Règlement établissant une redevance pour renseignements généalogiques et historiques provenant des archives conservées par la Ville et fournitures de copies nécessaires dans le cadre du traitement de la demande - Exercices 2026 à 2031 - Pour approbation

Description

Délibération

Vu les articles 41, 162 et 173 de la Constitution,

Vu les articles L1122-30, L1124-40, § 1^er, L1124-41 à L1124-44, L1132-3 à L1132-5, L1133-1, L1142-2, L3131-1 et suivants et les articles L3211-1 à L3231-9 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (CDLD),

Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) entré en vigueur le 25 mai 2018,

Vu le décret du 14 décembre 2000 (M.B. 18.1.2001) et la loi du 24 juin 2000 (M.B. 23.9.2004, éd. 2) portant assentiment de la Charte européenne de l’autonomie locale, notamment l’article 9.1. de la Charte,

Vu la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes des étrangers et aux documents de séjour,

Vu l'Arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif au droit d'accès aux registres de la population et au registre des étrangers ainsi qu'au droit de rectification desdits registres, et l’arrêté royal du 17 mars 2021 relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l’état civil, à l’obtention des extraits et des copies de et la consultation d’actes publics de l’état civil, et accordant l’accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l’Etat,

Vu la loi du 4 mai 2023 portant insertion du livre XIX “Dettes du consommateur” dans le Code de droit économique (CDE), publiée au Moniteur belge du 23.5.2023, Ed.2 p 49149 et suivantes,

Vu les dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière d'établissement et de recouvrement de redevances communales, et notamment les articles du Code civil relatifs à la preuve, à l’affectation des paiements, à la prescription et les articles 1413 à 1626 du Code judiciaire relatifs aux procédures de recouvrement via les huissiers de justice,

Vu les recommandations émises par la circulaire du 11 septembre 2025, relative à l’élaboration des budgets des communes de la Région wallonne pour l’année 2026,

Considérant sa délibération du 22 octobre 2019 approuvant le règlement redevance pour renseignements provenant des archives conservées par la Ville et fourniture de copies, applicable durant les exercices 2020 à 2025, lequel règlement a été approuvé par l’autorité de tutelle en date du 9 décembre 2019,

Considérant que ce règlement arrive à échéance le 31 décembre 2025, et qu’il convient de le renouveler,

Considérant que le coût du service rendu au particulier dans le cadre de renseignements qualifiés de généalogiques et d'historiques et la fourniture de copies doit être répercuté sur celui-ci,

Considérant qu'il y a également lieu de tenir compte, dans le montant de la redevance, des frais engagés par la Ville en vue de préserver et restaurer les documents anciens dès lors que leur manipulation dans le cadre du travail de recherche peut endommager lesdits documents,

Considérant qu'il y a en outre lieu de répercuter sur la personne physique ou morale qui fait la demande de renseignement le prix coûtant des frais engagés par la Ville en vue de communiquer par voie postale le fruit de la recherche au demandeur,

Considérant qu'il y a lieu d'envisager une exonération de cette redevance au profit des travaux contribuant au devoir de mémoire et à la mise en valeur des archives de la Ville,

Considérant que ce devoir de mémoire est nécessaire pour la transmission de l'histoire locale et de la recherche identitaire d'une population,

Considérant que ces services rendus à la Ville servent l'intérêt général,

Considérant également que ne peuvent bénéficier de cette exonération, que les asbl dont le siège social se trouve sur le territoire de la Ville et bénéficiant d'une subvention octroyée par celle-ci,

Considérant la situation financière de la Ville,

Considérant que la Ville doit se doter des moyens nécessaires afin d'assurer sa mission de service public,

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 19/09/2025,

Considérant l'avis Positif du Directeur financier remis en date du 19/09/2025,

DECIDE A L'UNANIMITE :

