Règlement fixant les conditions d’octroi des subventions aux clubs sportifs et associations sportives - Exercices 2025 à 2031 - Pour approbation

Description

Délibération

Vu les articles L1122-30, L3331-1 à L3331-9 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) entré en vigueur le 25 mai 2018,

Vu l'arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant règlement général sur la comptabilité communale,

Vu la circulaire ministérielle du 30 mai 2013 relative à l'octroi des subventions par les pouvoirs locaux,

Considérant la volonté de la ville de soutenir les clubs sportifs,

Considérant en particulier la volonté d'aider les clubs reconnus par la Ville comme clubs sportifs communaux, en leur octroyant des subventions permettant de couvrir en partie leurs frais de fonctionnement, d'organisation d'évènements ou d'achats de matériel,

Considérant le règlement du Conseil communal du 15 septembre 2025 établissant les conditions de reconnaissance comme club sportif communal,

Considérant le règlement du 25 juin 2019 fixant les conditions d'octroi des subventions aux clubs sportifs pour les jeunes de moins de 18 ans domiciliés à Ottignies-Louvain-la-Neuve, le règlement du 25 juin 2019 fixant les conditions d'octroi des subventions pour l'achat de matériel sportif et/ou pour l'organisation d'un événement sportif exceptionnel (Subsides pour frais exceptionnels relatifs aux sports), et le règlement du 30 mai 2023 fixant les conditions d’octroi des subventions aux clubs sportifs et associations sportives pour les aînés âgés de 60 ans et plus, 

Considérant en conséquence que les clubs sportifs reconnus sont à ce jour éligibles aux subsides suivants :

• Subside pour les jeunes de moins de 18 ans domiciliés à Ottignies-Louvain-la-Neuve,
• Subside pour l’achat de matériel sportif et/ou pour l’organisation d’un événement sportif exceptionnel,

Considérant que les clubs sportifs ou associations sportives exerçant leurs activités sur le territoire communal et proposant une offre sportive aux personnes âgées de 60 ans et plus peuvent actuellement également bénéficier d’une subvention pour leurs membres aînés âgés de 60 ans et plus,

Considérant la volonté de la Ville d’octroyer dorénavant, et en particulier pour les exercices 2025 à 2031, son soutien financier aux clubs sportifs reconnus par l’octroi d’un subside unique remplaçant les trois subsides précédemment accordés, de sorte qu'il convient de revoir les trois règlements communaux précités,

Considérant que ce subside serait exclusivement destiné aux clubs sportifs communaux dont la reconnaissance est effective depuis au moins deux ans,

Considérant que le subside serait attribué sur la base de critères objectifs, prenant notamment en considération le nombre de jeunes de moins de 18 ans domiciliés à Ottignies-Louvain-la-Neuve ainsi que la proportion de membres âgés de 60 ans et plus au sein du club ou de l’association sportive,

Considérant que le mode de calcul prévoirait l’octroi d’un forfait de 500,00 euros à chaque club ou association sportive comptant au moins 10 % de membres âgés de 60 ans et plus, que le reste de l’enveloppe budgétaire serait réparti entre les clubs affiliés à une Fédération sportive régionale, fédérale ou reconnue par la Fédération Wallonie-Bruxelles, en fonction du nombre de jeunes de moins de 18 ans domiciliés à Ottignies-Louvain-la-Neuve avec un plafond de 5.000,00 euros après ces deux calculs, le solde étant partagé à parts égales entre tous les clubs demandeurs pour couvrir des frais de formation, comme des cours d’arbitrage ou des formations d’entraîneurs,

Considérant que le montant total disponible pour le présent subside s’élève pour l’année en cours, à 45.000 euros, montant inscrit au budget de l'exercice 2025 sur l’article budgétaire 76401/33202 SUBVENTIONS AUX SOCIETES SPORTIVES,

Considérant que les crédits appropriés seront inscrits au budget des exercices 2026 à 2031,

