PST OO 1.3. et 11.1.6. Budget Participatif et Appel à projet Proximity: Règlement commun et proposition d'avenant

Le Conseil communal,

Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu les articles L3331-1 à L3331-9 du CDLD, relatifs à l’octroi et au contrôle des subventions octroyées par les communes et les provinces,

Vu la circulaire du 30 mai 2013, commentant le Décret du 31 janvier 2013 modifiant certaines dispositions du CDLD réformant la législation applicable aux subventions attribuées par les collectivités décentralisées, afin de permettre aux dispensateurs d'organiser au mieux la procédure d'octroi et de contrôle de leurs subventions,

Considérant l'action 11..1.6 " mettre en place  un partenariat Commune-entreprises-citoyens pour renforcer les prjoets locaux en faveur du climat et de la transition écologique "du PST 2019-2024

Considérant qu' en date du 16  juillet  2020 , le conseil communal a marqué son accord pour adhérer à la démarche Proximity de la fondation belge reconnue d’utilité publique qui vise à mettre en place une dynamique de partenariats entre tous les acteurs présents sur le territoire Pouvoirs publics – Entreprises – Citoyens et Associations permettant à chacun de s’engager selon ses moyens et ses envies en faveur du climat et de la transition écologique; qu'une convention a été signée par les parties formalisant l'octroi d'une subvention au profit de Be Planet;

Vu l'objectif opérationnel 1.3 "développer de nouveaux outils et projets de participation citoyenne" du PST 2019-2024 ;

Considérant qu'en date du 5 mars 2020, le collège communal a approuvé la proposition de règlement relatif au processus du budget participatif 2020 sur le territoire de la Ville de Mons;

Considérant que ces 2 projets  Budget Participatif et Proximity sont construits de la même manière ; qu'il a donc été étudié la faisabilité de regrouper les deux projets afin de permettre une meilleure communication vers le citoyen ainsi qu'une meilleure coordination de ces démarches participatives ;

Vu l'article L.3331-4 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après CDLD), et plus spécifiquement ses §§ 1er et 2, 7, selon lesquels :
" § 1 Le dispensateur formalise l’octroi de la subvention dans une délibération.
§ 2 Sauf si un règlement du dispensateur ou une convention prise en exécution de la délibération y pourvoit, la délibération précise:
(...)
7. les modalités de liquidation de la subvention " ;

Vu les articles 3 et 4 de la convention initiale libellés en les termes suivants :

" Article 3 : La commune versera un subside de 50.000 euros à Be Planet qui sera répartie comme suit :
-15.000 € permettront de couvrir les frais d'organisation et de suivi de la campagne Proximity;
- 35.000 € seront réservés pour le(s) lauréat(s) sélectionné(s) en vue de soutenir le(s) projet(s) retenu(s) à l'issue de l'appel à projets citoyens.

Article 4 : Le Pouvoir dispensateur s'engage dès l'approbation de l'octroi du subside par le Conseil communal, au paiement du subside de 15.000 euros.
Les 35.000 euros seront quant à eux versés après la phase de screening.
L'allocation sera déposée sur le numéro de compte Be33 0689 0350 8446 au nom de Be Planet au plus tard pour le 20 décembre 2020 pour la dernière tranche de 35.000 euros " ;

Considérant que la dernière tranche de 35.000 euros n'a pas encore été déposée sur le compte de Be Planet ;

Considérant que par souci de cohérence et d'efficacité dans le cadre de l'exécution de la campagne "Proximity" avec d'autres projets présents et futurs auxquels la Ville de Mons est associée (notamment et à titre non exhaustif, le budget participatif ) ,il convient de réaliser un avenant à la convention initiale afin de modifier les modalités de versement de l'allocation de la dernière tranche de 35.000 € (voir annexe) ;

Considérant que cet avenant vise à assurer une meilleure gestion par les services communaux de l'exécution de la convention initiale avec d'autres projets présents et futurs auxquels la Ville de Mons est associée (notamment et àtitre non exhaustif, le budget participatif) ;

Considérant que cet avenant ne vise que des modalités pratiques d'exécution et ne modifie aucunement les buts et objectifs poursuivis par la convention initiale ;

Considérant que l'avenant vise spécifiquement l'article 4, alinéas 2 et 3 de la convention initiale relativement aux modalités de liquidation du montant de 35 000€ alloué aux lauréats, afin de permettre que ce soit la Ville de Mons qui dispense, elle-même, les subventions directement aux lauréats bénéficiaires ;

Considérant qu'il advient de modifier l'article 4, alinéas 2 et 3 de la convention initiale en ces termes (voir annexe) :
"Le montant de 35 000€ destiné aux lauréats est liquidé conformément aux règles énoncées ci-après :
Une convention est établie entre la Ville de Mons et le lauréat dont le projet a été retenu après le vote. Elle définit le rôle des parties (lauréat et Ville de Mons) pendant la mise en oeuvre du projet et tout au long de son existence Le Conseil communal est informé de la liste des conventions, validée par le Collège communal, des projets retenus après la sélection finale. Il octroie alors les moyens nécessaires à leur réalisation, sous la forme définie parl’Administration communale (subvention, lancement d’un marché public, réalisation par l’Administration
communale…).
Le Collège communal se laisse la possibilité de rechercher des subsides pour la réalisation d’un projet retenu. La partie du coût économisé en cas d’obtention de ce subside sera versée dans l’enveloppe générale du budget participatif du budget communal de l’année suivante.
Lorsqu’une subvention est prévue, la convention définit les modalités de liquidation des fonds. Le paiement pourra être effectué par tranche avec possibilité d’une avance de maximum 60% au démarrage du projet.
La Ville de Mons ne peut garantir que le subside octroyé correspondra au montant total demandé. Cette dernière décline en outre toute responsabilité à cet égard.
Le montant disponible sera réparti par le jury entre les projets et en fonction de la qualité de ceux-ci par rapport aux critères de sélection.
Pour les structures non-assujetties, le montant total du subside sera TVAC. Pour les structures assujetties à la
TVA, le montant total du subside sera HTVA ".

Considérant que BE PLANET a été désigné comme  consultant pour la mise en oeuvre du Budget Participatif; 

Considérant que pour lancer  le Budget Participatif et Proximity,  il y a lieu de rédiger un règlement et un dossier de candidature qui sont joints au présent rapport;

décide

à l'unanimité,

article 1: de marquer son accord sur les termes de l'avenant (joint en annexe à la présente délibération )  à la convention formalisant l'octroi de subventions par la commune de Mons au profit de la fondation Be Planet pour la mise en place de la campagne Proximty approuvée par le conseil communal du 16 juiet 2020;

article 2 : d'approuver le règlement du Budget participatif ainsi que  l'appel à candidature joints à la présente délibération;

artcile 3: de charger le collège communal de l'exécution du budget participatif et de lui soumettre pour information les lauréats qui serontdésignés par le jury