Règlement établissant une redevance sur la recherche et la délivrance de documents et renseignements administratifs - Exercices 2026 à 2031 - Pour approbation

Description

Délibération

Vu les articles 41, 162 et 173 de la Constitution,

Vu les articles L1122-30, L1124-40, § 1^er, L1124-41 à L1124-44, L1132-3 à L1132-5, L1133-1, L1142-2, L3131-1 et suivants et les articles L3211-1 à L3231-9 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (CDLD),

Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) entré en vigueur le 25 mai 2018,

Vu le décret du 14 décembre 2000 (M.B. 18.1.2001) et la loi du 24 juin 2000 (M.B. 23.9.2004, éd. 2) portant assentiment de la Charte européenne de l’autonomie locale, notamment l’article 9.1. de la Charte,

Vu la loi du 4 mai 2023 portant insertion du livre XIX “Dettes du consommateur” dans le Code de droit économique (CDE), publiée au Moniteur belge du 23.5.2023, Ed.2 p 49149 et suivantes,

Vu les dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière d'établissement et de recouvrement de redevances communales, et notamment les articles du Code civil relatifs à la preuve, à l’affectation des paiements, à la prescription et les articles 1413 à 1626 du Code judiciaire relatifs aux procédures de recouvrement via les huissiers de justice,

Vu le décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l'administration et l'arrêté du gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant les modèles de documents à utiliser et le montant de la rétribution à réclamer,

Vu les recommandations émises par la circulaire du 11 septembre 2025, relative à l’élaboration des budgets des communes de la Région wallonne pour l’année 2026,

Considérant la délibération du Conseil communal du 24 septembre 2019 approuvant le règlement taxe sur la délivrance de documents administratifs exercices 2020 à 2025, lequel règlement a été approuvé par la Tutelle en date du 18 octobre 2019,

Considérant que ce règlement arrive à échéance le 31 décembre 2025, et la nécessité de le revoir,

Considérant que la délivrance des documents et de renseignements administratifs de toute espèce ainsi que le traitement administratif de certains dossiers spéciaux engendrent des charges pour la Ville, qu’il est de bonne gestion d’en récupérer la charge et qu’il est indiqué de réclamer une redevance aux demandeurs pour couvrir les frais réels du service rendu,

Considérant que les montants forfaitaires repris dans le règlement redevance correspondent aux frais minimums réellement engagés par la Ville dans le cadre de la demande de délivrance de documents administratifs, de travaux de recherches ou de renseignements administratifs,

Considérant que le SPF Affaires étrangères a mis en place une procédure d'extrême urgence en matière de délivrance de passeports et de titres de voyage,

Considérant que la Ville doit se doter des moyens nécessaires afin d'assurer sa mission de service public,

Considérant la situation financière de la Ville,

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 13/10/2025,

Considérant l'avis favorable du Directeur financier remis en date du 13/10/2025,

DECIDE PAR 17 VOIX ET 14 ABSTENTIONS :

1. D'approuver le Règlement établissant une redevance sur la recherche et la délivrance de documents et renseignements administratifs - Exercices 2026 à 2031 - rédigé comme suit :

"Règlement établissant une redevance sur la recherche et la délivrance de documents et renseignements administratifs - Exercices 2026 à 2031

Article 1.- : Objet du règlement

Il est établi, pour les exercices 2026 à 2031, une redevance communale sur la recherche et la délivrance de tous documents et renseignements administratifs.

Le présent règlement n'est pas applicable à la délivrance de documents soumis au paiement d'un droit spécial au profit de la Ville, en vertu d'une loi, d'un règlement général ou provincial, ou d'un autre règlement communal, en particulier relatif aux recherches généalogiques, ou aux tarifs des prestations urbanistiques ou environnementales.

Article 2.- : Fait générateur

Le fait générateur de la redevance est la délivrance d'un document ou d’un renseignement administratif, ou des travaux de recherche effectués à la demande d'une personne physique ou morale.

Article 3.- : Redevable

La redevance est due par la personne physique ou morale à laquelle le document ou le renseignement administratif est délivré.

Article 4.- : Taux de la redevance

4.1. Le taux de la redevance est fixé comme suit pour la délivrance de documents administratifs :

1° CARTES D'IDENTITÉ ET TITRES DE SÉJOUR

• 8,00 euros en sus du coût de fabrication pour les cartes électroniques belges et titres de séjour pour étrangers en procédure normale,
• 8,00 euros en sus du coût de fabrication pour les cartes biométriques et titres de séjour délivrés à des ressortissants étrangers de pays tiers en procédure normale,
• 4,00 euros en sus du coût de fabrication pour les cartes d’identité électroniques pour enfants belges et étrangers de moins de 12 ans en procédure normale,
• 25,00 euros en sus du coût de fabrication pour les cartes d’identité électroniques pour belges, pour enfants belges de moins de 12 ans et cartes et documents de séjour délivrés à des ressortissants étrangers en procédure urgente avec livraison à la commune,
• 25,00 euros en sus du coût de fabrication pour les cartes d’identité électroniques pour belges et pour enfants belges de moins de 12 ans en procédure d'extrême urgence avec livraison centralisée au SPF Intérieur,
• 5,00 euros pour un duplicata code PUK/PIN commandé au guichet pour une carte d'identité ou carte de séjour,
• 10,00 euros pour la délivrance d'une attestation d'immatriculation (document pour étrangers) en version papier,
• 5,00 euros pour la prolongation d'une attestation d'immatriculation (document pour étrangers) en version papier,
• 10,00 euros pour la délivrance d'une annexe 35 (document pour étrangers),
• 5,00 euros pour la prolongation d'une annexe 35 (document pour étrangers),
• 20,00 euros pour une déclaration d'arrivée (annexes 3ter et 3 - documents pour étrangers).

