Tournai, Quartier Ruquoy. Élections communales du 13 octobre 2024. Occupation de la caserne Ruquoy. Convention d'occupation de locaux au profit de l'administration communale. Approbation.

Considérant que les élections communales auront lieu le 13 octobre 2024;

Considérant que, comme lors des élections précédentes, les autorités militaires ont été sollicitées afin de pouvoir disposer des infrastructures de la caserne Ruquoy, sises à Tournai, rue de la Citadelle, en vue d’y organiser les opérations de dépouillement (75 bureaux de dépouillement, 3 bureaux principaux et cellule chargée de l’encodage/vérification des résultats);

Considérant l’arrêté d’autorisation domaniale n° 68.24497, adressé par courriel le 22 juillet 2024 par le Centre de compétence de l’infrastructure du Service public fédéral Défense;

Considérant que cet arrêté prévoit notamment :

• la mise à disposition des locaux du vendredi 11 octobre 2024, après 15 heures (fin des cours) au lundi 14 octobre 2024, à 8 heures (article 1);
• le renvoi du récépissé-engagement dans les 10 jours de la réception de l’arrêté (article 13);
• l’établissement d’un état des lieux contradictoire avant et après occupation (article 14);
• le balisage des chemins accédant aux biens (article 15);
• la communication préalable de la liste des personnes habilitées à accéder au site (article 16);
• une redevance et des frais pour la mise à disposition (articles 17, 18, 19, 20 et 21) : 
  • redevance : 50,00 €;
  • frais administratifs : 60,00 €;
  • utilisation des infrastructures : 2.302,56 €;
  • personnel de garde supplémentaire (estimation) : 4.825,24 €;
• la souscription d’une assurance couvrant (article 23) :
  • tout dégât, tant matériel que corporel;
  • l’incendie («risque locatif» + «recours par des tiers»);

Considérant qu'en séance du 22 août 2024 le collège communal a marqué son accord de principe, sous réserve de la décision du conseil communal, sur :

• l’occupation, dans le cadre des élections communales, des infrastructures de la caserne Ruquoy, sises à Tournai, rue de la Citadelle, en vue d’y organiser les opérations de dépouillement, le dimanche 13 octobre 2024;
• les termes de l’arrêté d’autorisation n° 68.24497 adressé par le Service public fédéral Défense dans le cadre de ladite occupation;

Considérant qu'en même séance, le collège communal a décidé d’engager la somme de 7.127,80 € à l’article 1042/123-48 (élections) dans le cadre de la liquidation de la facture compte tenu de l’estimation de certains coûts (redevance et divers frais pour utilisation des locaux et personnel de garde supplémentaire…);

Sur proposition du collège communal;

À l'unanimité;

DÉCIDE

de marquer son accord sur :

1. l’occupation, dans le cadre des élections communales, des infrastructures de la caserne Ruquoy, sises à Tournai, rue de la Citadelle, en vue d’y organiser les opérations de dépouillement, le dimanche 13 octobre 2024;
2. l’arrêté d’autorisation n° 68.24497 adressé par le Service public fédéral Défense dans le cadre de ladite occupation, dont les termes suivent :

"AUTORISATION DOMANIALE SUR LE DOMAINE MILITAIRE

N° 68.24497

Le Chef de la Sous-section Infra Domaines de la Direction Générale Material Resources, ci-après dénommé MRC&I-I/Dm,

• Vu le décret des 8-10 juillet 1791, concernant la conservation et le classement des places de guerre et postes militaires, la police des fortifications et autres objets y relatifs;
• Vu l’arrêté royal du 2 décembre 2018 déterminant la structure générale du Ministère de la Défense et fixant l’attribution de certaines autorités militaires;
• Vu la directive CHOD-SPS-PREST-ADMI-002/PPT du 1er juin 2006;
• Vu la directive DGBF-GID-BMGT-BXXX-001 du 1er juillet 2016;
• Vu la directive DGMR-SPS-DSINFR-ISRX-002-E005-R000 du 1er juillet 2019;
• Vu l’autorisation domaniale n°68.24276 autorisant l’organisation des bureaux de dépouillement pour les élections de juin 2024 dans le Quartier RUQUOY à TOURNAI;
• Vu la demande d’appui de l’Administration communale de Tournai par son courrier daté du 4 mars 2024 pour l’organisation des bureaux de dépouillement pour les élections d’octobre 2024;
• Vu l’avis favorable du Commandant du Quartier par sa note DocID 24-00054216 du 18 mars 2024;
• Vu l’avis du Cabinet Chef de la Défense Sous-Section Prestations pour Tiers n° 20240172 du 16 juillet 2024 référant à la décision du Vice-Chef de la Défense en date du 5 mars 2024;
• Vu l’accord de principe de MRC&I-I/DM/COMDO par courriel du 16 juillet 2024;

