Juridique/Enseignement - ISBW - Convention de collaboration relative au service d'accueil extrascolaire et plaines de vacances - Pour approbation

Description

Délibération

Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 22 novembre 2017 modifiant l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 27 février 2003 portant sur la règlementation générale des milieux d'accueil, 

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l'accueil des enfants durant leur temps libre et au soutien de l'accueil extrascolaire, 

Vu le Code de qualité de l'accueil fixé par l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 décembre 2003, 

Considérant la convention signée le 2 juin 2025 avec la SCRL INTERCOMMUNALE SOCIALE DU BRABANT WALLON, ci-après "ISBW", inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0200.362.408, dont le siège social est situé à 1332 Genval, rue du Cerf, 200, et ce, en vue d'organiser, en dehors des heures scolaires, un accueil, un encadrement et des animations pour les enfants de 2,5 ans jusqu'à la fin de leur scolarité dans l'enseignement fondamental ; que ces animations sont organisées à l'école communale du Blocry tant en périodes scolaires que pour les plaines organisées pendant les vacances, 

Considérant qu'il y a lieu de renouveler cette convention pour l'exercice 2026, soit du 1^er janvier au 31 décembre 2026, 

Considérant que dans le cadre de cette convention, la quote-part communale dans les charges salariales et les frais de fonctionnement du service d'accueil extra-scolaire ne sont pas subsidiés, 

Considérant que la charge salariale réelle correspondant à une partie de ce personnel ainsi que les frais liés au badging sont répartis entre les communes conventionnées, au prorata du nombre de journées d'accueil prestées dans chaque commune durant l'année concernée ; que progressivement l'ISBW veille à diminuer cette participation aux charges administratives, 

Considérant que pour l'année 2026, le ratio ne sera connu qu'au terme de l'année, soit en janvier 2027 ; que la facturation s'effectuera dès lors en deux phases : 

• 1^ère phase : Une première facture est établie suivant les estimations faites sur base des chiffres de l’année 2024 en ce qui concerne le nombre de journées d’accueil et de l’évaluation budgétaire de l’ISBW pour ce qui a trait aux charges salariales.
• Pour la Ville d’Ottignies, le nombre de journées d’accueil était en 2024 de 22.934 sur un total de 447.840 pour l’ensemble des Villes partenaires, soit 5,13 %.
• La charge salariale prévue pour 2026 et à répartir entre les Villes est de 191.042,84 €

Une première facture d’un montant de 9.800,50 € sera donc adressée à la Ville après la signature de la convention.

• Deuxième phase : Une seconde facture complémentaire ou une note de crédit suivant le cas sera adressée à la Ville en février 2027 une fois les chiffres définitifs connus.

Considérant également qu'afin de prendre en compte l'augmentation du nombre total de journées d'accueil en plaines, l'ISBW facturera à la Ville pour les plaines d'été un forfait de 10,00 euros/place d'accueil ouverte, soit 24 X 10,00 euros => 240,00 euros, 

Considérant le projet de convention et ses annexes ci-joints, 

Considérant que cette dépense est prévue aux articles 721-01/124-06 - Garderie : prestations techniques de tiers, 

Considérant qu'il est de la compétence du Conseil communal d'approuver une telle convention, 

Considérant la transmission du dossier au Directeur Financier pour avis préalable en date du 02/12/2025,

Considérant l'avis positif du Directeur Financier remis en date du 04/12/2025,

DECIDE A L'UNANIMITE :

1. D'approuver la convention à signer avec la SCRL INTERCOMMUNALE SOCIALE DU BRABANT WALLON, ci-après "ISBW", inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0200.362.408, dont le siège social est situé à 1332 Genval, rue du Cerf, 200, et ce, en vue d'organiser le service d'accueil extrascolaire et les plaines de vacances - exercice 2026.
2. D'approuver la convention telle que rédigée comme suit :

CONVENTION DE COLLABORATION ENTRE

LA VILLE D’OTTIGNIES

ET L’INTERCOMMUNALE SOCIALE DU BRABANT WALLON

EXERCICE 2026

ENTRE :

D’une part, la Ville d’Ottignies – Louvain-La-Neuve représentée par le Collège communal en les personnes de Monsieur Benoit JACOB, Echevin de l’Enseignement, et de Monsieur Grégory LEMPEREUR, Directeur général, ci-après dénommée la Ville ;

Et d’autre part, l’Intercommunale sociale du Brabant wallon (ISBW), située au « Mazerin » rue du Cerf, 200 à 1332 Rixensart, représentée par Monsieur Gilles AGOSTI, Président, et Monsieur Vincent DE LAET, Directeur général, ci-après dénommée l’ISBW  

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

CADRE GÉNÉRAL DE LA COLLABORATION

ARTICLE 1 : CADRE RÉGLEMENTAIRE

L’ISBW assure, en dehors des heures scolaires, un accueil, un encadrement et des animations pour les enfants âgés de 2,5 ans jusqu’à la fin de leur scolarité dans l’enseignement fondamental.

