Juridique - Règlement relatif aux Conseils consultatifs communaux - Pour approbation

Description

Délibération

Vu les articles L1122-30 et L1122-35 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Considérant la Déclaration de politique communale, notamment le paragraphe intitulé "Une Ville solidaire, inclusive, transparente et citoyenne",

Considérant le règlement des Conseils consultatifs approuvé en sa séance du 22 juin 2021,

Considérant les rapports d’évaluation (2022-2024) des quatre Conseils consultatifs existants sous l’ancien règlement de juin 2021 soumis au Conseil communal à la même séance,

Considérant également les réunions annuelles avec les animateurs/trices des différents Conseils consultatifs existants ainsi que les réunions annuelles avec les secrétaires des Conseils consultatifs existants pour évaluer le fonctionnement des Conseils consultatifs,

Considérant qu'il ressort des rapports d'évaluation et des réunions annuelles que des adaptations sont nécessaires, que par conséquent un nouveau règlement a été rédigé, 

Considérant que les membres des Conseils consultatifs communaux, excepté la présidence, ne sont autorisés à contacter les services de l'administration que pour des questions d'organisation (présences, lieu de réunion,...)

Considérant que le budget relatif aux missions des Conseils consultatifs est prévu à l'article n° 84401/124-48 du budget ordinaire,

DECIDE PAR 16 VOIX CONTRE 12 ET 1 ABSTENTION :

1. D'approuver le Règlement relatif aux Conseils consultatifs communaux, rédigé comme suit : 

Règlement relatif aux Conseils consultatifs communaux[1]

Chapitre 1. Définition et missions

Article 1^er. Définition

Les Conseils consultatifs communaux sont des organes de participation citoyenne, qui prennent la forme d’une assemblée reconnue et chargée par le Conseil communal d’émettre des avis et de formuler des propositions sur des thématiques d’intérêt communal.

Les Conseils consultatifs communaux sont dénués de tout fondement religieux ou philosophique, libres de toute appartenance, pour fonctionner de manière indépendante.

Ils ne constituent pas des organes de décision.

Article 2. Missions

Les Conseils consultatifs communaux ont vocation à :

• créer un dialogue structuré et régulier entre les autorités communales et la population,
• soutenir/développer, au sein de la population un intérêt pour la chose publique et une connaissance du fonctionnement démocratique,
• alimenter les réflexions du Conseil communal et du Collège communal sur certaines thématiques,
• contribuer à l’animation, au renforcement de la cohésion sociale et l’amélioration du cadre de vie dans la commune.

Chapitre 2. Création

Article 3. Création par le Conseil communal

Pour toute matière relevant de sa compétence, le Conseil communal peut décider de la création d’un Conseil consultatif communal.

Article 4. Création sur proposition citoyenne

Dix citoyens domiciliés sur le territoire de la Ville peuvent faire la demande de création d’un Conseil consultatif communal sur une thématique encore non traitée auprès du Collège communal s’ils sont prêts à s’engager au sein de ce Conseil consultatif communal.

Le Collège communal soumet au Conseil communal la proposition de création de ce nouveau Conseil consultatif communal.

Chapitre 3. Membres

Article 5. Composition

§ 1^er. Le Conseil consultatif communal est composé de minimum 10 membres.

§ 2. Peuvent être membres :

• les personnes domiciliées sur le territoire de la Ville sans mandat politique local en cours sans préjudice du paragraphe 3 et de l'article 9, paragraphe 9.
• les représentants d’associations (ASBL ou association de fait) actives sur le territoire de la Ville dans le domaine traité.

Par mandat politique local, il faut entendre les mandats locaux de conseillers communaux ou de conseillers CPAS.

§ 3. Le membre du Collège communal qui a dans ses attributions le champ de compétence dévolu au Conseil consultatif communal participe au Conseil consultatif communal comme membre invité. Il ne prend pas part aux décisions et ne peut pas influencer les avis ou propositions qui sont rendus par le Conseil consultatif communal.