DÉCIDE

Chapitre I : Description du bien et types d’activités autorisées

Article 1 :

La présente autorisation a pour objet de permettre à l’Administration communale de TOURNAI, rue Saint-Martin n° 52 à 7500 TOURNAI, ci-après dénommée «le permissionnaire», représentée par Monsieur Paul-Olivier DELANNOIS, Bourgmestre, et Monsieur Pierre-Yves MAYSTADT, Directeur général, l’occupation de locaux répartis entre les BM5, BM29 et BM31 du Quartier RUQUOY à TOURNAI, ci-après dénommés «le bien», dans le cadre des élections du 13 octobre 2024.

Les locaux seront mis à disposition à partir du vendredi 11 octobre 2024 à partir de 15h00 (fin des cours) et devront être libérés pour le lundi 14 octobre 2024 avant 8h00.

Chapitre II : Conditions générales

Article 2 :

L’autorisation n’est pas transmissible. Elle est accordée à titre de simple tolérance, constamment révocable, sans indemnité en fonction des besoins de la Défense. Le permissionnaire reconnaît expressément la précarité de cette autorisation et s’interdit de donner le bien en location ou de céder tout ou partie de la tolérance qui lui est accordée à qui et de quelque manière que ce soit, même à titre gratuit.

Article 3 :

La présente autorisation ne dégage en rien le permissionnaire de l’application de la législation et des divers permis requis, notamment concernant l’urbanisme, l’environnement, la protection de l’emploi, l’hygiène et la sécurité (entre autres machines et installations).

Article 4 :

Toutes les taxes, impôts et redevances, existants ou à venir, qui grèvent ou qui pourraient grever le domaine militaire dans le cadre de la présente autorisation, sont intégralement à charge du permissionnaire.

Article 5 :

Toutes les activités genre airsoft, paintball, tir 3D nature ou toute autre force d’activités de ce genre, ainsi que les activités polluantes sont strictement interdites sur le domaine militaire.

Article 6 :

Le non-respect total ou partiel par le permissionnaire des obligations reprises dans la présente autorisation peut entraîner la résiliation d’office de l’autorisation en question.

Article 7 :

Le bien reste domaine militaire faisant partie du domaine public de l’Etat et ne peut être grevé d’un droit réel. Les dispositions du code civil relatives au contrat de louage ne lui sont pas applicables. Le droit d’octroyer d’autres autorisations ou concessions domaniales sur le bien est de la compétence exclusive du Ministre de la Défense, ici représenté par le Chef de la Sous-section Infra Domaines de MRC&I.

Article 8 :

Le permissionnaire s’engage à veiller en bon père de famille au bien mis à sa disposition. Il laissera le bien dans un parfait état de propreté. Le permissionnaire ne peut EN RIEN modifier le bien donné en autorisation sans l’accord écrit préalable à MRC&I-I/Dm. Le permissionnaire autorise MRC&I-I/Dm à restaurer la propriété dans son état d’origine, par mesure d’office, et à ses frais, s’il ne s’est pas tenu aux instructions données.

Article 9 :

Le permissionnaire informera aussi vite que possible, et en tout cas dans les 48 heures, MRC&I-I/Dm des dégradations, détériorations qui se seraient produites sur le bien.

Le dommage, quel qu’il soit, qui aura été causé par le permissionnaire sera réparé à ses frais.

Article 10 :

Les membres du personnel de la Défense (en raison de leur fonction) ont en permanence accès au bien afin de s’assurer de ce que le permissionnaire n’a pas outrepassé ou modifié les conditions reprises dans le présent arrêté et de ce qu’il s’acquitte correctement et pleinement des obligations que contient le présent arrêté.

