Règlement relatif à l'octroi d'un subside communal pour l’organisation d’événements culturels ponctuels - Exercices 2026 à 2031 - Pour approbation

Description

Délibération

Vu les articles L1122-30, L3331-1 à L3331-9 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu l'arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant règlement général sur la comptabilité communale,

Vu la circulaire ministérielle du 30 mai 2013 relative à l'octroi des subventions par les pouvoirs locaux,

Considérant la délibération du Conseil communal du 13 octobre 2022 approuvant un règlement relatif à l'octroi d'un subside communal pour l'organisation d'événements culturels ponctuels, pour les exercices 2022 à 2025, 

Considérant la volonté de la Ville de renouveler ce règlement, 

Considérant que la culture constitue un pilier essentiel du développement social, économique et identitaire de la commune, 

Considérant que les événements culturels participent activement à la dynamisation du territoire communal, 

Considérant que ces manifestations favorisent en outre la rencontre entre les habitants, la mixité sociale, l’ouverture à la diversité culturelle et la découverte artistique sous toutes ses formes, 

Considérant que l’organisation d’événements culturels implique souvent des coûts importants (logistique, communication, défraiement des artistes, sécurité, etc.) que les organisateurs ne peuvent assumer seuls, 

Considérant qu’il est dans l’intérêt de la commune de soutenir les initiatives ponctuelles présentant un intérêt culturel, 

Considérant que ce soutien s’inscrit dans la volonté de la Ville de promouvoir l’accès à la culture pour tous, de valoriser le dynamisme associatif et de favoriser la participation citoyenne à la vie culturelle locale,

Considérant que la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve est Pôle Culturel du Brabant wallon et qu’à ce titre, elle héberge de nombreux opérateurs et associations à vocation culturelle,

Considérant que la configuration du site de Louvain-la-Neuve et son piétonnier attirent de multiples initiatives d’horizons divers,

Considérant que la Ville est très régulièrement sollicitée financièrement pour soutenir ces multiples initiatives,

Considérant que la Ville ne peut répondre favorablement à toutes les demandes,

Considérant qu’il y a lieu d’établir des critères objectifs et transparents pour encadrer l’octroi d’un subside communal à ces événements, dans le respect des principes de bonne administration, d’égalité et de transparence, 

Considérant la proposition du Collège communal de se voir déléguer, par le Conseil communal, l’instruction des demandes et la décision d’octroi des subventions, dans le cadre et le strict respect du règlement qui serait approuvé,

Considérant que les crédits appropriés seront inscrits aux budgets des exercices 2026 à 2031, sur l'article budgétaire 76208 332-02 "subvention organisation de manifestations culturelles", 

Considérant les finances de la Ville,

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 16/03/2026,

Considérant l'avis Réservé du Directeur financier remis en date du 27/03/2026,

DECIDE

1. D'approuver le règlement relatif à l'octroi d'un subside communal pour l'organisation d'événements culturels ponctuels - Exercices 2026 à 2031, rédigé comme suit : 

"Règlement relatif à l'octroi d'un subside communal pour l’organisation d’événements culturels ponctuels - Exercices 2026 à 2031 

Article 1 : Objet

Dans le but de soutenir le secteur de la culture et l’organisation d’événements culturels ponctuels, la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve peut octroyer, aux conditions reprises dans le présent règlement, un subside communal aux organisateurs en vue de les aider à assumer les frais liés à l’évènement qu’ils organisent, à l’exception de tous frais de bouche.

Article 2 : Lexique

Demandeur : Personne morale ou association de fait qui organise un événement culturel ouvert au public, à l’exclusion de tout opérateur culturel professionnel.

Bénéficiaire : Demandeur qui a pu bénéficier de l’octroi du subside communal.

Activité à caractère culturel : Activité relevant d'un ou plusieurs des neufs arts majeurs, à savoir : l'architecture, la sculpture, les arts plastiques, la musique, la littérature et la poésie, les arts de la scène (théâtre, danse, mime, cirque) le cinéma, les arts médiatiques (télévision, radio, photographie) et la bande dessinée.

Commission Culture : Organe consultatif chargé de l'analyse des dossiers introduits dans le cadre du présent règlement.

Article 3 : Principes généraux 

§1. Cette subvention est octroyée dans la limite des crédits budgétaires disponibles et doit servir à la réalisation de l’objet défini à l’article 1 du présent règlement.

§2. Dans le respect du §1, deux appels à projets sont lancés chaque année ; le premier au cours du 1er semestre, le second au cours du second semestre de l’année.

§3. La présente subvention ne peut être octroyée qu’une fois par bénéficiaire par année civile.

