NOUVEAU REGLEMENT RELATIF AU BUDGET PARTICIPATIF DE WELKENRAEDT. ADOPTION

Note de synthèse

Il est proposé au Conseil communal de revoir le règlement du Budget participatif :
Dans le cadre de l'évaluation du processus et afin de répondre aux pistes d'amélioration sollicitées en matière de fonctionnement du Budget participatif (communication sur le concept, intégration du vote citoyen au processus), la Commission de Suivi a proposé :

1) Des canaux de communication complémentaires.

2) L'instauration d'un vote citoyen (en fonction d'un nombre minimal de projets) afin de favoriser davantage l'engagement de la population dans les projets locaux (après l'analyse de recevabilité et de faisabilité des projets par la Commission de Suivi et la validation du Collège, la prise en acte de son rapport par le Collège et l'arrêt de la liste des projets à soumettre au vote).  

3) Plus de clarté, de détails pour certains articles (notamment : analyse de recevabilité et de faisabilité, la composition de la Commission de suivi, validation des projets). 

Les adaptations qui en découlent se répercutent sur plusieurs articles du règlement du "Budget participatif" qui doit donc être remanié.  Un nouveau règlement a été présenté au Collège communal qui le soumet à présent au Conseil communal pour adoption.  

Un document opposant les deux versions du règlement  (ancienne et nouvelle) est joint en annexe pour plus de clarté.

Décision

LE CONSEIL,

Vu le Code de la démocratie et de la décentralisation et plus spécifiquement l’article L1321-3 ;

Vu la circulaire budgétaire et plus spécifiquement le point II.20. relatif au Budget participatif ;

Vu le PST communal et plus spécifiquement l’action 1.5.1 : Prévoir un budget pour la mise en place d'initiatives citoyennes ;

Vu la décision du 28 mars 2024 du Conseil communal d’adopter une seconde "version " du règlement relatif à la charte Budget participatif de Welkenraedt ;

Vu l’article 16 du règlement stipulant « Dans un souci d’amélioration du processus, le présent règlement pourra être revu annuellement par l’ensemble des membres de la Commission de Suivi et les pistes d’améliorations proposées au Collège communal avant le lancement officiel d’une nouvelle phase.  Le cas échéant, le règlement sera soumis au Conseil communal. » ;

Considérant les adaptations proposées par la Commission de Suivi pour le Budget participatif 2026 dans le but d'améliorer la communication et d’accentuer le principe de consultation citoyenne par l'introduction du vote citoyen dans le processus ;

Vu la délibération du Collège communal du 9 juin 2026 ;

Considérant les explications données par l'Echevin Martin PETIT ;

Sur proposition du Collège communal ;

Au regard de ces différents éléments,

DECIDE :

Article 1er : d'abroger le règlement relatif à la charte Budget participatif de Welkenraedt du 28 mars 2024.

Article 2 : d'adopter le nouveau règlement, libellé comme suit :

REGLEMENT

Article 1 – Le principe

Le Budget participatif est un dispositif qui permet aux habitants de Welkenraedt et aux associations implantées sur son territoire de proposer l’affectation d’une partie du budget annuel extraordinaire de la commune à des projets citoyens.

Lorsqu’une association ou un groupement d’habitants dépose un projet, il doit désigner une personne en qualité de porteur de projet.

Chaque porteur de projet ne peut présenter qu’un seul dossier par édition de Budget participatif.

Article 2 – Les objectifs

• Développer la démocratie participative en renforçant le dialogue et l’implication des citoyens dans la vie locale et en accroissant leur rôle dans les prises de décision ;

• Permettre aux citoyens de mieux comprendre la réalité des procédures administratives d’une commune ;

• Améliorer le cadre de vie dans la commune sur base de projets portés par les habitants, dans le respect de l’intérêt général et une optique de développement durable ;

• Permettre aux citoyens de prioriser des projets pour la vie quotidienne de la localité qui répondent à leurs besoins actuels et futurs.

Article 3 – Le territoire

Le Budget participatif porte sur l’ensemble du territoire communal.

La réalisation concrète des projets proposés se situe exclusivement dans ce périmètre géographique.

Article 4 - Le budget

Le Budget participatif de Welkenraedt dispose d’une enveloppe financière fixée chaque année par le Conseil communal.  Le montant de cette enveloppe est susceptible de varier et est, de ce fait, notifié aux citoyens lors de chaque appel public. 

Toutes les dépenses relatives au(x) projet(s) passent par la comptabilité communale.

Article 5 – Les projets

1.Critères de recevabilité

Chaque projet doit :

• Être introduit dans les délais impartis ;        

• Être envoyé par mail ou remis sous format papier à la commune, sur base du formulaire dûment rempli et signé ;

• Être porté par un participant dont le statut est conforme à l’article 1 du règlement.