L’accueil est réalisé avant et après l’école, le mercredi après-midi et durant les congés scolaires. Il est accessible à tous les enfants, dans le respect du principe de continuité spatio-temporelle pour l’accueil extrascolaire et en fonction du nombre de places disponibles en ce qui concerne les plaines de vacances.

L’accueil s’organise dans le cadre de l’arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 22 novembre 2017 modifiant l’arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 27 février 2003 portant règlementation générale des milieux d’accueil ainsi que l’arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 3 décembre 2003 fixant les modalités d’application du décret du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l’accueil des enfants durant leur temps libre et au soutien de l’accueil extrascolaire.

Le Code de qualité de l’accueil fixé par l’arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 décembre 2003 est également d’application.

ARTICLE 2 : PRINCIPAUX CRITÈRES D’AGRÉMENT DE L’ONE

Pour bénéficier du subside de l’ONE pour l’accueil qu’elle assure, l’ISBW répond aux conditions d’agrément déterminées par l’article 27 du décret.

Celles-ci concernent notamment :

1. une offre d’ouverture de 220 jours par an minimum : 23,5 heures minimum par semaine réparties du lundi au vendredi pendant les périodes scolaires et 7 semaines minimum avec une accessibilité d’au moins 10 heures par jour pendant les vacances scolaires ;
2. un projet d’accueil conforme aux exigences du Code de qualité de l’accueil (projet éducatif, locaux, participation financière parentale, …) ;
3. un personnel d’accueil et d’encadrement disposant d’une formation initiale reconnue, respectant les attentes en matière de formation continuée et ayant fourni un extrait de casier judiciaire délivré conformément à l’article 596, alinéa 2, du Code d’instruction criminel ;
4. un taux d’encadrement – en moyenne annuelle – d’un animateur extrascolaire minimum pour 18 enfants ; …

ARTICLE 3 : ACCUEIL FLEXIBLE ET JOURNEES PÉDAGOGIQUES

3.1 Accueil flexible :

L’ISBW propose aux familles un accueil dans des horaires flexibles, avec des délais d’inscription courts. Ces horaires répondent aux besoins des parents, tout en veillant au bien-être de l’enfant (maximum 11 heures d’accueil consécutives pour l’enfant). L’accueil démarre à 6h00 le matin et se termine à 20h00.

Pour tout accueil avant 7h00 et après 18h00, les parents remettent à l’ISBW soit une attestation de l’employeur ou du centre de formation, soit une déclaration sur l’honneur pour les travailleurs indépendants.

Pour bénéficier du subside spécifique de l’ONE pour assurer ce type d’accueil, l’ISBW répond aux conditions de l’agrément (cfr. Article 2) et étend son offre d’accueil de 15 heures minimum par semaine, réparties du lundi au vendredi.

3.2 Journées pédagogiques :

Nonobstant le cadre réglementaire prévu à l’article 1, l’ONE tolère que le service de l’ISBW assure l’accueil des enfants durant les journées pédagogiques dans les écoles où il assure l’accueil extrascolaire, pour autant que cela ne nuise pas à ses missions premières. Ces journées ne seront pas renseignées à l’ONE en tant que journées subsidiables, contrairement à l’accueil des enfants avant et après celles-ci.

Concrètement, la direction de l’école adresse une demande écrite au service ([email protected]) 6 semaines minimum avant la journée pédagogique. Dans la semaine qui suit et en fonction du nombre d’animateurs disponibles et de leurs horaires, le service confirme sa disponibilité ou non pour assurer cette journée et détermine le nombre d’enfants qu’il peut accueillir. Enfin, une fois que la direction de l’école a marqué son accord sur ces modalités, elle communique les informations vers les parents et l’ISBW ouvre l’inscription sur son site internet.

