Modification du Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) du Conseil communal

Le Conseil communal, réuni en séance publique,

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation et notamment son article L1122-18 qui stipule que le Conseil communal adopte un Règlement d’Ordre Intérieur ;

Vu le Règlement d’Ordre Intérieur du Conseil communal voté le 23 septembre 2019 et ses modifications ultérieures (16.12.19, 26.05.21, 20.09.21, 24.01.22 et 20.11.23) ;

Vu l’article L1122-13, paragraphe 1er, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (CDLD) prévoyant la mise à disposition une adresse électronique personnelle aux conseillers ;

Vu la délibération du Conseil communal du 28 janvier 2025 ;

Considérant que ce Règlement peut comprendre des mesures complémentaires relatives au fonctionnement du Conseil communal ;

Considérant l’évolution constante et rapide des technologies informatiques ;

Considérant qu’il est de l’intérêt général que les membres du conseil puissent exercer leurs missions dans de bonnes conditions en utilisant aisément l’adresse email qui leur est dévolue ;

Considérant que la licence actuellement allouée aux conseillers ne permet pas une intégration efficace avec les clients de messageries (ex. Outlook) ;

Considérant que la version actuelle ne permet pas une intégration avec les clients de messageries via des protocoles sécurisés tels qu’IMAP ou Exchange, limitant ainsi l'accessibilité et la souplesse des outils nécessaires pour un travail efficace ;

Considérant que la capacité de stockage limitée (2 Go) de la version actuelle peut être rapidement insuffisante pour les utilisateurs qui échangent régulièrement des emails contenant des pièces jointes volumineuses, entraînant des interruptions constantes pour gérer l’espace disponible ;

Considérant que la version actuelle est idéale pour des contrats à court terme ou des projets spécifiques (stagiaires, saisonniers, consultants…) car elle fournit un accès temporaire à moindre coût ;

Considérant que les Conseillers sont amenés à consulter leurs emails quotidiennement et à échanger régulièrement avec des citoyens, collaborateurs, la fluidité et l'efficacité de l'accès à la messagerie sont primordiales pour maintenir une productivité optimale ;

Considérant que le stockage actuellement alloué est extrêmement limité et n’est plus en phase avec un usage classique d’une messagerie électronique, que cette limite sera rapidement atteinte ; que par ailleurs la licence actuellement allouée ne permet d’archiver les emails reçus, ce qui en pratique rend son utilisation impossible à moyen terme ;

Considérant que l’article 19bis du Règlement d’Ordre Intérieur du Conseil communal est libellé comme suit :

"...

Article 19bis - Conformément à l’article L1122-13, paragraphe 1er, alinéa 3, la Commune met à disposition des Conseillers une adresse électronique personnelle.

Le Conseiller communal, dans l’utilisation de cette adresse, s’engage à :

• ne faire usage de l’adresse électronique mise à disposition que dans le strict cadre de l’exercice de sa fonction de Conseiller communal ou d’éventuelles fonctions dérivées au sens du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;
• ne diffuser à aucun tiers, quel qu’il soit, les codes d’accès et données de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) liés à l’adresse dont question, ceux-ci étant strictement personnels ;
• ne pas utiliser son compte de messagerie à des fins d’archivage et, pour cela, vider régulièrement l’ensemble des dossiers liés à son compte (boîte de réception, boîte d’envoi, brouillons, éléments envoyés, etc.). L’espace de stockage maximal autorisé par adresse électronique est de 100 mégabytes (Mb). L’envoi de pièces attachées est limité à 5 mégabytes (Mb) par courrier électronique ;
• prendre en charge la configuration de son (ses) ordinateur(s) personnel(s) et des autres appareils permettant d’accéder à sa messagerie électronique ;
• s’équiper des outils de sécurité nécessaires pour prévenir les attaques informatiques et bloquer les virus, spam et logiciels malveillants ;
• assumer toutes les conséquences liées à un mauvais usage de sa messagerie électronique ou à l’ouverture de courriels frauduleux ; 
• ne pas utiliser l’adresse électronique mise à disposition pour envoyer des informations et messages en tous genres au nom de la Commune ;
• mentionner au bas de chacun des messages envoyés l’avertissement (disclaimer) suivant : « le présent courriel n’engage que son expéditeur et ne peut être considéré comme une communication officielle de la commune d'Ecaussinnes»

..." ;

Considérant que le collège communal souhaite que les adresses e-mail renseignées dans la page dédiée aux coordonnées des membres du conseil sur le site internet communal soient obligatoirement les adresses communales ;

Considérant que la présente proposition de modification du ROI n’implique aucuns frais supplémentaires pour la commune d’Ecaussinnes ;

Considérant les remarques émises en séance du 28 janvier 2025 et les modifications apportées à la délibération telles que souhaitées par le Bourgmestre ;

Sur proposition du Conseil communal, en sa séance du 18 février 2025 ;

Après présentation de Monsieur Arnaud GUERARD, Conseiller ECOLO, et réponse de Monsieur Sébastien DESCHAMPS, Bourgmestre ;

DECIDE, à l’unanimité des membres présents :

Article 1 : de modifier l'article 19bis du Règlement d'Ordre Intérieur du Conseil communal comme suit :

"...

Article 19bis - Conformément à l’article L1122-13, paragraphe 1er, alinéa 3, la Commune met à disposition des Conseillers une adresse électronique personnelle.

Le Conseiller communal, dans l’utilisation de cette adresse, s’engage à :

• ne faire usage de l’adresse électronique mise à disposition que dans le strict cadre de l’exercice de sa fonction de Conseiller communal ou d’éventuelles fonctions dérivées au sens du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;
• ne diffuser à aucun tiers, quel qu’il soit, les codes d’accès et données de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) liés à l’adresse dont question, ceux-ci étant strictement personnels ;
• ne pas utiliser son compte de messagerie à des fins d’archivage et, pour cela, vider régulièrement l’ensemble des dossiers liés à son compte (boîte de réception, boîte d’envoi, brouillons, éléments envoyés, etc.). L’espace de stockage  alloué à chaque adresse électronique est de 2 gigabytes (Gb).
  Si un espace de stockage plus important ou si l’accès à une fonctionnalité disponible dans une autre formule d’abonnement s’avère nécessaire, le passage à une version supérieure d’abonnement sera octroyé par le service informatique pour autant que le coût supplémentaire soit pris en charge par le conseiller qui en adresse la demande.
• prendre en charge la configuration de son (ses) ordinateur(s) personnel(s) et des autres appareils permettant d’accéder à sa messagerie électronique ;
• s’équiper des outils de sécurité nécessaires pour prévenir les attaques informatiques et bloquer les virus, spam et logiciels malveillants ;
• assumer toutes les conséquences liées à un mauvais usage de sa messagerie électronique ou à l’ouverture de courriels frauduleux ; 
• ne pas utiliser l’adresse électronique mise à disposition pour envoyer des informations et messages en tous genres au nom de la Commune ;
• mentionner au bas de chacun des messages envoyés l’avertissement (disclaimer) suivant : « le présent courriel n’engage que son expéditeur et ne peut être considéré comme une communication officielle de la commune d'Ecaussinnes»

...".

Article 2 : les modifications apportées audit Règlement entrent en vigueur le 18 février 2025.

Article 3 : la présente délibération, accompagnés des pièces justificatives, sera transmise au Gouvernement conformément à l'article L3122-2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.