§ 4. Deux tiers au maximum des membres d'un Conseil consultatif communal sont de même sexe. Le non-respect de cette condition (sauf possibilité d'octroi de dérogations à certaines conditions par le Conseil communal, telles que prévues par L1122-35 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation) entraîne la non-validité des avis ou propositions émis par le Conseil consultatif communal.

Article 6. Procédure de désignation des membres

§ 1^er. Dès la constitution d’un Conseil consultatif communal, le Collège communal lance un appel public à participer aux travaux dudit Conseil via le bulletin communal, le site internet de la Ville et par tout autre moyen de communication qu’il juge approprié.

§ 2. Les candidats signalent leur intention d’être membres par courriel à l’adresse [email protected] ou par courrier postal à l’adresse Espace du Cœur de Ville, 2, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve. Un accusé de réception est adressé aux candidats.

§ 3. Le Collège communal vérifie que la composition des Conseils consultatifs communaux est conforme à l’article 5. Lorsque moins de 10 candidats se sont manifestés pour un Conseil consultatif communal, le Collège pourvoit au renfort du Conseil consultatif communal en lançant un nouvel appel.

§ 4. En cours de mandature, toute personne intéressée peut faire acte de candidature, tel que repris en § 2.

Article 7. Durée du mandat

§ 1^er. Les membres du Conseil consultatif communal sont désignés pour trois ans.

§ 2. Avant la fin des trois ans, le Conseil consultatif communal produit un rapport d’évaluation tel que prévu à l’article 16, § 3. Sur la base de ce rapport, le Conseil communal décide de renouveler ou non ledit Conseil consultatif.

§ 3. Lors d’un renouvellement du Conseil consultatif communal, chaque membre est renouvelé d’office sauf contrordre de sa part par mail à l’adresse [email protected] ou par courrier postal à l’adresse Espace du Cœur de Ville, 2, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

Chapitre 4. Fonctionnement

Article 8. Feuille de route

§ 1^er. Une feuille de route prévoit les grandes thématiques et les sujets qui seront traités par le Conseil consultatif communal. Il convient de s’y référer régulièrement pour mesurer l’état d’avancement et éventuellement faire évoluer cette feuille de route selon la situation, rencontrée mais sans pour autant la vider de sa substance.

§ 2. Le Collège communal propose un projet de feuille de route pour la première réunion du conseil consultatif communal. Celui-ci le complète ou l’amende.   Le Conseil communal approuve la feuille de route.

§ 3. La feuille de route est publiée sur le site internet de la Ville.

Article 9. Réunion

§ 1^er. Le nombre de réunions par année, ainsi que la cadence des réunions, sont fixés dans la feuille de route par les membres du Conseil consultatif communal et en accord avec le secrétariat.

§ 2. Les réunions sont fixées par le calendrier annuel établi en fin d’année précédente ou en début d’année civile.

§ 3. Le président convoque le Conseil consultatif communal selon le calendrier annuel établi.

§ 4. A la demande du Collège ou du Conseil communal, le Conseil consultatif communal peut être convoqué, endéans les soixante jours calendrier. Dans ces cas, l'ordre du jour de la réunion est fixé de commun accord entre le président et le Collège communal ou le Conseil communal.

§ 5. A la demande d’un tiers des membres d'un Conseil consultatif communal, le Conseil consultatif communal peut être convoqué. Cette demande doit être faite par courriel/courrier adressé au président. Celui-ci a, dans ce dernier cas de figure, l'obligation de convoquer le Conseil consultatif communal endéans les soixante jours calendrier.

§ 6. Sauf cas d’urgence, les membres du Conseil consultatif communal sont convoqués par courriel au moins quatorze jours calendrier avant la date de la réunion. La convocation,  approuvée par le président , contient la proposition d'ordre du jour de la réunion. Les membres disposent de cinq jours calendrier pour faire part de leur remarque quant audit ordre du jour ou pour ajouter un point éventuel.