Considérant la proposition du Collège communal de se voir déléguer, par le Conseil communal, l'exécution des décisions d'octroi des subventions, dans le cadre et le strict respect du règlement qui serait approuvé,

Considérant les finances de la Ville,

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 27 août 2025,

Considérant l'avis favorable du Directeur financier remis en date du 1^er septembre 2025,

DECIDE PAR 20 VOIX CONTRE 8 ET 2 ABSTENTIONS :

D'approuver le règlement fixant les conditions d’octroi des subventions aux clubs sportifs communaux, exercices 2025 à 2031, rédigé comme suit :

"Règlement fixant les conditions d’octroi des subventions aux clubs sportifs communaux - Exercices 2025 à 2031  

Article 1^er : Objet

En vue de favoriser l’accès et la pratique du sport et dans le but de soutenir les clubs sportifs communaux dont la reconnaissance est effective depuis au moins deux ans, la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve leur octroie une subvention communale annuelle afin de leur permettre d’assumer leurs frais de fonctionnement annuels, effectués dans l'année de l'octroi de la subvention, en ce compris les frais de formation et les frais de fonctionnement liés à l'organisation de leurs activités sur le territoire communal, à l'exception de tous frais de bouche et des autres frais de personnel.

Article 2 : Lexique

Club sportif communal : club ou association reconnue par délibération du Collège communal conformément au règlement du Conseil communal du 15 septembre 2025 et à la procédure en vigueur, consultable via le service des Sports de la Ville, ou sur le site internet de la Ville.

Article 3 : Principes généraux

§1. Cette subvention est octroyée dans la limite des crédits budgétaires disponibles et doit servir à la réalisation de l’objet défini à l’article 1^er du présent règlement.

§2. Le subside sera octroyé de manière annuelle.

Article 4 : Conditions d'octroi

Pour pouvoir bénéficier de la subvention, le demandeur doit être un club ou une association sportive :

• dont la reconnaissance, en tant que club sportif communal, est effective depuis au moins deux exercices,
• en ordre de justification de subsides précédemment octroyés.

Article 5 : Calcul et montant de la subvention

Le montant de la subvention est calculé de la façon suivante :

• Chaque association ou club sportif demandeur comptant au moins 10 % de membres âgés de 60 ans et plus bénéficie d'un forfait de 500,00 euros,
• Les clubs sportifs affiliés à une Fédération sportive régionale, fédérale ou reconnue par la Fédération Wallonie-Bruxelles, en excluant les clubs affiliés à une association agréée en tant que Fédération non sportive, bénéficient d'une répartition du solde de l’enveloppe budgétaire restant après distribution du premier forfait, sur base proportionnelle au nombre de jeunes affiliés de moins de 18 ans domiciliés à Ottignies-Louvain-la-Neuve, avec un plafond, après octroi des deux premiers forfaits, de 5.000,00 euros,
• Le solde restant éventuel du budget sera réparti à parts égales entre l’ensemble des clubs demandeurs, en vue de couvrir des frais de formation, tels que les cours d’arbitrage ou les formations d’entraîneurs, pour autant qu'ils puissent les justifier.

Article 6 : Procédure d'introduction de la demande

§ 1. Sous peine d’irrecevabilité, la demande de subvention doit être introduite à l’aide du formulaire ad hoc fourni par l’Administration communale, également disponible en version téléchargeable sur le site www.olln.be, dûment complété par le demandeur, et renvoyé par courrier postal daté et signé, à l’attention du Collège communal – Service des Sports de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35 ou par courriel via l’adresse électronique : [email protected].

Le dossier de demande de subvention doit être complet et composé :

• Du formulaire ad hoc dûment complété ;
• Du nombre de membres actifs de 60 ans et plus et de moins de 18 ans, actifs et en ordre de cotisation durant l'exercice concerné, justifiés par une attestation de la fédération sportive à laquelle est affilié le club ou l'association, ou par une déclaration sur l'honneur indiquant ces nombres, à l’exclusion de toutes données personnelles.

