Marchés publics et subsides - Subvention 2025 aux ÉCOLES DE DEVOIRS pour la coordination administrative et le défraiement des animateurs volontaires : Octroi – Pour approbation

Description

Délibération

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, en ses articles L1122-30 et L3331-1 à L3331-9 (livre 3, titre 3),

Vu la loi du 14 novembre 1983, relative au contrôle de l’octroi et de l’emploi de certaines subventions,

Vu la circulaire du 30 mai 2013 relative au contrôle de l’octroi et de l’emploi de certaines subventions,

Considérant que pour l’octroi des subventions, le bénéficiaire est nécessairement soumis aux obligations suivantes :

• utiliser la subvention aux fins pour lesquelles elle a été octroyée ;
• attester l’utilisation de la subvention au moyen des justifications visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• respecter, le cas échéant, les conditions d’utilisation particulières visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• restituer la subvention qu’il n’a pas utilisée aux fins en vue desquelles elle a été octroyée,

Considérant sa délibération du 25 juin 2013 lui imposant également les obligations suivantes, quel que soit le montant de la subvention :

• fournir lors de sa demande, les justifications des dépenses, lorsque le bénéficiaire demande une subvention destinée à couvrir des dépenses déjà engagées ;
• restituer la subvention en cas de non-respect des conditions d’octroi particulières imposées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas de non production des justifications exigées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas d’opposition au contrôle sur place par le dispensateur,

Considérant cette même délibération fixant les pièces justificatives suivantes à réclamer au bénéficiaire d’une subvention :

• pour toute subvention inférieure à 12.500 euros : une déclaration de créance ainsi que des pièces comptables probantes justificatives à concurrence de la subvention accordée (à titre d’exemple : des factures acquittées, des fiches de paie, un rapport d’activités…) et/ou toutes pièces justificatives estimées opportunes par la Ville ;
• pour toute subvention supérieure à 12.500 euros : une déclaration de créance ainsi que le bilan financier et moral, les comptes, le budget, et/ou toutes pièces justificatives estimées opportunes par la Ville,

Vu le Décret de la Communauté française du 20 avril 2004 modifié le 12 janvier 2007 et le 23 mai 2013, relatif à la reconnaissance et au soutien des écoles de devoirs (EDD),

Considérant qu’il y a lieu d’avoir recours à un encadrement suffisant et de qualité pour les élèves fréquentant les ÉCOLES DE DEVOIRS sur le territoire communal,

Considérant que plusieurs écoles de devoirs présentes sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve sont organisées par des associations particulièrement actives sur l’entité,

Considérant que dans l’intérêt des enfants qui fréquentent les ÉCOLES DE DEVOIRS et vu les impositions du décret en la matière, il appartient à la Ville de les soutenir dans l’engagement de personnel volontaire prioritairement qualifié,

Considérant la nécessité d’une coordination pour leur gestion administrative et pédagogique,

Considérant que le soutien aux ÉCOLES DE DEVOIRS ne peut se faire que par le biais de subventions et non par l’engagement direct des volontaires par la Ville,

Considérant que cette subvention peut être accordée aux ÉCOLES DE DEVOIRS, selon les termes et conditions de la présente délibération, comme suit :

1. Un montant de 5000,00 euros par an pour le coordinateur qualifié, pour chaque ÉCOLE DE DEVOIRS organisée par l’association ;
2. Une tranche de 25 euros par jour et par animateur pour l’encadrement des activités de l’ÉCOLE DE DEVOIRS, selon le taux d’encadrement fixé par l’ONE que le nombre d’enfants réellement présents journalièrement justifie,

En prévoyant une indexation annuelle sur base de l’indice des prix à la consommation,

Considérant que pour être éligible à ladite subvention, il convient que chaque ECOLE DE DEVOIRS respecte les critères d’octroi suivantes :

1. S’adresser à un public d’enfants majoritairement domicilié ou scolarisé dans la commune,
2. Répondre aux critères pédagogiques repris dans le Décret relatif à la reconnaissance et au soutien des écoles de devoirs du 20 avril 2004, à savoir :

