Occupation des locaux situés Village 1 à Henri-Chapelle - Projet de contrat

Note de synthèse

Depuis 2017, l’ONE occupe, dans le cadre d’un prêt verbal, les locaux communaux situés Village, 1 à Henri-Chapelle pour y organiser une consultation périodique.

Les acteurs de terrain souhaitant désormais gérer directement cette consultation, celle-ci deviendra une antenne de la consultation pour enfants de Welkenraedt. Ce changement de statut, conjugué à l'absence de convention écrite, nous offre l'occasion de formaliser notre collaboration. Vous trouverez en pièce jointe un projet de contrat de prêt - les conditions et l'utilisation reste similaires : (avant 3ième jeudi de 8h30 à 10h30- maintenant 2ième jeudi de 8h30 à 11h30).

Pour l’année 2024, il y a eu 57 inscrits annuels à la consultation sur le site de Henri-Chapelle.

Décision

LE CONSEIL,

Vu le projet de "contrat de prêt à usage de locaux pour antenne de consultation pour enfants agréée" proposé par l'ONE le 23 juin 2025 ;

Considérant que l'Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE) joue un rôle central dans la médecine préventive destinée aux enfants de 0 à 6 ans. L’objectif fondamental de l’ONE est de promouvoir, suivre et préserver la santé des tout-petits (0-6 ans), en complémentarité avec le travail curatif des médecins généralistes et pédiatre ; 

Considérant l'occupation des lieux sis Village à 4841 Henri-Chapelle en particulier des locaux meublés d’une superficie totale de 52,55 m² un cabinet médical (environ 34 m2), un local qui servira de salle de déshabillage, de salle d’attente et de salle de jeux (environ 13 m²), un couloir, un hall et un WC (environ 5 m²) ;

Considérant que ces locaux sont mis à disposition de la consultation le 2^ème jeudi du mois de 8h30 à 11h30 (avant 3ième jeudi de 8h30 à 10h30)  ;

Considérant que le projet de contrat est proposé pour une durée indéterminée ;

Considérant que les locaux sont mis gratuitement à disposition ; Que cette gratuité concerne la jouissance des locaux ou des charges y relatives (consommations d’énergie, nettoyage, etc.) ;

Au regard de ces différents éléments,

DECIDE :

Article 1er : d'approuver le projet de "contrat de prêt à usage de locaux pour antenne de consultation pour enfants agréée" comme suit : 

Contrat de prêt à usage de locaux pour antenne de consultation pour enfants agréée

Entre les soussigné(e)s :

1)       La commune de Welkenraedt, sise Rue de l'Ecole, 8 à 4840 Welkenraedt ;

Valablement représentée par Monsieur Jean-Luc NIX, en sa qualité de Bourgmestre, et Madame Isabelle SCHIFFLERS, en sa qualité de Directrice générale, agissant conformément à la délibération du Conseil communal du…………………………..

Ci-après dénommé(e), le « Prêteur »

ET

2. L’Office de la Naissance et de l’Enfance (en abrégé, O.N.E.), inscrit à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0231.907.895, ayant son siège social sis chaussée de Charleroi, 95 à 1060 Saint-Gilles (Bruxelles), organisme administratif public, valablement représenté par Madame Déborah CUIGNET, Directrice de la Direction des Consultation et des Visites à Domicile ;

Ci-après dénommé(e), l’ « Emprunteur »

ET

3. Le Comité de la consultation pour enfants, association de fait agréée par l’O.N.E. sous le matricule n°10/63084/01 et responsable de l’antenne autorisée sous le matricule n°12/63084/01, valablement représenté par Madame Michèle JACOBY, présidente, domiciliée rue de l’Yser, 9 à 4840 Welkenraedt ;

Ci-après dénommé(e), l’ « Occupant »

Ci-après dénommé(e)s ensemble, les « Parties »

LESQUELLES PREALABLEMENT EXPOSENT QUE :

Depuis le 01/01/2017, la Commune et l’ONE sont liés par un contrat de prêt verbal concernant l’occupation des locaux situés Village, 1 à Henri-Chapelle.

Compte tenu de la demande des acteurs de terrain de prendre en charge la gestion de la consultation périodique d’Henri-Chapelle sous le n°42/63084/01 jusqu’ici organisée par l’O.N.E., cette dernière s'est vue transformée en antenne autorisée sous le matricule n° 12/63084/01 rattachée à la consultation pour enfants n° 10/63084/01 sise rue Saint-Paul, 65 boite b à 4840 Welkenraedt.

Il est expressément convenu entre les Parties qu’il est mis à disposition de l’Emprunteur des locaux décrits à l’article 1, afin d’en laisser l’usage et la jouissance à l’Occupant de l’antenne n°12/63084/01.

L’Occupant dispose de la jouissance du bien et en assume les divers coûts locatifs.

L’Emprunteur se porte néanmoins garant des obligations contractées par l’Occupant envers le Prêteur en signant le présent contrat de prêt à usage.