2° PASSEPORTS ET TITRES DE VOYAGE

a) personnes de plus de 18 ans :

• 25,00 euros pour la procédure normale en sus du coût de fabrication,
• 30,00 euros pour la procédure d'urgence et d'extrême urgence en sus du coût de fabrication.

b) personnes de moins de 18 ans :

• 10,00 euros pour la procédure normale,
• 15,00 euros pour la procédure d'urgence et d'extrême urgence.

3° PERMIS DE CONDUIRE

• permis de conduire : 12,00 euros en sus du coût de fabrication,
• permis de conduire international : 16,00 euros en sus du coût de fabrication,
• annexe 4 (délivrée lors de la péremption du permis provisoire) : 10,00 euros,
• échange d'un permis étranger contre un permis belge : 20,00 euros.

4° DOSSIERS ENGAGEMENT DE PRISE EN CHARGE

• 30,00 euros par dossier.

5° DÉCLARATIONS DE MARIAGE

• 40,00 euros par dossier.

6° CARNETS DE MARIAGE

• 30,00 euros par carnet de mariage demandé expressément par les mariés.

7° DEMANDES D'ÉTABLISSEMENT D'UN ACTE D’ÉTAT CIVIL BELGE À PARTIR D'UN ACTE ÉTRANGER (HORS MARIAGE ET NATIONALITÉ)

• 25,00 euros par acte.

8° DOSSIER DE NATIONALITÉ BELGE

• 50,00 euros par déclaration.

9° COHABITATIONS LÉGALES

• 40,00 euros par dossier pour une déclaration de cohabitation légale.
• 25,00 euros par dossier pour une cessation de cohabitation légale.
• Prix coûtant, avec paiement d’une provision pour une cessation unilatérale de cohabitation légale.

10° PERMIS DE LOCATION

Permis de location (pour une durée de 5 ans) et permis de location provisoires, accompagnés d’un bail à rénovation (pour une durée à déterminer par le Collège communal) : 25,00 euros.

11° PATENTE POUR DÉBIT DE BOISSONS

• 25,00 euros par attestation délivrée.

12° COPIES CONFORMES – LÉGALISATIONS ET AUTRES DOCUMENTS NON SPÉCIALEMENT TARIFIÉS

• 3,00 euros par document.

4.2. Le taux de la redevance est fixé comme suit pour la délivrance de renseignements administratifs et pour les recherches spéciales :

1° VÉRIFICATIONS D'ADRESSE

• 25,00 euros par adresse.

2° CHANGEMENTS D’ADRESSE AU SEIN DE LA COMMUNE

• 10,00 euros par chef de ménage (personne de référence).

3° CRÉATION D'UN NOUVEAU NUMÉRO NATIONAL SUITE À LA MODIFICATION DE LA DATE DE NAISSANCE

• 50,00 euros par numéro créé.

4° AUTRES RECHERCHES ET DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS NON SPÉCIALEMENT TARIFÉS

• 25,00 euros par heure entamée.

4.3. Si l’instruction du dossier entraîne une dépense supérieure au taux forfaitaire prévu pour la catégorie de dossiers concernés, le montant facturé sera calculé sur base d’un décompte des frais réels engagés.

4.4. Pour les exercices 2027 à 2031, le montant de la redevance fixé aux articles 4.1. à 4.3. sera indexé annuellement suivant le rapport entre l’indice des prix à la consommation du mois de janvier 2025 et celui du mois de janvier de l’année antérieure à l’établissement de la redevance, les taux étant arrondis à la décimale supérieure.

4.5. La redevance est fixée comme suit pour la fourniture de copies, en format papier ou numérique, nécessitant l'utilisation des traceurs de la Ville :

Article 5.- : Exonérations

Sont exonérés de la taxe :

• les documents qui doivent être délivrés gratuitement par l'Administration communale en vertu d'une loi, d'un arrêté royal ou d'un règlement quelconque de l'autorité ;
• les documents exigés pour la recherche d'un emploi ou la présentation d'un examen relatif à la recherche d'un emploi ;
• les documents nécessaires à la candidature à un logement dans une société agréée par la SWL ;
• les documents délivrés pour l'allocation déménagement et loyer (ADE) ;
• les documents délivrés lors de la création d'une entreprise (installation comme travailleur indépendant à titre individuel ou sous forme de société) ;
• les documents ou informations fournies aux notaires conformément aux articles 433 et 434 du C.I.R. 1992 (renseignements de nature fiscale) ;
• les documents remis pour la première fois au moment de la première inscription en Belgique, lors de l’accueil des enfants réfugiés pour raisons humanitaires.

