Enseignement - Règlement sur le droit à l'image dans les écoles communales - Pour accord

Description

Délibération

Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu le Règlement du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, 

Vu la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, 

Vu le Décret du 3 mai 2019 portant les livres 1er et 2 du Code de l'enseignement fondamental et de l'enseignement secondaire, et mettant en place le tronc commun,

Considérant sa décision du 8 septembre 2020 marquant son accord sur le Règlement de travail du personnel directeur, enseignant et assimilé, ainsi que sur l'annexe "Charte d’utilisation des moyens numériques d’accès et de traitement de l’information", établie par la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve à destination de son personnel, le 28 avril 2017,

Considérant l’impact de la crise sanitaire du COVID-19 durant la période 2020-2022 sur la communication école-famille en ce qui concerne l’usage de messageries instantanées et l'envoi de photos illustrant la vie à l'école,

Considérant que ces messageries instantanées sont le plus souvent non sécurisées, non conformes au règlement européen sur la protection des données et sur le droit à l'image, 

Considérant la décision de proposer un outil de communication efficace aux équipes pédagogiques des écoles communales depuis septembre 2025, alliant respect du RGPD et du Règlement de travail du personnel en matière de connexion/déconnexion, tout en répondant à la demande des parents de recevoir régulièrement des informations et échos de la vie de l'école, 

Considérant qu'au fil de l'utilisation d'un tel outil, il est apparu indispensable de disposer d'un cadre clair de contrôle des contenus publiés et du respect du droit à l'image en matière de traitement, de stockage et de consentement des usagers, tant pour les équipes pédagogiques que pour les parents, 

Considérant dès lors la proposition de doter les écoles communales d'un Règlement spécifique en matière de droit à l'image, 

Considérant qu'il est proposé de mettre ce Règlement en œuvre dès la rentrée scolaire 2026-2027, après diffusion du texte à l'ensemble des parents d'élèves au sein des écoles communales, 

Considérant l'avis positif de la Commission Paritaire Locale (COPALOC) sur ledit Règlement,

Considérant l'avis positif de la Déléguée à la protection des données de la Ville d'Ottignies et des déléguées adjointes au sein des services Juridique et Enseignement, 

Sur proposition du Collège, 

DÉCIDE A L'UNANIMITÉ :

D'approuver la proposition de Règlement sur le droit à l'image dans les écoles communales d'Ottignies-Louvain-la-Neuve, formulée comme suit :

Règlement sur l’utilisation et le traitement de l'image des élèves au sein des écoles communales d’Ottignies-Louvain-la-Neuve

Les technologies numériques offrent de formidables opportunités pédagogiques pour valoriser le travail des enfants et communiquer avec les familles. Conscient des responsabilités qui en découlent, la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, en tant que Pouvoir Organisateur des écoles communales, fixe le présent cadre.

Ce règlement vise un triple objectif :

• Sécuriser les pratiques des équipes pédagogiques.
• Garantir le droit à la vie privée et à l'image des mineurs (RGPD).
• Informer les parents en toute transparence pour construire une relation de confiance.

CADRE LEGAL DE RÉFÉRENCE

Le présent règlement s'inscrit en conformité avec :

1. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) - Règlement (UE) 2016/679.
2. La Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
3. Les prescrits du Code de l'enseignement en Fédération Wallonie-Bruxelles.

(1) Afin de ne pas surcharger le texte, le mot « parents » doit s’entendre comme la ou les personnes investies de l’autorité parentale ou qui assument la garde en droit ou en fait du mineur soumis à l’obligation scolaire.

DISTINCTION DES USAGES

Pour clarifier les pratiques, l'école distingue trois catégories d'utilisation de l'image (photo ou vidéo) et en regard, trois types d’autorisation nécessaires de la part des parents :

ENGAGEMENTS DES ÉQUIPES PÉDAGOGIQUES

Le personnel éducatif s’engage à respecter les principes suivants :

• Les gros plans nominatifs doivent être évités et les photos de groupe ou en pleine activité (visage partiellement masqué) doivent être privilégiées.
• Aucun nom de famille d'élève ne doit être associé à une image publique.
• La mission de l’école est celle d’éduquer et d’apprendre. La portée éducative des activités ou événements vécus prime sur leur communication vers l’extérieur.  Ainsi, un élève ne sera jamais écarté d’une activité vécue en fonction du choix formulé par ses parents en ce qui concerne le droit à l’image.
• Les images visent à illustrer la réalisation du projet pédagogique, la participation des élèves à la vie collective et leur vécu concret des apprentissages scolaires. Celles-ci ne poursuivent donc pas un but artistique ou esthétique et ne visent pas à réaliser des portraits à l’instar de la photo de classe proposée annuellement par un photographe professionnel.

Ceci suppose :

• que l’école se doit de privilégier les prises de vues collectives (photos de groupe, moments de vie en classe ou en projet) ;
• que les photos autorisées sont partagées uniquement via l’application officielle de la classe (cf. annexe ci-joint), puisque cette plateforme sécurisée garantit la confidentialité des accès et assure la suppression définitive de l’ensemble des données à l’issue de chaque année scolaire ;
• qu’aucune photo ne sera transmise directement par e-mail ou par messagerie privée aux parents, et ce, afin d'éviter qu'une image comportant d'autres élèves ne se retrouve sur l'appareil privé de tiers.

