Ce projet de délibération est un document préparatoire ayant vocation de permettre aux membres du Conseil communal d'examiner la décision soumise à son approbation.
Ce document est par nature évolutif et susceptible d'être modifié. Ce texte n'a pas encore été adopté par l'autorité communale.
Règlement relatif à l'octroi d'un subside communal aux associations culturelles exerçant leurs activités sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve - Exercices 2026 à 2031 - Pour approbation
Description
Mise à jour du règlement relatif à l'octroi d'un subside communal aux associations culturelles exerçant leurs activités sur le territoire d'Ottignies-Louvain-la-Neuve pour les exercices 2026 et 2031 et délégation au Collège communal de l’instruction des demandes et de la décision d’octroi de ces subsides
Délibération
Vu les articles L1122-30, L3331-1 à L3331-9 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
Vu l'arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant règlement général sur la comptabilité communale,
Vu la circulaire ministérielle du 30 mai 2013 relative à l'octroi des subventions par les pouvoirs locaux,
Considérant sa délibération du 8 septembre 2022 approuvant un règlement relatif à l'octroi d'un subside communal aux associations culturelles exerçant leurs activités sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, pour les exercices 2022 à 2025,
Considérant la volonté de la Ville de renouveler ce règlement et de continuer à soutenir les associations culturelles présentes sur son territoire qui y exercent des activités à caractère culturel ; que ce soutien s’inscrit dans la volonté de promouvoir l’accès à la culture pour tous et d’encourager les initiatives citoyennes et locales dans ce domaine,
Considérant que la culture constitue en effet un vecteur essentiel de lien social, de participation citoyenne et d’épanouissement individuel et collectif,
Considérant que les associations culturelles implantées sur le territoire communal organisent régulièrement des activités ouvertes au public, favorisant la rencontre, la créativité et la cohésion sociale,
Considérant que ces associations fonctionnent souvent grâce à l’engagement bénévole et à des moyens financiers limités, et qu’un soutien communal leur permet de poursuivre et de développer leurs initiatives au bénéfice de la population,
Considérant que le présent subside est octroyé auxdites associations afin de leur permettre d’assumer leurs frais de fonctionnement annuels et de soutenir les activités à caractère culturel qu’elles organisent,
Considérant la proposition du Collège communal de se voir déléguer, par le Conseil communal, l’instruction des demandes et la décision d’octroi des subventions, dans le cadre et le strict respect du règlement qui serait approuvé,
Considérant que les crédits appropriés seront inscrits aux budgets des exercices 2026 à 2031, sur l'article budgétaire 76201 332-02 "subside aux associations culturelles",
Considérant les finances de la Ville,
Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 9 mars 2026,
Considérant l'avis favorable du Directeur financier remis en date du 10 mars 2026,
DECIDE
- D'approuver le règlement relatif à l'octroi d'un subside communal aux associations culturelles exerçant leurs activités sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve - Exercices 2026 à 2031, rédigé comme suit :
"Règlement relatif à l'octroi d'un subside communal aux associations culturelles exerçant leurs activités sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve - Exercices 2026 à 2031
Article 1 : Objet
Dans le but de soutenir les associations culturelles développant principalement leurs activités sur le territoire communal, la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve octroie un subside communal en vue de leur permettre d’assumer leurs frais de fonctionnement annuels et les frais liés aux activités à caractère culturel qu’elles organisent, à l'exception de tous frais de bouche.
Article 2 : Lexique
Demandeur : association constituée sous forme d’asbl ou d’association de fait dont l’objet social et la finalité principale sont culturels, à l'exclusion de tout opérateur culturel professionnel.
Activité à caractère culturel : activité relevant d’un ou plusieurs des neufs arts majeurs, à savoir : l’architecture, la sculpture, les arts plastiques, la musique, la littérature et la poésie, les arts de la scène (théâtre, danse, mime, cirque) le cinéma, les arts médiatiques (télévision, radio, photographie) et la bande-dessinée.
Bénéficiaire : demandeur qui a pu bénéficier de l’octroi du subside communal.
Article 3 : Principes généraux
§1 Cette subvention est octroyée dans la limite des crédits budgétaires disponibles et doit servir à la réalisation de l’objet défini à l’article 1 du présent règlement.
§2. Le subside sera octroyé de manière annuelle.
