Marché public - Création et installation d'un système de vidéosurveillance dans l'entité de Tubize pour l'année 2026 - Mode de passation et Cahier spécial des charges

Note de synthèse explicative :

1/ PST :

- PST 2025-2030 : 

- Projet n°277 - Agir énergiquement en vue de réduire le sentiment d'insécurité des citoyens. 

2/ PIECES DU DOSSIER :TEXTE MASQUÉ | RGPD

3/ RETROACTES :

• Le 03 novembre 2025 : le Collège communal a décidé :

- D'attribuer le marché, par procédure négociée sans publication préalable, ayant pour objet la désignation d'un expert en sécurité et consultance pour les caméras de l'entité de Tubize, à la firme AV Protec (succursale AV Protec - France) sise à Drève Gustave Fâche, 1 à 7700 Mouscron, au montant de son offre régulière contrôlée de 33.030,00 HTVA, soit 39.966,30 euros TVAC repartie en quatre phases et conforme au cahier spécial des charges 2025-24.

- De procéder à l'engagement du montant total du marché dont les commandes s'effectueront, conformément au cahier spécial des charges 2025-24, phase par phase comme suit :

- Phase 1 : réalisation de l'étude plan caméras (POC) : 7.470,00 euros HTVA, soit :9.038,70 euros TVAC

- Phase 2 : réalisation du dossier d’adjudication : 5.890,00 euros HTVA, soit : 7.126,00 euros TVAC

- Phase 3 : établissement et analyse des offres : 3.030,00 euros HTVA, soit : 3.666,30 euros TVAC

- Phase 4 : suivi de l'exécution du marché : 16.640,00 euros HTVA, soit : 20.134,40 euros TVAC

4/ ANALYSE :

• Le marché ayant pour objet la création et l'installation d'un système de vidéosurveillance dans l'entité de Tubize pour l'année 2026 sera réalisé par procédure ouverte sur base de l’article 36 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ;
• Le marché conclu pour l'année 2026 sera renouvelable par tacite reconduction quatre fois. La durée totale du marché, reconductions comprises est de 5 ans, soit de 2026 à 2030, sauf résiliation anticipée. En effet, le présent marché concerne la création, l’installation et la maintenance d’un système complet de vidéosurveillance, comprenant notamment l’acquisition de caméras, d’enregistreurs, d’infrastructures de communication et de logiciels de gestion. Ce type d’équipement présente un cycle de vie technique supérieur à quatre ans, tant au niveau de la durée d’amortissement des composants que des exigences de maintenance intégrée et d’évolution logicielle.

  Afin d’assurer :

- la cohérence technologique du système sur un cycle complet installation–stabilisation–exploitation,

- la continuité du service et la maîtrise des paramètres de cybersécurité,

- l’optimisation financière tenant compte des coûts d’acquisition, d’intégration, de paramétrage et de transition,

- et la réduction des risques d’incompatibilité liés à un changement prématuré d’opérateur, il apparaît nécessaire de prévoir une durée contractuelle totale de cinq ans, incluant les reconductions.  Cette durée permet d’aligner le marché sur le cycle technique et financier réel du système de vidéosurveillance et constitue, à ce titre, une dérogation objectivement justifiée au principe général des quatre ans.

• L'expert en sécurité et consultance AV Protec a établi le cahier spécial des charges 2026-06 relatif à ce marché.

5/ INFORMATIONS FINANCIERES :

- Montant total de l’estimation : 1.690.000,00 euros TVAC, soit 1.396.694,21 euros HTVA reparti comme suit :

Pour l'investissement : 1.460.000,00 euros TVAC (Montant total des budgets des années 2026 à 2030)

- N° article : 330/744-51

- N° projet : 20250019

- Intitulé article : Acquisition de caméras et de radars en collaboration avec la zone de Police - SAG

- Crédit initial : 460.000,00 euros

Promesse ferme de subside : /

Les crédits nécessaires seront inscrits aux budgets ordinaires des exercices 2027, 2028, 2029 et 2030.

Pour la maintenance : 230.000,00 euros TVAC

- N° article : 300/124-06

- Intitulé article : Prestations techniques de tiers spécifiques à la fonction - Entretien caméras

Il n'y aura pas de frais de maintenance en 2026. Les crédits nécessaires seront inscrits aux budgets ordinaires des exercices 2027, 2028, 2029 et 2030.

Décision :

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, les articles L1222-3 et L1222-4 ;

Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et ses arrêtés royaux d’exécution ;

Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ;

Considérant que l'autorité adjudicatrice est l'Administration communale de Tubize, Grand Place, 1 à 1480 Tubize ;

Considérant que le marché de travaux a pour objet la création et l'installation d'un système de vidéosurveillance dans l'entité de Tubize pour l'année 2026 ;

Considérant que le marché peut être reconduit tacitement 4 fois maximum ; Que la durée totale du marché, reconductions comprises est de 5 ans, soit de 2026 à 2030, sauf résiliation anticipée ; En effet, le présent marché concerne la création, l’installation et la maintenance d’un système complet de vidéosurveillance, comprenant notamment l’acquisition de caméras, d’enregistreurs, d’infrastructures de communication et de logiciels de gestion. Ce type d’équipement présente un cycle de vie technique supérieur à quatre ans, tant au niveau de la durée d’amortissement des composants que des exigences de maintenance intégrée et d’évolution logicielle. Afin d’assurer :

- la cohérence technologique du système sur un cycle complet installation–stabilisation–exploitation,

- la continuité du service et la maîtrise des paramètres de cybersécurité,

- l’optimisation financière tenant compte des coûts d’acquisition, d’intégration, de paramétrage et de transition,

- et la réduction des risques d’incompatibilité liés à un changement prématuré d’opérateur, il apparaît nécessaire de prévoir une durée contractuelle totale de cinq ans, incluant les reconductions.  Cette durée permet d’aligner le marché sur le cycle technique et financier réel du système de vidéosurveillance et constitue, à ce titre, une dérogation objectivement justifiée au principe général des quatre ans ;

Considérant que le montant total du marché estimé à 1.396.694,21 euros HTVA, soit 1.690.000,00 euros TVAC sera réalisé par procédure ouverte sur base de l’article 36 de la loi du 17 juin 2016 ;

Considérant le cahier spécial des charges 2026-06 établi par l'expert en sécurité et consultance AV Protec ;

Considérant le rapport du Service Dépenses ;

A l'unanimité des membres présents ;

DECIDE :

Article 1er - De charger le Collège communal de réaliser un marché public, par procédure ouverte, ayant pour objet création et l'installation d'un système de vidéosurveillance dans l'entité de Tubize pour l'année 2026, pour un montant total estimé à 1.396.694,21 euros HTVA, soit 1.690.000,00 euros TVAC.

Article 2 - D'arrêter le cahier spécial des charges 2026-06 relatif à ce marché établi par l'expert en sécurité et consultance AV Protec.

Article 3 et dernier - Le présent marché est soumis à l’autorité de tutelle lors de son attribution.