CADRE SPÉCIFIQUE À LA VILLE

ARTICLE 4 : LIEUX D’ACCUEIL ET ENCADREMENT

Pour organiser l’accueil tel que défini précédemment, les parties s’accordent pour assurer – sauf cas de force majeure, l’encadrement suivant :

4.1 Durant l’année scolaire :

Un courrier présentant les équipes mises en place sur les lieux est envoyé à la Ville, à la Coordination ATL et aux directions d’école lors de la rentrée scolaire en septembre et en janvier. Des changements sont toujours possibles en fonction de la réalité de terrain.

4.2 Durant les plaines :

Durant les plaines de Détente, Printemps, Automne et Hiver, l’ISBW assure :

• un accueil durant la journée de plaines (8h30 à 16h30) ainsi qu’avant et après celle-ci (6h00 à 20h00) pour les enfants fréquentant la plaine jusqu’à la 2^ème maternelle ;
• un accueil avant et après la plaine pour les enfants à partir de la 3^ème maternelle. La Ville met un animateur communal en renfort de 7h45 à 8h30 et de 16h45 à 17h30. Au-delà de 18 enfants inscrits, un 2ème animateur sera prévu par la Ville.

Durant les plaines d’Été, l’ISBW assure un accueil pour les enfants de 2.5 ans à 4 ans. L’ISBW assure l’accueil durant la journée (8h30 à 16h30) ainsi qu’avant et après celle-ci (6h00 à 20h00).

ARTICLE 5 : INFRASTRUCTURES MISES À DISPOSITION

Concernant les établissements communaux, la Ville met à disposition des infrastructures extérieures et intérieures propres et entretenues, adaptées à l’accueil des enfants en fonction de leur âge et conformes aux normes de sécurité (mobilier, sanitaires, jeux, … adaptés aux petits et aux grands, local et sanitaires réservés pour le personnel, …).

Une liste détaillée des locaux et infrastructures concernés est établie par le coordinateur extrascolaire et le coordinateur ATL. Elle fait l’objet de l’annexe 1 de la présente convention.

Concernant les espaces mis à disposition par la Ville pour les plaines, un état des lieux est effectué par le coordinateur extrascolaire et le coordinateur ATL au début et à la fin de chaque période d’activité.

ARTICLE 6 : COMMUNICATION ET COLLABORATION SUR LE TERRAIN

• Les écoles fournissent à l’ISBW les informations nécessaires au bon fonctionnement du service (dates des journées pédagogiques, fêtes d’école, indisponibilité du local, …).
• En début d’année scolaire, l’équipe et le projet d’accueil sont présentés aux parents lors des réunions de rentrée. À défaut, le service accueil extrascolaire et plaines de vacances propose un temps de rencontre avec les parents.
• Un visuel présentant l’équipe d’animateurs et le coordinateur extrascolaire référent est placé sur chaque lieu d’accueil afin de faciliter la communication avec les parents. La Ville met à disposition les supports nécessaires à cet affichage.
• Une fois par mois minimum, la direction de l’école rencontre le coordinateur extrascolaire pour faire le point sur la collaboration autour des enfants et des familles et sur la cohabitation au sein des mêmes espaces.
• Une fois par an minimum, la direction de l’école est invitée à participer à une réunion de l’équipe extrascolaire, animée par le coordinateur.
• Les écoles s’engagent à indiquer dans leur règlement d’ordre intérieur – soumis à l’approbation des parents – l’autorisation de transmettre à l’ISBW les coordonnées des familles dont l’enfant est susceptible d’être pris en charge par le service (ceci, même si l’accueil ne concerne que le temps de gratuité). L’ISBW ne fait usage de ces données qu’en cas de nécessité et dans le respect de la législation sur la vie privée.
• Une concertation est mise en place entre la Ville et l’ISBW concernant l’organisation des périodes de plaines de vacances.

ARTICLE 7 : SÉCURITÉ

• Afin de garantir un accueil en toute sécurité, il est indispensable que les animateurs sachent quels enfants leur sont confiés chaque jour. La mise en place du badging à l’arrivée et au départ des enfants facilite cette identification. Toutefois, l’organisation de la transition claire entre l’école,  l’accueil extrascolaire et la famille doit être réfléchie en collaboration avec les directions d’école, les opérateurs extrascolaires extérieurs et le service.
• L’équipe extrascolaire est informée des consignes à suivre en matière de sécurité. La procédure et le plan d’évacuation en cas d’alerte sont ajustés pour l’accueil extrascolaire  et affichés de manière claire. Un exercice d’évacuation est programmé avec le Conseiller SIPP de l’ISBW et le Conseiller SIPP de la Ville pendant la journée, en simulant une avant ou après journée scolaire (portes fermées,…).

