Juridique - Planification d'urgence - Convention de partenariat dans le cadre du Réseau PlanU du Brabant wallon : création du CST-BW - Pour approbation

Description

Délibération

Vu les articles L1122-30, L3512-1 et L3512-2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu l'arrêté royal du 22 mai 2019 relatif à la planification d'urgence et la gestion de situations d'urgence à l'échelon communal et provincial et au rôle des bourgmestres et des gouverneurs de province en cas d'évènements et de situations de crise nécessitant une coordination ou une gestion à l'échelon national, 

Considérant que chaque commune dispose d'un responsable de la planification d'urgence, lequel est appelé "coordinateur planification d'urgence", ci-après "CPU", 

Considérant que dans le cadre du Réseau PlanU, rassemblant les CPU des différentes communes du Brabant wallon, une équipe de soutien PlanU, également appelée "CST BW" (Crisis Support Team) est actuellement développée, laquelle regroupe les CPU qui s'engagent, sur base volontaire, mais autorisée par la commune au sein de laquelle il travaille, à apporter leur aide aux autres communes du Brabant wallon ou aux services du Gouverneur provincial, dans le cadre d'une gestion de crise, 

Considérant que l'idée est de mettre en place un système d'entraide entre les communes et les services du Gouverneur du Brabant wallon, 

Considérant qu'il convient d'autoriser Madame Alice GILLAIN (TEXTE MASQUÉ | RGPD), coordinatrice en charge de la planification d'urgence au sein de la Ville, d'apporter son aide aux autres communes du Brabant wallon ou aux services du Gouverneur provincial dans le cadre d'une gestion de crise, et d'intégrer le CST-BW,

Considérant la décision du Collège communal du 25 février 2026, d'autoriser Madame Alice GILLAIN à intégrer le CST-BW, 

Considérant que par conséquent, il convient de conclure la présente convention de partenariat, laquelle s'inscrit dans le cadre du Réseau PlanU du Brabant wallon et définit les missions que le CPU est amené à accomplir dans le cadre du CST-BW, et explicite le mode d'activation de celui-ci, 

Considérant le projet de convention ci-annexé,

Considérant qu'il relève de la compétence du Conseil communal d'approuver une telle convention, 

DECIDE : 

D'approuver la convention de partenariat à conclure entre le Gouverneur de la Province du Brabant wallon, Monsieur Gilles MAHIEU, la Ville et Madame Alice GILLAIN (TEXTE MASQUÉ | RGPD), coordinatrice en charge de la planification d'urgence au sein de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve, laquelle définit les missions que le coordinateur de planification d'urgence (ci-après "CPU") est amené à accomplir dans le cadre de la mise en place du CST-BW " (Crisis Support Team), équipe de soutien PlanU regroupant les coordinateurs planification d'urgence (CPU) qui s'engagent, sur base volontaire mais autorisée par la commune au sein de laquelle il travaille, à apporter leur aide aux autres communes du Brabant wallon ou aux services du Gouverneur provincial, dans le cadre d'une gestion de crise, et explicite le mode d'activation de celui-ci, telle que rédigée comme suit : 

Convention de partenariat dans le cadre du Réseau PlanU du Brabant wallon : création du CST-BW

Entre :

Monsieur Gilles MAHIEU, Gouverneur de la Province du Brabant wallon

Dont les locaux sont établis à 61 Chaussée de Bruxelles, 1300 WAVRE

Ci-après dénommé, le Gouverneur

Et :

Monsieur le Bourgmestre, Nicolas Van der Maren

Monsieur le Directeur général, Grégory Lempereur

De la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve

Agissant en exécution de la délibération du Conseil communal du …………….

Et :

Madame Alice Gillain, coordinatrice en charge de la planification d’urgence au sein de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve,

Ci-après dénommé(e), la CPU (Coordinatrice Planification d’urgence) pour prise de connaissance.

Chapitre 1^er : Contexte, objet et cadre légal de la convention

Article 1^er – Contexte de la Convention

La présente convention intervient dans le cadre du Réseau PlanU du Brabant wallon, rassemblant entre autres les CPU des différentes communes du Brabant wallon.

Lorsqu’une situation d’urgence survient, le CPU communal ou provincial doit s’occuper de diverses tâches et il peut être difficile pour ce dernier de les assumer seul.