§ 7. Un projet de rapport de réunion, révisé par le président, est envoyé à tous les membres dans les trente jours calendrier qui suivent la réunion. Ce rapport est approuvé par les membres du Conseil consultatif communal à la réunion suivante.

§ 8. Si le Conseil consultatif communal estime que la présence du membre du Collège est impérative pour un débat, il est de la responsabilité du président de convenir avec le membre du Collège communal de la date et de l'organisation du débat.

§ 9. Le Conseil consultatif communal peut décider d’inviter à une ou plusieurs de ses réunions toute personne experte dans la thématique abordée (qu’elle soit domiciliée ou non sur le territoire de la Ville, qu'elle ait un mandat politique local ou non). L’expert-invité prend part aux discussions générales. Par contre, il ne prend pas part aux décisions.

Article 10. Présidence

§ 1^er. Le président ou la présidente est chargé de :

• assurer l’animation du Conseil consultatif communal en facilitant les échanges,
• coordonner et organiser les réunions et veiller à la bonne rédaction et transmission des rapports de réunion,
• assurer la transmission et le suivi des avis et propositions aux autorités communales,
• veiller à la stricte neutralité des débats.

§ 2. Le Conseil consultatif communal désigne en son sein le président ou la présidente et éventuellement le vice-président ou la vice-présidente et le propose pour validation au Conseil communal.

Article 11. Secrétariat

§ 1^er. Le secrétariat de chaque Conseil consultatif communal est assuré par un membre de l’administration communale désigné à cet effet par le Collège communal sur proposition de l'Administration. Il est chargé de réserver une salle, d’envoyer les convocations et l’ordre du jour, ainsi que de réaliser un projet de compte-rendu de chaque réunion à soumettre à l’approbation du président avant l’envoi aux membres. Il transmet les avis et propositions au Collège.

§ 2. Dans le cadre de sa fonction, le secrétaire rappelle le règlement des Conseils consultatifs communaux, il informe également les membres, quand cela s’avère nécessaire, du cadre règlementaire de la Ville, des contraintes (notamment budgétaires) ayant une incidence sur le Conseil consultatif communal.

§ 3. Il s’assure de la publication des rapports de réunion, avis et propositions sur le site internet de la Ville.

Article 12. Quorums

§ 1^er. Pour qu’une réunion d’un Conseil consultatif communal soit valablement tenue, il faut compter au moins 30 pour cent des membres inscrits présents hormis le président, le secrétaire et le membre du Collège.

§ 2. Si au bout de trois convocations aux réunions, le quorum de présence des membres n’est pas atteint, le président informe l’agent en charge de la participation. Le président, la personne en charge de la participation au sein de l’administration, et le membre du Collège communal en charge de la participation analysent ensemble la situation qu’ils transmettent au Collège. Ce dernier propose au Conseil communal des suites à donner à ce Conseil consultatif communal.

Article 13. Absence

En cas d’absence non justifiée à trois réunions consécutives, le secrétariat prend contact avec le membre pour s’assurer que celui-ci souhaite toujours être membre. Sans réponse de sa part dans les dix jours calendrier à dater du courriel, le membre est considéré comme démissionnaire.

Article 14. Moyens mis à disposition

L’administration communale met ses locaux à disposition pour les réunions des Conseils consultatifs communaux.

Article 15. Avis et propositions des Conseils consultatifs communaux

§ 1^er. Le Conseil consultatif communal rend des avis et propositions sur des thèmes définis dans la feuille de route.

§ 2. Dans le cadre du présent règlement, il faut comprendre par :

1° avis : rapport rendu sur une question par le Conseil consultatif communal à la demande des autorités communales.

2° proposition : rapport rendu sur un sujet par le Conseil consultatif communal de sa propre initiative.

§ 3. Ces avis ou propositions formulent des idées de projet, des recommandations, des pistes d’action, des offres de service, des demandes de changement, des initiatives à soutenir, etc.

