Règlement relatif à l'octroi d'un subside communal aux Écoles de Devoirs situées sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve exerçant des activités favorisant la cohésion sociale - Exercices 2026-2027 - Pour approbation

Description

Délibération

Vu les articles L1122-30, L1133-1, et L3331-1 à L3331-9 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu l'arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant règlement général sur la comptabilité communale,

Vu la circulaire ministérielle du 30 mai 2013 relative à l'octroi des subventions par les pouvoirs locaux,

Considérant sa décision du 17 novembre 2025 approuvant le Programme stratégique transversal (PST) pour les exercices 2024 à 2030,

Considérant en particulier la volonté de la Ville d’appliquer l’objectif stratégique numéro 1 (« Une ville plurielle, sociale, équitable et orientée service et bien-être des citoyens »), décliné en son objectif opérationnel 1 (« Une ville solidaire et inclusive »), projet 1 ( « Soutenir et aider les publics en décrochage, précarisés ou fragilisés ») et son objectif opérationnel 2 ("Citoyenneté et démocratie"), aux termes duquel la Ville entend mettre en œuvre ou promouvoir les actions rencontrant les préoccupations et besoins des jeunes,

Considérant que les Écoles des devoirs sont un moyen reconnu par l’Office de la Naissance et de l'Enfance (ONE) et le Gouvernement wallon pour lutter contre le décrochage social et scolaire,

Considérant les différentes Écoles des devoirs présentes sur le territoire, et, en conséquence, la volonté de la Ville de soutenir ces Écoles des devoirs présentes sur son territoire,

Considérant que ces Écoles des devoirs fonctionnent souvent grâce à l’engagement bénévole et à des moyens financiers limités, et qu’un soutien communal leur permet de poursuivre et de développer leurs initiatives au bénéfice des jeunes, 

Considérant que le subside envisagé, dont l'enveloppe globale s'élève à 10.000,00 euros, serait octroyé auxdites Écoles des devoirs afin de leur permettre d’assumer leurs frais de fonctionnement annuels et de soutenir les activités qu’elles organisent,

Considérant que les crédits appropriés seront inscrits aux budgets des exercices 2026 et 2027, sur l'article budgétaire 840/33202, 

Considérant les finances de la Ville,

DECIDE

1. D'approuver le règlement relatif à l'octroi d'un subside communal aux Écoles de Devoirs situées sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve exerçant des activités favorisant la cohésion sociale - Exercices 2026 à 2027, rédigé comme suit : 

"Règlement relatif à l'octroi d'un subside communal aux Écoles de Devoirs situées sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve exerçant des activités favorisant la cohésion sociale - Exercices 2026 à 2027

Article 1 : Objet

Afin de soutenir les activités de cohésion sociale sur son territoire, la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve octroie, pour les exercices 2026 et 2027, un subside aux Écoles de Devoirs ayant leur siège d'activité sur le territoire communal en vue de leur permettre d'assumer les frais liés aux activités favorisant la cohésion sociale et la citoyenneté qu'elles organisent, en dehors du soutien scolaire au sens strict, pour lequel un autre subside est déjà prévu.

Article 2 : Lexique

2.1. École de Devoirs favorisant la cohésion sociale : École de Devoirs, reconnue par l’ONE, qui met en place des actions sur le territoire communal, dans un travail de maillage et de proximité avec les partenaires du quartier et les familles inscrites à l’École de Devoirs en vue de favoriser la cohésion sociale, la citoyenneté et le vivre-ensemble, à l'exclusion de tout intérêt personnel.

2.2. Demandeur : ASBL reconnue comme École de Devoirs, exerçant des activités à caractère social, dont le siège d'activité est situé sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve.

2.3. Bénéficiaire : Demandeur qui a pu bénéficier de l'octroi du subside communal.

2.4. Participant : Personne participant aux activités ou aux services organisés par des animateurs bénévoles ou travailleurs de l'École de Devoirs.

