Juridique - ASBL AGENCE DE DEVELOPPEMENT DE CENTRE-VILLE D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE (nom commercial : ASBL GESTION CENTRE-VILLE OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE) - Contrat de gestion 2024-2026 - Pour approbation

Description

Délibération

Vu l'article 1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, 

Vu les articles L1234-1 et suivants du Code de la démocratie locale et de la décentralisation relatifs aux ASBL communales, ainsi que les articles L3331-1 et suivants du même Code relatifs à l'octroi et au contrôle de l'octroi et de l'utilisation de certaines subventions, 

Vu la Loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations, telle que modifiée par les lois du 2 mai 2002 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations, et du 17 juillet 2013 portant insertion du Livre III "Liberté d'établissement, de prestation de service et obligations générales des entreprises" dans le Code de droit économique et portant insertion des définitions propres au Livre III et des dispositions d'application de la loi propres au Livre III dans les Livres I et XV du Code de droit économique, ainsi que ses arrêtés d'exécution, 

Vu le Code des sociétés et associations du 23 mars 2019 (CSA), ainsi que ces arrêtés d'exécution ; les ASBL devant se mettre en conformité par rapport au CSA pour le 1er janvier 2024, 

Considérant que la Ville est tenue de conclure un contrat de gestion avec les ASBL communales au sein desquelles, soit elle détient une position prépondérante, soit elle accorde une ou des subventions atteignant au minimum 50.000,00 euros par an, 

Considérant le contrat de gestion concernant l'ASBL GESTION CENTRE-VILLE OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE tel qu'approuvé par le Conseil communal en sa séance du 14 novembre 2019 et entré en vigueur le 17 mars 2019, 

Considérant que ledit contrat arrivait à échéance en date du 16 mars 2022, 

Considérant que la Ville a reconduit ledit contrat pour la période du 17 mars 2022 au 31 décembre 2023, 

Considérant qu'il y a lieu de conclure un nouveau contrat de gestion pour une période de trois ans, tel que prévu par le CDLD, 

Considérant le projet de contrat de gestion ci-annexé, lequel tient compte de la nouvelle dénomination de l'ASBL, à savoir l'ASBL AGENCE DE DEVELOPPEMENT DE CENTRE-VILLE D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE, après révision de ses statuts en date du 15 mars dernier,

Considérant qu'il est précisé que la dénomination ASBL GESTION CENTRE-VILLE OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE a été conservée,

Considérant que ledit contrat prévoit une subvention annuelle s'élevant à 79.720,00 euros, 

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 17 janvier 2024, 

Considérant l'avis favorable du Directeur financier remis en date du 25 janvier 2024, 

DECIDE PAR 26 VOIX ET 1 ABSTENTION :

1. D'approuver le contrat de gestion pour la période 2024-2026 à conclure avec l'ASBL AGENCE DE DEVELOPPEMENT DE CENTRE-VILLE D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0883.324.659, dont le siège social est établi à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue du Poirier, 6, tel que rédigé comme suit : 

CONTRAT DE GESTION ENTRE LA VILLE D’OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE ET L’ASBL AGENCE DE DEVELOPPEMENT DE CENTRE-VILLE D’OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE

Vu le Code des sociétés et des associations (ci-après « CSA ») introduit par la Loi du 23 mars 2019, ainsi que l’Arrêté royal du 29 avril 2019 y relatif, dont les effets entrent en vigueur à partir du 1^er janvier 2020,

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation (ci-après « CDLD »), notamment les articles L1234-1 et suivants relatifs aux ASBL communales, ainsi que les articles L3331-1 et suivants relatifs à l'octroi et au contrôle de l'octroi et de l'utilisation de certaines subventions, tel que modifié par le Décret du 31 janvier 2013 modifiant certaines dispositions du CDLD, et les dispositions du Livre IV, de la sixième partie du CDLD, consacrée aux dispositions diverses en matière de Gouvernance et de transparence au sein des organismes locaux et supralocaux,

Considérant les statuts de l'association sans but lucratif « Agence de développement de Centre-Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve en abrégé ADCVOLLN, agissant également sous le nom commercial « Gestion Centre-Ville Ottignies-Louvain-la-Neuve ,

ENTRE LES SOUSSIGNÉS,

D'une part,

LA VILLE D’OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0216.689.981, dont les bureaux sont situés à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, valablement représentée aux fins de la présente par son Collège communal, en les personnes de Madame Julie Chantry, Bourgmestre, et de Monsieur Grégory Lempereur, Directeur général, agissant en vertu d'une délibération du Conseil communal du *** 2024.

