CONVENTION D'OCCUPATION A TITRE PRECAIRE POUR LES OCCUPATIONS RECURRENTES - Cour de récréation de l'école communale du Sud

Le Conseil communal, réuni en séance publique,

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;

Vu le Règlement communal relatif à l'occupation de locaux communaux, au prêt de matériel communal et la mise à disposition du car communal, de camions et de camionnettes du 24 janvier 2022 ;

Considérant la demande de TEXTE MASQUÉ | RGPD en date du 9 janvier 2023 ;

DECIDE, à l'unanimité des membres présents :

Entre les soussignés

La commune d’Ecaussinnes, ici représentée par son Bourgmestre, Monsieur Xavier DUPONT, et son Directeur général, Monsieur Ronald WISBECQ, ci-après dénommée la Commune

et

TEXTE MASQUÉ | RGPD, TEXTE MASQUÉ | RGPD, ci-après dénommé l’organisateur,

Il est convenu ce qui suit :

Article 1 : Objet de la convention 

La Commune met à disposition de l’organisateur la cour de récréation de l’école communale du Sud, sise rue Arthur Pouplier, 46-48 à 7190 Ecaussinnes, uniquement et sans accès au bâtiment.

Article 2 : Durée de l’occupation

L’organisateur pourra occuper les lieux  du 1er juin au 15 septembre 2023 et selon l’horaire ci-après (les plages horaires pourront être modifiées moyennant l'accord du Collège communal), et ce tant que la luminosité le permettra.

AGENDA pour 2023

Les lundis et mercredi de 19h30 à 20h30

- 5, 7, 12, 14, 19, 21, 26, 28 juin ;

- 3, 5, 12, 17, 24, 26, 31 juillet ;

- 2, 7, 9, 14, 16, 21, 23, 28, 30 août ;

- 4, 6, 11, 13 septembre.

A l'exception des jours où les locaux et la cour de récréation doivent être occupés par des activités scolaires ou communales.

La convention est valable jusqu’au 13 septembre 2023 et est renouvelable par tacite reconduction. La Commune pourra y mettre fin moyennant un préavis de 3 mois. L’occupant pourra y mettre fin à tout moment moyennant une notification écrite à fournir à la Commune.

Article 3 : Autorisation

L’organisateur devra être en possession de toutes les autorisations nécessaires des autorités compétentes suivant les activités prévues.

Article 4 : Assurances

L’organisateur produira, avant l’occupation, la preuve qu’il a contracté une assurance « RC Organisateur » ainsi qu’une assurance « Dommages ».

La Commune ne pourra être tenue responsable des suites dommageables des accidents survenant à l’organisateur ou à des tiers à l’occasion de l’occupation du local mis à disposition.

Tout matériel étranger au local et y installé par l’organisateur doit être enlevé dès la clôture de la manifestation et, sauf indication spécifique, au plus tard le lendemain de l’occupation. Le matériel reste sous la surveillance exclusive de l’organisateur. Toute disparition ou détérioration dudit matériel pendant l’occupation et au-delà de la fin d’occupation ne peut être en aucun cas imputée à la Commune. 

Article 5 : Forfait de mise à disposition

L’Administration communale met le local, mentionné ci-dessus, gracieusement à la disposition de l’organisateur. Cette gratuité ayant été établie sur base des éléments fournis pour l’élaboration de la présente convention, le preneur s’engage à ne pas modifier ses cotisations pour 2023 et à avertir le Collège communal pour toute modification survenant les années ultérieures.

Le nettoyage, la remise en état du local et des abords ainsi que le rangement du matériel mis à disposition sont assurés par l’organisateur. Tout manquement entraînant des suites onéreuses pour la Commune fera l’objet d’un état de recouvrement des frais exposés à charge de l’organisateur.

Avant de quitter le local, l’organisateur doit s’assurer que l’éclairage est totalement éteint et que le chauffage est réduit ou coupé, selon les indications spécifiques au local. Les portes et fenêtres doivent être fermées et les alarmes branchées s’il y a lieu.

Article 6 : Caution

Une caution de 100 € sera versée dans le mois de la présente convention.

Article 7 : Clés

Les associations bénéficiant des locaux communaux minimum une fois tous les quinze jours peuvent introduire une demande afin d’obtenir un double des clés. Leur coût sera aux frais du preneur. En échange de la confiance accordée à l’organisateur, ce dernier s’engage à ne refaire aucun double, à ne prêter sa clé en aucun cas et à ne jamais occuper les locaux en dehors des dates réservées avec la préposée aux agendas, sans quoi la présente convention pourra être résiliée sur le champ.

Article 8 : Conditions générales

Le preneur est tenu de jouir des lieux en personne prudente et raisonnable. Il veillera notamment à limiter la consommation d’électricité, et procédera à l’enlèvement des déchets et ordures.

Il est strictement interdit d’apporter une quelconque modification à la disposition des lieux sans une autorisation préalable du Collège communal. Seules les personnes mandatées sont habilitées à cet effet.

Il est interdit de clouer, de visser ou de coller quoi que ce soit aux murs, cimaises, portes et cloisons. Les panneaux d’affichage doivent être débarrassés de toute agrafe, punaise, papier collant, avant leur remise en place. Les locaux et leurs abords seront remis dans l’état d’ordre et de propreté dans lequel ils se trouvaient.

Avant chaque utilisation, l’occupant doit signaler tout problème ou dégradation. A défaut, les lieux sont censés être en bon état d’entretien. La personne mandatée par le Collège communal ainsi que toute personne mandatée par celle-ci, peuvent pénétrer librement dans le local durant le temps d’occupation afin de contrôler sa bonne utilisation et prendre toute mesure afin de se conformer aux conditions d’occupation.

L’emploi d’appareils de diffusion sonore et d’instruments de musique sera soumis au respect des normes réglementaires en vigueur.

L’organisateur veillera à ce que les usagers empruntent exclusivement les voies d’accès aux locaux indiqués par la Commune. Il veillera à ce que les indications et les accès aux sorties de secours soient totalement dégagés.

Le matériel mis à disposition de l’organisateur est strictement limité à celui figurant à l’inventaire du local mis à disposition dont l’organisateur reconnaît expressément avoir pris connaissance. Le surplus de mobilier qui n’est pas utilisé pendant l’occupation doit obligatoirement rester dans le local.

L’usage de matières inflammables telles que bougies, décorations en papier, bouteille de gaz, etc., est strictement interdit.

Article 9 : Résiliation

En cas de non-respect de la présente convention, le Collège communal peut décider, après mise en demeure, de mettre fin à l’occupation moyennant un préavis d’un mois, et ce nonobstant les dommages et intérêts que la Commune serait en droit de réclamer en réparation des préjudices.