Plan de Cohésion sociale - Permanences d'écrivains publics - renouvellement de la convention de partenariat - Pour approbation

Description

Délibération

Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Considérant l'objectif stratégique du Plan stratégique transversal pour "une ville plurielle, sociale, équitable et orientée service et bien-être des citoyens" (OS-01)

Considérant l'objectif opérationnel visant "Une ville solidaire et inclusive"

Considérant l'action "Soutenir et aider les publics en décrochage, précarisés ou fragilisés" (PRO-01),

Considérant le Plan de Cohésion sociale (PCS) 2020-2025 visant à réduire la précarité et les inégalités en favorisant l’accès effectif de tous aux droits fondamentaux et à contribuer à la construction d’une société solidaire et coresponsable pour le bien-être de tous,

Considérant le Plan de Cohésion sociale qui vise notamment à créer un esprit de solidarité entre voisins (action 5.1.04 du PCS),

Considérant les éléments suivants que le diagnostic local de Cohésion sociale, l'évaluation qualitative et la journée de la Cohésion sociale ont mis en exergue :

• L'importance des relations avec le voisinage, de la solidarité, d'être en contact. Cela permet de rompre le sentiment d'isolement
• Le peu de mobilisation des habitants, des personnes très fragiles au niveau de leur état de santé et très isolées, le sentiment d'"abandon"
• Le manque (d'accès à) d'information sur les droits des citoyens 
• Le besoin d'avoir des personnes de références dans la durée pour accompagner les citoyens dans leurs démarches 
• La nécessité d'inscrire les collaborations dans des conventions formelles qui engagent et soutiennent les différentes parties

Considérant que la Ville, dès 2024, a développé l'offre de service des écrivains publics dans les quartiers avec le soutien de la MAISON DE LA LAÏCITÉ dans le cadre d'une permanence d'écrivain public à Lauzelle, mais que cette permanence a été stoppée en juin 2025, faute de moyens financiers du partenaire,

Considérant que fin 2024, la Ville a étendu son offre de service d'écrivains publics en souscrivant à un partenariat avec Présence et Action culturelles (PAC), qui forme et anime un réseau d'écrivains publics, 

Considérant qu'une évaluation du partenariat a été réalisée et a dégagé les éléments suivants :

• Peu de présence des citoyens aux permanences décentralisées (une vingtaine seulement sur l'année)
• Le temps long entre les permanences (mensuelle)
• Absence de permanence à Ottignies-centre
• Et ce malgré des échos positifs des citoyens convaincus de la nécessité de proposer ce type de service de proximité 

Considérant dès lors la volonté du service de Cohésion et Prévention sociales de maintenir l'offre de service, mais de la recentrer dans le centre d'Ottignies, à l'Espace public Numérique (EPN) pour permettre une permanence hebdomadaire (à l'inverse des permanences mensuelles qui se tiennent dans les Maisons de Quartier),

Considérant que la communication continuera à se faire dans les Maisons de Quartier pour que les demandes puissent être redirigées vers le centre d'Ottignies,

Considérant qu'il s'agit ici du renouvellement du partenariat en cours, les modalités ayant changé,

Considérant que ce partenariat n'engage aucune dépense pour la Ville, 

Considérant les engagements des parties qui portent sur :

1. Pour PAC :
   • Fournir à la Ville les services d’écrivains publics formés par ses soins, appartenant à son réseau d’écrivains publics, ayant signé la Charte des Écrivain publics.
   • Transmettre au partenaire les contacts et horaires des permanences de chaque écrivain public impliqué dans le projet et d’informer le partenaire des changements par email via l’adresse [email protected].
   • Assurer la formation continue des écrivains publics afin d’approfondir et d’élargir au mieux leurs compétences. Cette formation continue sera l’occasion pour chaque écrivain public de s’intégrer pleinement au réseau.
   • Mettre à disposition des écrivains publics et du partenaire des supports d’information et de communication sous forme d’affiches, dépliants, flyers, mail-type et à faire bénéficier la permanence de son propre réseau d’information et d’une visibilité sur son site internet.
   • Effectuer annuellement l’évaluation de la permanence avec la Ville et les écrivains publics. Cette évaluation aura pour but d’évaluer la fréquentation de la permanence, le type de services rendus, les éventuelles difficultés rencontrées par les écrivains publics, les solutions envisageables en termes de formation, etc. Cette réunion aura lieu au mois de novembre afin d’envisager une éventuelle reconduction pour l'année civile suivante.
   • Assurer les frais de déplacements des écrivains publics.
   • En cas d’absence d’un écrivain public, à assurer un remplacement si le partenaire le souhaite.
2. Pour la Ville :
   • Mettre à disposition un local à titre gratuit pour la tenue de la permanence de l’écrivain public. Ce local répondra aux conditions de confidentialité de la Charte des Écrivains publics.
   • Dans ce local, la Ville mettra à disposition de l’écrivain public le matériel nécessaire à l’exercice de sa fonction : ordinateur, imprimante et accès internet. Le tout en état correct de fonctionnement.
   • Relayer l’information relative à cette permanence auprès de son public ainsi qu’auprès des acteurs sociaux et culturels de son réseau. Dans la mesure du possible la Ville organisera une rencontre entre les équipes d’écrivains publics et ses bénéficiaires et/ou les membres de son personnel.
   • Utiliser les supports d’information (logo PAC et Écrivain public, affiche Écrivain public, flyers…) fournis par la coordination pour promouvoir la permanence auprès de son public et de son réseau.
   • Participer à l’évaluation annuelle avec la coordination et les écrivains publics.

