Pôle RH et Education, Service RH - Projet d’annexe au Règlement de Travail relative aux chèques-repas

Vu la loi du 8 avril 1965 instituant le règlement de travail ;

Vu les articles L1122-30, L1123-23, L1211-3 et L3131-1 §1er 2° du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;

Vu le Code des Impôts sur les revenus 1992, modifié par la loi du 22 décembre 2009 portant des dispositions fiscales et diverses ;

Vu la loi du 6 décembre 2015 modifiant le Code des impôts sur les revenus 1992 en matière de titres-repas et d'avantages non-récurrents liés aux résultats ;

Vu la loi du 30 décembre 2009 portant des dispositions diverses ;

Vu l’Arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs ;

Vu l’Arrêté royal du 12 octobre 2010 fixant les conditions d'agrément et la procédure d'agrément pour les éditeurs des titres-repas sous forme électronique ;

Vu l’Arrêté royal du 20 mai 2020 modifiant l'arrêté royal du 28 novembre 1969 visant à prolonger la durée de validité des titres-repas, des éco-chèques, des chèques-cadeaux et des chèques sport/culture en raison de la pandémie COVID-19 ;

Vu l’Arrêté royal du 22 novembre 2022 au sujet d'une procédure de réactivation des titres-repas, éco-chèques et chèques consommation ;

Vu l’Arrêté du Gouvernement wallon du 22 avril 2004 portant codification de la législation relative aux pouvoirs locaux, confirmé par le Décret du Conseil régional wallon en date du 27 mai 2004 ;

Vu la décision du Collège communal du 17 avril 2025 adoptant l’annexe au Règlement de travail intitulée « Règlement relatif aux chèques-repas » ;

Vu la décision du Collège communal du 15 mai 2025 adoptant les modifications apportées à l'article 2.2. alinéa 1 de l'annexe précitée ;

Considérant la volonté de l’Administration communale de Wavre d’octroyer des chèques-repas à son personnel ;

Considérant la volonté de la Ville de Wavre de favoriser le bien-être de ses agents notamment en leur accordant un avantage fiscal ayant un impact positif sur leur pouvoir d’achat et en favorisant la pause « lunch », mais aussi de rendre les conditions de travail à la Ville plus attractives et de favoriser la consommation locale ;

Considérant que ce projet a été réalisé après avoir obtenu des informations de nombreuses sources, notamment la réglementation en la matière, les directives de l’ONSS, les conseils de l’UVCW, l’analyse du coût financier ainsi que la consultation de plusieurs autres communes du Brabant Wallon afin de bénéficier de leur expérience ;

Considérant que ce projet a bénéficié de l'aval des membres du Comité de Direction ;

Considérant que le projet élaboré porte sur les éléments suivants :

• Un chèque-repas a vocation à servir de moyen de paiement pour un repas ou des aliments prêts à la consommation.
• Il est électronique, nominatif et a une durée de validité de 12 mois.
• Le nombre total de chèques-repas pouvant être perçu est limité à 220 par an pour un temps plein.
• Les chèques-repas seront accordés à l’ensemble du personnel communal (contractuel/statutaire, CDI/CDD/CDR). Seront toutefois exclus : les contrats étudiants, les contrats d’adaptation professionnelle (AVIQ), ainsi que le personnel enseignant.
• La valeur faciale d’un chèque-repas octroyé par la Ville de Wavre est fixée à 6 €.
• L’intervention patronale s’élève à 4,91 €.
• L’intervention du travailleur est de 1,09 € (montant correspondant au minimum légal).
• Un chèque-repas ne peut être cumulé avec une indemnité pour un même repas le même jour (sauf exception dûment prévue par la réglementation).
• Un chèque-repas est calculé sur base du nombre total d’heures prestées durant le mois, divisé par la durée journalière normale applicable à l’agent.
• Pour ce calcul, sont pris en compte le travail effectif (prestations) ou assimilé.
• Par contre, sont exclus de ce calcul les jours de congé (vacances annuelles, extra-légaux, compensatoires), ainsi que les formations ou missions lorsque les repas sont pris en charge dans les frais afférents.
• Les chèques-repas sont versés à l’agent durant la première quinzaine du mois suivant les prestations, afin d’éviter les recalculs négatifs en cas d’absences survenues entre la clôture de la paie et la fin du mois.
• La première carte "chèque-repas" sera prise en charge par la Ville, ainsi que son renouvellement à échéance. En revanche, le remplacement d’une carte perdue, volée ou détériorée sera à charge de l’agent, sans que le coût imputé ne puisse dépasser la valeur faciale d’un chèque (6 €).
• Afin de sélectionner l’un des quatre opérateurs agréés, un marché public sera lancé par le Service des Ressources humaines au cours du mois de juin 2025, dans le respect de la réglementation relative aux marchés publics.

Considérant que ce projet ainsi élaboré a été intégré dans une annexe au Règlement de Travail de la Ville de Wavre intitulée « Règlement relatif aux chèques-repas » ;

Considérant que ladite annexe est jointe à la présente délibération et en fait partie intégrante ;

Considérant que ladite annexe peut être résumée comme suit :

• Article 1 – Champ d’application. Cet article définit plusieurs notions, notamment celle des membres du personnel qui pourront bénéficier de l’octroi de chèques-repas, à savoir, les agents statutaires (y compris stagiaires) ou contractuels désignés par le Conseil communal ou le Collège communal, indépendamment du type de contrat conclu (CDD, CDR, CDI).