1. D'approuver le règlement établissant une redevance pour renseignements généalogiques et historiques provenant des archives conservées par la Ville et fournitures de copies nécessaires dans le cadre du traitement de la demande - Exercices 2026 à 2031, rédigé comme suit :

" Règlement établissant une redevance pour renseignements généalogiques et historiques provenant des archives conservées par la Ville et fournitures de copies nécessaires dans le cadre du traitement de la demande - Exercices 2026 à 2031

Article 1.- : Objet de la redevance

Il est établi, pour les exercices 2026 à 2031, une redevance pour renseignements généalogiques et historiques provenant des archives conservées par la Ville et fournitures de copies nécessaires dans le cadre du traitement de la demande.

Article 2.- : Redevable de la redevance

La redevance est due par la personne physique ou morale qui fait la demande de renseignement.

Article 3.- : Montant de la redevance

La redevance est fixée comme suit :

1. Pour les recherches effectuées par l'archiviste ou son délégué uniquement dans les archives du service Démographie (renseignements qualifiés de généalogiques) :
   • à la demande d'un particulier : 15,00 euros par demi-heure (toute demi-heure entamée est due),
   • à la demande d'un notaire ou cabinet de généalogie : 17,50 euros par demi-heure (toute demi-heure entamée est due).
2. Pour les recherches effectuées par l'archiviste ou son délégué dans toutes les archives conservées par la Ville, y compris dans les archives du Service Démographie (renseignements qualifiés d'historiques) :
   • 30,00 euros par heure (toute heure entamée est due).
3. Pour la délivrance, par l'archiviste ou son délégué, d'extraits, de certificats ou de copies d'archives en format papier ou numérique, nécessaires dans le cadre du traitement de la demande :
   • documents A3 et A4 : 0,20 euro par extrait, certificat ou copie,
   • documents A2 : 0,50 euro par copie,
   • documents A1 : 1,00 euro par copie,
   • documents A0 nécessitant l'utilisation des traceurs de la Ville : 10,00 euros par copie.
4. En cas d'envoi des documents par la poste, les frais relatifs à cet envoi sont répercutés au prix coûtant auprès de la personne physique ou morale qui fait la demande de renseignement.

5. Pour les exercices 2027 à 2031, le montant de la redevance sera indexé annuellement suivant le rapport entre l’indice des prix à la consommation du mois de janvier 2025 et celui du mois de janvier de l’année antérieure à l’établissement de la redevance, les taux étant arrondis à la décimale supérieure.

Article 4.- : Exonérations

La redevance n'est pas due pour :

• les travaux contribuant au devoir de mémoire et à la mise en valeur des archives de la Ville ;
• les recherches demandées par les asbl dont le siège social se trouve sur le territoire de la Ville et bénéficiant d'une subvention octroyée par celle-ci.

Article 5.- : Exigibilité de la redevance

La redevance est payable au comptant, contre délivrance d'une preuve de paiement, au moment de la demande de document.

A défaut de paiement au comptant, la redevance est payable dans les 15 jours de la facture prenant cours le jour ouvrable suivant la date d'envoi de celle-ci au redevable.

La redevance ne donne jamais lieu à un remboursement, sauf en cas de force majeure.

Dans ce cas, une demande écrite doit être introduite près le Collège communal qui en apprécie le bien-fondé, conformément à l’article 7 du présent règlement.

Article 6.- : Recouvrement amiable et forcé de la redevance

En cas de défaut de paiement dans le délai requis, un premier rappel gratuit sera envoyé au redevable. Ce rappel sera conforme au titre XIX du CDE relatif aux dettes du consommateur.

En cas de non-paiement dans le délai de 14 jours calendrier qui prend cours le troisième jour ouvrable qui suit celui où le rappel est envoyé, un second rappel amiable sera adressé au redevable et une clause indemnitaire de 10,00 euros sera due. Celle-ci couvre tous les coûts du recouvrement amiable de la dette impayée (y compris les éventuels frais de rappel ultérieur au rappel gratuit).