§ 4. Lorsqu’un Conseil consultatif communal rend un avis ou une proposition, cet avis ou cette proposition est pris au consensus des membres présents à la réunion. Il doit être validé par au moins deux tiers des membres du Conseil consultatif communal. A défaut d’un nombre suffisant de membres présents lors de la prise d’avis ou de proposition, l’avis ou la proposition est envoyé aux membres par voie électronique pour validation.

§ 5. L’avis ou la proposition est rédigé par le Conseil consultatif communal et transmis par le secrétariat au Collège communal. En fonction des compétences respectives des instances de la Ville, le Collège communal met cet avis à l’ordre du jour du Conseil communal. Ce sont ensuite les autorités communales compétentes qui se positionnent sur la prise en compte de l’avis ou de la proposition à entreprendre.

§ 6. Les avis et propositions émis par un Conseil consultatif communal n’ont pas de caractère contraignant. Les autorités communales s’engagent à prendre connaissance des avis ou propositions et à y répondre pour la réunion dudit conseil qui suit et en tout état de cause dans les 60 jours calendrier, prolongés de trente jours lorsque le délai prend cours ou se termine entre le 1^er juillet et le 31 août qui suivent l’envoi de l’avis.

Chapitre 5. Evaluation

Article 16. Rapports annuels et d’évaluation

§ 1^er. Le rapport annuel du Conseil consultatif communal reprend

• les thématiques traitées
• les avis, propositions rendus
• le nombre de réunions
• le nombre de membres actifs.

§ 2. Les rapports annuels des Conseils consultatifs communaux sont publiés sur le site de la Ville.

§ 3. Avant la fin de sa troisième année de fonctionnement, chaque Conseil consultatif communal rédige un rapport d'évaluation de son travail qui reprend les éléments des rapports annuels, ainsi qu’une évaluation de son fonctionnement et ses perspectives. Ce rapport est transmis aux Collège et Conseil communaux.

Article 17. Réunions annuelles d’évaluation

La personne en charge de la participation au sein de l’administration réunit les présidents de chaque Conseil consultatif communal ainsi que le membre du Collège qui a la participation dans ses attributions une fois l'an pour procéder à l'évaluation du fonctionnement des Conseils consultatifs communaux et récolter les suggestions d'amélioration de ceux-ci. Il réunit également les Secrétaires une fois l’an pour discuter avec eux du fonctionnement, des difficultés éventuelles et des éléments à améliorer dans l’organisation du Conseil consultatif communal.

Article 18. Evaluation finale

A la fin de la troisième année de fonctionnement, sur la base des rapports d’évaluation, des retours des réunions avec les présidents et des réunions avec les Secrétaires, le Conseil communal décide du maintien ou de la fin du Conseil consultatif communal.

Article 19. En cas de non-respect du règlement

En cas de non-respect du présent règlement, la personne en charge de la participation au sein de l’administration établit un rapport de la situation et le transmet au Collège. Le Collège peut statuer sur la mise en garde, l’exclusion d’un ou plusieurs membres ou proposer au Conseil communal la fin des travaux du Conseil consultatif communal.

Chapitre 6. Dispositions finales

Article 20. Champ d’application

Le présent règlement ne s’applique pas aux Conseils consultatifs régis par des réglementations particulières, à savoir la Commission consultative de l’Aménagement du Territoire et de la Mobilité (CCATM) régie par les articles D.I.7 et suivants du Code de développement territorial (CoDT) et la Commission locale de Développement rural (CLDR) prévue par les articles 4 et suivants du décret du 11 avril 2014 relatif au développement rural.

Article 21. Abrogation

Le présent règlement abroge et remplace le règlement d’ordre intérieur des Conseils consultatifs adopté par le Conseil communal le 22 juin 2021.

Article 22. Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa publication.

[1] Ce règlement utilise tant que faire se peut un langage épicène pour s’inscrire dans l’écriture inclusive. Dans certains cas, pour une facilité de lecture, les fonctions reprises au sein de ce règlement sont laissées au masculin mais englobent le masculin et le féminin.

2. De charger le Collège communal d'exécuter la présente décision.