Juridique - Tourisme - Parcours culinaire - Convention type à signer avec les restaurateurs - Pour approbation

Description

Délibération

Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Considérant qu'en 2012, dans le cadre de la promotion touristique et gastronomique de Louvain-la-Neuve, l'OFFICE DU TOURISME-INFORVILLE dont les bureaux sont situés à 1348 Louvain-la-Neuve, place de l’Université 1, Galerie des Halles, (représenté par la Ville et l’ASBL INESU PROMO, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le n° 892.877.971, dont le siège social est établi à 1348 Louvain-la-Neuve, place Louis Pasteur, 3) a mis en place la thématique "Année de la gastronomie" en ajoutant à son panel d'activités, une "visite guidée gastronomique", 

Considérant que ce parcours culinaire propose à des groupes touristiques de se restaurer avec un menu 4 services (apéritif, entrée, plat et dessert) ; chacune de ces étapes se faisant dans un restaurant différent,

Considérant que tout ce qui concerne la réservation et son suivi est géré à l'OFFICE DU TOURISME-INFORVILLE mais que la rétribution financière à chaque restaurant est à charge de la Ville,

Considérant que l'OFFICE DU TOURISME-INFORVILLE et les restaurants concrétisent ces accords moyennant la signature d'une convention fixant entre autres les charges de chaque partie ainsi que les plats proposés et leurs tarifs,

Considérant sa délibération du 26 février 2019 approuvant ladite convention,

Considérant que celle-ci prévoyait que les clients puissent choisir entre plusieurs restaurants pour chacune des étapes,

Considérant qu'au vu de la réalité du terrain, il s'avère plus opportun de fixer un seul parcours possible, 

Considérant qu'il y dès lors lieu d'actualiser la convention type fixant ces conditions,

Considérant le projet de convention type ci-annexé,

DECIDE A L'UNANIMITE :

1. D'approuver la convention type à signer entre l'OFFICE DU TOURISME-INFORVILLE dont les bureaux sont situés à 1348 Louvain-la-Neuve, place de l’Université 1, Galerie des Halles, (représenté par la Ville et l’ASBL INESU PROMO, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le n° 892.877.971, dont le siège social est établi à 1348 Louvain-la-Neuve, place Louis Pasteur, 3) et les RESTAURATEURS concernant les charges de chaque partie dans le cadre du "parcours culinaire".
2. D'approuver la convention telle que rédigée comme suit :

CONVENTION

Parcours culinaire

Entre d'une part,

L’Office du Tourisme-Inforville dont les bureaux sont situés à 1348 Louvain-la-Neuve, place de l’Université 1, Galerie des Halles, représenté par :

1. La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, dont les bureaux se trouvent à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, (0216.689.981), valablement représentée aux fins de la présente par son Collège communal, en la personne de Monsieur Benoît Jacob, Echevin du Tourisme, agissant pour le Bourgmestre par délégation et de Monsieur Grégory Lempereur, Directeur général, et ce, en exécution de la délibération du Conseil communal du ***,
2. L’ASBL INESU Promo, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le n° 892.877.971, dont le siège social est établi à 1348 Louvain-la-Neuve, place Louis Pasteur, 3, valablement représentée aux fins de la présente par Monsieur Nicolas Cordier, Directeur.

Ci-après dénommé : l’Office du Tourisme-Inforville (OT-IFV),

Et d'autre part,

[Le Restaurant] nom, adresse, BCE

valablement représenté par *** , Gérant

Ci-après dénommé : le Restaurateur,

Ci-après dénommées ensemble : les parties,

PREAMBULE

En 2012, dans le cadre de la promotion touristique et gastronomique de Louvain-la-Neuve, l’Office du Tourisme a mis en place la thématique "Année de la gastronomie" en ajoutant à son panel d'activités, une "visite guidée gastronomique".

Ce parcours culinaire propose à des groupes touristiques de se restaurer avec un menu 4 services ; chacune de ces étapes se faisant dans un restaurant différent.