2.5. Frais de fonctionnement : ensemble des dépenses occasionnées pour la réalisation des activités des Écoles de Devoirs et la gestion de leurs projets, tels qu'ils apparaissent sur le formulaire de demande de subside, et notamment les frais d'assurances, de transport, de bureautique, de poste, de location, d'achat de matériel, d’animation, de formations pour les animateurs, ainsi que les frais de bouche, ces derniers étant limités à un plafond de 15 % des dépenses couvertes par le subside.

Article 3 : Principes généraux

§ 1. L’octroi de la présente subvention est subordonné à la disponibilité des crédits budgétaires alloués à cet effet.

§ 2. La subvention n’est pas attribuée de manière automatique. Son octroi est conditionné par la démonstration de son affectation exclusive à la réalisation des objectifs et principes définis à l'article 1^er du présent règlement. Dans ce cadre et à cet égard :

• Les moyens octroyés doivent contribuer à une amélioration effective des conditions d’accompagnement des enfants et des parents, et favoriser, le cas échéant, les dynamiques locales au sein des quartiers concernés ;
• Les activités proposées dans le cadre de cette subvention doivent, dans la mesure du possible, s’inscrire dans une logique de partenariat avec les acteurs locaux existants, tels que les ludothèques, bibliothèques, Centres d’Expression et de Créativité (CEC), ou tout autre acteur pertinent, afin d’optimiser les ressources disponibles et de renforcer la cohérence des actions menées sur le territoire.

§ 3. La subvention est versée annuellement, en un seul paiement, avant le 30 avril de l’année civile concernée par les activités subventionnées. À titre dérogatoire, pour l’année 2026, le versement interviendra au plus tard le 30 juin.

§ 4. La Ville assurera un contrôle de l’utilisation des fonds alloués, afin de s’assurer de leur conformité avec les missions dévolues aux Écoles de devoirs.

Article 4 : Conditions d'octroi

Pour pouvoir bénéficier du subside, le Demandeur doit répondre aux conditions suivantes :

1. Avoir le statut d’ASBL ;
2. Avoir reçu l’agrément d’École de Devoirs de l’ONE ;
3. Présenter et détailler les activités qui seront organisées avec l’aide du subside, de façon à permettre au Collège communal de vérifier le respect des objectifs fixés aux articles 1 et 3, et de pondérer les points accordés au Demandeur, selon les critères énumérés à l'article 5, § 1 du présent règlement ;
4. S'engager à utiliser le subside aux fins pour lesquelles il est octroyé ;
5. Attester de l'utilisation du subside au moyen des justifications visées à l'article 9§1 ;
6. Exercer ses activités habituelles sur le territoire d'Ottignies-Louvain-la-Neuve depuis au moins un an au moment de la date d'introduction du dossier ;
7. Ne pas être redevable d'un remboursement à la Ville d'un subside indu pour l'année ou les années antérieures et pour le même objet.

Article 5 : Calcul et montant du subside

§ 1. Le montant du subside octroyé au demandeur est fonction du nombre de points obtenus sur la base des critères énumérés dans le présent article. À chaque critère correspond un nombre de points, attribués sur la base de critères quantitatifs et qualitatifs repris ci-après :

1. Critères quantitatifs : Catégories de public concernées :

• petite enfance (0 à 5 ans) : 3 points
• enfance (6 à 12 ans) : 8 points
• jeunesse (13 à 18 ans) : 8 points
• adultes (19 à 65 ans) : 5 points
• aînés (66 ans et plus) : 5 points
• familles : 5 points
• personnes en situation de handicap : 5 points

2. Critères qualitatifs : Catégories d’activités concernées, selon la nature de l’activité :

• Sortie à but ludique : 1 points
• Sortie à but sportif : 2 points
• Sortie à but citoyen, culturel ou créatif : 3 points
• Sortie à but scientifique : 4 points
• Atelier hebdomadaire à but citoyen et éducatif : 5 points
• Organisation ou animation lors d'une fête de quartier : 5 points
• Organisation de stages avec des partenaires locaux actifs dans les domaines de la jeunesse, la culture, le sport, ou la citoyenneté  : 5 points
• Séance collective de soutien à la parentalité : 5 points
• Séance individuelle de soutien à la parentalité : 3 points

§ 2. La pondération est effectuée selon les critères cités au § 1 du présent article, sur la base des informations communiquées par le Demandeur dans son formulaire de demande et sur la base de la connaissance du mode de mise en application par le service de Cohésion et Prévention sociales de la Ville en charge du traitement du dossier.