Ci-après dénommée : « la Ville » ;

ET,

D'autre part,

L'ASBL AGENCE DE DEVELOPPEMENT DE CENTRE-VILLE D’OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE, en abrégé « ADCVOLLN», inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0883.324.659, dont le siège social est établi à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue du Poirier, 6, valablement représentée par Madame Nadine Fraselle, Présidente et Madame Sandrine Bertrand, Vice-Présidente, agissant conformément à ses statuts, dûment modifiés, coordonnés et publiés aux annexes du Moniteur belge le 16 avril 2009 et pour la dernière fois le 13 mars 2024.

Ci-après dénommée : « L’ASBL » ou « L’Association » ou « la ADCVOLLN» ;

Ci-après dénommées ensemble : « Les Parties » ;

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

I. OBLIGATIONS RELATIVES A LA RECONNAISSANCE ET AU MAINTIEN DE LA PERSONNALITÉ JURIDIQUE DE L'ASBL

Article 1^er

L'ASBL s'engage, conformément à l’article 1:2 du CSA, à ne chercher, en aucune circonstance, à distribuer ou procurer directement ou indirectement un quelconque avantage patrimonial  ses fondateurs, ses membres, ses administrateurs, ni à toute autre personne, sauf dans le but désintéressé déterminé par les statuts.

Les statuts de l'ASBL comporteront les mentions exigées par l’article 2:9, §2, 2° et 4° du CSA.

Article 2

L'ASBL s'interdit de poursuivre un but social contrevenant à toute disposition normative ou contrariant l'ordre public conformément aux dispositions de l’article 9:4, 4° du CSA.

Article 3

L'ASBL s'engage à maintenir son siège social sur le territoire de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve, à veiller à exercer les activités visées au présent contrat exclusivement sur le territoire communal et à réserver le bénéfice des moyens, reçus de la Ville, au service des personnes physiques ou morales relevant à titre principal dudit territoire communal.

Article 4

L'ASBL respectera scrupuleusement les prescriptions formulées à son endroit par le CSA ainsi que par ses arrêtés royaux d'exécution, spécifiquement en ce qui concerne, d'une part, la teneur, la procédure de modification, le dépôt au greffe et la publicité de ses statuts, et, d'autre part, les exigences légalement établies, en matière de comptabilité et de transparence de la tenue de ses comptes, par les articles 2:15 et 3:47 du CSA.

Article 5

L'ASBL s'engage à transmettre au Collège communal de la Ville une copie libre de l'ensemble des documents dont la publicité lui est imposée par la loi sans délai et, au plus tard, simultanément à leur dépôt au greffe du Tribunal de l’Entreprise lorsque l'obligation lui en est légalement imposée.

II. NATURE ET ÉTENDUE DES MISSIONS CONFIÉES A L'ASBL

Article 6

En conformité avec le Programme Stratégique Transversal communal pour la législature en cours, l'ASBL s'engage à remplir la/les mission(s) telles qu'elle(s) lui est/sont/a été/ont été confiée(s) et définie(s) par la Ville.

La présente convention a pour objet de préciser la/les mission(s) confiée(s) par la Ville à l'ASBL concernée et de définir précisément les tâches minimales qu'implique(nt) la/les mission(s) lui conférée(s).

C'est ainsi que l’ASBL mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de réaliser les missions suivantes dans une optique de développement durable, tenant compte des aspects sociaux, économiques et environnementaux:

1. Mener une politique active de collaboration mutuelle et de partenariat équilibré et actif entre le secteur public et le secteur privé, favorisant le développement social, économique et écologique;
2. Effectuer des missions quotidiennes de nettoyage du domaine public (à raison d’environ 100 heures par semaine);
3. Organiser et coordonner des actions d’animation du Centre urbain de Louvain-la-Neuve ; 
4. Assurer le rôle de placier pour les marchés hebdomadaires de Louvain-la-Neuve, en s’assurant du respect des règles qui s’imposent aux maraichers y compris en matière de propreté et de déchets et en veillant au respect des ouvertures et fermetures de barrières d’accès à la dalle conformément aux accords avec la Ville ;
5. Assurer une gestion collective, agréable, sûre et accessible de l’espace urbain (planimètres urbains, panneaux directionnels pour les piétons, sensibilisation des automobilistes, etc.);
6. Gérer et commercialiser le réseau d’affichage urbain.

