Règlement d'ordre intérieur AES La Chenille - modifications

Note de synthèse

Suite à l'implémentation du programme ia.AES et Portail Parent, à la mise en place d'un règlement redevances pour l'accueil extrascolaire (AES) et aux réflexions faites concernant le système d'inscription à La Chenille durant les semaines scolaires, il est apparu nécessaire de modifier le règlement d'ordre intérieur en vigueur sur base du fonctionnement actuel et pour le fonctionnement futur du service.

Décision

LE CONSEIL, 

Vu le décret du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l'accueil des enfants durant leur temps libre et au soutien de l'accueil extrascolaire ; 

Vu le règlement redevances pour l'accueil extrascolaire - exercice 2026-2031 voté en séance du Conseil communal le 22 octobre 2025 ;

Vu le règlement d'ordre intérieur actuel ; 

Vu l'avis favorable du Collège communal rendu le 20 janvier 2026 ;

Considérant l'implémentation du programme ia.AES et du Portail Parent depuis fin août 2025 ;

Considérant que la gestion des fiches signalétiques enfant/parent, des fiches santé et des présences AES se font désormais via ces programmes ;

Considérant que nous avons désormais la possibilité de rendre les factures accessibles sur le Portail Parent ;

Considérant que les parents ont la possibilité de régler le paiement des factures via le Portail Parent ;

Considérant que les inscriptions aux journées pédagogiques peuvent désormais se faire via le Portail Parent ;

Considérant les échanges entre La Chenille et les Directions d'écoles en lien avec la gestion des rangs et la sécurité des enfants ;

Considérant la volonté de la Commission Communale pour l'Accueil, de la coordinatrice ATL(Accueil Temps Libre), de l’Échevine de l'enfance, des Directions d'écoles et de La Chenille de proposer un système d'inscription commun aux quatre établissements scolaires pour l'accueil extrascolaire ;

Considérant la possibilité de proposer un formulaire d'inscription à l'accueil extrascolaire directement sur le Portail Parent, pouvant ainsi permettre la mise en place d'une inscription préalable de semaine en semaine et uniformisée ;

Considérant que ce système d'inscription préalable permettrait aux Directions et à l'équipe de La Chenille d'être plus au clair concernant les enfants qui seront pris en charge à l'accueil extrascolaire, et que cela permettra également de mieux anticiper les besoins en termes de personnel ;

Considérant que les nouvelles fonctionnalités du Portail Parent permettent de centraliser l’ensemble des démarches liées aux inscriptions aux plaines, aux stages, aux journées pédagogiques, aux repas, ainsi qu’à la gestion des factures et des attestations fiscales, et qu’il est dès lors pertinent d’y intégrer également les inscriptions à l’accueil extrascolaire ;

Considérant l'avis favorable de la Directrice Financière en lien avec la décision d'inclure le coût de l'assurance dans les frais d'inscription, et de ne donc plus la facturer ;

Au regard de ces différents éléments, 

DECIDE : 

D'approuver le nouveau Règlement d'Ordre Intérieur de l'accueil extrascolaire suivant : 

Introduction 

L’accueil extrascolaire est un service communal coordonné par le service Extrascolaire/Accueil Temps Libre communal, sous la responsabilité du Collège communal. Celui-ci est reconnu et agrée par l’ONE.

L'accueil extrascolaire est le moment d'accueil entre l'école et la famille.

Réglementé par le décret « Accueil Temps Libre » (dit ATL), l’accueil consiste en une prise en charge des enfants en dehors des horaires scolaires, Il est réalisé par des en formation continue pour proposer un environnement favorable aux enfants, tout en respectant leur liberté de participer aux activités proposées.

Le règlement d’ordre intérieur regroupe les règles de vie qui est à destination des parents et des familles qui confient leur enfant.

Conditions d’admission 

Inscription OBLIGATOIRE – Portail parent

Depuis septembre 2025, lorsqu’un enfant est amené à fréquenter « La Chenille » pour la première fois, il est demandé aux parents de s’inscrire sur le Portail Parent (via l’e-guichet de la Commune de Welkenraedt), d’y inscrire leur(s) enfant(s) et d’y compléter la fiche santé. Nous suggérons également qu’un des deux parents prenne contact avec la responsable de « La Chenille » afin de prendre connaissance des formalités et de planifier une visite de l’accueil ainsi qu’un premier contact de l’enfant avec l’équipe d’accueillants.