ARTICLE 8 : MALADIES INFECTIEUSES

En cas de maladie infectieuse (diphtérie, méningococcies et poliomyélite,…) dans l’école, la direction avertit au plus vite le coordinateur extrascolaire référent afin que les mesures adéquates puissent être prises pour les enfants et le personnel. Il en va de même pour le coordinateur extrascolaire vis-à-vis de la direction de l’école.

ARTICLE 9 : APPORTS DE L’ISBW

L’ISBW engage le personnel et l’affecte aux lieux d’accueil de la Ville partenaire grâce à l’apport financier de l’ONE. Le nombre d’animateurs affectés est déterminé en fonction du nombre de journées d’accueil d’enfants prestées sur chaque lieu et de la limite des moyens octroyés par l’ONE.

Les frais de fonctionnement du service (déplacement, formation, matériel didactique, frais informatiques, …) sont couverts partiellement par l’ONE, le solde est couvert par les participations financières parentales et est à charge de l’ISBW.

L’ISBW prend également en charge la gestion administrative (subsides, attestations, agrément, …) et comptable (facturation, impayés, tarifs adaptés, …) du service.

ARTICLE 10 : APPORTS DE LA VILLE

• La Ville assure le paiement des charges locatives (eau, gaz, électricité, …) et fournit l’accès à une connexion Wifi ainsi qu’une armoire fermant à clef dans chaque lieu d’accueil. L’entretien des locaux est assuré et réalisé dans des horaires compatibles avec ceux de l’encadrement des enfants.
• Pour répondre aux exigences de l’ONE en termes de taux d’encadrement (cfr. Article 2 de la présente convention), la Ville met en renfort le personnel supplémentaire tel que prévu à l’article 4. Pour rencontrer les conditions de subventionnement de l’ONE, la Ville transmet à chaque fin de trimestre à l’ISBW les informations requises concernant ce personnel communal : nom – prénom – n° de registre national – statut – formation initiale – nombre d’heures prestées sur le lieu – formations continuées suivies.
• Le personnel engagé après le 1^er janvier 2015 doit répondre aux obligations de l’ONE et de l’ISBW en termes de formation initiale. L’ensemble du personnel est également soumis à l’obligation de suivre 50 heures de formation continue sur 3 ans auprès d’un opérateur agréé. La Ville transmet à l’ISBW les informations relatives aux formations continuées suivies par le personnel communal. Elle intègre les 50 heures de formation dans leur temps de travail, de même qu’une réunion d’équipe par mois.

Une collaboration est établie entre la Ville et le coordinateur ISBW concernant la gestion du personnel communal (recrutement, horaires, présences, évaluation,…). Celui-ci peut participer gratuitement aux formations et conférences organisées par l’ISBW à destination de son personnel extrascolaire.

ARTICLE 11 : INSCRIPTIONS

• Durant l’année scolaire, par la simple présence de l’enfant à l’accueil, les parents sont présumés irrévocablement avoir inscrit l’enfant, accepter le projet d’accueil et le règlement, s’engager à créer leur compte et celui de leur(s) enfant(s) sur la plateforme numérique ISBW-Apschool, à fournir les documents et informations requis. Ils marquent leur accord sur le paiement que cet accueil implique (chargement du portefeuille virtuel), conformément aux tarifs repris dans l’article 13.
• Pour les périodes de plaines de Détente, Printemps, Automne et Hiver, l’ISBW organise et gère les inscriptions pour les enfants inscrits jusqu’en 2^ème maternelle. Les inscriptions pour les enfants à partir de la 3^ème maternelle sont organisées par la Ville qui transmet  au service le listing de présences des enfants pour l’accueil avant et après la plaine.
• Pour la période d’Été, l’ISBW gère les inscriptions de la plaine organisée pour les enfants de 2.5 ans à 4 ans.
• Pour les journées pédagogiques, l’ISBW organise et gère les inscriptions

ARTICLE 12 : EXIGENCES DE L’ONE ENVERS LES PARENTS

L’ONE n’octroie de subside que si le parent dont l’enfant a fréquenté au moins un jour l’accueil extrascolaire, communique les informations suivantes :

• les données nécessaires à l’inscription à l’accueil extrascolaire par enfant
• les informations de santé de l’enfant
• les attestations diverses (de reprise de l’enfant, de participation aux activités, …).