§ 3. Chaque point représente une valeur numéraire qui résulte de la division du montant global du subside, par le nombre total des points récoltés par l'ensemble des Demandeurs.

Article 6 : Procédure d'introduction de la demande

§ 1. Sous peine d'irrecevabilité, la demande de subside communal doit être introduite, par courrier postal daté et signé, auprès du Collège communal – Service de Cohésion et Prévention sociales de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, ou via l’adresse électronique suivante : [email protected]. Cette demande doit être accompagnée d'un dossier complet.

§ 2. Pour être complet, le dossier de demande de subside doit comporter :

• le formulaire de demande de subside dûment complété ;
• un document permettant d’attester de la reconnaissance de l’ONE comme École de Devoirs pour l’année précédente ou l’année en cours ; 
• les documents permettant d'attester que le Demandeur mène bien ses activités habituelles sur le territoire de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve ;
• les documents permettant de prouver la rencontre des critères repris à l'article 5§1 (Plan d’Action ou Projet pédagogique remis à l’ONE, supports de communication prévus, etc.).

§ 3. La demande de subside doit être introduite dans un délai d’un mois à dater de l’envoi par la Ville du formulaire de demande de subvention, et au plus tard pour le 1^er mars de l'exercice, excepté pour 2026 où la demande peut être introduite avant le 31 mai 2026. Pour les nouveaux Demandeurs, le formulaire est disponible auprès du service de Cohésion et Prévention sociales et sur le site internet de la Ville. Il ne sera tenu compte que des demandes de subvention introduites dans les formes et délais prévus par le présent règlement.

§ 4. Le Demandeur est informé, par courrier électronique ou ordinaire, de la décision de la Ville concernant sa demande de subside au plus tard dans les 45 jours suivant la date de décision du Conseil communal.

Article 7 : Cumul avec d'autres subsides

La présente subvention peut être demandée par des ASBL qui bénéficieraient déjà de subsides prévus dans les règlements communaux en vigueur, pour autant que les subventions couvrent, conformément aux conditions établies dans les règlements précités et dans le présent règlement, des dépenses distinctes.

Article 8 : Liquidation du subside

§ 1. L'enveloppe budgétaire prévue pour le présent subside est une enveloppe fermée et sera répartie entre les différents bénéficiaires, dans les limites des crédits budgétaires disponibles, une fois par an, avant le 30 avril de l’année civile concernée par les activités subventionnées. À titre dérogatoire, pour l’année 2026, le versement interviendra au plus tard le 30 juin.

§ 2. Le subside sera liquidé après examen du dossier et approbation de celui-ci par le Conseil communal, sur le numéro de compte mentionné par le Demandeur sur le formulaire de demande.

Article 9 : Contrôle et remboursement en cas de non-respect des obligations

§ 1. Le Bénéficiaire s'engage à communiquer, pour le 15 février de l'année suivant l'attribution du subside concerné, l'ensemble des documents justificatifs (déclarations de créance, factures, reçus officiels, preuves de paiement...) permettant d'apporter la preuve de l'utilisation du subside aux fins pour lesquelles il a été accordé.

Le cas échéant, le Bénéficiaire s'engage à restituer le montant du subside qu'il n'a pas utilisé aux fins desquelles il a été octroyé.

§ 2. La Ville se réserve la faculté de déléguer un représentant pour vérification de l'utilisation du subside conformément aux fins pour lesquelles il aura été accordé.

§ 3. En cas de non-respect des conditions d'octroi, le subside sera remboursé par le Bénéficiaire, en euro, à la Ville, dans un délai de 30 jours suivant le courrier qui lui aura été adressé en l'invitant à ce faire.

Article 10 : Recouvrement amiable et forcé des montants dus

§ 1. Au plus tôt dix jours à compter du 1^er jour suivant l'échéance de paiement visée à l'article 9, le Bénéficiaire se verra adresser, à défaut de paiement, un 1^er rappel gratuit par voie ordinaire lui accordant un délai de 15 jours pour s'acquitter des montants dus.