Article 4 : Conditions d'octroi
Pour pouvoir bénéficier du subside, le demandeur doit répondre aux conditions cumulatives suivantes :
- S’engager à utiliser le subside aux fins pour lesquelles il est octroyé ;
- Avoir son siège social et/ou d’activité sur le territoire de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve et y exercer au moins 50% de ses activités ;
- Exercer une activité à caractère culturel, sans but de lucre ;
- Exercer ses activités depuis au moins deux ans au moment de la date d’introduction du dossier ;
- Organiser au moins une activité publique par an sur le territoire communal ;
- Ne pas bénéficier d'une autre ligne de subventionnement collective ou particulière systématique de la Ville, à l’exception des subventions pour l’organisation d’événements culturels ponctuels, des subventions ou des mises à disposition de matériel ou de main d’œuvre pour l’organisation de fêtes ou de manifestations ou encore des mises à disposition à titre gratuit de locaux ;
- Ne pas être redevable du remboursement à la Ville d'un subside indu pour l'année ou les années antérieures et pour le même objet.
Article 5 : Calcul et montant du subside
§1. Le montant du subside octroyé au demandeur est de 200,00 euros par association qui répond aux critères repris à l’article 4, ce montant étant porté à 300,00 euros lorsque l’association compte au moins 20% des membres âgés de moins de 26 ans.
§2. Le crédit restant sera réparti proportionnellement entre l'ensemble des demandeurs sur base des points attribués selon les critères suivants :
- Nombre de membres en ordre de cotisation domiciliés sur le territoire de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve : maximum 20 points :
- 5 à 40 membres domiciliés : 10 points
- 41 à 60 membres domiciliés : 12 points
- 61 à 100 membres domiciliés : 16 points
- plus de 100 membres domiciliés : 20 points
- Nombre de membres en ordre de cotisation non domiciliés sur le territoire de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve : 1 point/10 membres non domiciliés avec un maximum de 5 points
- Nombre d’activités culturelles publiques organisées annuellement sur le territoire de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve (à l'exclusion des activités réservées aux seuls membres) : 2 points/activité avec un maximum de 20 points
- Nombre d'activités organisées annuellement bénéficiant de ressources obtenues à travers des modes de financement autres que des subsides publics (ex : partenariats, activités génératrices de revenus,...) : 2 points/activité avec un maximum de 4 points
- Nombre de formations suivies annuellement par au moins la moitié des membres de l'association en vue d'améliorer leur expertise culturelle et artistique au sein de celle-ci : 2 points/formation avec un maximum de 6 points
- Nombre de répétitions annuelles : 1 point/5 répétitions avec un maximum de 8 points
- Nombre d'activités annuelles solidaires ou caritatives, organisées au bénéfice d'une association à vocation sociale établie sur le territoire de la Ville, proposées gratuitement ou ayant permis d'octroyer une aide à cette association : 3 points/activité avec un maximum de 6 points.
Article 6 : Procédure d'introduction de la demande
§1. Sous peine d'irrecevabilité, la demande de subside communal doit être introduite, par courrier postal daté et signé, auprès de l’Administration communale d’Ottignies-Louvain-la-Neuve à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, ou par mail via l'adresse [email protected]. Cette demande doit être accompagnée d’un dossier complet.
§2. Pour être complet, le dossier doit comporter :
- le formulaire dûment complété ;
- les documents permettant d’attester du fait que le demandeur respecte bien les conditions reprises à l’article 4 ;
- les documents permettant de prouver la rencontre des critères repris à l’article 5 ;
§3. La demande de subside doit être introduite au plus tard à la date fixée, chaque année, par l’Administration communale, annoncée par toutes voies utiles. Ce délai sera de minimum 30 jours calendrier à compter de la première publication officielle.
§4. Le demandeur est informé, par courrier officiel ou électronique, de la décision de la Ville concernant sa demande de subside endéans les 45 jours suivant la date de décision du Collège communal.
Article 7 : Liquidation du subside
§1. Le subside sera versé au bénéficiaire après que la décision d'octroi du subside ait été prise par le Collège communal de la Ville.
§2. Ce versement sera réalisé sur le numéro de compte mentionné lors de l'introduction de la demande.
Article 8 : Contrôle et remboursement en cas de non-respect des obligations
§1. Le bénéficiaire s’engage à apporter la preuve de l’utilisation du subside pour le 31 janvier de l’exercice suivant ou au plus tard à la date de clôture de l'appel de l'année suivante et restituer le montant du subside qu'il n'a pas utilisé aux fins desquelles il a été octroyé.
§2. Afin de prouver l'utilisation du subside, le bénéficiaire devra communiquer toutes les pièces justificatives témoignant des dépenses relatives aux frais de fonctionnement liés à son activité (à l'exception de tous frais de bouche), ainsi que les états des comptes permettant de démontrer les frais engagés.
§3. La Ville se réserve la faculté de déléguer un représentant pour vérification de l'utilisation du subside conformément aux fins pour lesquelles il aura été accordé.