§ 2. La demande de subvention doit être introduite au plus tard à la date fixée, chaque année, par l’Administration communale, annoncée par toutes voies officielles utiles. Ce délai sera de minimum 30 jours calendrier à compter de la première publication officielle.

§ 3. Il ne sera tenu compte que des demandes de subvention introduites dans les formes et délais prévus par le présent règlement.

Article 7 : Cumul avec d'autres subsides

La présente subvention peut être demandée par des clubs ou associations sportives qui bénéficieraient déjà de subsides prévus dans les règlements communaux en vigueur, pour autant que les subventions couvrent,conformément aux conditions établies dans les règlements précités et dans le présent règlement, des dépenses distinctes.

Toute autre subvention qui serait sollicitée, mais dont les conditions d'octroi ne sont pas prévues dans un règlement communal, sera soumise à l'approbation du Conseil communal, sous réserve des crédits budgétaires disponibles.

Article 8 : Liquidation de la subvention

§1. La subvention sera liquidée après examen du dossier et approbation de celui-ci par le Collège communal sur le numéro de compte mentionné par ce dernier sur le formulaire de demande.

§2. La subvention est octroyée dans la limite des crédits budgétaires disponibles.

Article 9 : Contrôle et remboursement en cas de non-respect des obligations

§1. Le bénéficiaire s’engage à apporter, dans un délai de 12 mois à compter de l’octroi de la subvention ou au plus tard avant la date de clôture d’introduction d’une nouvelle demande, la preuve de l’utilisation de la subvention aux fins desquelles elle a été octroyée, à savoir l'intervention dans ses frais de fonctionnement annuels, effectués dans l'année de l'octroi de la subvention, en ce compris les frais de formation et les frais de fonctionnement liés à l'organisation de leurs activités sur le territoire communal, à l'exception de tous frais de bouche et des autres frais de personnel.

§2. Le bénéficiaire s’engage à restituer le montant de la subvention qu'il n'a pas utilisé aux fins desquelles elle a été octroyée.

§3. Afin de prouver l'utilisation de la subvention, le bénéficiaire devra communiquer, avec sa déclaration de créance, un rapport d’activités, ainsi que toutes les pièces justificatives, notamment comptables (factures, preuves de paiement,…), démontrant de la réalité, du montant et du caractère distinct, par rapport à d’autres subventions reçues de la Ville, des dépenses effectuées relatives aux frais de fonctionnement liés à l’activité du bénéficiaire.

§4. La Ville se réserve la faculté de déléguer un représentant pour vérification de l'utilisation de la subvention conformément aux fins pour lesquelles elle aura été accordée. Dans ce cadre, le bénéficiaire s’engage à communiquer toutes pièces justificatives estimées opportunes par le représentant de la Ville, et notamment la liste des membres.

§5. En cas de non-respect des conditions d’octroi, la subvention sera remboursée par le bénéficiaire, en euros, à la Ville, dans un délai de 30 jours suivant le courrier qui lui aura été adressé en l'invitant à ce faire.

§6. Le contrôle de l’utilisation du subside sera effectué par le Collège communal.

Article 10 : Recouvrement amiable et forcé des montants dus

§1. Au plus tôt dix jours à compter du 1^er jour suivant l'échéance de paiement visée à l’article 9 §5, le redevable se verra adresser, à défaut de paiement, un 1^er rappel gratuit par voie ordinaire lui accordant un délai de 15 jours pour s'acquitter des montants dus.

§2. Au plus tôt dix jours à compter du 1^er jour suivant l'échéance de paiement visée dans le rappel adressé par voie ordinaire, le redevable se verra adresser, à défaut de paiement, une mise en demeure par voie recommandée lui accordant un ultime délai de 15 jours pour s'acquitter des montants dus. Les frais de cet envoi recommandé s'élèveront à 10,00 euros et seront à charge du redevable.

§3. Le montant dû sera, en outre, majoré des intérêts de retard au taux légal, prenant cours à partir de la date de la mise en demeure adressée par voie recommandée, et ce jusqu'à complet paiement.