§ 2. Au plus tôt dix jours à compter du 1^er jour suivant l'échéance de paiement visée dans le rappel adressé par voie ordinaire, le Bénéficiaire se verra adresser, à défaut de paiement, une mise en demeure par voie recommandée lui accordant un ultime délai de 15 jours pour s'acquitter des montants dus. Les frais de cet envoi recommandé s'élèveront à 10,00 euros et seront à charge du Bénéficiaire.

§ 3. Le montant dû sera, en outre, majoré des intérêts de retard au taux légal, prenant cours à partir de la date de la mise en demeure adressée par voie recommandée, et ce jusqu'à complet paiement.

§ 4. En application de l'article L1124-40 § 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et sous réserve d'une contestation déclarée fondée ou d'une contestation sur laquelle il n'a pas encore été statué, en cas de non-paiement des montants dus à l'issue de la procédure amiable, le recouvrement de la redevance sera effectué, à la requête du Directeur financier, sur base d'une contrainte non fiscale rendue exécutoire par le Collège communal et signifiée par exploit d'huissier de justice.

§ 5. Le redevable peut introduire un recours contre cette contrainte non fiscale dans les formes et délais visés à l'article L 1124-40 § 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Dans ce cas, le Directeur financier invite l'huissier de justice instrumentant à suspendre le recouvrement jusqu'au prononcé d'une décision coulée en force de chose jugée.

§ 6. Dans les cas où il ne peut être procédé au recouvrement forcé par voie de contrainte non fiscale signifiée par exploit d'huissier de justice, le redevable sera poursuivi, conformément au droit commun, devant les juridictions compétentes.

§ 7. Les frais de recouvrement forcé seront, conformément aux dispositions légales, entièrement à charge du redevable.

Article 11 : Procédure de contestation

§ 1. Toute contestation à faire valoir à l'encontre des montants réclamés en vertu de l'article 9 doit être formulée par un écrit indiquant les griefs précis.

§ 2. Cette contestation doit être adressée, par courrier, à l'attention du Collège communal, avenue des Combattants 35, à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, endéans un délai de 15 jours prenant cours le 5ème jour ouvrable suivant le jour d'exigibilité du montant réclamé.

§ 3. Toute contestation qui n'aura pas respecté cette procédure sera d'office réputée rejetée.

Article 12 : Traitement des données personnelles et des droits des personnes concernées

La Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve, en sa qualité de responsable de traitement, respecte la réglementation applicable en matière de traitements des données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que la Loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Cela implique notamment que la Ville est attentive à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d'assurer le respect des principes et droits en la matière, en ce compris la sécurité et la confidentialité des données.

Dans le cadre du présent règlement, elle ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires pour le traitement du dossier de subsides.

Les données personnelles pourront être communiquées à des tiers préalablement désignés. Ce transfert de données n'aura toutefois exclusivement lieu que dans le cadre des procédures de recouvrement ou dans tout autre cas prévu par la loi ou sur autorisation explicite de la personne concernée.

Ces données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire : elles seront supprimées dans un délai de maximum 10 ans après l'échéance du paiement ; en cas de contentieux, elles pourront toutefois être conservées jusqu'à 5 ans après la clôture du dossier.

Tout bénéficiaire qui souhaite faire valoir ses droits en matière de traitement de données à caractère personnel, notamment son droit à l'information concernant le présent traitement, à l'accès à ses données ou à la rectification de ses données peut s'adresser à la déléguée à la protection des données, via l'adresse mail [email protected], le formulaire en ligne prévu à cet effet sur le site de la Ville www.olln.be ou par courrier postal à l'adresse avenue des Combattants n°35, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

Article 13 : Voies de recours

Un recours est ouvert devant les Cours et Tribunaux de l'Ordre judiciaire de l'arrondissement judiciaire du Brabant wallon et/ou devant le Conseil d’État, en fonction du grief à faire valoir.

Article 14 : Entrée en vigueur

Le présent règlement entrera en vigueur le jour de sa publication prévue à l'article L1133-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation."

2. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.