En cas de non-paiement à l’issue de la procédure de recouvrement amiable, conformément à l’article L1124-40 du CDLD, le débiteur sera mis en demeure de payer par courrier recommandé. Les frais administratifs inhérents à cet envoi recommandé sont également mis à charge du redevable et s’élèveront à un nouveau montant de 10,00 euros.

Les frais administratifs visés aux alinéas précédents sont portés en compte sur la contrainte non fiscale en cas de non-paiement.

Dans l’hypothèse où une contrainte ne pourrait être délivrée, le redevable fera l’objet d’une citation en justice dans les formes et délais prévus par les dispositions des Codes civil et judiciaire.

Article 7.- : Procédure de contestation

Toute contestation doit être formulée par écrit indiquant les griefs précis à faire valoir à l'encontre de la redevance.

Elle doit être adressée, par courrier, à l'attention du Collège communal, avenue des Combattants 35, ou Espace du Cœur de Ville, 2, à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, endéans un délai de 15 jours prenant cours le 3ème jour ouvrable suivant le jour d'exigibilité de la redevance. La réclamation devra être datée et signée par le(s) réclamant(s) ou son (leurs) représentant(s) et devra mentionner :

• les nom, qualité, adresse ou siège du (des) redevable(s) à charge duquel (desquels) la redevance est établie,
• l’objet de la réclamation et un exposé des faits et moyens justifiant la demande de rectification ou d'annulation de la redevance.

Toute contestation qui n'aura pas respecté cette procédure sera d'office réputée rejetée.

Article 8.- : Traitement des données personnelles et des droits des personnes concernées

La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, en sa qualité de responsable de traitement, respecte la réglementation applicable en matière de traitements des données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Cela implique notamment que la Ville est attentive à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d'assurer le respect des principes et droits en la matière, en ce compris la sécurité et la confidentialité des données.

Dans le cadre du présent règlement, elle ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires pour l’établissement de la redevance pour renseignements généalogiques et historiques provenant des archives conservées par la Ville et fournitures de copies nécessaires dans le cadre du traitement de la demande, le suivi du paiement du montant dû ainsi que le suivi d’une éventuelle réclamation.

Les données personnelles ainsi collectées ne seront traitées que dans le cadre de la présente redevance. Elles pourront être communiquées à des tiers préalablement désignés autorisés par ou en vertu de la loi, notamment en application de l’article 327 du CIR92, ou à des sous-traitants de la Ville. Ce transfert de données n’aura toutefois exclusivement lieu que dans le cadre des procédures de recouvrement et/ou de réclamation ou dans tout autre cas prévu par la loi ou sur autorisation explicite de la personne concernée.

Ces données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire : elles seront supprimées dans un délai de 10 ans après l’échéance du paiement ; en cas de contentieux, elles pourront toutefois être conservées 5 ans après la clôture du dossier.

Tout redevable qui souhaite faire valoir ses droits en matière de traitement de données à caractère personnel, notamment son droit à l’information concernant le présent traitement, à l’accès à ses données ou à la rectification de ses données peut s’adresser à la déléguée à la protection des données, via l’adresse mail [email protected], le formulaire en ligne prévu à cet effet sur le site de la Ville www.olln.be ou par courrier postal à l’adresse Avenue des Combattants n°35, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

Article 9.- : Règlement des litiges

Toute contestation à naître de l'application du présent règlement relève de la compétence exclusive des Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Brabant wallon.

Article 10.- : Tutelle - Publication - Entrée en vigueur

10.1. La présente délibération sera transmise au Gouvernement wallon conformément aux articles L3131-1 et suivants dans le cadre de la tutelle spéciale d'approbation.

10.2. La présente délibération entrera en vigueur le jour de sa publication prévue à l’article L1133-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et, au plus tôt, le 1^er janvier 2026."

2. De charger le Collège communal d'exécuter la présente décision.