L’Association veillera à développer ces actions en tenant compte des spécificités multiculturelles de la Ville et de ses différentes composantes territoriales.

Les indicateurs d'exécution de tâches énumérées à l'alinéa 3 de cette disposition sont détaillés en Annexe 1 du présent contrat.

Article 7

L’Association a pour objet social principal la promotion, l’animation et le développement durable d’un ou plusieurs centres urbains situés sur le territoire de la Ville et ce, afin notamment de favoriser la création d’emplois au travers d’actions multidisciplinaires et transversales. On entend par « centre urbain » une zone délimitée en fonction de la forte concentration des services commerciaux ou culturels, et des services au citoyen qui y sont présents et de l’attractivité qu’il exerce sur les quartiers périphériques ou communes avoisinantes. Modifications aux statuts (M.B. 16/04/2009)

A ces fins, l’Association pourra louer et/ou acquérir tous meubles ou immeubles et équipements, exploiter tous services, engager le personnel nécessaire et, en particulier, le manager, passer toutes les conventions avec les pouvoirs publics ou les particuliers, et participer à toutes associations ayant un objet compatible avec le sien.

L’Association pourra également confier une partie de ses missions à toute personne physique ou morale qu’elle désignera.

L’Association peut accomplir, à titre gracieux ou onéreux, tout acte se rapportant directement ou indirectement à son objet et son (ses) but(s). Elle peut notamment prêter son concours et s'intéresser à toute activité similaire à celui-ci (ceux-ci), telle que par exemple la collaboration à la mise en place d’évènements organisés par la Ville.

Article 8

L'ASBL s'engage à réaliser les tâches énumérées à l'article 6 du présent contrat dans le respect des principes généraux du service public, c'est-à-dire notamment à traiter l'ensemble des utilisateurs et bénéficiaires de ses biens et services avec compréhension et sans aucune discrimination, qu'elle soit fondée, sans que cette énumération soit exhaustive, sur la nationalité, le sexe, les origines sociale ou ethnique, les convictions philosophiques ou religieuses, le handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle.

Article 9

L'ASBL s'engage, dans l'exercice de ses activités, à ne pas compromettre la tranquillité publique et le repos des habitants de la Ville, ainsi qu'à prendre toute mesure nécessaire au maintien de cette tranquillité publique.

III. ENGAGEMENTS DE LA VILLE EN FAVEUR DE L'ASBL

Article 10

Pour permettre à l'ASBL de remplir les tâches visées à l'article 6 du présent contrat, et sans préjudice de l'utilisation par celle-ci d'autres moyens dont elle pourrait bénéficier, la Ville met à la disposition de celle-ci les moyens suivants : une subvention annuelle de 79.720,00 euros ventilée comme suit :

• Subside de fonctionnement de l’ASBL GESTION CENTRE-VILLE : 16.875,00 euros ;
• Subside à l’ASBL GESTION CENTRE-VILLE pour la mission PLACIER : 10.530,00 euros ;
• Programme PTP : 43.315,00 euros ;
• Subside pour le festival d’été de Louvain-la-Neuve : 9.000,00 euros ;

Mise à disposition éventuelle de locaux, personnel, expérience administrative, sans préjudice de l’octroi de subventions ou autres avantages quantifiables ou en nature.

Moyennant le vote des crédits suffisants et l'approbation par les autorités de tutelle des budgets, l’échelonnement de l'octroi du subside (considérant la transparence totale assurée par ce contrat de gestion) sera organisé comme suit :

• La Ville octroie une partie de la subvention (50 %) en début d'exercice, dès que le budget sera exécutoire et que l’octroi de ladite subvention aura été approuvé par le Conseil communal de la Ville ;
• Le solde est octroyé après validation des comptes et bilan et rapport moral par l'AG et par les services financiers de la Ville (50 %), dans le mois et demi de la validation par l'AG de la  GCVOLLN.