Article 4 : Conditions d'octroi 

Pour pouvoir bénéficier du subside, le demandeur doit répondre aux conditions cumulatives suivantes :

1. Le bénéficiaire doit s’engager à utiliser le subside aux fins pour lesquelles il est octroyé ;
2. L’événement doit être un événement culturel ;
3. L’événement doit être organisé sur le territoire de la Ville ;
4. Le demandeur a son siège social et/ou son siège d’activités établi sur le territoire de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve et y exerce au moins 50% de ses activités ;
5. L’événement doit concerner les habitants d’Ottignies-Louvain-la-Neuve ;
6. L’organisateur doit diffuser les informations relatives à l’événement et/ou le contenu de l’événement vers les habitants de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve via les moyens de communication de la Ville ;
7. L’événement ne peut pas présenter un solde nettement bénéficiaire à l'issue de l'activité. Si le bénéfice est de plus de deux fois supérieur au subside, celui-ci devra être remboursé a posteriori ;
8. L’événement ne peut pas consister en une activité professionnelle lucrative ;
9. Le demandeur ne doit pas être redevable du remboursement à la Ville d'un subside indû pour l'année ou les années antérieures et pour le même objet ; 
10. L'organisateur devra employer exclusivement de la vaisselle réutilisable et veillera à respecter les règles en matière de tri sélectif des déchets et en matière de traitement et d'évacuation desdits déchets. 

Article 5 : Montant et calcul du subside

§1. Le montant du subside octroyé au demandeur est fixé à 400,00 euros par nouveau projet et à 300,00 euros par projet récurrent, si les conditions d’octroi de l’article 4 sont rencontrées.

§2. Ce montant forfaitaire sera doublé si le projet rencontre au moins trois des critères suivants et triplés s’il en rencontre au moins quatre :

Le projet/l’activité :

• révèle, participe à ou contribue à l’identité culturelle locale via l’art, le patrimoine, l’histoire, la créativité, la mise en valeur d’artistes locaux ;
• est multidisciplinaire et vise un rayonnement médiatique supra-communal ;
• favorise l’interculturalité des participants ;
• est co-organisé avec une ou plusieurs autres associations ayant son siège social et/ou d’activité sur le territoire de la Ville ;
• inclut une activité pour les enfants et/ou les jeunes ;
• recherche l’intégration des quartiers sociaux et des publics fragiles ;
• met en place des prix incitatifs pour différents publics (gratuité, article 27, demandeurs d'emploi,…) ;
• veille à l’accessibilité aux personnes porteuses d’un handicap par des mesures propres et non préexistantes.

§3. Conformément à l’article 3, si le crédit budgétaire est insuffisant, le montant à octroyer sera recalculé proportionnellement au crédit disponible.

Article 6 : Procédure d'introduction de la demande

§1. L'octroi du subside visé par le présent règlement s'effectue dans le cadre d'un appel à projets organisé par la Ville. 

§2. Sous peine d'irrecevabilité, la demande de subside communal doit être introduite par écrit dans le délai fixé par l'appel à projets concerné, au moyen du formulaire mis à disposition par l'administration communale dûment complété, à remettre auprès de l’Administration communale d’Ottignies-Louvain-la-Neuve à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, ou par mail via l'adresse [email protected]. 

§3. Pour être complet, le dossier doit comporter :

• le formulaire dûment complété comprenant entre autres la description détaillée de l’événement projeté ; 
• les documents utiles permettant d’attester du fait que le demandeur respecte bien les conditions reprises à l’article 4 ;
• les documents utiles permettant d’évaluer la rencontre des critères repris à l’article 5§2 ;
• le budget prévisionnel de l’événement mettant en évidence les recettes et les dépenses prévues et sollicitées (avec l'ensemble des subsides et sponsorings sollicités).

§4. Conformément à l’article 3§2, la demande de subside doit être introduite au plus tard à la date fixée, chaque année, par l’Administration communale, annoncée par toutes voies utiles. Ce délai sera de minimum 30 jours calendrier à compter de la première publication officielle.

§5. L'agent communal en charge de la culture instruit le dossier et le présente pour analyse à la Commission Culture. 

§6. Toute demande introduite en dehors des périodes d'appel à projets ou hors délai est déclarée irrecevable. 

Article 7 : Liquidation du subside

§1. Le subside sera versé au bénéficiaire après que la décision d’octroi du subside ait été prise par le Collège communal de la Ville.

§2. Ce versement sera réalisé sur le numéro de compte mentionné lors de l'introduction de la demande.

Article 8 : Contrôle et remboursement en cas de non-respect des obligations

§1. Le bénéficiaire s’engage à apporter la preuve de l’utilisation du subside pour le 31 mars de l’exercice suivant ou dans les six mois suivants le déroulement de l’activité, ou, au plus tard, à la date de clôture du nouvel appel à projet s'il y participe et à restituer le montant du subside qu'il n'a pas utilisé aux fins desquelles il a été octroyé.

§2. Afin de prouver l’utilisation du subside, le bénéficiaire devra communiquer toutes les pièces justificatives témoignant des dépenses relatives aux frais de fonctionnement liés à son activité (à l’exception de tous frais de bouche), ainsi que les états des comptes permettant de démontrer les frais engagés.