• Les prises de vue doivent être réalisées exclusivement avec le matériel de l'école (tablettes de l'école, smartphone professionnel) ou, à défaut, être immédiatement transférées sur le réseau sécurisé de l'école et effacées du matériel personnel de l'enseignant.
• Aucune image montrant un enfant en situation de vulnérabilité (refus d’être photographié, pleurs, chute, tenue vestimentaire désordonnée) ne peut être capturée, ni diffusée.
• Une validation a posteriori est toujours effectuée par l’équipe éducative. Si une photo ne coche pas toutes les cases du droit à l’image, elle ne sera pas utilisée. Dans certains cas, les photos pourront être utilisées en y apportant de légères modifications (détourage ou floutage), mais ceci ne constitue pas une priorité dans les missions d’enseignement et ne pourra être imposé au personnel.

DROITS DES PERSONNES RESPONSABLES

Le Pouvoir Organisateur place la transparence au centre de sa démarche. Les parents disposent de droits stricts :

• Consentement entier et partagé : les deux parents doivent avoir un accord commun, quel que soit l’usage concerné. En cas de désaccord, la direction considère le refus par défaut.[1]
• Modification du consentement : un parent peut changer d'avis à tout moment de l'année scolaire. Il lui suffit d'adresser un écrit (courriel ou courrier) à la direction de l'école.
• Droit à l'effacement : si une photo publiée sur le site ou la plateforme de l'école ne convient pas aux parents, l'école s'engage à la retirer dans les 48 heures ouvrables suivant la demande écrite (courriel ou courrier) de ceux-ci.
• Non-respect du consentement : en cas d’erreur de traitement et d’utilisation d’une image non consentie, le parent doit en avertir rapidement la direction de l'école par écrit (courriel ou courrier), qui fera retirer l’image dans les plus brefs délais.
• Interdiction de diffusion sans autorisation : il est strictement interdit de diffuser l'image d'un enfant sans l'accord explicite de ses représentants légaux. Le non-respect de cette règle engage la responsabilité des auteurs de la diffusion.

CONSERVATION DES DONNÉES

Les images sont stockées sur les serveurs sécurisés de l’Administration communale ou de l'école, ou sur des Clouds professionnels conformes aux normes européennes du RGPD.

Les photos de l'année scolaire sont supprimées à la rentrée scolaire suivante. Seules des photos ne permettant pas l’identification nominative des enfants sont conservées pour les archives historiques conservées à des fins mémorielles ou à des fins promotionnelles strictement réservée à l’usage de l’école et du Pouvoir organisateur.

ANNEXE : UTILISATION DE LA PLATEFORME « TOUTE MON ANNÉE »

La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve a désigné l’application « Toute mon année » comme outil privilégié pour la communication vers les parents d’élèves, la relation de la vie du groupe-classe et la valorisation les différentes activités pédagogiques.

En effectuant ce choix, le Pouvoir organisateur a choisi de supprimer toute utilisation des réseaux sociaux et messageries non sécurisées des pratiques scolaires. Le seul réseau social utilisé pour valoriser les écoles est la page Facebook officielle de la Ville. Les règles du Droit à l’image et le consentement des parents y sont scrupuleusement respectées.

Droits à l’image dans les publications

L’application « Toute mon année » entre en conformité avec les directives du Règlement Européen sur la Protection des Données personnelles (RGPD). Les données sont hébergées en France et ne servent qu'aux seuls besoins des applications utilisées. Ces données sont automatiquement supprimées 3 mois après la fin de l’année scolaire.

Chaque parent ou personne responsable dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement et de limitation du traitement des données concernant son enfant, dans la limite de la compatibilité avec l’exercice des missions de l’école. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement des données, le parent peut adresser une demande écrite à la direction d’école.

Consentement des personnes responsables

L’application « Toute mon année » répond aux conditions de la seconde catégorie d’usage reprise plus haut, à savoir : communication fermée, réservée aux enseignants et parents de la classe. L’usage est sécurisé par un mot de passe personnel.

Un formulaire de consentement spécifique est remis aux personnes responsables à la rentrée scolaire par la direction. Sans modification à l’initiative des parents, le consentement reste valable jusqu’au dernier jour de l’année scolaire concernée.

Un refus d’utilisation des images de l’enfant dans l’application impose immédiatement aux équipes pédagogiques de flouter le visage de l’enfant concerné sur toutes les photos des publications collectives sur lesquelles celui-ci apparait et/ou de ne publier aucune image de celui-ci.

Utilisation des images

Conformément au règlement ci-avant, il est formellement interdit :

• de télécharger, conserver et partager le contenu mis à la disposition des parents de la classe,
• de réaliser et conserver des captures d’écran dudit contenu,
• de diffuser publiquement le contenu, notamment sur les réseaux sociaux.

En cas de non-respect de ces interdictions, le Pouvoir organisateur se réserve le droit d’intervenir.

En fin d’année scolaire, les photos de l’année pourront être éventuellement compilées par le titulaire de classe dans un livre photos imprimé sur papier, commandable directement via l’application « Toute mon année ». L’activation de ce service optionnel reste au choix de l’équipe pédagogique et de la direction.

[1] Ceci ne vaut pas dans le cas d’un parent ayant l'autorité parentale exclusive.