2. Critères d’éligibilité

Chaque projet doit :

• Relever des compétences communales ;

• Rencontrer l’intérêt général ;

• Être cohérent et compatible avec les réalisations en cours sur le territoire de la commune de Welkenraedt ;

• Répondre au minimum à un des objectifs suivants du Programme Stratégique Transversal (axes) : 

Axe 1 : Être une commune où il fait bon vivre, dans un cadre de vie agréable, propre et en toute sécurité, tout en préservant les ressources existantes

Axe 2 : Être une commune qui favorise l'accès à la culture, au sport, à l'éducation et aux loisirs pour tous les âges

Axe 3 : Être une commune solidaire et inclusive, attentive à la santé, aux aînés et à la cohésion sociale

Axe 4 : Être une commune qui mise sur l’économie de proximité et la mise en valeur de son patrimoine rural et touristique

→ détails PST : https://www.welkenraedt.be/commune/politique/conseil-communal/plan-strategique-transversal-pst ;

• Respecter la localisation prévue à l’article 3 ;

• Respecter l’enveloppe financière telle que prévue à l’article 4 ;

• Correspondre à une dépense d’investissement (par exemple : l’achat de matériel, la réalisation de petits travaux…) qui ne génère pas de frais de fonctionnement récurrents tels des frais de gestion et des frais de personnel ;

• Être suffisamment précis et détaillé pour que le coût du projet et sa faisabilité technique puissent être estimés ;

• Respecter la durée de réalisation qui sera déterminée par la Commission de Suivi en fonction du projet, avec un maximum de 18 mois à dater de l'accord.

3. Critères d’exclusion

Est jugé irrecevable, le projet qui :

• Ne rencontre pas les critères définis à l’article 5.1. ;

• Permet au porteur de projet d’en tirer un profit personnel (bénéfices, …).

• Contraire à l’ordre public, à la législation ou aux règlements communaux.

Article 6 – La communication

1. Canaux de diffusion

Le Collège communal procède à un appel public, par les voies suivantes et selon les dispositifs applicables à la date considérée :

• Affichage

• Bulletin/brochure communale

• Site Internet

• Page Facebook

• Communication à la presse écrite

• Télévision locale

• Vidéo promotionnelle

• Séance d’information

Ces divers canaux de communication peuvent également être sollicités en cas d’application du vote citoyen pour détailler les projets (voir article 10).

2. Calendrier

Les dates des phases successives sont notifiées aux citoyens via les différents canaux de communication.

Article 7 – La Commission de Suivi

La Commission de Suivi est composée de membres représentant les intérêts sociaux, économiques, ainsi que la pyramide des âges spécifique à la commune. Le Collège communal veille à y respecter une représentation équitable.

Les représentants tiennent un rôle déterminant pour :

• La promotion du dispositif ;

• L’analyse des dossiers et le respect du règlement ;

• Le suivi du vote ;

• L’accompagnement des projets retenus ;

• L’évaluation du processus.

La composition de la Commission de Suivi est arrêtée par le Collège communal.  Outre les représentants visés au premier paragraphe, l’Échevin ayant la Participation citoyenne dans ses attributions ainsi qu’un représentant du Conseil communal (membre de l’opposition) font partie de cette commission. Des suppléants peuvent être désignés.

La Commission de Suivi se réunit autant de fois que nécessaire.  En cas de besoin, des experts pourront être appelés à participer aux réunions.

Article 8 – Le dépôt des projets

Les documents utiles à l’introduction du dossier (formulaire, règlement, mémo) sont disponibles sur le site Internet de la Commune et sur simple demande auprès du Secrétariat communal.

Les porteurs de projet peuvent introduire leur proposition :

• Par mail à [email protected]

• Par courrier à l’attention du Collège communal, rue de l’Ecole 6, 4840 Welkenraedt

• Par dépôt, sous enveloppe, au Secrétariat communal, rue de l’Ecole 6, 4840 Welkenraedt.

Chaque proposition doit respecter le formulaire prévu à cet effet afin de faciliter l’analyse.

Article 9 – L’analyse de recevabilité et de faisabilité (pré-sélection) 

Après clôture de l’appel, la Commission de Suivi examine les projets au regard des articles 4 et 5 du présent règlement. 

Les projets ne respectant pas le règlement ne pourront être retenus. Les initiateurs du projet seront informés des causes d’irrecevabilité.

Chaque porteur de projet peut être invité à présenter son idée, dans le cas où elle répond aux critères du règlement, à l’occasion d’une réunion de la Commission de Suivi.

Avec l’aide éventuelle des services communaux, l’analyse porte sur les aspects :

• Administratifs ;

• Techniques ;

• Budgétaires (évaluation du coût réel du projet qui pourra différer du montant estimé par le candidat).