ARTICLE 13 : BARÈMES DE RÉFÉRENCE POUR LES PARENTS

• 1. : Durant l’année scolaire :
• Une heure de gratuité pour les parents avant et après l’école (3/4h Ville – 1/4h ISBW) :

• Le matin :  de 7h40 à 8h40
• Le lundi, le mardi et le jeudi : de 15h30 à 16h30
• Le mercredi : de 12h15 à 13h15
• Le vendredi : de 15h15 à 16h15

• Le tarif avant l’heure de gratuité le matin et après celle-ci l’après-midi : 2,00€ par enfant par heure entamée
• Les heures du matin et du soir s’additionnent.
• Tarifs de référence de l’ISBW (qui peuvent être soumis à l’indexation) :

13. 2 : Durant les plaines :

Les plaines sont organisées de 9h00 à 16h00. En dehors de ces heures, entre 6h00 et 19h00, les enfants sont accueillis dans les conditions suivantes :

• Une ½ h de gratuité avant 9h00 et ½ h de gratuité après 16h00.
• Un forfait accueil par semaine de 5€ pour tout accueil de 7h00 à 8h30 et de 16h30 à 18h00
• Un forfait accueil par jour de 2.00€ pour les « horaires flexibles » avant 7h00 et après 18h00
• Un tarif adapté aux revenus des parents est possible sur base d’un entretien social.
• L’ISBW fournit une attestation fiscale sur base des montants payés

13. 3 : Durant les journées pédagogiques (horaire de la journée scolaire) : 9,00€ par enfant inscrit.

ARTICLE 14 : MODALITÉS DE PERCEPTION DE LA PARTICIPATION PARENTALE

La perception de la participation parentale se pratique au départ de la plateforme numérique ISBW-Apschool. Les parents, après avoir créé leur compte et celui de leur(s) enfant(s) chargent un montant dans le portefeuille virtuel de chaque enfant. Le montant dû pour l’accueil extrascolaire, les plaines et les journées pédagogiques se déduit automatiquement de ce portefeuille conformément aux Conditions générales d’utilisation prévues sur la plateforme, au règlement d’ordre intérieur et selon les barèmes prévus aux points 13.1, 13.2 et 13.3.

ARTICLE 15 : PARTICIPATION FINANCIÈRE DE LA VILLE

15.1 : Les agents administratifs du service (secrétariat, encodage, support,…) de même que le matériel et les programmes informatiques permettant l’enregistrement des présences des enfants ne sont couverts par aucun subside.

La charge salariale réelle correspondant à une partie de ce personnel ainsi que les frais liés au badging sont répartis entre les Villes conventionnées, au prorata du nombre de journées d’accueil prestées dans chaque Ville durant l’année concernée. Progressivement, l’ISBW veille à diminuer cette participation aux charges administratives.

Pour l’année 2026, ce ratio ne sera connu qu’au terme de l’année, soit en janvier 2027 C’est pourquoi la facturation s’effectue en deux phases :

• 1^ère phase : Une première facture est établie suivant les estimations faites sur base des chiffres de l’année 2024 en ce qui concerne le nombre de journées d’accueil et de l’évaluation budgétaire de l’ISBW pour ce qui a trait aux charges salariales.
• Pour la Ville d’Ottignies, le nombre de journées d’accueil était en 2024 de 22.934 sur un total de 447.840 pour l’ensemble des Villes et Communes partenaires, soit 5,13 %.
• La charge salariale prévue pour 2026 et à répartir entre les Villes et les Communes est de 191.042,84 €

Une première facture d’un montant de 9.800,50 € sera donc adressée à la Ville après la signature de la convention.

• Deuxième phase : Une seconde facture complémentaire ou une note de crédit suivant le cas sera adressée à la Ville en février 2027 une fois les chiffres définitifs connus.