§3. La Ville se réserve la faculté de déléguer un représentant pour vérification de l'utilisation du subside conformément aux fins pour lesquelles il aura été accordé.

§4. En cas de non-respect des conditions d’octroi, le subside sera remboursé par le bénéficiaire, en euro, à la Ville, dans un délai de 30 jours suivant le courrier qui lui aura été adressé en l'invitant à ce faire.

Article 9 : Recouvrement amiable et forcé des montants dus

§1. Au plus tôt dix jours à compter du 1er jour suivant l'échéance de paiement visée à l’article 8, le redevable se verra adresser, à défaut de paiement, un 1er rappel gratuit par voie ordinaire lui accordant un délai de 15 jours pour s'acquitter des montants dus.

§2. Au plus tôt dix jours à compter du 1er jour suivant l'échéance de paiement visée dans le rappel adressé par voie ordinaire, le redevable se verra adresser, à défaut de paiement, une mise en demeure par voie recommandée lui accordant un ultime délai de 15 jours pour s'acquitter des montants dus. Les frais de cet envoi recommandé s'élèveront à 10,00 euros et seront à charge du redevable.

§3. Le montant dû sera, en outre, majoré des intérêts de retard au taux légal, prenant cours à partir de la date de la mise en demeure adressée par voie recommandée, et ce jusqu'à complet paiement.

§4. En application de l'article L1124-40 § 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et sous réserve d'une contestation déclarée fondée ou d'une contestation sur laquelle il n'a pas encore été statué, en cas de non-paiement des montants dus à l'issue de la procédure amiable, le recouvrement de la redevance sera effectué, à la requête du Directeur financier, sur base d'une contrainte non fiscale rendue exécutoire par le Collège communal et signifiée par exploit d'huissier de justice.

§5. Le redevable peut introduire un recours contre cette contrainte non fiscale dans les formes et délais visés à l'article L1124-40 § 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Dans ce cas, le Directeur financier invite l'huissier de justice instrumentant à suspendre le recouvrement jusqu'au prononcé d'une décision coulée en force de chose jugée.

§6. Dans les cas où il ne peut être procédé au recouvrement forcé par voie de contrainte non fiscale signifiée par exploit d'huissier de justice, le redevable sera poursuivi, conformément au droit commun, devant les juridictions compétentes.

§7. Les frais de recouvrement forcé seront, conformément aux dispositions légales, entièrement à charge du redevable.

Article 10 : Procédure de contestation

§1. Toute contestation à faire valoir à l'encontre des montants réclamés en vertu de l’article 8 doit être formulée par un écrit indiquant les griefs précis.

§2. Cette contestation doit être adressée, par courrier, à l'attention du Collège communal, à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, endéans un délai de 15 jours prenant cours le 3ème jour ouvrable suivant le jour d'exigibilité du montant réclamé.

§3. Toute contestation qui n'aura pas respecté cette procédure sera d'office réputée rejetée.

Article 11 : Traitement des données personnelles et des droits des personnes concernées

§1. La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, en sa qualité de responsable de traitement, respecte la réglementation applicable en matière de traitements des données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Cela implique notamment que la Ville est attentive à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d'assurer le respect des principes et droits en la matière, en ce compris la sécurité et la confidentialité des données.

§2. Dans le cadre du présent règlement, elle ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires pour le traitement du dossier de subsides.

§3. Les données personnelles pourront être communiquées à des tiers préalablement désignés. Ce transfert de données n’aura toutefois exclusivement lieu que dans le cadre des procédures de recouvrement ou dans tout autre cas prévu par la loi ou sur autorisation explicite de la personne concernée.

§4. Ces données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire : elles seront supprimées dans un délai de maximum 10 ans après l’échéance du paiement ; en cas de contentieux, elles pourront toutefois être conservées jusqu’à 5 ans après la clôture du dossier.

§5. Tout bénéficiaire qui souhaite faire valoir ses droits en matière de traitement de données à caractère personnel, notamment son droit à l’information concernant le présent traitement, à l’accès à ses données ou à la rectification de ses données peut s’adresser à la déléguée à la protection des données, via l’adresse mail : [email protected], le formulaire en ligne prévu à cet effet sur le site de la Ville www.olln.be ou par courrier postal à l’adresse suivante : Collège communal, avenue des Combattants, 35 à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

Article 12 : Voies de recours

Un recours est ouvert devant les Cours et Tribunaux de l’Ordre judiciaire de l'arrondissement judiciaire du Brabant wallon et/ou devant le Conseil d’Etat, en fonction du grief à faire valoir. 

Article 13 : Entrée en vigueur

Le présent règlement entrera en vigueur le jour de sa publication prévue aux articles L1133-1 à 3 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation."

2. De déléguer au Collège communal l’instruction des demandes et la décision d’octroi des subventions pour l'organisation d'événements culturels ponctuels, dans le cadre et le strict respect du règlement qui sera approuvé. Le Collège communal informera le Conseil communal,en fin d'exercice, des décisions d'octroi de ce subside.