Juridique - Jeunesse - Chasse aux œufs 2023 au Centre sportif Plaine des Coquerées - Convention de partenariat avec BW EVENTS - Pour accord
Description
Lors de la Chasse aux oeufs organisée à la Plaine des Coquerées, un village d'animation pour les enfants sera mis en place par BW EVENTS (château gonflable, taureau mécanique,...)
Délibération
Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
Considérant que "La Chasse aux Oeufs" est organisée au centre sportif des Coquerées lors des fêtes de Pâques depuis plusieurs années en collaboration avec la SA NOSTALGIE, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le n°0442.436.893, dont le siège est situé à 1140 Evere, chaussée de Louvain 775,
Considérant le souhait des parties de réitérer cet évènement en 2023,
Considérant l'accord de l’ASBL CENTRE SPORTIF LOCAL INTÉGRÉ PLAINE DES COQUERÉES (en abrégé : CSLI), inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0424.503.969, dont le siège social est sis à 1340 Ottignies, rue des Coquerées 50A, pour que l'événement se déroule sur le terrain de football du centre sportif des Coquerées,
Considérant la délibération du Collège communal du 19 janvier 2023 marquant son accord sur la co-organisation de cet évènement avec NOSTALGIE ainsi qu'avec BW EVENTS, représentée par Monsieur Kevin WOUTERS, inscrit à la Banque carrefour des entreprises sous le n°0678.446.902 et domicilié à 1342 Limelette, rue de Profondsart, 5,
Considérant sa délibération du 21 février 2023 approuvant la convention de partenariat à signer avec NOSTALGIE,
Considérant que BW EVENTS prendra en charge la mise en place et la gestion du village d'animation et ce, à titre gratuit, moyennant l'intégration de son logo sur les supports de communication et la distribution de flyers,
Considérant qu'il y a lieu de signer une convention fixant les conditions et modalités de ce partenariat,
Considérant la convention de partenariat ci-annexée,
Considérant qu'il est de la compétence du Conseil communal d'approuver une telle convention,
DECIDE PAR 24 VOIX ET 2 ABSTENTIONS :
- D'approuver la convention de partenariat à signer avec la BW EVENTS, représentée par Monsieur Kevin WOUTERS, inscrit à laBanque carrefour des entreprises sous le n°0678.446.902, domicilié à 1342 Limelette, rue de Profondsart, 5, afin de fixer les modalités de l'organisation de l'évènement "La Chasse aux Oeufs 2023" au Centre sportif Plaine des Coquerées.
- D'approuver la convention telle que rédigée comme suit :
CONVENTION DE PARTENARIAT
ENTRE :
La VILLE D’OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE
dont les bureaux se trouvent à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35.
Numéro BCE : 0216.689.981
Représentée par : La Bourgmestre par délégation, Monsieur Benoît JACOB, Echevin de la Jeunesse
et Monsieur Grégory LEMPEREUR, Directeur général, agissant en exécution de la délibération du conseil communal du ...........
E-mail : [email protected]
Tél : 010 43 61 81
(ci-après : « La Ville»)
ET :
BW - EVENTS,
dont les bureaux se trouvent à 1342 Limelette, rue de Profondsart 5
Représenté par : son responsable, Kevin Wouters,
BCE n°0678.446.902;
0478/17 30 62,
Email : [email protected]
ci-après, BW-Events ou le « Partenaire »
Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».
PREAMBULE
Les Parties susmentionnées se sont ralliées en vue d’organiser conjointement le village d’animations prévu lors de l’évènement « chasse aux œufs » qui se déroulera le lundi 10 avril 2023.
C’est pourquoi,
Il est convenu ce qui suit :
Article 1. Objet de la Convention :
La présente convention a pour but de régler les modalités d’organisation du village d’animations prévu lors de l’évènement « chasse aux œufs 2023 » entre les parties.
Article 2. Informations générales sur l’évènement
La chasse aux œufs se déroulera le lundi 10 avril 2023 au terrain de football du Centre Sportif des Coquerées, situé à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Coquerées, 50A.