Article 11 :

Les activités de la Défense restent prioritaires sur le bien.

Article 12 :

À tout moment, sans avoir à donner de préavis et sans formalité, le Ministère de la Défense a le droit de disposer temporairement de tout ou partie du bien sans que le permissionnaire puisse s'y opposer, ni élever aucune prétention ou réclamation à des dommages et intérêts de ce chef :

• Pour faire exécuter tout travail qu'il estime nécessaire;
• Pour tout autre motif dont il est seul juge.

Article 13 :

Le permissionnaire délivrera à MRC&I-I/Dm, rue d’Evere 1 – Boite 28, 1140 BRUXELLES, dans les 10 jours qui suivent la réception du présent arrêté, le récépissé-engagement ci-joint, par lequel, il reconnaîtra avoir pris pleine connaissance des dispositions qu'il contient et par lequel il s'engagera à se soumettre auxdites dispositions sans réserve.

Article 14 :

Un état des lieux sera établi contradictoirement, au besoin, par un délégué de MRC&I-I/Dm et un délégué du permissionnaire lors de la prise en jouissance du bien et lors de la résiliation de l’autorisation.

Chapitre III : Conditions particulières

Article 15 :

Les modalités d’accès et l’utilisation pratique sont à régler avec le Commandement du Quartier TEXTE MASQUÉ | RGPD

L’accès aux infrastructures militaires non reprises dans le présent arrêté d’autorisation est strictement interdit.

La Ville de Tournai se chargera de placer les affichages pour indiquer les bureaux, de placer des barrières HERAS pour délimiter les zones utilisées ainsi que des séparations nécessaires dans les locaux.

Le nettoyage des locaux sera effectué dès la fin du dépouillement des bulletins de vote par du personnel de la Ville de Tournai.

Article 16 :

Le permissionnaire devra remettre au Commandant du Quartier, une liste, dans laquelle figureront les noms, prénoms, date et lieu de naissance, adresse du domicile ainsi que le numéro de la carte d’identité nationale des utilisateurs, des participants ou d’au moins les organisateurs responsables et/ou accompagnateurs et ce quinze jours calendrier avant la première utilisation du bien.
Aucune activité ne pourra avoir lieu sur le bien si cette formalité n’est pas effectuée.

Toute personne non reprise dans cette liste fera l’objet des procédures de contrôle d’accès applicables aux visiteurs occasionnels des quartiers militaires sécurisés et ce conformément aux prescriptions de la réglementation sur la sécurité militaire.

Chapitre IV : Frais

Les coûts de l’utilisation autorisée de l’infrastructure comprenant la redevance, les frais de consommation et d’entretien et toute autre prestation qui serait fournie, seront calculés conformément à la réglementation applicable au sein du Ministère de la Défense et en particulier la directive DGBF-GID-PSSTCOS-BXXX-002 et la directive CHOD-SPS-PREST-ADMI-002. En complément, des frais administratifs sont pris en compte sur base d’un forfait.

Une estimation des coûts de la prestation prévue à l'article 1er, établie conformément à la tarification en vigueur au moment de la délivrance de l’autorisation, est fournie dans ce chapitre. Les frais redevables à la Défense seront, après l’exécution de la prestation, facturés par le service budgétaire compétent du Département de la Défense sur base du rapport de prestations. La redevance est collectée par le SPF Finances.

Toute modification de l'utilisation de l'infrastructure prévue à l'article 1 doit être obligatoirement signalée par le permissionnaire àTEXTE MASQUÉ | RGPD, en indiquant le numéro de l'autorisation, au plus tard 21 jours calendriers suivant le jour de la dernière utilisation visée à l'article 1, ou si la durée d'utilisation autorisée dépasse la durée d'UN an, au plus tard 21 jours calendriers suivant le jour de l'expiration de l'année dernière.

A défaut de notification dans ce délai, les prestations seront réputées exécutées et acceptées par le permissionnaire et le montant dû pour la période d'utilisation concernée sera facturé conformément à la tarification en vigueur au moment de la délivrance de l’autorisation, à moins que le permissionnaire n'ait été avisé à l'avance des changements dans la tarification.