L’Office du Tourisme-Inforville est l’intermédiaire entre les différentes parties.

C’est pourquoi il est convenu :

1. Objet et prise en charge des parties :

1.1. Un parcours culinaire est proposé aux groupes pour un lunch ou un repas pris en soirée.

Ce parcours sera composé de quatre étapes, chacune d’entre elles se déroulant dans un restaurant différent.

1.2. Le Restaurateur s’engage à fournir les prestations et tarifs mentionnés ci-dessous.

1.3. L’Office du Tourisme-Inforville prend en charge les réservations.

1.4. La gestion financière et le paiement des prestations du Restaurateur sont gérés par la Ville.

2. PLATS ET TARIFS PROPOSES :

Le Restaurant propose :

• L’apéro : « (verre/coupe de ****) », « (amuse-bouche)*** » « **,** € »
• L’entrée : « *** » « **,** € »
• Le plat : « *** » « **,** € »
• Le dessert : « *** » « **,** € »

3. PROCEDURE :
4. 1.   Réservations :
5. 1. 1. L’OT-IFV gère les réservations et les adresse au Restaurateur en communiquant le plat, le nom du responsable du groupe et/ou le nom du groupe, la date de la visite ainsi que l’heure approximative et le nombre de personnes prévues (de 5 à 25 personnes).
6. 1. 2. Le Restaurateur renvoie à l’OT-IFV une confirmation écrite de réservation par e-mail.

3.1.3   En cas d’annulation d’un groupe, l’OT-IFV s’engage à en avertir le Restaurateur dans les plus brefs délais et au plus tard 5 jours avant la date de la visite.

3.1.4   Au-delà du délai d’annulation, une compensation financière équivalente à maximum 50% de la note sera demandée au groupe et reversée au Restaurateur.

3.2   Facturation :

3.2.1   L’OT-IFV, une fois le paiement du total des plats effectué par le groupe et reversé sur les comptes de la Ville, produit un voucher pour chaque restaurant choisi.

Ce voucher précise le plat, la date, l’heure et le nombre de personnes et est imprimé en 3 exemplaires :

• • un pour l’OT-IFV,
  • deux pour le groupe qui les remettra au Restaurateur et dont un sera joint à la facture.

3.2.2   Le Restaurateur établit une facture avec copie des vouchers à l’attention de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, Service des Finances, selon les tarifs mentionnés ci-dessus et sur base des renseignements du voucher.

3.2.3   La Ville s’engage à effectuer le paiement sur base des vouchers reçus, dans les 30 jours suivant la réception de la facture émise par le restaurateur avec en communication le nom du groupe ainsi que la date de la visite.

4. Durée de la convention

4.1.  La présente convention est conclue à dater de la signature de la présente et ce, jusqu’au ***.

4.2. La présente convention est prolongée par tacite reconduction d’année en année et ce, aux mêmes conditions.

4.3. Toute demande de révision de celle-ci par l’une des parties doit être signifiée à l’autre pour le 1er décembre de l’année en cours et en toute hypothèse, dans le respect des réservations faites.

4.4. Il pourra y être mis fin à tout moment, dans le respect des réservations faites, moyennant un préavis de 3 mois :

• En cas de volonté de la Ville de mettre fin à la présente convention.
• En cas de non-respect des conditions d’occupation précisées ci-dessus et constatées par la Ville.
• En cas de nécessité justifiée pour cause d’utilité publique.

Fait à Ottignies-Louvain-la-Neuve, le *** en autant d’exemplaires originaux que de parties, chacune ayant reçu le sien.

Pour l’Office du Tourisme-Inforville,

                                La Ville,                                                               L'ASBL Inesu Promo,

                           Par le Collège,

Le Directeur général,             Le Bourgmestre,                                         Le Directeur,

                                                Par délégation,

    G. Lempereur                          ****,                                                 N. Cordier

                                           Echevin du ***

Pour le Restaurateur,

Le Gérant,

***

3. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.