Pôle RH et Education - Service RH - Projet d'adaptation du Règlement de Travail en vue d'y inclure la refonte du régime de travail (horaire flottant)

Vu la Loi du 14 décembre 2000 fixant certains aspects de l’aménagement du temps de travail dans le secteur public ;

Vu la loi du 8 avril 1965 instituant le règlement de travail ;

Vu l’arrêté du Gouvernement wallon du 22 avril 2004, portant codification de la législation relative aux pouvoirs locaux, confirmé par le Décret du Conseil régional wallon en date du 27 mai 2004 ;

Vu les articles L1122-30, L1123-23, L1211-3 et L3131-1 §1er 2° du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;

Vu la décision du Collège communal du 04 avril 2024 portant sur le projet de refonte du régime de travail (horaire flottant) ;

Vu la décision du Collège communal du 05 juin 2024 approuvant les modifications apportées aux articles 6, 7 et 9 du Règlement de Travail ainsi qu’adoptant les annexes au Règlement de travail intitulées « Règlement relatif au pointage » et « Règlement relatif à l’horaire flottant » ;

Considérant que l’ensemble du personnel communal de la Ville de Wavre est actuellement soumis à un régime de travail de 38h par semaine inscrit dans des horaires fixes ;

Considérant que la majorité des employés ne prestent, dans les faits, que 35h par semaine ;

Considérant que les ouvriers prestent quant à eux 38h par semaine ;

Considérant qu’un projet visant à la mise en place d’un horaire flottant pour les employés des services Administratifs de la Ville de Wavre, y compris les employés administratifs occupés dans les crèches et dans les écoles communales, a été élaboré par le service des Ressources Humaines ;

Considérant que ce projet couvre également les questions relatives aux régimes de travail applicables au sein de l’Administration communale, au pointage, à la réalisation d’heures supplémentaires et au « service d’été » ;

Considérant que ce projet a été réalisé après avoir consulté les membres du Comité de Direction et les responsables de service portant sur des fonctions spécifiques (notamment : Bibliothèques, PCS, Crèches, Logistique, Population) afin qu’il corresponde au mieux aux besoins de terrain ;

Considérant que ce projet a été réalisé après avoir obtenu des informations auprès de plusieurs communes environnantes bénéficiant ou non d’un horaire flottant pour une partie de son personnel ;

Considérant la volonté de la Ville de Wavre de favoriser le bien-être au travail en garantissant notamment un meilleur équilibre vie professionnelle-vie privée, ainsi que de se doter d’un cadre clair concernant son régime de travail et les questions y afférentes ;

Considérant qu’en sa séance du 4 avril 2024, le Collège communal a marqué son accord de principe quant à ce projet et a fait les choix suivants concernant le régime de travail :

• Le régime de travail pour le personnel occupé sous statut employé sera fixé à 36h30 à partir du 1er janvier 2025 ;
• Le personnel sous statut employé occupé dans les services administratifs ne pourra plus bénéficier d’un « service d’été » à partir de l’année 2025 ;
• En compensation de ces deux changements, le personnel sous statut employé bénéficiera de 8 jours de congés extra-légaux supplémentaires par an ;
• Le personnel sous statut ouvrier conservera son régime de travail actuel, soit 38 heures de prestation par semaine ;
• En contrepartie, le personnel ouvrier pourra continuer à bénéficier d’un « service d’été » sans prestation complémentaire (15 minutes par jour) à partir de l’année 2025, ce « service d’été » demeurant néanmoins soumis à l’approbation annuelle du Collège communal ;
• La réalisation d’heures supplémentaires sera encadrée afin de limiter les difficultés liées à un cumul excessif de ces heures ;

• Les agents travaillant le samedi de manière structurelle et prévisible verront ce jour intégré dans leur horaire de travail via un horaire presté sur deux semaines (durant la première semaine, l’agent preste du lundi au samedi inclus et durant la seconde semaine, l’agent travaille entre le lundi et le vendredi inclus, en bénéficiant d’un jour ou d’un demi-jour de repos compensatoire en fonction des prestations qu’il aura réalisées le samedi précédent).

