat n’entraîne aucunement la nullité de l’intégralité du contrat. La nullité se limitera à la disposition concernée.
  Le cas échéant, les parties négocieront de bonne foi en vue de remplacer la disposition nulle par une disposition valide qui se rapprochera le plus possible de la disposition nulle.
• Le présent contrat est soumis au droit belge, à l’exclusion des règles du droit privé international.
  Seuls les tribunaux et les cours de l’arrondissement judiciaire du Hainaut, division Tournai, sont compétents pour trancher les éventuels litiges entre les parties portant sur l’exécution du présent contrat.
• Les parties déclarent que les personnes qui signent le présent contrat disposent des droits et procurations nécessaires pour conclure un contrat valable et contraignant avec l’autre partie.
• BATOPIN est tenu d’enregistrer le présent contrat dans les 4 mois suivant sa signature ou, dans la mesure où toutes les conditions suspensives ne sont pas encore remplies au moment de la signature, dans les 4 mois suivant l’accomplissement de la dernière condition suspensive. Tous les frais, droits d’enregistrement, amendes et/ou intérêts liés à l’enregistrement du présent contrat sont imputés à charge de BATOPIN.

Ainsi fait à Tournai la date de signature en autant d’originaux que de parties.

Chaque partie déclare avoir reçu un original.

Au nom de la Commune,

Le Directeur général                                               Le Bourgmestre

Pierre-Yves MAYSTADT                                         Paul-Olivier DELANNOIS

Au nom de BATOPIN SA,

ceo BATOPIN SA

Jeroen GHYSEL.».