Règlement caution pour l'occupation de salles communales – Exercice 2026 à 2031 - Approbation

Considérant l'avis positif du Directeur Financier remis en date du 14/10/2025,

Vu le règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) entré en vigueur le 25 mai 2018 ;

Vu l’AGW du 13 décembre 2018 fixant les conditions de diffusions du son amplifié électroniquement dans les établissements ouverts au public ;

Vu l’AGW du 4 juillet 2002 fixant les conditions générales d’exploitation des établissements visés par le décret du 11 mars 1999 relatif au permis d’environnement ;

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;

Vu la délibération du 4 novembre 2019 relative au règlement communale et redevances pour l’occupation de salles communales ;

Vu sa délibération relative à la mise à disposition des locaux communaux à titre gratuit votée ce jour ;

Vu sa délibération de ce jour fixant les redevances pour l’occupation des salles communales ;

Vu sa délibération de ce jour fixant le règlement d’ordre intérieur pour l’occupation des salles communales ;

Considérant que les salles ne sont pas toujours remises dans leur état initial par les locataires après les occupations (nettoyage, rangement, ...) ;

Considérant que la remise en état de propreté des locaux est exigée lors de chaque location, qu'il s'impose de consigner des sommes suffisantes au paiement du nettoyage par les services communaux en cas de carence des locataires ;

Considérant qu'il convient de fixer le coût de ce service tant pour le répercuter sur le tarif de la location "nettoyage compris" que pour pouvoir le retenir sur les cautions en cas de non remise en état des lieux après manifestation ;

Vu la communication du dossier au Directeur financier faite en date du 13 octobre 2025  conformément à l’article L 1124-40 §1,3°et 4° du CDLD ;

Vu l’avis favorable rendu par le Directeur financier en date du 14 octobre 2025;

Sur proposition du Collège communal ;       

Après intervention de M. N. Parent;                

Après en avoir délibéré ;

A l'unanimité;

DECIDE :

Article 1 :

Il est établi, pour les exercices 2026 à 2031, une caution communale pour l'occupation des salles communales de l'entité. 

Article 2 :

Le présent règlement régit les conditions générales de caution dans le cadre de la location pour toute occupation des salles communales gérées par la Commune de Wanze.

• Salle « Jacques Brel », rue L. Delloye, 1 à WANZE ;
• Salle « Au Gros Buisson », rue Saint Martin, 3 à ANTHEIT ;
• Salle « Henri Delbrouck », rue Charles Frère, 5 à VINALMONT ;
• Salle de « Longpré », rue du Temple, 1 à LONGPRE.

Article 3 :

Une caution garantissant à la Commune une indemnisation liée à des dommages éventuels causés par le locataire à son patrimoine sera exigée à titre de garantie.

Le locataire devra verser une caution d’un montant de :

- 150 € pour les salles « Au Gros Buisson », « Henri Delbrouck », et « Longpré »

- 620 € pour la salle « Jacques Brel » 

Le Collège communal se réserve le droit d’imposer une caution permanente au locataire qui occupe des locaux de manière récurrente.

La caution sera remboursée totalement ou partiellement suivant l’état des lieux établi après l’occupation des locaux et dont question à l’article 11.

Cette caution pourrait être conservée intégralement ou partiellement :

- si la salle n’est pas rangée et nettoyée dans les règles de l’art, sans justification valable, dans le cas où le locataire aurait choisi de nettoyer la salle lui-même ;

- si la salle est rendue dans un état de saleté exagéré ou en cas de non-respect de l’une des obligations reprises dans le présent règlement, en cas de nettoyage par les soins de l'Administration communale. Il en sera fait mention dans l’état des lieux de sortie.

En cas de litige entre le délégué communal et le locataire sur le constat de l'état de propreté des salles, un agent responsable du Service travaux tranchera.

Si des dégâts ont été constatés, la caution versée sera bloquée jusqu’à l’établissement d’un devis de remise en état de l’infrastructure ou de remplacement du matériel endommagé.

Le montant du devis et des frais y afférents seront directement déduits de la caution. Le solde éventuel sera restitué au locataire dans les meilleurs délais.

Si cette dernière s’avère insuffisante, en cas de litige, le Collège communal se réserve le droit de facturer les frais complémentaires et de les récupérer par toute voie de droit.

Exception faite des dossiers litigieux, le remboursement sera effectué par versement sur le compte bancaire du locataire, dans les 30 jours qui suivent l’occupation.

Article 4 :

La Commune est soumise au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (« RGPD »). Les données à caractère personnel récoltées et traitées dans le cadre de l’application du présent règlement le sont par les personnes, pour les finalités, pour une durée et selon les méthodes définis ci-après :

• Responsable de traitement : Commune de Wanze, Chaussée de Wavre 39 à 4520 Wanze.
• Délégué à la protection des données : [email protected].
• La finalité du traitement : Perception d’une caution en cas d’occupation de salles communales.
• Données collectées : données d’identification et données financières.
• Durée de conservation : durée de 10 ans. Les données sont ensuite supprimées ou transférées aux archives de l’Etat suivant leurs instructions.
• Méthode de collecte : via la demande.
• Communications des données : les données ne seront communiquées qu’à des tiers autorisés par ou en vertu de la loi, notamment en application de l’article 327 du code des impôts sur les revenus, ou à des sous-traitants du responsable de traitement
• Les droits suivants sont garantis conformément à la réglementation en matière de protection des données :

le droit à l’information et à la transparence à la fois spontanée et à la demande ;

            le droit de consultation ou droit d’accès ;

            le droit de rectification ou de correction ;

            le droit à l’oubli et à l’effacement des données ;

            le droit au libre consentement et au retrait du consentement donné ;

le droit d’opposition général et/ou à la prospection ou au marketing direct ;

            le droit à la limitation du traitement ;

            le droit au transfert ou à la portabilité des données ;

            le droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée ;

le droit de vous voir notifier les failles de sécurités qui vous concernent le cas échéant.

• Si une violation de la réglementation en vigueur est suspectée concernant le traitement des données personnelles, une réclamation peut être déposée ou un recours introduit auprès de l’autorité de contrôle et de protection des données. Le DPO de la Commune de Wanze peut également être saisi.

Article 5 :

Le présent règlement entrera en vigueur le 1er janvier 2026 après accomplissement des formalités de la publication faites conformément aux articles L1133-1 à 2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.