Afin de garantir les normes de sécurité, d’encadrement et de qualité, une inscription préalable est demandée ET obligatoire pour l’accueil extrascolaire et les journées pédagogiques selon les modalités suivantes :

1. Inscription à l’accueil extrascolaire :

Les inscriptions se font via un formulaire en ligne, sur le Portail Parent. Les parents ont du lundi soir au dimanche soir pour inscrire leur enfant à la semaine suivant. En cas d’absence, merci d’en informer la responsable au 0490 30 50 62 le plus tôt possible.

2. Inscription aux journées pédagogiques :

Dans le cas où La Chenille est en mesure d’organiser un accueil lors des journées pédagogiques, vous en serez informé par les canaux de communication de l’école. Vous aurez alors la possibilité d’inscrire votre enfant via le Portail Parent. Les inscriptions seront clôturées une semaine avant la journée pédagogique et un e-mail de confirmation sera envoyé aux parents. Toute absence non signalée sera facturée.

Tarifs

Modalités de paiement :

Les factures sont établies mensuellement sur base des présences du mois précédent. Celle-ci doit être réglée dans un délai de 30 jours à compter de la date d’émission. Les factures peuvent être consultées et payées via le Portail parent.

Si une facture reste impayée après deux rappels, une mise en demeure vous sera envoyée par courrier recommandé, avec des frais supplémentaires. Sans règlement après cette mise en demeure, le dossier sera transmis à un huissier de justice pour engager une procédure de recouvrement.

Veuillez noter que le non-paiement des factures peut également entraîner l’impossibilité de poursuivre l’accueil de l’enfant au sein de « La Chenille ».

En cas de difficultés financières, nous vous invitons à prendre contact avec la responsable de « La Chenille » ([email protected] ou au 0490/30.50.62) afin de trouver ensemble une solution adaptée.

Le tarif de l’accueil extrascolaire du soir et des journées pédagogiques est fixé par le Conseil communal et indexable annuellement. Celui-ci sera applicable après 15 minutes en notre présence.

Une attestation fiscale sera établie pour les parents ayant acquitté les frais de garde de leur enfant. Celle-ci est envoyée au SPF (en ligne) début d’année civile et est accessible via le Portail parent.

Horaires

Les lundi, mardi, jeudi, vendredi : de 15h20 à 17h30

Le mercredi : de 12h à 17h30

Journées complètes : de 7h30 à 17h30.

Dans le respect de la vie privée de chacun, les parents veillent à respecter les heures de fermeture. Ceux-ci veillent à prévenir les accueillants en cas de retard.

En cas de retards trop importants et récurrents, des conséquences de niveau progressif seront appliquées : rencontre avec la responsable, exclusion temporaire de l’accueil pour une durée d’une semaine, exclusion définitive de l’accueil.

Horaires des activités :

Mercredi :  de 14h à 15h30.

Journées pédagogiques : de 10h à 12h et de 14h à 15h.

Nous demandons aux parents de déposer leur enfant au plus tard 30 minutes avant le début des activités et de ne pas venir les récupérer pendant le déroulement de celles-ci.

Nous veillons à mettre en place des activités correspondant aux âges et besoins des enfants accueillis. Les enfants de maternelle ont la possibilité de faire la sieste le mercredi après-midi ainsi que lors des journées pédagogiques.

Renseignements pratiques

Pour les écoles de Welkenraedt, un accueillant vient chercher les enfants inscrits à 15h20 (ou 12h le mercredi) dans chaque établissement. Les enfants se regroupent en « rang » et se rendent à pied, avec gilet de sécurité, vers les locaux de La Chenille situés au Centre culturel. Le trajet dure environ 15 minutes et les enfants doivent être habillés selon la météo.

Pour l’école de Henri-Chapelle, les accueillants prennent également en charge le rang à 15h20 (ou 12h le mercredi) et conduisent les enfants à pied vers le local situé au Village.

Particularité du mercredi pour Henri-Chapelle : vers 13h40, les enfants prennent le bus de ligne vers Welkenraedt, où ils arrivent vers 14h. Cela permet de regrouper les animations et de participer aux activités extérieures ponctuelles.
Les devoirs :

Les enfants peuvent effectuer leurs devoirs durant l’accueil extrascolaire. Toutefois, les accueillants ne sont pas chargés de les accompagner dans leur réalisation.