§4. En cas de non-respect des conditions d’octroi, le subside sera remboursé par le bénéficiaire, en euro, à la Ville, dans un délai de 30 jours suivant le courrier qui lui aura été adressé en l'invitant à ce faire.
Article 9 : Recouvrement amiable et forcé des montants dus
§1. Au plus tôt dix jours à compter du 1er jour suivant l'échéance de paiement visée à l’article 8, le redevable se verra adresser, à défaut de paiement, un 1er rappel gratuit par voie ordinaire lui accordant un délai de 15 jours pour s'acquitter des montants dus.
§2. Au plus tôt dix jours à compter du 1er jour suivant l'échéance de paiement visée dans le rappel adressé par voie ordinaire, le redevable se verra adresser, à défaut de paiement, une mise en demeure par voie recommandée lui accordant un ultime délai de 15 jours pour s'acquitter des montants dus. Les frais de cet envoi recommandé s'élèveront à 10,00 euros et seront à charge du redevable.
§3. Le montant dû sera, en outre, majoré des intérêts de retard au taux légal, prenant cours à partir de la date de la mise en demeure adressée par voie recommandée, et ce jusqu'à complet paiement.
§4. En application de l'article L1124-40 § 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et sous réserve d'une contestation déclarée fondée ou d'une contestation sur laquelle il n'a pas encore été statué, en cas de non-paiement des montants dus à l'issue de la procédure amiable, le recouvrement de la redevance sera effectué, à la requête du Directeur financier, sur base d'une contrainte non fiscale rendue exécutoire par le Collège communal et signifiée par exploit d'huissier de justice.
§5. Le redevable peut introduire un recours contre cette contrainte non fiscale dans les formes et délais visés à l'article L1124-40 § 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. Dans ce cas, le Directeur financier invite l'huissier de justice instrumentant à suspendre le recouvrement jusqu'au prononcé d'une décision coulée en force de chose jugée.
§6. Dans les cas où il ne peut être procédé au recouvrement forcé par voie de contrainte non fiscale signifiée par exploit d'huissier de justice, le redevable sera poursuivi, conformément au droit commun, devant les juridictions compétentes.
§7. Les frais de recouvrement forcé seront, conformément aux dispositions légales, entièrement à charge du redevable.
Article 10 : Procédure de contestation
§1. Toute contestation à faire valoir à l'encontre des montants réclamés en vertu de l’article 8 doit être formulée par un écrit indiquant les griefs précis.
§2. Cette contestation doit être adressée, par courrier, à l'attention du Collège communal, à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, endéans un délai de 15 jours prenant cours le 3ème jour ouvrable suivant le jour d'exigibilité du montant réclamé.
§3. Toute contestation qui n'aura pas respecté cette procédure sera d'office réputée rejetée.
Article 11 : Traitement des données personnelles et des droits des personnes concernées
§1. La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, en sa qualité de responsable de traitement, respecte la réglementation applicable en matière de traitements des données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Cela implique notamment que la Ville est attentive à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d'assurer le respect des principes et droits en la matière, en ce compris la sécurité et la confidentialité des données.
§2. Dans le cadre du présent règlement, elle ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires pour le traitement du dossier de subsides.
§3. Les données personnelles pourront être communiquées à des tiers préalablement désignés. Ce transfert de données n’aura toutefois exclusivement lieu que dans le cadre des procédures de recouvrement ou dans tout autre cas prévu par la loi ou sur autorisation explicite de la personne concernée.
§4. Ces données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire : elles seront supprimées dans un délai de maximum 10 ans après l’échéance du paiement ; en cas de contentieux, elles pourront toutefois être conservées jusqu’à 5 ans après la clôture du dossier.
§5. Tout bénéficiaire qui souhaite faire valoir ses droits en matière de traitement de données à caractère personnel, notamment son droit à l’information concernant le présent traitement, à l’accès à ses données ou à la rectification de ses données peut s’adresser à la déléguée à la protection des données, via l’adresse mail : [email protected], le formulaire en ligne prévu à cet effet sur le site de la Ville www.olln.be ou par courrier postal à l’adresse suivante : Collège communal, avenue des Combattants, 35 à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve.
Article 12 : Voies de recours
Un recours est ouvert devant les Cours et Tribunaux de l’Ordre judiciaire de l'arrondissement judiciaire du Brabant wallon et/ou devant le Conseil d’Etat, en fonction du grief à faire valoir.
Article 13 : Entrée en vigueur
Le présent règlement entrera en vigueur le jour de sa publication prévue aux articles L1133-1 à 3 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation."
2. De déléguer au Collège communal l’instruction des demandes et la décision d’octroi des subventions aux associations culturelles exerçant leurs activités sur le territoire d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, dans le cadre et le strict respect du règlement approuvé.