Article 17 : Redevance

Le permissionnaire s’acquitte d’une redevance unique fixée à 50 €.

Le permissionnaire recevra du SPF Finances – Service FinDomImmo une invitation de paiement.

En cas d’arrêt prématuré de l’autorisation, la redevance déjà payée reste acquise par l’Etat belge.

Article 18 :  Frais d’infrastructure

Coûts d’estimation : sur base du tarif de mars 2024

Période hivernale : du 1 octobre au 30 avril inclus - Période estivale : du 1er mai au 15 octobre inclus.

Article 19 :  Frais administratif

Les frais administratifs sont établis sur base d’un forfait de 60 € et sont à charge du permissionnaire.
Ces frais administratifs seront facturés par le service budgétaire compétent du Département Défense en même temps que les autres frais éventuels redevables à la Défense.

Article 20 : Personnel et matériel

Dans le cadre de cette autorisation, les frais pour le personnel et matériel sont les suivants : 4.825,24 € pour entre autres l’ouverture de l’entrée secondaire.

Article 21 : Coûts totaux portés en compte par la Défense

A l’exception de la redevance, le coût total estimé pour l’utilisation envisagée à l’article 1 :

Frais administratifs                    €      60,00

Frais d’infrastructure                 € 2.302,56

Coût personnel et matériel        € 4.825,24

TOTAL                                       € 7.127,80

Article 22 : Adresse de facturation

Administration communale

Collège échevinal

Rue Saint-Martin, 52

7500 TOURNAI   

Chapitre V : Responsabilité et assurances

Article 23 :

Le permissionnaire prend à sa charge la responsabilité de tout dégât, tant matériel que corporel, aussi bien occasionné à lui-même et à ses biens, qu’à l’Etat belge, aux membres de son personnel et à des tiers, et ce durant et en exécution de l’autorisation et interviendra volontairement dans chaque conflit résultant de la présente autorisation.

Le permissionnaire garantira l’Etat et son personnel contre tout recours de tiers pour tout dégât occasionné durant et en exécution de l’autorisation.

L’Etat ne peut en aucun cas être tenu responsable de dégâts ou perte de matériel appartenant au permissionnaire, ni être tenu responsable pour tout défaut, visible ou non visible, de l’installation donnée en autorisation. Le permissionnaire renonce à tout recours à l’encontre de l’Etat et des membres de son personnel en relation avec toute responsabilité y afférente.

Le permissionnaire est présumé responsable des dégâts d’incendie s’il ne fait la preuve du contraire.

Le permissionnaire devra dès lors prendre une assurance couvrant sa responsabilité en cas d’incendie par rapport à la Défense (“le risque locatif”) pendant toute la durée d’utilisation du bien. Les installations données en concession doivent être assurées pour leur valeur réelle (déterminée par l’assureur).

Le permissionnaire est tenu de prendre une assurance couvrant sa responsabilité à l’égard de tiers (“recours par des tiers”) en cas d’incendie.

Ces assurances doivent couvrir tous les dommages résultant des dangers énumérés dans l’article 1 de l’arrêté royal du 24 décembre 1992 (AR concernant l’assurance incendie et autres dangers en ce qui concerne les risques simples) ou la responsabilité civile en cette matière.

Le permissionnaire conclura une police d’assurance couvrant sa responsabilité civile, et celle de ses membres et/ou utilisateurs du bien, aussi bien qu’une assurance accident personnelle.

La police d’assurance en question devra comporter les clauses suivantes :

• Une clause stipulant que la compagnie d’assurance renonce à tout recours contre l’Etat et les membres de son personnel.

• Une clause stipulant que la suspension de la couverture, la résiliation, la cessation ou toute autre modification apportée à la convention ne prendra effet qu’au quinzième jour après la notification donnée par l’assureur à la sous-section Infra Domaines de MRC&I par lettre recommandée.

Article 24 :

Cette autorisation entrera en vigueur à partir de l'envoi au Ministère de la Défense du récépissé-engagement dont il est question dans l’article 13.

Fait à BRUXELLES,

X

_______________________

Erik VAN RECKEM, ir

Lieutenant-colonel breveté d’état-major

Chef de la Sous-section Infra Domaines.".