Pique-Nique et collations :

Lors des journées pédagogiques et des mercredis, les enfants doivent prévoir leur repas de midi. Il y aura un temps de collation lors de l’accueil extrascolaire du soir et du mercredi, et deux lors des journées pédagogiques. Merci de prévoir le nécessaire. Nous vous recommandons de privilégier l’emploi de gourde, boîte à tartines et collation dans le respect d’une alimentation saine et équilibrée. De l’eau du robinet est à disposition des enfants en tout temps.

Hygiène :

Nous demandons aux parents dont les enfants ne sont pas encore propres de nous apporter le nécessaire afin de pouvoir changer votre/ vos enfant(s) (lingettes, langes, vêtements de rechange).

Santé et bien-être :

La fiche santé de l’enfant est complétée par le parent sur le Portail Parent dès la première inscription de l’enfant à l’accueil. Le parent met à jour les informations au besoin.

Les accueillants ne sont pas habilités à donner quelque médicament que ce soit aux enfants en l’absence d’un certificat médical détaillé. Sauf, en cas de fièvre dépassant 38° (prise sous l'aisselle). Dans ce cas, le parent en est averti par téléphone et du Paracétamol est administré en attendant le départ de l'enfant (sauf contre-indication de la fiche santé).

En cas d’accident, les parents seront immédiatement contactés par les accueillants. En cas d’urgence (et en l’absence rapide d’une décision parentale), l’enfant sera conduit à l’hôpital le plus proche. Il sera toujours fait appel à l’ambulance.

Lors de journées fortement ensoleillées, nous vous prions de penser à ce que votre enfant ait un couvre-chef et de la crème solaire. Cela permettra d’éviter des risques de coups de chaleurs et les coups de soleil.

Lors des journées d’hiver, nous vous demandons de veiller à couvrir suffisamment votre enfant (bonnet, écharpe et gants).

Comme dit plus haut, les petits ont la possibilité de faire une sieste le mercredi après-midi ou lors des journées complètes.

Sécurité

Veuillez déposer et récupérer votre enfant DANS les locaux de « La Chenille ».

Les enfants de 5ème et 6ème années qui peuvent quitter seuls « La Chenille », doivent nous fournir au préalable une autorisation écrite, datée et signée par un des parents responsables.

Nous vous prions d’éviter de laisser votre enfant venir avec des objets personnels et/ou de valeurs et déclinons toute responsabilité en cas de perte de ces objets.

Assurance

Une assurance responsabilité civile et accidents corporels est contractée par la commune pour le temps d’accueil des enfants. Celle-ci est déjà comprise dans le tarif facturé pour l’accueil.

Une copie de cette police est disponible pour consultation auprès de l’administration communale de Welkenraedt. Tout sinistre ou accident doit être déclaré le plus rapidement possible afin que la compagnie d’assurances puisse être informées en temps voulu. Pour les dommages matériels occasionnés par un enfant, nous vous invitons à vous adresser à l’assurance familiale (responsabilité civile) des parents de l’enfant.

Règles de vie

Pour vivre ensemble, il est nécessaire de fixer des limites. Chaque enfant sera donc attentif à respecter les règles présentes dans la charte établie avec les enfants en chaque début d’année, notamment en ce qui concerne le respect des autres et du matériel. 

L’utilisation d’un téléphone et/ou tablette par les enfants n’est pas autorisée au sein de l’accueil, sauf accord exceptionnel de la part des animateurs.

Respect de la vie privée et droit à l’image

Avis de protection des données : La Chenille est le responsable du traitement de vos données conformément au règlement de base sur la protection des données (UE) n° 2016/679 du 27 avril 2016 et aux dispositions d’exécution correspondantes. Il n’utilise ces données que pour le but et la durée indiqués.

Chaque accueillant respectera son devoir de discrétion envers les informations que les parents ou les enfants lui communiqueront.

Nous veillons au droit à l’image de chaque enfant dans le respect des autorisations fournies par le parent, à ce sujet, dans la fiche santé.

Renseignements, questions, plaintes

En cas de question, suggestion ou réclamation, n’hésitez pas à contacter la responsable de l’accueil extra-scolaire, Séverine ROMANO au 0490/30.50.62 ou par mail « [email protected] ».

Vous pouvez également trouver des renseignements via le site internet « www.welkenraedt.be » ou la page Facebook « ATL Welkenraedt ».

Au besoin, la coordinatrice ATL (accueil temps libre), Wendy MARTIN, est aussi joignable au 087/89.91.87 ou par mail « [email protected] ». Elle a pour mission de veiller au bon fonctionnement des accueils sur la commune.