Sont toutefois exclus :

• • Le personnel enseignant : ce personnel bénéficie d’un statut bien particulier et se voit appliquer des règles spécifiques. Il est exclu du champ d’application du Règlement de Travail.
  • Les étudiants (en ce compris ceux engagés dans le cadre de l’article 17 de l’arrêté royal ONSS) : ce type de personnel relève également d’un statut particulier et est occupé de manière ponctuelle.
• Article 2 – Modalités d’octroi. Cet article établit les règles d’octroi des chèques-repas.
  • Tout membre du personnel, comme définit à l'article 1er, peut bénéficier de l’octroi de chèques-repas électroniques par période de référence.
  • Le nombre de chèques-repas octroyé est calculé sur la base du nombre d’heures effectivement prestées par un agent, c’est-à-dire le total du nombre d’heures prestées sur le mois, divisé par la durée journalière normale. Le résultat de ce calcul est arrondi à l’unité supérieure les deux premiers mois et vers le bas le troisième mois.
  • Sont prises en compte dans ce calcul les heures de crédit ou de débit (pour les agents en horaire flottant) ainsi que les heures supplémentaires réalisées par l'agent à condition que celles-ci soient prestées conformément aux règles en vigueur au sein de l’Administration communale. A noter qu'une limite maximale de chèques-repas est fixée par trimestre (déterminé sur base des jours ONSS travaillés par l’agent).
  • Si trop ou trop peu de chèques-repas ont été attribués, la situation sera régularisée au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre auquel les chèques-repas se rapportent.
    Attribution de maximum un chèque-repas par jour.
  • Octroi d’un chèque-repas à l’agent qui travaille en présentiel ou en télétravail, ainsi qu’à l’agent en formation ou en mission, à condition qu’aucun repas ne soit pris en charge dans ce cadre.
  • Plusieurs motifs d’absence ne sont pas pris en compte dans le calcul précité, notamment : les repos hebdomadaires, les jours fériés ou leur compensation, les congés de vacances, les jours de récupération, les congés de circonstance, les dispenses de service, les congés pour prestations à temps partiel pour raisons médicales, les jours d’incapacité de travail, d’accident du travail et toutes autres absences indemnisées par les mutualités ou les caisses de paiement des allocations de chômage. 
• Article 3 – Valeur des chèques-repas.

La valeur faciale d’un chèque-repas est de 6€. La quote-part employeur est de 4,91€ et celle du membre du personnel est de 1,09€. Cette dernière est prélevée sur le salaire net du membre du personnel.

• Article 4 – Période d’octroi des chèques-repas.

Le montant des chèques-repas est versé sur une carte électronique au nom du membre du personnel, et ce au plus tard le 15 du mois suivant la période de référence.
Le chèque-repas a une validité de 12 mois, est établi au nom du membre du personnel et ne peut être utilisé qu’en paiement d’un repas ou pour l’achat d’aliments prêts à la consommation.

• Article 5 – De la carte électronique.

Une carte électronique est fournie au membre du personnel pour pouvoir utiliser ses chèques-repas. Cette première carte, ainsi que son renouvellement pour cause d’expiration, sont à charge de l’Administration communale.

En cas de perte ou de vol, le membre du personnel est tenu d’en informer la société émettrice des chèques-repas et/ou CARD STOP dans les plus brefs délais afin qu’elle soit bloquée.
En outre, l’agent prévient la société émettrice ou le Service RH pour procéder au renouvellement de la carte. Un tel renouvellement pour cause de perte, de vol ou de toute détérioration la rendant inutilisable sera à charge de l’agent. Le coût de ce renouvellement ne peut être supérieur à la valeur faciale d’un chèque-repas.

• Article 6 – Dispositions générales.

Le membre du personnel peut vérifier le solde et la durée de validité de ses chèques-repas. Leur utilisation ne peut entraîner de coût pour le membre du personnel.

• Article 7 – Entrée en vigueur.

Prévue au 1er septembre 2025. Ce qui signifie que les premiers chèques-repas seront versés aux membres du personnel durant la première quinzaine du mois d’octobre. La quote-part « travailleur » sera quant à elle déduite du salaire net des membres du personnel dans le cadre de la paie du mois d’octobre 2025.

Considérant la délibération du Collège communal du 17 avril 2025 approuvant l’annexe au Règlement de Travail intitulé « Règlement relatif aux chèques-repas » ;

Considérant qu’un Comité 26bis s’est tenu le 8 mai 2025 ;

Considérant que cette délibération a été soumise à la procédure de négociation syndicale en date du 13 mai 2025 et a fait l’objet d’un protocole d’accord ;

Considérant la délibération du Collège communal du 15 mai 2025 approuvant les modifications apportées à l'article 2.2 alinéa 1 de l'annexe précitée afin d'inclure les heures supplémentaires dans le calcul du nombre de chèques-repas octroyés tel que requis par l'ONSS en date du 12 mai 2025, modifications portées à la connaissance du comité particulier de négociation précité et entérinées dans le protocole d'accord signé dans ce cadre ;

Considérant qu’en cas d’accord du Conseil communal, les dispositions relatives à l'Annexe au Règlement de Travail (annexe IV) portant sur les chèques-repas, telles que décrites ci-avant, seront soumises à l’approbation de l’autorité de Tutelle en application de l’article L3131-1§1er2° du Code Wallon de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;

Considérant que l’entrée en vigueur de la réglementation précitée est prévue pour le 1er septembre 2025 ;

A l'unanimité, 

Article 1.- D’adopter l’annexe au Règlement de Travail intitulée « Règlement relatif aux chèques-repas ».

Article 2.- De transmettre la présente délibération, pour approbation, aux services de Tutelle, lesquels disposent d’un délai de maximum quarante-cinq jours pour statuer. A défaut de décision endéans ce délai, le règlement est exécutoire.

Article 3.- D’arrêter la date d’entrée en vigueur de l’annexe précitée au 1er septembre 2025.