Cette garantie de l’O.N.E prendra la forme d’un cautionnement simple, en ce sens que l’Occupant reste bien le premier débiteur, l’O.N.E. ne pouvant être interpellé par le Prêteur qu’à titre accessoire, en cas de défaut du Comité.

En effet, étant donné que le Comité de la consultation pour enfants est une association de fait regroupant des volontaires, laquelle constitue une section de l’O.N.E. au sens de la loi du 3/07/2005 relative aux droits des volontaires, cette dernière trouve à s’appliquer.

Aussi, conformément aux articles 5 et 6 de la loi relative aux droits des volontaires du 3 juillet 2005, l’O.N.E. est civilement responsable des fautes commises par les volontaires dans le cadre de leur volontariat, pour autant qu’elles ne constituent pas une faute grave ou qu’elles ne présentent pas un caractère répété ou dolosif. A cet égard, l’O.N.E. a souscrit une assurance en responsabilité civile pour les volontaires membres du Comité de l’antenne n°12/63084/01.

Cette garantie est également conforme à la réglementation concernant le fonctionnement des consultations agréées par l’O.N.E., à savoir l’Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 9/06/2004 portant réforme des consultations pour enfants, qui trouve également à s’appliquer.

Les droits et les obligations de chaque Partie sont décrits ci-dessous.

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 : Objet

Le Prêteur met à la disposition de l’Emprunteur qui l'accepte, des locaux meublés d’une superficie totale de 52,55 m² et situés Village, 1 à 4841 Henri-Chapelle.

Ces locaux se composent de :

• un cabinet médical (environ 34 m²) ;

• un local qui servira de salle de déshabillage, de salle d’attente et de salle de jeux (environ 13 m²) ;

• un couloir, un hall et un WC (environ 5 m²) ;

L’ Emprunteur laisse l’usage et la jouissance de ses locaux à l’Occupant.

Ces locaux sont occupés par l’Occupant le 2^ème jeudi du mois de 8h30 à 11h30.

Selon les besoins du service, les parties se mettront d’accord d’une occupation supplémentaire des locaux.

Article 2 : Destination

Ces locaux sont destinés à l'organisation, à titre gratuit et sans but lucratif, de consultation pour enfants agréée par l'O.N.E. et à l’organisation d'éventuelles activités non commerciales en relation avec la mission, dans le cadre de la médecine préventive, de promouvoir, de suivre et de préserver la santé des enfants de 0 à 6 ans, et d’organiser, en outre, des activités de soutien à la parentalité et de prévention médico-sociale, de préférence en partenariat avec d’autres services sociaux actifs au plan local.

Article 3 : Nature du contrat

Le présent contrat est un contrat de prêt à usage, régi par la présente convention et, à défaut, par les articles 1874 à 1891 du Code civil. Par conséquent, la législation ordinaire sur les baux à loyer et sur les baux commerciaux ne s’applique pas au présent contrat.

L’Emprunteur est un organisme d’intérêt public qui exerce une mission de service public dès lors son activité n’est pas une activité professionnelle.

De même, l’activité de l’Occupant étant entièrement bénévole dans son chef et gratuite pour les familles bénéficiaires, elle ne constitue pas non plus une activité professionnelle.

Article 4 : Durée

La présente convention est conclue pour une durée indéterminée prenant cours le .../..../2025.

Toutefois, le Prêteur ou l’Emprunteur auront la faculté de renoncer au présent contrat moyennant le respect d’un préavis de six (6) mois notifié à l’autre Partie par lettre recommandée à la Poste et prenant cours le 1^er jour du mois qui suit celui de l’envoi de la lettre recommandée, le cachet de la Poste faisant foi.

Toutefois, par exception au paragraphe précédent, si l’Occupant a effectué, à ses frais et après accord du Prêteur, des travaux d’aménagement dans les lieux loués impliquant, conformément aux articles 94 et 95 de l’arrêté du Gouvernement de la Communauté Française du 09/06/2004 portant réforme des consultations pour enfants (AGCF), la signature par le Prêteur d’une attestation garantissant à l’Occupant de pouvoir continuer à occuper les lieux pendant une certaine durée après l’achèvement des travaux (3 ans, 6 ans ou 9 ans selon les sommes investies par l’Occupant), le Prêteur devra respecter cette garantie d’occupation. A défaut, le Prêteur devra, le cas échéant, rembourser les sommes investies dans les travaux par l’Occupant au prorata du délai de garantie restant à courir.

Article 5 : Gratuité

Les locaux visés au présent contrat sont mis gratuitement à la disposition de l’Emprunteur par le Prêteur, qui laisse l’usage et la jouissance des lieux à l’Occupant. 

Cette gratuité concerne la jouissance des locaux ou des charges y relatives (consommations d’énergie, nettoyage, etc.).