Considérant que le régime de travail pour le personnel occupé sous statut ouvrier – ainsi que les chefs d’équipes (équipes techniques – dépôt communal), quel que soit leur statut (ouvrier/employé) – reste fixé à 38h00 ;

Considérant que cette différence de traitement par rapport au personnel occupé sous statut employé est justifiée objectivement par trois éléments :

• Aspect organisationnel : afin d’assurer la continuité des chantiers sur lesquels sont présents les ouvriers, il est nécessaire que ces agents puissent accomplir leur mission sur une période la plus courte possible (tout en respectant les normes de bien-être et de sécurité au travail et sans mettre une pression abusive sur ces agents). De tels chantiers (voiries, espace vert, entretien, signalisation…) ont très souvent un impact sur les citoyens. Il est donc de l’intérêt général que ces missions soient réalisées sur des plages horaires plus étendues et dans des délais rapprochés, voire très courts. Ce qui est plus facilement réalisable si ce personnel preste des journées de 7h36 (38h/semaine) ;
• Aspect budgétaire : pour faire face à la même charge de travail que celle réalisée actuellement, il serait nécessaire d’engager 5,5 ETP ouvriers supplémentaires afin de compenser une réduction du temps de travail des ouvriers de 38h à 36h30 ; ceci en plus des engagements déjà prévus au budget pour compenser le déficit en personnel dont souffre actuellement la Ville de Wavre.  Une telle dépense n’est pas envisageable au vu des contraintes budgétaires auxquelles les communes doivent faire face ;
• Aspect « difficultés de recrutement » : de plus, il est difficile de recruter ce type de profil.  Les candidats sont généralement peu nombreux et les lauréats encore moins. La Ville fait face, à l’instar des autres pouvoirs locaux, à une grande pénurie d’ouvriers et d’ouvriers qualifiés ; diminuer le temps de travail des agents en place reviendrait à renforcer la situation de crise de l’emploi actuelle ;

Considérant la réunion organisée le 21 mai 2024 par le service des Ressources Humaines en vue de présenter ledit projet aux organisations syndicales, lesquelles ont eu la possibilité d’exprimer leurs remarques et commentaires ;

Considérant que sur base de ces éléments, le projet élaboré a été intégré dans le Règlement de Travail de la Ville de Wavre ainsi que dans deux annexes portant respectivement sur le pointage et sur l’horaire flottant ;

Considérant que ces documents sont annexés à la présente délibération et en font partie intégrante ;

Considérant que les modifications apportées aux articles 6, 7 et 9 du Règlement de travail portent sur : la durée hebdomadaire de travail, l’horaire flottant, le « service d’été », le respect des horaires, les principes entourant les heures supplémentaires, les temps de pause, la prise de congé durant les congés scolaires pour le personnel occupé dans les écoles et l’octroi de jours de congé extra-légaux pour une partie du personnel ;

Considérant que les articles 6, 7 et 9 du Règlement de travail ont été modifiés comme suit :

• Article 6

6.1. La durée hebdomadaire de travail à temps plein est en moyenne de 38h00 pour le personnel engagé sous statut ouvrier.

Les chefs d’équipes (équipes techniques – dépôt communal), quel que soit leur statut (ouvrier/employé) se voient appliquer le même régime de travail que les ouvriers composant leur équipe.

6.2. La durée hebdomadaire de travail à temps plein est en moyenne de 36h30 pour le personnel engagé sous statut employé.

6.3. Les heures de travail sont fixées conformément :

Aux horaires fixes repris en annexe du présent Règlement de travail

A l’annexe au présent Règlement de travail relative à l’horaire flottant (Annexe « Règlement relatif à l’horaire flottant »).

L’horaire de travail et les modalités d’application des prestations sont fixés après concertation entre l’employeur et les organisations syndicales représentatives.

6.4. Le Collège communal a la faculté d’octroyer l’application, durant les vacances d’été de chaque année, d’un horaire dit « service d’été » pour tout ou partie du personnel visé à l’article 6.1. Les modalités de ce dernier sont définies au sein d’une note de service communiquée au personnel communal concerné.

Si le Collège communal décide de ne pas reconduire ledit « service d’été », cela ne pourrait être fait qu’après que la question du régime de travail du personnel concerné et d’éventuelles mesures compensatoires pour celui-ci n’aient été tranchées en amont.

Si le non-octroi ne porte que sur une année, il devra être motivé par des critères objectifs (surcroît de travail considérable, circonstances exceptionnelles détaillées, …) et sera susceptible d’engendrer des heures supplémentaires.

• Article 7

7.1. Le travailleur doit respecter scrupuleusement son horaire.

La responsabilité du contrôle de celui-ci incombe à la ligne hiérarchique (supérieur direct). 

Il en est de même pour le personnel occupé dans les écoles sur base des informations transmises par les directions d’établissement, conformément à leur lettre de missions.

7.2. Les heures supplémentaires sont celles qui sont prestées en dehors de l’horaire établi (horaire fixe) ou des plages de travail déterminées (horaire flottant – c’est-à-dire avant 7h30 et après 17h30).