Qui plus est, les équipes mobilisables dans la commune ou au sein des services du gouverneur qui seraient susceptibles de pouvoir aider le CPU dans ces tâches sont souvent restreintes.

Enfin, dans l’hypothèse où ladite crise s’étend sur plusieurs jours, le remplacement du/des CPU peut s’avérer nécessaire mais compliqué.

C’est dans ce contexte que l’idée de mettre en place un système d’entraide entre les communes et les services du gouverneur du Brabant wallon est née.

C’est par le biais du Réseau PlanU du Brabant wallon qu’est développée en son sein, « une équipe de soutien PlanU », également appelée CST-BW (Crisis Support Team - nom basé sur l’appellation de l’équipe de soutien fédérale). Cette équipe est composée de CPU qui s’engagent, sur base volontaire mais autorisée par la commune d’origine, à apporter leur aide aux autres communes du Brabant wallon ou aux services du gouverneur, dans le cadre d’une gestion de crise au sens de l’arrêté royal du 22 mai 2019.

Article 2 – Objet de la Convention

La présente convention a pour objet de définir les missions que le CPU est amené à accomplir dans le cadre du CST-BW, ainsi que d’expliciter le mode d’activation de celui-ci.

Elle détaille également les aspects « pratiques » de l’engagement du CPU au sein du CST-BW (lieu d’accomplissement des missions, assurance, temporalité de la convention, etc.)

Chapitre 2 :  Formation et Missions du CPU dans le cadre du CST-BW

Article 3 – La formation du CPU

Le CPU qui rejoint le CST-BW est formé à la planification d’urgence, connait les outils utilisés dans un comité de coordination (portail de sécurité, FAN, etc.) et suit, autant que possible, des sessions d’information ou de formation, qu’elles soient dispensées par les services du gouverneur, le NCCN, et autres organismes, afin de se maintenir à jour par rapport aux différentes pratiques en la matière ou à la législation en vigueur.

Article 4 – Les missions du CPU

4.1. Au sein de ce CST-BW, le CPU est en appui et agit sous la houlette des autorités et du CPU local en cas d’activation d’une phase stratégique au sens de l’arrêté royal de 2019. Il se présente auprès du comité de coordination.

Il se met directement au service du CPU de l’autorité concernée (Bourgmestre ou Gouverneur). Ce qui implique que le CPU activé vient en renfort du CPU communal ou provincial qui a sollicité de l’aide dans le cadre de la gestion de crise. En aucun cas, il ne se substitue au CPU provincial ou communal. Il est sous la responsabilité de ce dernier.

4.2. Cette aide fournie par les CPU du CST-BW ne dispense nullement l’obligation légale qu’ont les Bourgmestres et le Gouverneur d’organiser la planification d’urgence ainsi que la gestion de crise à l’égard de leur population.

Chapitre 3 : Activation et coordination du CST-BW

Article 5 – Contexte et mise en pratique de l’activation

5.1. Le CST-BW, dont fait partie le CPU, n’est activé que sur demande du Bourgmestre ou du Gouverneur, confronté à une situation d’urgence. Un CPU peut également faire une demande d’activation mais uniquement avec l’accord de son autorité.

5.2. En cas de volonté d’activation du CST-BW, le CPU ou l’Autorité concernée par la situation d’urgence prend contact avec les services du gouverneur, via la procédure habituelle de la ligne d’urgence (cf. PGUI).

Un membre de l’équipe des services du gouverneur active alors le CST-BW par le biais du groupe WhatsApp (cf. Article 5.4.).

5.3.  Eu égard au caractère urgent d’une situation de crise ainsi qu’à la disponibilité des CPU, membres du CST-BW, les procédures d’alerte et de mobilisation seront clairement détaillées, flexibles et efficaces. Le CPU sollicité recevra l’aval de son autorité ou de son Directeur général (ou tout autre, selon les procédures internes de la commune), avant de se déclarer disponible.

Dès à présent, en cas de crise, pour activer les membres, il est prévu ceci :

• Un groupe dédié à cette équipe est créé sur l’application WhatsApp.
• En cas de situation d’urgence, un message de type : « COMMUNE – Situation d’urgence – Nombre de personnes utiles » est envoyé sur l’application précitée.
• Il convient alors pour les CPU, disponibles à ce moment-là, d’y répondre sous la forme : « CPU de la Commune de …. – Temps nécessaire pour arriver sur les lieux ».