IV. DURÉE DU CONTRAT DE GESTION

Article 11

Le présent contrat est conclu, avec effet rétroactif à dater du 1^er janvier 2024, pour se terminer le 31 décembre 2026. Il peut être renouvelé sur proposition de la Ville.

V. OBLIGATIONS LIÉES A L'ORGANISATION INTERNE DE L'ASBL COMMUNALE

Article 12

Les statuts de l'ASBL doivent prévoir que tout membre du Conseil communal, exerçant, à ce titre, un mandat au sein de l'ASBL, est réputé de plein droit démissionnaire :

• dès l'instant où il cesse de faire partie de ce Conseil communal ;
• dès l'instant où il ne fait plus partie du groupe politique sur lequel il a été élu, de par sa volonté ou suite à son exclusion.

En tout état de cause, la qualité de représentant de la Ville se perd lorsque la personne concernée ne dispose plus de la qualité en vertu de laquelle elle était habilitée à la représenter.

Le Conseil communal nomme les représentants de la Ville à l'Assemblée générale. Il peut retirer ces mandats.

L'Assemblée générale de l'ASBL doit désigner, pour ce qui concerne les mandats réservés à la Ville, ses administrateurs parmi les représentants de la Ville proposés par le Conseil communal. Les administrateurs représentant la Ville sont de sexe différent. Leur nombre ne peut dépasser un cinquième du nombre de conseillers communaux.

La représentation proportionnelle des tendances idéologiques et philosophiques doit être respectée dans la composition des organes de gestion de l'Association. Ainsi, les délégués à l'Assemblée générale sont désignés à la proportionnelle du Conseil communal conformément aux articles 167 et 168 du Code électoral. De même, les administrateurs représentant la Ville sont désignés à la proportionnelle du Conseil communal conformément aux articles 167 et 168 du Code électoral, sans prise en compte du ou desdit(s) groupe(s) politique(s) qui ne respecteraient pas les principes démocratiques énoncés, notamment par la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés fondamentales, par la loi du 30 juillet 1981 tendant à réprimer certains actes inspirés par le racisme et la xénophobie et par la loi du 23 mars 1995 tendant à réprimer la négation, la minimisation, la justification ou l'approbation du génocide commis par le régime national-socialiste pendant la seconde guerre mondiale.

Le ou les groupes politiques qui, par application de la représentation proportionnelle, n’obtiendrai(en)t pas au moins un représentant au sein du Conseil d’administration a (ont) droit à un siège. En ce cas, la majorité dans son ensemble reçoit un nombre de sièges équivalent au nombre de sièges surnuméraires accordé aux groupes politiques ne faisant pas partie du pacte de majorité.

Tous les mandats dans les différents organes de l'ASBL prennent immédiatement fin après la première Assemblée générale qui suit le renouvellement du Conseil communal.

Article 13

L'ASBL est tenue d'informer la Ville en cas de modification de son siège social. Cette communication sera effectuée de manière officielle, par l'envoi d'un courrier recommandé, adressé à la Ville par l'organe compétent de l'Association.

Article 14

L'ASBL est tenue d'informer la Ville de toutes les démarches qui seraient engagées afin de dissoudre volontairement l'Association, ou de toute action judiciaire intentée dans le but d'obtenir une annulation ou une dissolution judiciaire de l'Association. Cette communication sera effectuée de manière officielle, par l'envoi d'un courrier recommandé, adressé à la Ville, par l'organe compétent de l'Association, dans le délai utile pour que la Ville puisse faire valoir ses droits, soit en sa qualité de membre, soit en sa qualité de tiers intéressé.

L'Association s'engage également à prévenir la Ville dans tous les cas où une action en justice impliquerait la comparution de l'Association devant les tribunaux de l'ordre judiciaire tant en demandant, qu'en défendant, dans les mêmes conditions que prévues à l'alinéa 1^er de cette disposition.