• organiser des activités de soutien scolaire ainsi que des animations éducatives ludiques, culturelles ou sportives s'inscrivant dans les missions décrites à l'article 2, § 1er, ce qui exclut l'étude scolaire
• respecter le Code de qualité de l'accueil de l'enfant, quel que soit l'âge des enfants ou des jeunes accueillis
• élaborer, en collaboration active et effective avec l'équipe pédagogique visée au § 4, 1°, et mettre en oeuvre un projet pédagogique qui tient compte des caractéristiques socioculturelles et des besoins des enfants qu'il accueille, ainsi que de l'environnement social et culturel dans lequel il évolue
• élaborer, mettre en oeuvre et évaluer un plan d'action annuel, qui constitue la traduction concrète des objectifs déterminés par le projet pédagogique et comprend notamment un calendrier et un descriptif d'activités ainsi que les moyens humains et matériels envisagés pour les mettre en œuvre
• veiller à la coordination de son travail avec les autres acteurs sociaux et éducatifs de l'accueil de l'enfant et du jeune dans son environnement direct, en collaborant notamment avec les établissements scolaires d'où proviennent les enfants qui la fréquentent et leurs familles
• respecter et défendre en son sein les droits de l'homme et les droits de l'enfant

3. Être reconnu par l’ONE pour la période concernée (reconnaissance à renouveler tous les 5 ans)
4. Répondre aux conditions de fonctionnement définies par le Décret, à savoir :

• accueillir au moins 10 enfants âgés de 6 à 15 ans par jour d’ouverture en moyenne (sauf dérogation)
• respecter les conditions d’encadrement : équipe pédagogique d’au moins 3 personnes dont minimum 1 coordinateur qualifié et 1 animateur qualifié, au moins 1 animateur présent par groupe de 12 enfants de 6 à 15 ans et au moins 1 animateur qualifié par tranche entamée de 3 animateurs obligatoirement présent (à partir de 25 enfants, etc.)
• être accessible après les heures scolaires au moins 1h par jour d’ouverture, au moins 5h/semaine, sur au moins 3 jours/semaine, pendant au moins 20 semaines durant l’année scolaire (sauf dérogation)
• accorder une priorité d’accès au public qui maîtrise mal la langue française ou qui ne peut bénéficier à domicile d’un accompagnement scolaire ou social

Considérant que dès lors, les obligations imposées à chaque ÉCOLE DE DEVOIRS sont les suivantes :

• utiliser la subvention aux fins pour lesquelles elle a été octroyée ;
• attester l’utilisation de la subvention au moyen des justifications visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• respecter, le cas échéant, les conditions d’utilisation particulières visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• restituer la subvention qu’il n’aurait pas utilisée aux fins en vue desquelles elle a été octroyée,
• restituer la subvention en cas de non-respect des conditions d’octroi particulières imposées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas de non production des justifications exigées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas d’opposition au contrôle sur place par le dispensateur,

Considérant que pour le contrôle de la présente subvention, les pièces justificatives exigées des associations organisant des écoles de devoirs sont :

• une déclaration de créance ;
• les pièces et des preuves de paiement relatives à la coordination administrative et pédagogique ;
• les pièces et des preuves de remboursement des défraiements des animateurs ;
• les listes de présences justifiant du nombre d’enfants effectivement accueillis journalièrement et attestant ainsi du nombre d’animateurs nécessaire à l’encadrement de l’école de devoirs (cf. justificatifs fournis à l’ONE) conditionnant le nombre d’animateurs,

Considérant que ces pièces doivent être produites dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les trente jours du rappel de l’administration,

Considérant qu’il serait sursis à l’octroi d’une prochaine subvention éventuelle si les pièces justificatives comptables demandées n’étaient pas présentées pour la présente subvention,

Considérant que la subvention à octroyer en 2025 porte sur un montant total de 63.924,99 euros,

Considérant que ce montant sera réparti comme suit entre les cinq associations organisant des écoles de devoirs sur le territoire communal, selon l’octroi du montant maximal aux conditions précitées et sur base de 35 semaines d’ouverture sur l’année 2025, 