La gestion de la partie "chasse" sera assurée par la S.A. NOSTALGIE, inscrite à la Banque carrefour sous le n°0442.436.893, dont le siège se trouve à 1140 Evere, chaussée de Louvain 775, et qui coorganise l’évènement avec la Ville.
La mise en place et la gestion d'un village d’animations seront assurées par BW-EVENTS.
L’événement rassemble plus de 500 personnes : des parents et leurs enfants âgés de 3 à 12 ans (voir un peu plus).
L’accueil des participants est prévu dès 9h.
Le départ de la chasse aux œufs aura lieu à 10h et les animations seront accessibles de 9h à 13h.
Les installations des animations devront donc être finalisées et opérationnelles avant 9h00 afin d’être ouvertes au public.
Article 3. Période contractuelle :
La présente Convention est conclue pour la durée déterminée suivante :
Date de prise de cours : à date de signature
Date de fin : 10.04.2023 à 14h.
La présente Convention se termine de plein droit à l’issue de cette période sans possibilité de tacite reconduction.
Article 4. Engagements des parties :
BW – EVENTS s’engage, à titre gratuit, à prendre en charge :
- le montage, démontage et la gestion des attractions/animations (2 animateurs compris),
- la mise à disposition des animations suivantes :
- Taureau mécanique
- Château gonflable
- Seconde structure gonflable (pieuvre ou deuxième château)
- Bungee Run
- Twister géant
- IPS,
- Puissance 4
La Ville, en contrepartie, s’engage à prendre en charge :
- la mise à disposition des alimentations électriques,
- la promotion des services proposés par BW-EVENTS :
- annonce de l’ouverture du village d’animations en indiquant que ce dernier est proposé par son Partenaire BW-EVENTS,
- accord pour distribuer des flyers le jour de l’évènement.
Article 5 : Assurances et responsabilités
L’évènement sera couvert par l’assurance en responsabilité civile et accidents contractée par la Ville.
Le Partenaire déclare disposer d’une assurance RC couvrant ses activités.
Article 6. Utilisation du logo de la Ville :
6. 1. La Ville autorise BW EVENTS à utiliser son logo, uniquement dans le cadre et pour la durée limitée de l'exécution de la présente Convention.
6. 2. Toute copie, reproduction ou adaptation même partielle, et ce par quelque procédé que ce soit du fichier logo mis à la disposition du BW EVENTS, est strictement interdite hors du cadre de la présente Convention. Aucune information issue du fichier logo précité ne peut être communiquée ou cédée sous quelque forme que ce soit par BW EVENTS. Aucun ajout, retrait, transformation ou modification du fichier logo mis à la disposition de BW EVENTS ne sera autorisé sans l'approbation écrite de la Ville.
6.3. BW EVENTS s'engage à cesser et/ou faire cesser l'utilisation du logo dès le terme de la présente Convention, et s'engage à mettre en œuvre toutes mesures pour en cesser et/ou en faire cesser ia diffusion.
6.4. BW EVENTS s'engage à ce que réutilisation du logo ne puisse jamais porter atteinte au nom, à l'Image, à la renommée de la Ville, ni être contraire à l'ordre publique ou aux bonnes mœurs.
6. 5. En cas de non-respect des conditions reprises ci-dessus, la Ville se réserve le droit d'introduire tout recours et demande d'indemnisation qu'elle Jugerait utiles et opportuns auprès des juridictions compétentes.
Article 7 : Juridictions compétentes
En cas de litige, les parties essayent tout d’abord de trouver une solution à l’amiable.
Si aucune solution à l’amiable ne devait être trouvée, les juridictions compétentes pour traiter les éventuels litiges, découlant de la présente convention, sont celles de l’arrondissement judiciaire où sont situés les bureaux de la Ville.
Fait à Ottignies-Louvain-la-Neuve, le , en autant d’exemplaires que de Parties, chacune ayant reçu le sien.
Pour la Ville,
Le Collège,
Le Directeur général La Bourgmestre,
Par délégation,
G. Lempereur B.Jacob
Echevin de La Jeunesse
Pour BW - EVENTS
Le Responsable,
K. Wouters
- De charger le Collège communal de l’exécution de la présente décision.