Article 15

La Ville se réserve le droit de saisir le tribunal matériellement et territorialement compétent d'une demande de dissolution judiciaire de l'ASBL, si celle-ci :

1. est hors d'état de remplir les engagements qu'elle a contractés ;
2. affecte son patrimoine ou les revenus de celui-ci à un but autre que ceux en vue desquels elle a été constituée ;
3. contrevient gravement à ses statuts, à la loi ou à l'ordre public ;
4. met en péril les missions légales de la Ville ;
5. est restée en défaut de satisfaire à l'obligation de déposer ses comptes annuels conformément, à l’article 2:9, §1^er, alinéa 1^er, 8° du CSA, pour trois exercices sociaux consécutifs, et ce, à l'expiration d'un délai de treize mois suivant la date de clôture du dernier exercice comptable ;
6. ne comporte plus au moins deux membres.

La Ville pourra limiter son droit d'action à une demande d'annulation de l'acte incriminé.

Article 16

Dans l'hypothèse où serait prononcée une dissolution volontaire ou judiciaire de l'ASBL, celle-ci veillera à communiquer, sans délai, à la Ville, l'identité des liquidateurs désignés.

Le rapport fourni par les liquidateurs sera transmis au Collège communal.

Article 17

Il sera tenu une expédition conforme à l’attention du Collège communal des jugements susceptibles d’appel afin que la Ville puisse, le cas échéant, agir judiciairement ou non dans le respect de l’intérêt communal.

Article 18

L'ordre du jour, joint à la convocation des membres à la réunion de toute Assemblée générale extraordinaire, devra nécessairement être communiqué à la Ville, notamment dans les hypothèses où ladite Assemblée serait réunie en vue de procéder à :

• une modification statutaire de l'ASBL ;
• une nomination ou une révocation d'administrateurs ;
• une nomination ou une révocation de commissaires ;
• l'exclusion d'un membre, à un changement du but social qu'elle poursuit ;
• un transfert de son siège social ;
• la transformation de l'Association en société à finalité sociale.

Cette communication sera concomitante à la convocation envoyée aux membres effectifs de l'Association, soit 15 jours au moins avant la réunion de l’Assemblée générale.

Conformément au prescrit de l'article 5 du présent contrat de gestion, il sera tenu copie à la Ville de l'ensemble des actes de nomination de administrateurs, des commissaires, des vérificateurs aux comptes, des personnes déléguées à la gestion journalière et des personnes habilitées à représenter l'Association, comportant l'étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer, dans le respect de l’article 2:9, §1^er, alinéa 2 du CSA.

Article 19

Par application des articles 3:103 et 9:3, §1^er du CSA, ainsi que des dispositions d’exécution y relatives, la Ville aura le droit, en sa qualité de membre de l'Association, de consulter, au siège de celle-ci, les documents et pièces énumérés aux articles précités, en adressant une demande écrite au Conseil d'administration avec lequel elle conviendra d'une date et d'une heure auxquelles le représentant qu'elle désignera accèdera à la consultation desdits documents et pièces. Ceux-ci ne pourront être déplacés.

Article 20

L'Association tiendra une comptabilité adéquate telle qu'imposée par l’article 3:47 du CSA.

La Ville, en sa qualité de pouvoir subsidiant, pourra toutefois lui imposer la tenue d'une comptabilité conforme aux dispositions de la Loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité des entreprises, en vertu de la teneur de l’article 3:47, §5, 1° du CSA, qui dispose que le paragraphe 1^er, alinéa 3 et les paragraphes 2 à 3 ne sont pas applicables aux associations soumises, en raison de la nature des activités qu'elles exercent à titre principal, à des règles particulières, résultant d'une législation ou d'une réglementation publique, relatives à la tenue de leur comptabilité et à leurs comptes annuels, pour autant qu'elles soient au moins équivalentes à celles prévues en vertu de la loi.

Article 21

L’association publie sur son site internet ou tient à la disposition des citoyens, à son siège social, les informations suivantes:

1. une présentation synthétique de la raison d’être de l’ASBL et de sa mission ;
2. la liste de la ou des communes associées et autres associés et la liste de ses organes ;
3. le nom des membres de ces organes et s’ils représentent la Ville ou un autre organisme public;
4. l’organigramme de l’ASBL et l’identité de son directeur général ou du titulaire de la fonction dirigeante locale ;
5. les participations détenues dans d'autres structures ou organismes ;
6. le pourcentage de participation annuelle en tenant compte des absences justifiées aux réunions des organes de gestion ;
7. les barèmes applicables aux rémunérations, des fonctions dirigeantes et des mandataires ;
8. les procès-verbaux de l’assemblée générale sauf lorsqu’il s’agit de question de personnes, de points de l’ordre du jour qui contreviendraient au respect de la vie privée, des points à caractère stratégique couvrant notamment le secret d’affaires, des positionnements économiques qui pourraient nuire à la compétitivité de l’organisme dans la réalisation de son objet social.