• ASBL IMAGIMONDE, sur base d’une fréquentation moyenne de 15 enfants par jour d’ouverture en 2024 :
  • EDD Eureka : 3 animateurs x 3 jours/semaine x 25,00 euros/jour/ animateur x 35 semaines, soit un montant de 7875,00 euros ;
  • 1 coordinateur, soit 5000,00 euros ;
  • Soit un montant total pour l’association de 12.875,00 euros,
• ASBL LE FIL BLANC, sur base d’une fréquentation moyenne de 20 enfants par jour d’ouverture en 2024 :
  • EDD de la Chapelle aux Sabots : 4 animateurs x 3 jours/semaine x 25,00 euros/jour/animateur x 35 semaines, soit un montant de 10.500,00 euros ;
• • Coordination : 5.000,00 euros ;
  • Soit un montant total pour l’association 15.500,00 euros,
• ASBL ENTRAIDE ET FORMATION, sur base d’une fréquentation moyenne de 8 enfants par jour d’ouverture en 2024 (sachant qu’il convient dès lors que la fréquentation dépasse à nouveau 10 enfants par jour d’ouverture en 2025) :
  • EDD de Lauzelle : 2 animateurs x 3 jours/semaine x 25,00 euros/jour/animateur x 35 semaines, soit un montant de 5.250,00 euros ;
• • Coordination : 5.000,00 euros ;
  • Soit un montant total de 10.250,00 euros,
• ASBL AIMA CEMEA :
  • EDD du Bauloy, sur base d’une fréquentation moyenne de 15 enfants par jour d’ouverture en 2024 :
  • 3 animateurs x 3 jours/semaine x 25,00 euros/jour/animateur x 21 semaines, soit un montant de 4.725,00 euros ;
  • 1 coordinateur, au prorata des 21 semaines d’organisation de l’EDD, soit 3.181,81 euros ;
  • Soit un montant total pour l’association de 7.906,81 euros,
• ASBL COLLECTIF DES JEUNES :
  • EDD du Bauloy, sur base d’une fréquentation moyenne de 15 enfants par jour d’ouverture en 2024 :
  • 3 animateurs x 3 jours/semaine x 25,00 euros/jour/animateur x 12 semaines, soit un montant de 2700,00 euros ;
  • 1 coordinateur, au prorata des 12 semaines d’organisation de l’EDD, soit 1818,18 euros ;
  • EDD de Mousty, sur base d’une fréquentation moyenne de 17 enfants par jour d’ouverture en 2024 :
  • 3 animateurs x 3 jours/semaine x 25,00 euros/jour/animateur x 35 semaines, soit un montant de 7.875,00 euros ;
  • 1 coordinateur, soit 5000,00 euros ;
  • Soit un montant total pour l’association de 17.393,18 euros,

Considérant que la subvention devra être versée sur les comptes bancaires des différentes associations,

Considérant qu’un montant de 63.924,99 euros est inscrit au budget ordinaire 2025, à l’article 72204/33202,

Considérant que les ÉCOLES DE DEVOIRS ayant bénéficié d’une subvention en 2024 ont transmis à la Ville leurs pièces justificatives permettant le contrôle de la subvention 2024, à savoir, une déclaration de créance ainsi que les pièces relatives à la coordination et au défraiement des animateurs volontaires,

Considérant qu’il y a donc lieu de liquider la subvention,

Après en avoir délibéré,

DECIDE PAR 16 VOIX CONTRE 5 ET 9 ABSTENTIONS :

1. D’octroyer un subside de 63.924,99 euros aux trois associations organisant des ÉCOLES DE DEVOIRS sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, mentionnées dans le tableau ci-dessous, correspondant à l’intervention de la Ville pour la coordination administrative et pédagogique ainsi que pour le défraiement des animateurs volontaires, montant ventilé comme suit :

2. De financer la dépense, par le crédit inscrit au budget ordinaire 2025, à l’article 72204/33202.
3. En vue de contrôler l’utilisation du subside, de solliciter de la part de chaque association organisant l’une des ÉCOLE DE DEVOIRS précitées, dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les trente jours du rappel de l’administration, la production :
   • d’une déclaration de créance ;
   • des pièces et des preuves de paiement relatives à la coordination administrative et pédagogique ;
   • des pièces et des preuves de remboursement des défraiements des animateurs ;
   • les listes de présences justifiant du nombre d’enfants effectivement accueilli journalièrement et attestant ainsi du nombre d’animateurs nécessaire à l’encadrement de l’école de devoirs (cf. justificatifs fournis à l’ONE) conditionnant le nombre d’animateurs.
4. De veiller par la suite au contrôle de l’utilisation du subside et de prendre les sanctions nécessaires en cas de non-respect des obligations.
5. De transmettre la présente délibération au Directeur financier pour exécution.