§4. En application de l'article L1124-40 § 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et sous réserve d'une contestation déclarée fondée ou d'une contestation sur laquelle il n'a pas encore été statué, en cas de non-paiement des montants dus à l'issue de la procédure amiable, le recouvrement de la redevance sera effectué, à la requête du Directeur financier, sur base d'une contrainte non fiscale rendue exécutoire par le Collège communal et signifiée par exploit d'huissier de justice.

§5. Le redevable peut introduire un recours contre cette contrainte non fiscale dans les formes et délais visés à l'article L1124-40 § 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Dans ce cas, le Directeur financier invite l'huissier de justice instrumentant à suspendre le recouvrement jusqu'au prononcé d'une décision coulée en force de chose jugée.

§6. Dans les cas où il ne peut être procéder au recouvrement forcé par voie de contrainte non fiscale signifiée par exploit d'huissier de justice, le redevable sera poursuivi, conformément au droit commun, devant les juridictions compétentes.

§7. Les frais de recouvrement forcé seront, conformément aux dispositions légales, entièrement à charge du redevable.

Article 11 : Procédure de contestation

§1. Toute contestation à faire valoir à l'encontre des montants réclamés en vertu de l’article 10 doit être formulée par un écrit indiquant les griefs précis.

§2. Cette contestation doit être adressée, par courrier, à l'attention du Collège communal, à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, endéans un délai de 15 jours prenant cours le 3ème jour ouvrable suivant le jour d'exigibilité du montant réclamé.

§3. Toute contestation qui n'aura pas respecté cette procédure sera d'office réputée rejetée.

Article 12 : Traitement des données personnelles et des droits des personnes concernées

§1. La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, en sa qualité de responsable de traitement, respecte la réglementation applicable en matière de traitements des données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Cela implique notamment que la Ville est attentive à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d'assurer le respect des principes et droits en la matière, en ce compris la sécurité et la confidentialité des données.

§2. Dans le cadre du présent règlement, elle ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires pour le traitement du dossier de subvention.

§3. Les données personnelles pourront être communiquées à des tiers préalablement désignés. Ce transfert de données n’aura toutefois exclusivement lieu que dans le cadre des procédures de recouvrement ou dans tout autre cas prévu par la loi ou sur autorisation explicite de la personne concernée.

§4. Ces données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire : elles seront supprimées dans un délai de maximum 10 ans après l’échéance du paiement ; en cas de contentieux, elles pourront toutefois être conservées jusqu’à 5 ans après la clôture du dossier.

§5. Tout bénéficiaire qui souhaite faire valoir ses droits en matière de traitement de données à caractère personnel, notamment son droit à l’information concernant le présent traitement, à l’accès à ses données ou à la rectification de ses données peut s’adresser à la déléguée à la protection des données, via l’adresse mail : [email protected], le formulaire en ligne prévu à cet effet sur le site de la Ville www.olln.be ou par courrier postal à l’adresse suivante : Collège communal, avenue des Combattants, 35 à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

Article 13 : Voies de recours

Un recours est ouvert devant les Cours et Tribunaux de l’Ordre judiciaire de l'arrondissement judiciaire du Brabant wallon et/ou devant le Conseil d’État, en fonction du grief à faire valoir.

Article 14 : Entrée en vigueur

Le présent règlement entrera en vigueur le jour de sa publication prévue à l'article L1133-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Il abroge, à compter de son entrée en vigueur, le règlement du 25 juin 2019 fixant les conditions d'octroi des subventions aux clubs sportifs pour les jeunes de moins de 18 ans domiciliés à Ottignies-Louvain-la-Neuve, le règlement du 25 juin 2019 fixant les conditions d'octroi des subventions pour l'achat de matériel sportif et/ou pour l'organisation d'un événement sportif exceptionnel (Subsides pour frais exceptionnels relatifs aux sports), et le règlement du 30 mai 2023 fixant les conditions d’octroi des subventions aux clubs sportifs et associations sportives pour les aînés âgés de 60 ans et plus".

2. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.