VI. DROITS ET DEVOIRS DES CONSEILLERS COMMUNAUX

Article 22

Tout conseiller communal peut consulter les budgets, comptes et délibérations des organes de gestion et de contrôle de l'ASBL au siège de l'Association, sans déplacement ni copie des registres. Pour ce faire, le conseiller communal devra adresser préalablement au président du Conseil d'administration de l'Association une demande écrite motivée, précisant les documents et les raisons pour lesquels un accès est sollicité. Les Parties conviennent alors d'une date de consultation des documents demandés, cette date étant fixée dans le mois de la réception de la demande.

Sauf lorsqu’il s’agit de question de personne, de points de l’ordre du jour qui contreviendraient au respect de la vie privée, des points à caractère stratégique couvrant notamment le secret d’affaires, des positions économiques qui pourraient nuire à la compétitivité de l’organisme dans la réalisation de son objet social, les procès-verbaux détaillés et ordres du jour complétés par le rapport sur le vote des membres et tous les documents auxquels les procès-verbaux et ordres du jour renvoient peuvent être consultés soit par voie électronique soit au siège de l’ASBL par les conseillers communaux.

Article 23

Tout conseiller communal, justifiant d'un intérêt légitime, peut visiter les bâtiments et services de l'Association après avoir adressé une demande au délégué à la gestion journalière qui lui fixe un rendez-vous pour la visite dans le trimestre qui suit. Le délégué à la gestion journalière peut décider de regrouper les visites demandées par les conseillers.

Article 24

Les informations obtenues par les conseillers communaux en application des articles 22 et 23 du présent contrat ne peuvent être utilisées que dans le cadre de l'exercice de leur mandat.

Article 25

Tout conseiller communal qui a exercé ces droits peut faire un rapport écrit au Collège communal de la Ville qui en avise le Conseil communal.

VII. ÉVALUATION DE LA RÉALISATION DES MISSIONS ET CONTRÔLE DE L'UTILISATION DE LA SUBVENTION

Article 26

L'ASBL s'engage à utiliser la subvention aux fins desquelles elle a été octroyée, à justifier de son emploi et le cas échéant, à respecter les conditions d’utilisation particulières, tel que fixé dans la délibération d’octroi de la subvention.

L’ASBL sera tenue de restituer la subvention (ou une partie de celle-ci) dans les hypothèses suivantes, visées par l’article L3331-8, §1^er du CDLD ;

1. lorsqu’elle n’utilise pas la subvention aux fins en vue desquelles elle a été octroyée;
2. en cas de non-respect des conditions d'octroi particulières imposées par le dispensateur ;
3. en cas de non production des justifications exigées par le dispensateur ;
4. en cas d'opposition au contrôle sur place par le dispensateur.

Les pièces justificatives de l'utilisation du subside doivent être produites dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans les trente jours du rappel de la Ville.

Il est sursis à l'octroi d'un prochain subside éventuel si les pièces justificatives comptables demandées ne sont pas présentées pour le subside.

Article 27

Chaque année, pour le 31 mai au plus tard, l'ASBL transmet à la Ville, sur base des indicateurs détaillés à l’annexe 1 au présent contrat, un récapitulatif des actions menées au cours de l'exercice précédent ainsi que les perspectives d'actions pour l'exercice suivant.

Elle y joint ses bilans, comptes, rapport de gestion et de situation financière pour l'exercice précédent, son projet de budget pour l'exercice à venir s'il est disponible ou, à défaut, une prévision d'actions, ainsi que les justificatifs d'emploi des subventions tels que prévus à l'article L3331-4, § 2, alinéa 1^er, 6° du CDLD.

Si l'ASBL tient une comptabilité simplifiée, elle devra à tout le moins fournir ses comptes de recettes et de dépenses et de situation de trésorerie, via la production du modèle de journal normalisé établit à l’annexe 2 de l’arrêté royal du 21 octobre 2018 portant exécution des articles III.82 à III.95 du Code de droit économique. Elle devra également fournir l'état de son patrimoine et les droits et engagements.