15.2 : Afin de prendre en compte l’augmentation du nombre total de journées d’accueil en plaines, l’ISBW facturera à la Ville pour les plaines d’été un forfait de 10,00€/place d’accueil ouverte, soit 24 x 10,00€ => 240,00 €

15.3 : Dans le cas où la Ville partenaire ne peut rencontrer son obligation d’appui en personnel prévu à l’article 4 de la présente convention et dès que ce défaut atteint un mois, dans l’intérêt de la sécurité des enfants de l’accueil, l’ISBW est automatiquement autorisée à se substituer au partenaire communal et à remplacer le ou les personne(s) absente(s). L’ISBW facture à la Ville ce complément en personnel par mois entier en tenant compte du temps de travail remplacé et à concurrence d’un mi-temps minimum. Ce remplacement par l’ISBW et à charge de la Ville  perdure aussi longtemps que l’absence perdure.

Ce remplacement se termine automatiquement au terme du mois entamé pendant lequel les obligations à charge du partenaire communal définies dans l’article 5 sont à nouveau respectées.

15.4 : Dans le cadre de la facturation liée aux plaines, pour celles de Détente, Printemps, Automne et Hiver, l’ISBW établit sur base des listings remis par la Ville (article 11) une facture relative à l’accueil avant et après la plaine des enfants accueillis durant la journée par le CLA, et, adressée à la Ville en début d’année suivante.

15.5 : L’heure de gratuité avant et après l’accueil pratiquée à la demande de la Ville (selon les modalités reprises à l’article 13.1 et selon les horaires prévus à l’annexe 2) est facturée à la Ville par l’ISBW sur base d’une facture annuelle (février 2025) établie sur la base suivante : nombre annuel de présences d’enfants à la première heure de l’accueil extrascolaire (les heures du matin et du soir se cumulent)  x le tarif ISBW.

ARTICLE 16 : ASSURANCES

L’assurance incendie est contractée par la Ville en ce qui concerne les bâtiments communaux.

L’assurance accident de travail pour les animateurs ISBW est contractée par l’ISBW et celle pour le personnel communal est contractée par la Ville.

L’assurance pour les enfants accueillis est contractée par l’ISBW. Elle les couvre au minimum pour les mêmes sinistres et dans les mêmes conditions que pour lesdites « scolaires ».

En cas de dommages matériels et corporels causés par un enfant, les parents sont civilement responsables. A cet effet, ils sont invités à contracter une assurance responsabilité civile.

ARTICLE 17 : TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles collectées par l’ISBW sont utilisées dans le cadre du Règlement Général de Protection des Données selon les modalités définies dans l’annexe 3.

CADRE SPÉCIFIQUE À la gestion des enfants dont les parents n’ont pas créé de compte sur la plateforme ISBW-APSchool

Préambule

L’ISBW a besoin de disposer d’informations concernant les enfants accueillis pour (1) des raisons de sécurité, ainsi qu’(2) afin de pouvoir facturer les prestations aux parents des enfants accueillis même s’ils ne se sont pas inscrits sur la plateforme ISBW-APSchool.

La base légale pertinente est l’article 27/1 de l’Arrêté du Gouvernement de la Communauté française fixant les modalités d’application du Décret du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l’accueil des enfants durant leur temps libre et au soutien à l’accueil extrascolaire, modifié par l’Arrêté du Gouvernement du 17 décembre 2014 :

Art. 27/1. L'opérateur de l'accueil tient, sur chaque lieu d'accueil, les dossiers individuels d'inscription reprenant notamment les coordonnées de l'enfant, des personnes qui l'ont confié, qui sont autorisées à venir le chercher, qui sont à joindre en cas d'urgence, les spécificités de l'enfant à prendre en compte, et un registre des présences quotidiennes. Ce registre doit être conservé durant 3 ans par l'opérateur de l’accueil.

Dès lors, afin d’obvier aux cas où les parents ne créent pas de compte sur ISBW-APSchool et de limiter les risques en matière de sécurité, les parties s’accordent pour collaborer comme suit.

ARTICLE 18 : Transfert de données à caractère personnel

Pour rencontrer ses obligations règlementaires et pour disposer dans tous les cas d’urgence d’un minimum d’information sur les parents, l’ISBW a besoin des informations suivantes :

• les coordonnées de l’enfant : nom, prénom, adresse ;
• les coordonnées de(s) (l’)adulte(s) responsable(s) de l’enfant : nom, prénom, adresse postale, numéro de GSM ;
• les coordonnées de la ou des personne(s) à joindre en cas d’urgence si elle est différente de(s) (l’) adulte(s) responsable : nom, prénom numéro de GSM, lien avec l’enfant

ARTICLE 19 : identification des parents et RGPD

19. 1 : Pour le 30 septembre, le 31 janvier et le 31 mai de chaque année scolaire, l’ISBW signale à l’école les enfants pour lesquels il y a eu un pointage de présence avec le badge mais pour lesquels il n’y a pas   de compte créé sur ISBW-APSchool. 