Article 6 : Taxes, impôts et redevances

A l’exclusion des impôts et taxes relatifs à l’enlèvement des immondices, tous les impôts et taxes quelconques redevables sur les lieux loués, précompte immobilier inclus, demeurent à charge du Prêteur.

Article 7 : Etat des lieux

Les locaux sont mis à la disposition de l’Emprunteur et occupés par l’Occupant dans l’état dans lequel ils se trouvent et devront être restitués dans le même état, sous réserve de ce qui aura été dégradé par l’usage normal, la vétusté et/ou la force majeure.

Article 8 : Enregistrement

L’enregistrement de la présente convention est à charge de l’Emprunteur, qui s’engage à le faire sans délai. A défaut, sa responsabilité pourra être engagée par le Prêteur.

L’Emprunteur bénéficie de la qualité des organismes reconnus par décret du 17 juillet 2002 portant réforme de l’O.N.E., en vue de l’exonération des droits d’enregistrement, conformément à l’article 161,1° et 1°bis du Code des Droits d’enregistrement.

Article 9 : Assurances

L’Emprunteur et l’Occupant sont dispensés de l’obligation de souscrire une assurance couvrant leurs risques locatifs dans la mesure où ceux-ci sont déjà couverts par la police générale d’assurance souscrite par l’O.N.E., sis chaussée de Charleroi, 95 à 1060 Saint-Gilles. La preuve de cette couverture d’assurance sera fournie au Prêteur à première demande.

Article 10 : Transformations et modifications

Tous les travaux de transformation et/ou de modification substantielle des lieux loués nécessitent l’accord écrit du Prêteur. A défaut, le Prêteur sera en droit d’exiger leur suppression et la remise des lieux en pristin état aux frais de l’Occupant.

Article 11 : Réparations et entretiens

Le Prêteur est tenu de délivrer la chose en bon état de réparations de toute espèce et devra, durant toute la durée du contrat, procéder aux réparations qui deviendraient nécessaires, de même qu’aux réparations résultant de la vétusté ou d’un cas de force majeure.

L’Occupant est, quant à lui, tenu d’entretenir les lieux occupés en bon état et d’effectuer les travaux liés à l’usage et à la jouissance du bien.

L’Occupant devra permettre l'accès au Prêteur ou à toute autre personne désignée par lui aux fins de procéder aux inspections et réparations rendues nécessaires et, en général, de vérifier l'état des lieux. Sauf cas de force majeure, le Prêteur ne visitera pas les lieux mis à disposition, ni ne procèdera à des travaux dans ceux-ci durant les séances de consultation et les séances d’activité collective de soutien à la parentalité, de promotion de la santé et de prévention médico-sociale organisées dans les lieux loués conformément à leur destination.

L’Occupant avertira sans délai le Prêteur de la nécessité de toute réparation lui incombant, sous peine d'être tenu responsable des dégradations qui en résulteraient et de toutes conséquences dommageables dont le Prêteur ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable à défaut de pareil avertissement.

Sauf en cas de force majeure, l’Occupant ne pourra (faire) effectuer de sa propre initiative des travaux ou réparations incombant au Prêteur et ne présentant pas un caractère d’urgence absolue.

Article 12 : Visite des lieux

Pendant les six (6) mois qui précèdent la fin du contrat, ainsi qu'en cas de mise en vente de l'immeuble, l’Occupant autorisera l'apposition d'affiches à des endroits visibles de l'immeuble, annonçant sa mise en location ou sa vente.

Les jours et les heures de visites seront fixés de commun accord entre le Prêteur et l’Occupant, le Prêteur s’engageant, en tout état de cause, à ne pas faire visiter les lieux pendant les séances de consultation ou d’activités collectives de soutien à la parentalité, de promotion de la santé et de prévention médico-sociale organisées dans les lieux loués conformément à leur destination.

Article 13 : Election de domicile

Pour tout ce qui concerne le présent contrat, l’Occupant fait élection de domicile dans les lieux loués.

Le siège social de l’Emprunteur se situe Chaussée de Charleroi, 95 à 1060 Bruxelles. En cas de changement du siège social, l’O.N.E. avertira le Prêteur et lui communiquera la nouvelle adresse.

Article 14 : Cession

En cas de démission ou du décès du signataire du présent contrat représentant l’Occupant de l’antenne n°12/63084/01, une cession de convention s’opère de plein droit en faveur d’un autre membre du Comité sans le consentement du Prêteur.

Il est, dans ce cas, entendu que le présent contrat est cédé au cessionnaire avec tous les droits et obligations qui dérivent de la présente convention.

Article 15 : Litige

En cas de différend de quelque nature que ce soit relativement à la présente convention, les Parties privilégieront la négociation et tenteront d'abord de trouver une solution amiable. A défaut de solution amiable, la Justice de Paix de Limbourg-Aubel (Siège Limbourg) sera seule compétente pour trancher le litige.

Article 2 : mandate le Collège communal de finaliser la signature du contrat avec l'ONE.