Article 28

Sur base des documents transmis par l'ASBL conformément aux dispositions de la présente convention, et sur base des indicateurs d'exécution de tâches tels que transcrits à l'annexe 1 du présent contrat, le Collège communal établit un rapport d'évaluation sur les actions menées par l'Association et inscrit le point à l'ordre du jour du Conseil communal afin qu'il puisse être débattu dans le cadre du débat budgétaire annuel.

Le rapport d'évaluation du Collège communal est transmis, en même temps, pour information à l'ASBL qui peut éventuellement déposer une note d'observation à l'intention du Conseil communal.

En cas de projet d'évaluation négatif établi par le Collège communal, l'ASBL est invitée à se faire représenter lors de l'examen du projet par le Conseil communal.

Le rapport d'évaluation adopté par le Conseil communal est notifié à l'Association.

Celle-ci est tenue de procéder à un archivage régulier de l'ensemble des pièces afférentes aux avis et contrôles ci-dessus désignés, en relation avec le présent contrat de gestion.

Cette convention, ses annexes éventuelles et les rapports d'évaluation annuels devront être archivés pendant cinq ans au siège social de l'Association.

Article 29

A l'occasion des débats menés au sein du Conseil communal conformément à l'article précédent, la Ville et l'ASBL peuvent décider, de commun accord, d'adapter les tâches et/ou les moyens octroyés tels que visés aux articles 6 et 10 du présent contrat de gestion. Ces adaptations ne valent que pour le temps restant à courir jusqu'au terme du présent contrat.

Article 30

A la dernière année du contrat de gestion, le rapport d'évaluation est transmis à l'ASBL, s'il échet avec un nouveau projet de contrat de gestion.

VIII. DISPOSITIONS FINALES

Article 31

Les Parties s'engagent à exécuter de bonne foi les engagements qu'elles prennent ce jour avec un souci de collaboration et de solidarité dans l'accomplissement des obligations découlant du présent contrat.

En cas de survenance d'un élément extrinsèque à la volonté des Parties, le contrat de gestion pourra faire l'objet d'un avenant préalablement négocié et contresigné par les cocontractants modifiant l'une ou l'autre des présentes dispositions.

Article 32

Le présent contrat est conclu sans préjudice des obligations découlant, tant pour la Ville que pour l'ASBL, de l'application des lois et règlements en vigueur et notamment du Titre III du Livre III de la Troisième partie du Code de la Démocratie locale et de la décentralisation.

Article 33

Le présent contrat s'applique sans préjudice des relations juridiques existant entre la Ville et l'ASBL au moment de sa conclusion et n'altère en rien les conventions préexistantes entre ces deux entités.

Article 34

Le présent contrat entre en vigueur le 1^er janvier 2024.

La Ville se réserve le droit d'y mettre un terme au cas où les conditions qui avaient présidé à sa conclusion ne s'avéreraient plus remplies. Le cas échéant, la décision sera portée à la connaissance de l'ASBL, par pli recommandé, au moins trois mois avant la date d'anniversaire de l'entrée en vigueur dudit contrat.

Le premier rapport annuel d’exécution du contrat de gestion devra être réalisé et transmis au Collège communal au plus tard en date du 31 mai. Le premier rapport d'évaluation du Collège communal sera débattu au Conseil communal endéans les 4 mois.

Article 35

Pour l'exécution des présentes, les Parties font élection de domicile au siège de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve, soit avenue des Combattants, 35 à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

Article 36

La Ville charge le Collège communal des missions d'exécution du présent contrat.

Par ailleurs, toute correspondance y relative et lui communiquée devra être ensuite adressée à l'adresse suivante:

Collège communal d'Ottignies-Louvain-la-Neuve

Avenue des Combattants, 35

1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

Fait à Ottignies-Louvain-la-Neuve, le *****, en double exemplaire, chaque Partie reconnaissant avoir reçu le sien.