19. 2 : L’école communique les données à caractère personnel visées aux points 1.1.1 et 1.1.2 des enfants concernés à l’ISBW dans un fichier transmis par l’ISBW, dans les 10 jours ouvrables après réception de celui-ci.

19. 3 : Au regard du RGPD, ce transfert se comprend comme un transfert entre responsables de traitement. Il ne s’agit pas d’une relation de sous-traitance, l’ISBW et l’Etablissement étant indépendants.

La base légale du traitement est l’obligation légale contenue dans l’Arrêté visé dans le préambule. Le cas échéant, le traitement peut également se justifier par la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée.

19. 4 : La durée de conservation est fixée par l’Arrêté.

19. 5 : Conformément à l’article 14 du RGPD, l’ISBW informera les personnes concernées et fournira les informations visées à cet article 14, via sa politique de traitement des données à caractère personnel.

ARTICLE 20 : Fichier

Le fichier prendra la forme d’un fichier au format xls/xlsx ou encore d’un tableau dans un fichier au doc/docx/odt.

Ce fichier sera, au minimum, protégé au moyen d’un mot de passe et transféré au moyen d’un lien sécurisé. Le mot de passe sera transmis par courriel distinct.

Toutefois, une autre procédure peut être convenue tant que les exigences de sécurité sont garanties.

ARTICLE 21 : Responsabilité quant aux données

21. 1 : L’Etablissement comprend et accepte que l’ISBW peut refuser d’accueillir tout enfant ou pour lequel un parent n’a pas créé de compte sur la Plateforme.

Il est évident que ce refus par l’ISBW ne se fera pas dans des conditions pouvant mettre en danger la sécurité d’un enfant.

21. 2 : L’école et l’ISBW s’engagent à prendre les mesures nécessaires en vue d’assurer la conformité avec le RGPD et les autres lois éventuellement applicables en matière de protection des données à caractère personnel lors de ces échanges de données.

ARTICLE 22 : PRISE DE COURS DU PARTENARIAT

La présente convention prend cours le 01/01/2026 jusqu’au 31/12/2026. En cas de modification du mode de subventionnement ou de la règlementation en vigueur, la présente convention fera l’objet d’un avenant.

Elle peut être résiliée à la clôture d’un trimestre par une des deux parties, avec un préavis d’un mois moyennant l’envoi d’une lettre recommandée explicitant les motifs de rupture de la convention. Toutefois, en cas de réduction du subventionnement de l’ONE, la présente convention est résiliée à la date de la décision officielle communiquée à l’ISBW.

Ainsi fait en 3 exemplaires à …………..…………………, le …./…../ ………

Pour l’ISBW :

Vincent DE LAET                                           Gilles AGOSTI

                                  Directeur général                                                 Président

  Pour la VILLE :

                             Grégory LEMPEREUR                                        Benoit JACOB

                                  Directeur général                                       Échevin de l’Enseignement  

Tous les bâtiments mis à disposition par la Ville d’Ottignies disposent d’un accès à l’extérieur (cours de récréation) conforme aux normes de sécurité (espace et mobilier) et d’un un espace partiellement couvert (préau).

INFRASTRUCTURES MISES À DISPOSITION DURANT L’ANNÉE SCOLAIRE

INFRASTRUCTURES MISES A DISPOSITION DURANT LES PLAINES DE VACANCES

TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles collectées par l’ISBW sont utilisées dans le cadre du Règlement Général de Protection des données en application depuis le 25 mai 2018 (RGPD 2016/679) transposée dans la loi belge du 30 juillet et publiée le 5 septembre 2018 au Moniteur Belge. L’intercommunale sociale du Brabant wallon (ISBW) est désignée comme « Responsable de traitement » pour toutes les activités de traitement de données réalisées dans le cadre de ses missions tels que définies dans l’Article 1 de la présente convention.

L’ISBW agit en tant que responsable de traitement pour la gestion des données personnelles dans le cadre de l’accueil extrascolaire, des traitements des données des présences des enfants sur les sites d’accueil, la gestion des données sur la santé des enfants et la gestion de la facturation. Ces données sont collectées dans le cadre des missions d’utilités publiques telles que définies dans l’article 1 de la présente convention.