Article 6.- : Exigibilité de la redevance

La redevance est payable au comptant, contre délivrance d'une preuve de paiement, au moment de la demande de document.

À défaut de paiement au comptant, la redevance est payable dans les 15 jours de la facture prenant cours le jour ouvrable suivant la date d'envoi de celle-ci au redevable.

La redevance ne donne jamais lieu à un remboursement, sauf en cas de force majeure.

Dans ce cas, une demande écrite doit être introduite près le Collège communal qui en apprécie le bien-fondé, conformément à l’article 8 du présent règlement.

Article 7.- : Recouvrement amiable et forcé de la redevance

En cas de défaut de paiement dans le délai requis, un premier rappel gratuit sera envoyé au redevable. Ce rappel sera conforme au titre XIX du CDE relatif aux dettes du consommateur.

En cas de non-paiement dans le délai de 14 jours calendrier qui prend cours le troisième jour ouvrable qui suit celui où le rappel est envoyé, un second rappel amiable sera adressé au redevable et une clause indemnitaire de 10,00 euros sera due. Celle-ci couvre tous les coûts du recouvrement amiable de la dette impayée (y compris les éventuels frais de rappel ultérieur au rappel gratuit).

En cas de non-paiement à l’issue de la procédure de recouvrement amiable, conformément à l’article L1124-40 du CDLD, le débiteur sera mis en demeure de payer par courrier recommandé. Les frais administratifs inhérents à cet envoi recommandé sont également mis à charge du redevable et s’élèveront à un nouveau montant de 10,00 euros.

Les frais administratifs visés aux alinéas précédents sont portés en compte sur la contrainte non fiscale en cas de non-paiement.

Dans l’hypothèse où une contrainte ne pourrait être délivrée, le redevable fera l’objet d’une citation en justice dans les formes et délais prévus par les dispositions des Codes civil et judiciaire.

Article 8.- : Procédure de contestation

Toute contestation doit être formulée par écrit indiquant les griefs précis à faire valoir à l'encontre de la redevance.

Elle doit être adressée, par courrier, à l'attention du Collège communal, avenue des Combattants 35, ou Espace du Cœur de Ville, 2, à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, endéans un délai de 15 jours prenant cours le 3^ème jour ouvrable suivant le jour d'exigibilité de la redevance. La réclamation devra être datée et signée par le(s) réclamant(s) ou son (leurs) représentant(s) et devra mentionner :

• les nom, qualité, adresse ou siège du (des) redevable(s) à charge duquel (desquels) la redevance est établie,
• l’objet de la réclamation et un exposé des faits et moyens justifiant la demande de rectification ou d'annulation de la redevance.

Toute contestation qui n'aura pas respecté cette procédure sera d'office réputée rejetée.

Article 9.- : Traitement des données personnelles et des droits des personnes concernées

La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, en sa qualité de responsable de traitement, respecte la réglementation applicable en matière de traitements des données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Cela implique notamment que la Ville est attentive à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d'assurer le respect des principes et droits en la matière, en ce compris la sécurité et la confidentialité des données.

Dans le cadre du présent règlement, elle ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires pour l’établissement de la redevance sur la recherche et la délivrance de tous documents et renseignements administratifs, le suivi du paiement du montant dû ainsi que le suivi d’une éventuelle réclamation.

Les données personnelles ainsi collectées ne seront traitées que dans le cadre de la présente redevance. Elles pourront être communiquées à des tiers préalablement désignés autorisés par ou en vertu de la loi, notamment en application de l’article 327 du CIR92, ou à des sous-traitants de la Ville. Ce transfert de données n’aura toutefois exclusivement lieu que dans le cadre des procédures de recouvrement et/ou de réclamation ou dans tout autre cas prévu par la loi ou sur autorisation explicite de la personne concernée.

Ces données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire : elles seront supprimées dans un délai de 10 ans après l’échéance du paiement ; en cas de contentieux, elles pourront toutefois être conservées 5 ans après la clôture du dossier.

Tout redevable qui souhaite faire valoir ses droits en matière de traitement de données à caractère personnel, notamment son droit à l’information concernant le présent traitement, à l’accès à ses données ou à la rectification de ses données peut s’adresser à la déléguée à la protection des données, via l’adresse mail [email protected], le formulaire en ligne prévu à cet effet sur le site de la Ville www.olln.be, ou par courrier postal à l’adresse Avenue des Combattants n°35, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

Article 10.- : Règlement des litiges

Toute contestation à naître de l'application du présent règlement relève de la compétence exclusive des Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Brabant wallon.

Article 11.- : Tutelle - Publication - Entrée en vigueur

11.1. La présente délibération sera transmise au Gouvernement wallon conformément aux articles L3131-1 et suivants dans le cadre de la tutelle spéciale d'approbation.

11.2. La présente délibération entrera en vigueur le jour de sa publication prévue à l’article L1133-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et, au plus tôt, le 1^er janvier 2026."

2. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.