Elles ne peuvent être prestées qu’à la demande du Responsable de service ou moyennant son accord préalable.

Pour les agents bénéficiant d’un horaire flottant, les heures supplémentaires ne sont pas prises en compte dans le calcul des heures de crédit et de débit.

Les heures supplémentaires font l’objet d’une comptabilisation séparée conformément aux dispositions du statut pécuniaire.

Les modalités de prestation des heures supplémentaires seront prévues dans une note de service. 

7.3. Hormis lors des pauses prévues par le Règlement de Travail ou ses annexes, il est formellement interdit à tout travailleur de s’absenter durant les heures de travail sans l’accord préalable et écrit du Responsable de service.

Les dispenses de service sont sollicitées à l’aide de formulaires disponibles auprès du service des Ressources Humaines.

Il en est de même pour tous les déplacements nécessités par les besoins du service sauf si ces derniers revêtent un caractère habituel et répétitif et qu’une autorisation globale a été accordée par le Responsable de service.

• Article 9

§1er. Les travailleurs visés à l’article 8 et les travailleurs définitifs ont droit à un congé annuel de vacances dont la durée est fixée comme suit :

• moins de quarante-cinq ans : vingt-six jours ouvrables.
• de quarante-cinq à quarante-neuf ans : vingt-sept jours ouvrables,
• de cinquante à cinquante-quatre ans : vingt-huit jours ouvrables.
• de cinquante-cinq à cinquante-neuf ans : vingt-neuf jours ouvrables.

Pour la détermination de la durée du congé, est pris en considération l'âge atteint par l'agent dans le courant de l’année.

§2. Le congé annuel de vacances est assimilé à une période d'activité de service.

Il est pris selon les convenances du travailleur et en fonction des nécessités du service. Celles-ci ne peuvent en aucun cas avoir pour conséquence de priver un travailleur d'une partie de son congé.

S'il est fractionné, il doit comporter au moins une période continue de deux semaines.

Il doit être pris durant l'année civile concernée.

Le congé annuel de vacances régulièrement sollicité et qui, pour des raisons particulières exceptionnelles, n'a pas été accordé dans l'année en cours, est pris dans le courant du premier trimestre de l'année suivante. Chaque congé reporté doit faire l'objet d'une autorisation écrite du Directeur Général et est versé au dossier de congé de l'agent.

§3. Afin d’être en cohérence avec le rythme scolaire, le personnel sous statut employé occupé au sein des écoles de l’enseignement obligatoire et non-obligatoire quelle que soit la fonction (administratif, d’encadrement) devra prendre un maximum de ses congés durant les congés scolaires. Au minimum, l’agent devra prendre deux semaines de congé durant les vacances d’été et deux semaines durant les vacances d’hiver. L’agent pourra également utiliser les heures supplémentaires dont il dispose pour satisfaire à cette obligation.

§4. Si par suite des nécessités du service, le travailleur n'a pu prendre tout ou partie de son congé annuel de vacances avant la cessation définitive de ses fonctions, il bénéficie d'une allocation compensatoire dont le montant est égal au dernier traitement d'activité du travailleur afférent aux jours de congé non pris.

Si le travailleur perd sans préavis la qualité d’agent et si suite à ce départ avec effet immédiat il n’a pu prendre tout ou partie de son congé annuel de vacances, il a alors également droit à une allocation compensatoire dont le montant est égal au dernier traitement d’activité du travailleur afférent aux jours de congé non pris.

Pour l'application du présent paragraphe, le traitement à prendre en considération est celui qui est dû pour des prestations complètes, en ce compris, le cas échéant, les allocations de foyer ou de résidence et l'allocation pour l'exercice d'une fonction supérieure ainsi que les suppléments de traitement qui sont pris en considération pour le calcul de la pension de retraite.

§5. Lorsqu'un travailleur entre en service dans le courant de l'année, démissionne de ses fonctions, est engagé pour effectuer des prestations incomplètes ou obtient des congés ou des autorisations énumérés dans la liste suivante, son congé de vacances est réduit proportionnellement à la période de prestation effective :

• les congés pour permettre à l'agent d'accomplir un stage ou une période d'essai dans un autre emploi d'un service public ou de l'enseignement subventionné ;
• les congés pour permettre à l’agent de se présenter aux élections européennes, législatives, régionales, communautaires, provinciales ou communales ;
• les prestations réduites pour convenance personnelle ;
• le congé pour interruption de carrière professionnelle ;
• les absences pendant lesquelles l'agent est placé dans la position administrative de non-activité ou de disponibilité ;
• le congé impérieux pour motif d’ordre familial

Si le nombre de jours de congé ainsi calculé ne forme pas un nombre entier, il est arrondi à l'unité immédiatement supérieure.