Considérant le projet de convention-type ci-annexé,

Considérant qu'il relève de la compétence du Conseil communal d'approuver une telle convention,

DECIDE A L'UNANIMITE :

1. D'approuver la convention de "Partenariat dans le cadre de permanences d'un service d'écrivain public à Ottignies-Louvain-la-Neuve" à conclure avec l'ASBL PRÉSENCE ET ACTION CULTURELLES, inscrit auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le n°0446.019.163, valablement représentée par Madame Nadja WYVEKENS dont le siège social est situé à Rue Lambert Crickx 5, 1070 Anderlecht, telle que rédigée comme suit : 

CONVENTION

Objet : Partenariat dans le cadre d’une permanence « écrivain∙e public∙que »

Entre d’une part :

L’ASBL PAC, représentée par Nadja WYVEKENS ; désignée ci-après comme « la coordination »,

D’autre part :

Et,

D’autre part :

La Ville d’Ottignies Louvain-la-Neuve, dont les bureaux sont situés à l’Hôtel de Ville, 35 avenue des Combattants à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, valablement représentée par Monsieur Nicolas Van der Maren, Bourgmestre et Monsieur Grégory Lempereur, Directeur général, agissant en exécution de la délibération du Conseil communal du 20 mars 2018.

Ci-après dénommée : « le partenaire »,

Il est convenu ce qui suit :

La coordination s’engage à :

• Fournir au partenaire les services d’écrivains publics formés par ses soins, appartenant à son réseau d’écrivains publics, ayant signé la Charte des Écrivain publics.
• Assurer que chaque écrivain public impliqué dans le projet se soit engagé à :
  • Respecter les principes prescrits dans la Charte des Écrivain publics de Présence et Action Culturelles.
  • Promouvoir sa permanence dans le quartier ou la commune où elle a lieu, entre autres en assurant la distribution des flyers via un toute-boite des rues avoisinantes et en mettant des affiches dans les commerces du centre-ville.
  • Occuper le local mis à disposition par le partenaire en conformité avec les règles admises de savoir-vivre, de moralité publique et de bienséance. Il n’entreprendra aucun acte qui soit de nature à modifier l’état des lieux occupés.
  • Informer par mail ou par téléphone le partenaire et la coordination en cas d’absence.
  • Participer à la réunion d’évaluation annuelle avec la coordination et le partenaire.
• Transmettre au partenaire les contacts (nom, prénom, adresse, et numéro de téléphone) et horaires des permanences de chaque écrivain public impliqué dans le projet et d’informer le partenaire des changements par email via l’adresse [email protected].
• Assurer la formation continue des écrivains publics afin d'approfondir et d’élargir au mieux leurs compétences. Cette formation continue sera l’occasion pour chaque écrivain public de s’intégrer pleinement au réseau.
• Mettre à disposition des écrivains publics et du partenaire des supports d’information et de communication sous forme d’affiches, dépliants, flyers, mail-type et à faire bénéficier la permanence de son propre réseau d’information et d’une visibilité sur son site internet.
• Effectuer annuellement l’évaluation de la permanence avec le partenaire et l’écrivain public. Cette évaluation aura pour but d’évaluer la fréquentation de la permanence, le type de services rendus, les éventuelles difficultés rencontrées par les écrivains publics, les solutions envisageables en termes de formation, etc. Cette réunion aura lieu au mois de novembre afin d’envisager une éventuelle reconduction.
• Assurer les frais de déplacements des écrivains publics.
• En cas d’absence d’un écrivain public, à assurer un remplacement si le partenaire le souhaite.

Le partenaire s’engage à :

• Mettre à disposition un local gà titre gratuit pour la tenue de la permanence de l’écrivain public. Ce local répondra aux conditions de confidentialité de la Charte des Écrivains publics.
• Dans ce local, le partenaire mettra à disposition de l’écrivain public le matériel nécessaire à l’exercice de sa fonction : ordinateur, imprimante et accès internet. Le tout en état correct de fonctionnement.
• Relayer l’information relative à cette permanence auprès de son public ainsi qu’auprès des acteurs sociaux et culturels de son réseau. Dans la mesure du possible le partenaire organisera une rencontre entre les équipes d’écrivains publics et ses bénéficiaires et/ou les membres de son personnel.
• Utiliser les supports d’information (logo PAC et Écrivain public, affiche Écrivain public, flyers…) fournis par la coordination pour promouvoir la permanence auprès de son public et de son réseau.
• Participer à l’évaluation annuelle avec la coordination et l’écrivain public.

Si la permanence a lieu le jour de la formation continue, permettre aux écrivains publics de suivre au moins trois formations continuées sur l’année.

La présente convention est établie en 2 exemplaires à Ottignies le 15 décembre 2025

Pour l'ASBL PAC, Nadja WYVEKENS

Pour l’écrivain∙e public∙que,

Pour la VILLE D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE                                                                         

Le Directeur général, Grégory LEMPEREUR    

L'échevine de la Cohésion Sociale, Anouck BILLIET

2. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision. 
3. D'informer les parties de la présente décision.