1. Gestion des données personnelles dans le cadre de l’accueil extrascolaire

Dans le cadre de l’accueil extrascolaire, l’ISBW collecte les données nécessaires à l’inscription de l’enfant par le biais de formulaires remplis par les parents et encodés dans la base de données de l’ISBW.  Ces données ne sont pas transférées à la Ville ni à l’école.

Ces données sont conservées le temps nécessaire à leur traitement et sont détruites au plus tard dans la 14^ème année de l’enfant.

2. Traitements des données de présences des enfants sur les lieux d’accueil

Les données de présences sur les lieux d’accueil sont collectées soit via des formulaires papier soit par un traitement électronique sous forme de « badging ».

Dans le cas des badges, ceux-ci ne contiennent aucune donnée à l’exception d’un identifiant unique.  Aucune autre donnée n’est enregistrée sur ce badge.

Les données d’entrée et de sortie enregistrées via le signal du badge, sont échangées de manière cryptée avec la base de données du sous-traitant en charge de la fourniture du système. Ce sous-traitant n’a pas accès à ces données.

Celles-ci sont conservées le temps nécessaire à leur traitement et sont détruites au plus tard dans la 14ème année de l’enfant.

La relation entre l’ISBW et le sous-traitant fait l’objet d’une convention.

3. Gestion des données relative à la santé des enfants

Les parents ont la possibilité de communiquer des données concernant la santé de l’enfant et ce dans le cas où un traitement sera à pratiquer ou des mesures spécifiques à prendre lors de l’accueil de l’enfant.

Ces données sont conservées dans une farde et mises en sécurité dans une armoire fermée à clef et uniquement accessible aux agents de l’ISBW en charge de l’accueil des enfants. Pour des raisons pratiques, cette farde peut être emportée en cas de déplacement hors de la structure d’accueil. Elles ne sont consultables qu’en cas de nécessité.

Ces données ne sont conservées que le temps nécessaires à leur traitement. Elles sont détruites à la fin de l’année scolaire.

4. Gestion des données personnelles nécessaires à la facturation

Lors de l’inscription, des renseignements financiers sont demandés aux parents dans l’objectif de réaliser la facturation.  A la demande des familles, des données peuvent aussi être collectées auprès d’elles afin de mettre en oeuvre un éventuel tarif adapté à leurs revenus. Ceci dans le cadre d’un entretien social soumis au secret professionnel.

Les données sont conservées 7ans après leur date d’émission. Les autres documents financiers et les justificatifs fiscaux sont conservés jusqu’à 5 ans après leur envoi.

5. Application des droits de la personne

En tant que responsable de traitement pour les données tel que repris dans les articles 1 à 4, l’ISBW a l’obligation de traiter les demandes d’application des droits des personnes pour ce qui concerne le droit d’accès aux données à caractère personnel et/ou à des copies de ces données ; il s’agit entre autres :

• d’exiger la correction, la suppression ou la limitation du traitement des données à caractère personnel ;
• d’exercer un droit d’opposition au traitement des données;
• de s’opposer au traitement pour des raisons qui découlent d’une situation particulière.

6. Mesures de sécurité mises en place pour le traitement des données personnelles

L’ISBW prend toutes les dispositions nécessaires pour mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits de la personne concernée.

Ces mesures principales sont :

La gestion des droits et des accès aux différentes applications et bases de données, l’utilisation d’un environnement virtualisé, le confinement des données dans des bases de données séparées, la sécurisation du réseau, l’échange crypté des données, etc.

7. Données échangées avec l’ONE

L’Office de la Naissance et de l’Enfance est considéré comme responsable de traitement et l’ISBW, ainsi que la Ville d’Ottignies comme sous-traitants pour les données collectées pour le compte de l’ONE et reprises dans les conventions établies entre les parties.

Les informations concernant les traitements effectués par l’ONE sont consultables sur le site de l’ONE ou en les contactant à l’adresse suivante :

Office de la Naissance et de l'Enfance - Délégué à la Protection des données, Chaussée de Charleroi, 95

B–1060 Bruxelles

https://www.one.be/

Le Délégué à la Protection des Données de l’ISBW est joignable par courrier à l’adresse de son siège social ou par e-mail à l’adresse [email protected].

3. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.