Afin d’en assurer le bon fonctionnement, il ne faut pas surcharger le groupe avec des informations non pertinentes, telles que :

• Le fait de répondre alors que le CPU ne peut pas accepter la mission proposée. Par exemple, ne pas écrire : « Je ne pourrais pas venir car je suis occupé toute la journée. »
• Émettre des encouragements, remerciements aux membres activés et disponibles…

Seules les réponses qui vont dans le sens d’une disponibilité du membre sont considérées comme pertinentes.

5.4. Le CPU venu en renfort pourra mettre fin à tout moment à sa mission, et par exemple en cas d’urgence au sein de sa propre commune.

Article 6 - Activation dans le cadre d’un exercice

6.1. En dehors d’une situation d’urgence, le CPU, membre du CST-BW, peut également être activé dans le cadre d’un exercice.

6.2. La procédure d’activation est la même que celle prévue à l’article 5.4 ou diffère en fonction de ce qui est envisagé dans l’exercice.

Article 7 – Coordination du CST-BW

La coordination du CST-BW au quotidien (et son opérationnalité en situation d’urgence) est prise en charge par les services du Gouverneur.

Chapitre 4 : Divers

Article 8 – Lieu d’accomplissement des missions

8.1. Le lieu d’accomplissement se déroulera en Brabant wallon. Eu égard au contexte de la présente convention, le lieu d’accomplissement des missions ne peut être déterminé à l’avance.

8.2. Le lieu d’accomplissement des missions est communiqué au CPU et varie en fonction de la mission à exécuter.

Article 9 - Défraiement

Les éventuels frais auxquels est exposé le CPU dans le cadre de sa mission, comme les frais de déplacement ou le catering, sont pris en charge par l’autorité ayant sollicité son renfort.

Le matériel informatique, téléphonique et radio sera amené par le CPU venu en renfort si c’est possible. Si cela ne l’est pas, il sera mis à disposition du CPU venu en renfort si cela s’avère nécessaire, pendant le temps de sa mission.

Article 10 – Horaire, assurance et responsabilité

10.1 Un CPU allant aider une autre commune que la sienne sera couvert par la commune qui a demandé du soutien. S’il va aider les SFG, il sera couvert par l’Etat fédéral.

10.2. L’horaire pendant lequel le CPU effectue ses missions est variable et ce, en raison du caractère imprévisible de ces dernières. Par cette convention, l’employeur (la commune) autorise son CPU à effectuer ses missions CST en dehors de ses horaires de travail habituels et s’engage à considérer ces heures comme étant des heures supplémentaires prestées qu’il pourra récupérer selon les modalités de son contrat de travail (ou de son statut de fonctionnaire).

10.3 La commune peut à tout moment solliciter la fin de mission de son CPU pour reprendre ses activités au sein de son administration.

Article 11 – Confidentialité dans le cadre de l’exercice des missions

Dans le cadre des missions qui lui sont confiées et conformément à ce que prévoit l’article 458 du Code pénal, le CPU s’engage à respecter le secret professionnel ainsi qu’à observer un devoir de réserve, de discrétion et de neutralité.

Article 12 – Utilisation du matériel dans le cadre des missions

Le CPU est responsable du bon emploi et de l’entretien des biens mis à sa disposition, durant l’exercice de sa mission.

Chapitre 5 : Temporalité et résiliation de la convention

Article 13 – Durée et modification des parties à la convention

13.1. La présente convention est conclue pour une période indéterminée qui prend cours à dater de la signature de la présente convention.

13.2. Dans l’hypothèse où le CPU serait affecté à une autre fonction, il sera mis fin à la présente convention.

Une nouvelle convention sera ainsi conclue et signée par les nouvelles parties, pour autant que ces dernières consentent aux diverses règles édictées par celle-ci.

Article 14 – Résiliation

Les parties peuvent mettre fin à la convention, à tout moment, de commun accord ou de manière unilatérale par envoi d’un courrier adressé à l’autorité de l’autre partie.

Fait en 3 exemplaires à Ottignies, le …………………………………………….

Le Bourgmestre, Nicolas Van der Maren                             Le Directeur général, Grégory Lempereur           

Pour la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve

Le gouverneur, Gilles MAHIEU                                                                                     

La CPU, Alice Gillain, pour prise de connaissance

Pour la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve"

   2. De charger le Collège communal d'exécuter la présente décision.