Règlement relatif à l'occupation de chalets lors du Marché de Noël organisé par la Commune

Note de synthèse

Dans le cadre de l'organisation annuelle d'un marché de Noël, le Conseil est amené à approuver un règlement qui fixe les conditions de participation, d’occupation des chalets et de respect des règles de sécurité, d’hygiène et de propreté.

Décision

LE CONSEIL, 

Vu l’article L1122-30 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation conférant au Conseil communal la compétence de régler tout ce qui est d’intérêt communal ;

Vu l’article 135, §2, de la Nouvelle Loi Communale relatif au maintien de la sécurité, de la salubrité et du bon ordre sur le territoire communal ;

Attendu que le Marché de Noël constitue une activité d’intérêt communal contribuant à l’animation du centre-ville et à la valorisation du commerce local et associatif ;

Attendu qu’il convient d’assurer une organisation harmonieuse, équitable et sécurisée de cette manifestation ;

Attendu qu’il est nécessaire d’établir un cadre clair fixant les conditions de participation, d’occupation des chalets et de respect des règles de sécurité, d’hygiène et de propreté ;

Considérant que l’adoption d’un règlement d’administration intérieure garantit la transparence, l’égalité de traitement et la bonne gestion des infrastructures mises à disposition ;

Considérant qu’un tel règlement s’inscrit dans une démarche de bonne gouvernance locale et de prévention des litiges ;

Considérant dès lors qu’il y a lieu d’approuver le règlement d’administration intérieure du Marché de Noël tel que proposé ;

Au regard de ces différents éléments, 

DECIDE : 

Article 1 – Candidatures

Les demandes de candidatures ne peuvent se faire que par le formulaire de candidatures du service Organisation d’événements. La date limite d'introduction des candidatures est reprise dans le formulaire. Une candidature pourra être refusée si le formulaire de candidature n'est pas dûment complété. La publicité de l'ouverture des candidatures est assurée par le service Organisation d’événements.

En cas de trop grand nombre de candidatures, une liste d'attente pourra être créée. Toute candidature introduite en retard sera également placée sur cette liste d'attente. En cas de désistement d'un candidat retenu, des contacts seront pris avec des candidats présents sur cette liste d'attente afin d'attribuer la ou les place(s) vacante(s).

L'attribution des chalets se fera prioritairement aux candidats artisans, associations et producteurs Welkenraedtois. La sélection des chalets s’opère aussi en fonction des principaux critères suivants : rapport avec le thème de la manifestation, qualité et originalité des produits proposés, non-concurrence (ou concurrence limitée) des produits proposés, nombre d’emplacements disponibles.

La sélection des participants est opérée par l’organisateur dont les décisions sont souveraines et sans appel.

Article 2 - Interdiction de cession

La mise à disposition d’un stand est intuitu personae et ne peut être cédée à un tiers, sous quelque forme que ce soit. Il est interdit de convenir d’une « sous location » ou d’une cession, même partielle, du droit de mise à disposition ou d’exploitation avec un tiers.

Article 3 - Formules et redevance

Le prix de la redevance est fixé selon le règlement redevance.

Article 4 - Occupation du chalet

Condition de départ imposée aux participants : la mise à disposition par la Commune de chalets en bois de 3 mètres de long sur 2 mètres de profondeur.

Chaque chalet dispose d’une superficie de 3mx3m devant son échoppe pour installer sa terrasse.

Le chalet sera aménagé par l’exposant lui-même sur le thème de Noël évidemment.

Les chalets peuvent être cadenassés (cadenas à fournir par l'exposant). Un service de gardiennage de nuit est prévu pour la surveillance des chalets en plus d’une surveillance électronique. Néanmoins, l'organisateur décline toute responsabilité en cas de vol. Il est prudent de ne laisser aucune marchandise de valeur dans chalets les durant la nuit.

La décoration du chalet est souhaitée mais laissée à l’appréciation du participant. Elle visera la mise en valeur du thème de Noël. Celle-ci comporte essentiellement les éléments suivants : boules de Noël, guirlandes lumineuses, sapin, tissus et papiers décoratifs, éléments de décoration de Noël, neige artificielle, ….

L'occupant ne peut pas choisir son emplacement. Celui-ci est décidé par la Commune en fonction d'une répartition équilibrée des produits.

Le commerçant devra occuper le chalet attribué pendant toute la durée du Marché de Noël et aux heures prévues par l'organisation.

Les chalets ne peuvent en aucun cas être dégradés (usage de colle, peinture, modification de la structure du chalet, …). Tout comme l'usage de clous ou d'agrafes devra avoir totalement disparu à la fin du marché. Les règles supplémentaires, imposées par la société qui livrent les chalets à la Commune, peuvent éventuellement être ajoutées à ce présent règlement et devront également être respectées.

En cas de dégradations de la part de l'occupant, des frais pour la remise en état lui seront réclamés.

Les chalets doivent être vidés dans la foulée de la fermeture du dernier soir. L’enlèvement des marchandises et décorations pourra commencer directement après la fin des festivités. 