Annexe 1 : Indicateurs d’exécution des tâches confiées

Annexe 1 au contrat de gestion entre la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve et l'Association sans but lucratif « Gestion Centre-Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve »

INDICATEURS D'EXECUTION DES TÂCHES

Tâche : mener une politique active de collaboration mutuelle et de partenariat équilibré et actif entre le secteur public et le secteur privé favorisant le développement social et économique

Indicateurs qualitatifs

1. Débriefing lors des réunions avec les administrateurs, des aides et collaborations menées (entre autres exemples : soutien à la Dalle, au Musée Hergé, problèmes ponctuels avec des commerçants, etc.) ;
2. Mise en place des fiches action définies dans l’Etude de gestion urbaine et commerciale de Louvain-la-Neuve qui lui ont été confiées et acceptées.

Indicateurs quantitatifs

1. Résultats des enquêtes de satisfaction et de comportement d’achat auprès des chalands ;
2. Stabilité des administrateurs.

Tâche : effectuer des missions quotidiennes de nettoyage (à raison d’environ 100 heures par semaine)

Indicateurs qualitatifs

1. Présentation des résultats (en concertation avec le Service Travaux et Environnement de la Ville) auprès des administrateurs ;
2. Enquêtes de satisfaction (en concertation avec le Service Travaux et Environnement de la Ville) sur le nettoyage.

Indicateur quantitatif

Heures prestées pour des missions de nettoyage (au minimum trimestriellement, au mieux par une transmission horaire hebdomadaire).

Tâche : organiser et coordonner des manifestations d’animation du centre urbain

Indicateur qualitatif

Débriefing des actions (essentiellement Louvain-la-Plage et Louvain-la-Neige).

Indicateurs quantitatifs

1. Chiffres de fréquentation de la Ville (compteurs de passage) ;
2. Evaluation du rapport coût-recettes des actions ;
3. Retombées dans la presse ;
4. Gestion des déchets :
   1. Nombre de contenants respectueux de l’environnement proposés pour toutes les boissons ;
   2. Volume de déchets triés (pour le public et les commerçants y compris pour les organiques) ;
   3. Gestion des excédents de manière respectueuse ;
   4. Mesures d’information et de sensibilisation prises en faveur de la propreté et de la réduction du volume de déchets ;
5. Gestion de l’énergie et de la durabilité des matériaux :
   1. Pourcentage du matériel électrique ayant le label d’efficience énergétique et de matériaux de construction respectant les labels de durabilité ;
   2. Pourcentage d’énergies renouvelables utilisées sur le site ;
6. Gestion de l’eau :
   1. Mesures prises pour éviter le gaspillage de l’eau ;
   2. Volume d’eau utilisé ;
7. Produits durables et restauration :
   1. Pourcentage d’achats répondant à des critères durables ;
   2. Nombre de commerçants proposant des produits locaux sains et durables ;
   3. Nombre de commerçants adhérant à au moins 5 critères de la Charte ;
8. Mesures sociales :
   1. Nombre d’entreprises d’économie locale sociale présentes ;
   2. Mesures prises pour les PMR.

Tâche : Assurer le rôle de placier pour les marchés hebdomadaires de Louvain-la-Neuve, en s’assurant du respect des règles qui s’imposent aux maraichers y compris en matière de propreté et de déchets et en veillant au respect des ouvertures et fermetures de barrières d’accès à la dalle conformément aux accords avec la Ville.

Indicateur qualitatif

Evaluation de cette prise en charge.

Indicateurs quantitatifs

1. Nombre de volants/abonnements ;
2. Evaluation du chiffre d’affaire ;
3. Variété des produits ;
4. Mesures d’information et de sensibilisation prises en faveur de la réduction du volume des déchets ;
5. Mesures prises pour les PMR.

Tâche : assurer une gestion collective, agréable, sûre et accessible de l’espace urbain (planimètres urbains, panneaux directionnels pour les piétons, sensibilisation des automobilistes, etc.)

Indicateurs qualitatifs

1. Résultats des enquêtes de satisfaction et de comportement d’achat auprès des chalands ;
2. Débriefing lors des réunions avec les administrateurs.

Indicateur quantitatif

Nombre de planimètres et de panneaux directionnels.

Tâche : gérer et commercialiser le réseau d’affichage urbain

Indicateur qualitatif

Débriefing lors des réunions avec les administrateurs.

Indicateur quantitatif

Evolution des recettes et mesures prises pour l’amortissement en vue du remplacement des valves.

2. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.