La Commission de Suivi établit un rapport motivé et liste les projets.  Ce rapport est transmis au Collège communal.

Le Collège communal prend acte du rapport et sur cette base, arrête la liste des projets recevables soumis au vote citoyen ou, à défaut de vote, procède à la validation finale.

Article 10 – L’organisation du vote citoyen

Les projets déclarés recevables à l’issue de la phase d’analyse sont soumis au vote citoyen à partir du moment où un minimum de trois projets est atteint.

Le vote est ouvert aux personnes âgées de 16 ans accomplis, domiciliées sur le territoire communal.

La durée du vote est fixée à trois semaines calendrier.

Le vote peut être organisé :

• Par voie électronique ;

• Sur support papier ;

• Selon un système mixte.

La publicité des projets soumis au vote sera organisée via différents canaux mentionnés à l’article 6.1 du règlement.

Le vote citoyen s’effectue en optant pour un seul projet, celui que le votant souhaite prioritairement soutenir.  Chaque participant dispose donc d’une seule voix, pour un unique projet parmi l’ensemble des propositions.  

Les résultats du vote donnent lieu à un classement des projets en fonction du nombre de suffrages obtenus. 

Ce classement constitue la base de la priorisation des projets en vue de leur sélection (validation), dans le respect de l’enveloppe budgétaire allouée au budget participatif.

Les projets lauréats sont sélectionnés par ordre décroissant du nombre de votes jusqu’à l’épuisement de l’enveloppe financière. Si le coût d’un projet fait dépasser le budget disponible, ce projet est suspendu pour cette session. L’analyse se poursuit alors immédiatement avec les projets suivants dans l’ordre du classement : tout projet dont le montant respecte le budget résiduel disponible sera déclaré lauréat, et ce, jusqu’à ce qu’aucun projet restant ne puisse plus être financé par l’enveloppe.

La validation finale des projets retenus pour financement est opérée par le Collège communal, sur base d’un procès-verbal des résultats établi par la Commission de Suivi (résultats du vote citoyen et affectation des fonds disponibles).

Article 11 – La validation des projets

En absence de vote

Sur proposition de la Commission de Suivi (rapport d’analyse – voir article 9) et après l’étude de faisabilité, les projets sont soumis au Collège communal pour validation.

En cas de vote

Sur base du rapport d’analyse de la Commission de Suivi et du résultat des votes consigné dans un procès-verbal, le Collège communal valide la liste définitive des lauréats.

La décision administrative exécutoire appartient exclusivement au Collège communal, compétent en la matière.

De manière générale, le Collège communal motive sa décision et veille à assurer la cohérence globale des projets retenus avec les objectifs du budget participatif et les capacités financières allouées.  Par ailleurs, il informe les candidats des résultats, quelle que soit l’issue de l’analyse.  Si un projet n’est pas recevable, les raisons en sont données au(x) porteur(s) de projet.

Les résultats des projets retenus sont publiés.

Article 12 – La mise en œuvre et le financement des projets

La mise en œuvre des projets incombe au porteur de projet.

A la demande, la commune peut mettre à disposition des moyens techniques pour assister le porteur de projet. La demande sera soumise pour approbation au Collège communal.

La liquidation des moyens financiers est précisée dans les modalités de la validation des projets.

Le porteur de projet devra justifier les moyens financiers mis à disposition du projet. Le financement communal ne peut jamais excéder 100% des pièces justificatives.

La Commission de Suivi assurera une mission d’accompagnement.  Elle discutera de l’état d’avancement et veillera à sa bonne concrétisation et finalisation dans les délais impartis.

Article 13 – Abandon ou cessation d’activité

En cas de cessation d’activité du porteur de projet ou d’abandon du projet durant la mise en œuvre de celui-ci, les fonds versés seront restitués à la commune dans un délai maximum d’un mois.

Article 14 – L’Entretien

Selon la nature du projet, la Commune se réserve le droit d’imposer l’entretien du projet à charge du candidat pendant un laps de temps déterminé par le Collège communal.

Article 15 – Publicité et propriété intellectuelle

Le porteur de projet accepte que la Commune puisse communiquer ou transmettre les informations liées au projet, sur tout support propre à lui donner de la visibilité.

La Commune s’engage à préciser que l’initiative est citoyenne.

Article 16 – L’évaluation du processus

Dans un souci d’amélioration du processus, le présent règlement pourra être revu annuellement par l’ensemble des membres de la Commission de Suivi et les pistes d’améliorations proposées au Collège communal avant le lancement officiel d’une nouvelle phase.

Le cas échéant, le règlement sera soumis au Conseil communal.

Article 17 – Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 5^ème jour qui suit sa publication conformément aux articles L1133-1 et -2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.