§6. Les travailleurs jouissent d'un congé annuel de vacances supplémentaires dont la durée est fixée comme suit, selon leur âge :

• à soixante ans : un jour ouvrable ;
• à soixante et un ans : deux jours ouvrables ;
• à soixante-deux ans : trois jours ouvrables ;
• à soixante-trois ans : quatre jours ouvrables ;
• à soixante-quatre ans: cinq jours ouvrables.

Les dispositions du paragraphe 1er, alinéa 2, et du paragraphe 4 ne sont pas applicables au congé de vacances supplémentaires.

§7. Lorsque le travailleur est en état d'incapacité de travail pendant ses vacances, les journées couvertes par certificat médical sont transformées en congé pour maladie.

Le travailleur ne bénéficie des dispositions du présent paragraphe que s'il justifie son incapacité de travail dans les formes et les délais prévus à l'article 12.

§8. Le personnel sous statut employé exclu du champ d’application de l’annexe au Règlement de Travail nommée « Règlement relatif à l’horaire flottant » se voit également accorder 8 jours de congés extra-légaux par an. Les modalités concernant la prise de ces jours de congé extra-légaux seront, le cas échéant, prévues dans une note de service. 

Considérant qu’un tableau comparatif des modifications apportées à ces trois articles est joint à la présente délibération et en fait partie intégrante ;

Considérant la création d’une annexe au Règlement de Travail dénommée « Règlement relatif au pointage » (ci-après Annexe « Pointage »), ayant pour objet de décrire les règles relatives à l’utilisation du système de contrôle du temps, tel qu'adopté par le Collège communal, à savoir le pointage et résumée comme ci-dessous :

• Article 1 : Champ d’application. Bien que ce système ait été initialement envisagé comme corollaire obligatoire à la mise en place de l’horaire flottant, le Collège communal a souhaité que le pointage soit applicable à l’ensemble du personnel de l’Administration Communale (employé.e.s et ouvrier.ère.s, horaire fixe et horaire flottant).

Exclusions :

• • Le personnel communal mis à disposition auprès d’autres institutions, conformément à la réglementation en vigueur et aux exceptions à l’interdiction de principe disponibles pour les Administrations communales.
  • Les accueillant.e.s d’enfants à domicile sous statut salarié ;

• Article 2 : Principes. Chaque agent doit pointer en commençant et en terminant sa journée de travail ainsi que lors des périodes d’interruption qui ne sont pas considérées comme du temps de travail.
• Article 3 : Interruption du temps de travail. La pause de midi n’est pas du temps de travail et est obligatoire (minimum 30 minutes).

L’agent bénéficie également d’une pause de 10 minutes à prendre entre 10h00 et 10h30 et d’une seconde pause de 10 minutes à prendre entre 14h30 et 15h00. Ces pauses ne doivent pas être dépointées et sont comptabilisées comme du temps de travail.

• Article 4 : Jour de travail et journées assimilées. Pour un temps plein en régime 36h30/semaine, une journée complète de travail est de 7h18 (demi-jour de 3h39). Pour un temps plein en régime 38h00/semaine, une journée complète de travail est de 7h36 (demi-jour de 3h48).

Une journée de travail réalisée en télétravail ou en dehors des locaux de l’Administration communale est encodée forfaitairement.

• Article 5 : Correction de pointage. En cas de problème avec le système de pointage ou d’oubli de pointage, l’agent devra prendre contact avec son responsable et le service des Ressources Humaines pour une éventuelle correction.
• Article 6 : Mesures spécifiques aux agents à horaire fixe. Existence d’une période « neutre », avant le début de sa journée et la fin de celle-ci, dans laquelle l’agent peut pointer sans que son temps ne soit encodé.

Les agents astreints au port de vêtements de travail bénéficient de 10 minutes de temps d’habillage pour se vêtir en début de journée et 15 minutes de temps de vestiaire en fin de journée afin de se changer et se doucher si l’agent le souhaite.

• Article 7 : Sanctions. Cet article énumère les sanctions qui pourraient être appliquées en cas de non-respect de l’annexe pointage.