Le chalet et son emplacement externe destinés aux échoppes et à la terrasse ne pourront accueillir aucune installation électrique chauffante (de type "champignon chauffant", "parasol chauffant" ou "lampe chauffante"). L’aménagement devra être conçu de manière autonome, sans raccordement au circuit électrique communal.

Article 5 - Organisateur

Le commerçant doit se conformer aux instructions données par le délégué de la Commune en ce qui concerne notamment la désignation de l'emplacement qui lui est attribué et la superficie à occuper.

Article 6 - Vente

Le commerçant s'engage à vendre uniquement les produits mentionnés sur son formulaire de candidature. A cet effet, le représentant de la commune ou son délégué se chargeront de contrôler si la convention est bien respectée.

La vente d'alcool est totalement interdite aux personnes de moins de 16 ans (18 ans pour les spiritueux)

Conformément à la loi, la vente des alcools de plus de 20° n'est autorisée que pour les vendeurs qui sont en possession d'un certificat de moralité ainsi que de leur carte d'identité.

Article 7 - Publicité et signalisation extérieures

• Toute publicité commerciale est interdite à l’extérieur du chalet.

• Toute publicité commerciale ou toute enseigne sont interdites au dos des chalets.

• Les menus et tarifs doivent être réalisés en caractères imprimés ou en calligraphie.

• Aucun tarif ne peut être accroché à la tonnelle devant le chalet

• Les tarifs doivent être placés sur la face avant extérieure du chalet ou sur les manges-debout de l’exposant.

Article 8 - Animations et dispositifs sonores

Des animations pourront être programmées par l’organisateur. Des musiciens et artistes de rues pourront notamment être invités.

Durant la durée du marché, une musique d'ambiance est diffusée par l'organisateur (excepté pendant les animations programmées), la diffusion de musique par les occupants des chalets est dès lors interdite.

Article 9 - Sécurité

Le commerçant qui utilise un appareil de cuisson ou de chauffage complémentaire doit obligatoirement avoir une couverture anti-feu facilement accessible dans son chalet. Tout appareil installé doit être conforme aux prescriptions de sécurité en vigueur.

Pendant toute la période du Marché de Noël, les occupants des chalets peuvent être soumis à des contrôles du service des Pompiers.

Article 10 - Propreté

L'emplacement sera tenu en état de propreté. Aucun détritus ne pourra souiller la voie publique.

L’exposant se chargera de collecter ses déchets dans des sacs poubelles qui seront relevés en matinée par une équipe de la commune. 

Pendant toute la période du Marché de Noël, les occupants des chalets peuvent être soumis à des contrôles du service communal de la Propreté publique.

Article 11 - Hygiène

Le commerçant qui vend des denrées alimentaires est soumis aux conditions prévues par l'Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire (cf. le site www.afsca.be).

Pendant toute la période du Marché de Noël, les occupants des chalets peuvent être soumis à des contrôles de l'AFSCA ou du service communal de l'Hygiène.

Article 12 - Chauffage – Bonbonne de gaz

En cas d’installation d’une bonbonne ou tout autre dispositif fonctionnant au gaz, un document de réception devra être fourni à l’organisateur avant l’ouverture du marché.

Article 13 - Alimentation en eau

Un point d’alimentation à l’eau sera disponible en libre accès sur la Place. Il n’y a pas d’eau courante dans les chalets.

Article 14 - Organisation / Secrétariat

Pour tout problème durant le Village de NOËL, prière de contacter le responsable sur place.

Pour tout autre renseignement :

Commune de Welkenraedt

087/89 91 84

En partenariat avec l’Echevinat du Folklore de la commune de Welkenraedt.

Article 15 - RGPD

Avec le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD), vos données à caractère personnel seront encore mieux protégées et gérées.

La commune qui organise le Village possède un fichier de ses clients, annonceurs, partenaires, fournisseurs etc… qui ont tous été en contact un jour ou l’autre avec l’administration.

Vous appartenez à ce fichier. À tout moment, vous serez en droit de connaître les données personnelles en notre possession et d’en demander la modification à l’adresse suivante : [email protected]

Article 16 - Assurance

L’organisateur est couvert en RC pour les événements.

Le commerçant est garant vis-à-vis de la Commune de toute action en dommages-intérêts qui serait intentée à celle-ci ou de toute condamnation qu'elle encourrait de ce chef. Le commerçant doit être en possession d'une police d’assurance couvrant sa responsabilité civile et celle de ses préposés en cas d'accidents survenant aux tiers par faute ou du fait des marchandises stockées dans son chalet.

Les exposants prendront une assurance complémentaire couvrant leurs matériels en cas de vols, dégradations subies et causées (par ex au chalet), accidents, etc….

Article 17 - Non-respect du règlement

En cas de non-respect du présent règlement, les exposants se verront infliger une amende de 500 euros.

L'organisateur se réserve le droit de refuser une future candidature de cette personne et/ou entreprise-ASBL lors des futurs évènements organisés par la commune.

De plus, des frais tels que la réparation au chalet suite à une mauvaise utilisation/défaut de prévoyance ou des frais de nettoyage pourront être réclamés.

Article 18 - Approbation règlement

Le présent règlement devra être signé et daté, en deux exemplaires, et un exemplaire devra être renvoyé au Service Organisation d’événements.