Considérant que l’intégralité du Règlement relatif au pointage est annexé à la présente délibération et en fait partie intégrante ;

Considérant la création d’une annexe au Règlement de Travail dénommée « Règlement relatif à l’horaire flottant » (ci-après Annexe « Horaire flottant ») ayant pour objet de décrire les règles applicables aux agents pouvant bénéficier de l’horaire flottant et résumée comme ci-dessous :

• Article 1 : Champ d’application. Sont couverts les employés occupés dans les services administratifs de la Ville de Wavre, y compris les employés administratifs occupés dans les écoles et dans les crèches.
• Article 2 : Régime hebdomadaire de travail. Fixé à 36h30 par semaine.
  • Régime de travail sur cinq jours, du lundi au vendredi. Dérogation pour les agents travaillant de manière structurelle tous les samedis ou un samedi sur deux, leur régime de travail porte alors sur six jours, du lundi au samedi.
  • La durée moyenne de 36h30 prestées par semaine doit être respectée sur une période d’un mois calendrier.
  • Octroi de 8 jours de congé extra-légaux par an au personnel entrant dans le champ d’application de l’Annexe « Horaire flottant » en vue de compenser l’augmentation de leur temps de travail à 36h30 et leur perte d’accès au « service d’été ».
• Article 3 : Principes. Cet article explique les notions de plages fixes et flottantes. L’horaire flottant ne peut porter atteinte au respect des obligations qui incombent au service et à l’agent. Une présence minimale au sein de chaque service doit être assurée.
• Article 4 : Fractionnement de la journée. Cet article établit les horaires à respecter dans le cadre de l’horaire flottant. Il précise également les durées minimales et maximales des prestations journalières et hebdomadaires, ainsi que la durée d’une journée et d’une demi-journée normale de travail.

      Une exception est prévue pour l’équipe du Plan de Cohésion Sociale (PCS) du Service Cohésion Citoyenne et Bien-Être afin de répondre au mieux à leur travail qui implique que ces agents soient sur le terrain en soirée.

• Article 5 : Comptabilisation des prestations chaque jour et à l’issue de chaque mois calendrier. Possibilité d’accumuler des heures en excès (crédit) ou en insuffisance (débit). Des conditions de cumul et de récupération sont fixées dans cet article.
• Article 6 : Des fonctions dirigeantes. Règles spécifiques applicables à ce personnel.
• Article 7 :  Cet article énumère les sanctions qui pourraient être appliquées en cas de non-respect de l’Annexe « Horaire flottant ».

Considérant que l’intégralité du Règlement relatif à l’horaire flottant est annexé à la présente délibération et en fait partie intégrante ;

Considérant la délibération du Collège communal du 5 juin 2024 approuvant les modifications apportées aux articles 6, 7 et 9 du Règlement de Travail ainsi qu’adoptant les annexes au Règlement de travail intitulées « Règlement relatif au pointage » et « Règlement relatif à l’horaire flottant » ;  

Considérant qu’un Comité de concertation 26bis s’est tenu le 26 juin 2024 ;

Considérant que cette délibération a été soumise à la procédure de négociation syndicale en date du 26 juin 2024 et a fait l’objet d‘un protocole d’accord ;

Considérant qu’en cas d’accord du Conseil communal, les modifications du Règlement de Travail proposées et les annexes et « Règlement relatif au pointage » « Règlement relatif à l’horaire flottant » seront soumises à l’approbation de l’autorité de Tutelle en application de l’article L3131-1,§1er,2° du Code Wallon de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;

Considérant que l’entrée en vigueur de la réglementation précitée est prévue pour le 1er janvier 2025 afin que les changements envisagés prennent effet, en cas d'accord du Conseil communal, au 1er jour du trimestre suivant l’approbation de la Tutelle et ceci dans un but de bonne gestion administrative vis-à-vis de nos obligations en matière de déclaration ONSS et également afin de permettre une information optimale du personnel quant aux changements envisagés ;

Considérant qu’une évaluation de la mise en place de l’horaire flottant et du pointage sera réalisée après six mois et douze mois d’implémentation ;

A l'unanimité,

Article 1.- D’adopter les modifications apportées aux articles 6, 7 et 9 du Règlement de Travail.

Article 2.- D’adopter l’annexe au Règlement de Travail intitulée « Règlement relatif au pointage ».

Article 3.- D’adopter l’annexe au Règlement de Travail intitulée « Règlement relatif à l’horaire flottant ».

Article 4.- De transmettre la présente délibération, pour approbation, aux services de Tutelle, lesquels disposent d’un délai de maximum quarante-cinq jours pour statuer. A défaut de décision endéans ce délai, le règlement est exécutoire.

Article 5.- D’arrêter la date d’entrée en vigueur desdites modifications et annexes au 1er janvier 2025.