Ce projet de délibération est un document préparatoire ayant vocation de permettre aux membres du Conseil communal d'examiner la décision soumise à son approbation.
Ce document est par nature évolutif et susceptible d'être modifié. Ce texte n'a pas encore été adopté par l'autorité communale.
CONVENTION - Goûter matrimonial 2026
Le Conseil communal, réuni en séance publique,
Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;
Vu la communication du projet de délibération au Directeur financier faite en date du 21 janvier 2026, et ce, conformément à l’article L1124-40 §1er, 3° - 4° du CDLD ;
Vu l’avis de légalité favorable remis par le Directeur financier en date du 3 février 2026 et joint en annexe ;
Considérant l'accord des AMIS DU FOLKLORE sur le projet de la présente convention ;
Après présentation de Monsieur Sébastien DESCHAMPS, bourgmestre en charge de la Culture ;
DÉCIDE, à l'unanimité des membres présents :
Article 1 : de marquer son accord sur la convention 2026 liant l'Administration communale d'Ecaussinnes aux AMIS DU FOLKLORE, selon les éléments ci-dessous :
Il est convenu ce qui suit entre :
l'asbl "LES AMIS DU FOLKLORE D'ECAUSSINNES-LALAING", rue Max Elskamp, 9 à 7190 Ecaussinnes, représentée par Madame Mélanie DETURNAY, Présidente
et
la Commune d'Ecaussinnes, Grand-Place, 3 à 7190 Ecaussinnes, représentée par Monsieur Sébastien DESCHAMPS, Bourgmestre et Monsieur Ronald WISBECQ, Directeur général
Article 1
Afin d’organiser au mieux les festivités du Goûter matrimonial, il est convenu que l’asbl Les AF prenne en charge la partie folklorique et traditionnelle de cet évènement aux dates suivantes : 22, 23, 24 et 25 mai 2026* ; ainsi que l’organisation du bal de la présidente, en date du 14 février 2026.
Le détail de ces activités folkloriques et traditionnelles sera adressé à l’AC afin de travailler en parfaite collaboration et d’y intégrer, après concertation, les activités organisées par l’AC (concerts, cortège**, animations non folkloriques) dans le programme général des activités relatives au Goûter matrimonial.
Les activités prévues par les 2 parties ne pourront en aucun cas nuire à l’image du Goûter matrimonial.
*Les activités folkloriques peuvent se dérouler sur 1, 2, 3 ou 4 jour(s) lors de ce week-end.
**Le cortège sera organisé en concertation entre l’AC et Les AF et démarrera à 14h du plateau de la gare d’Ecaussinnes (horaire à respecter par les deux parties).
Article 2
Il est également convenu que l’AC soit en charge de la communication principale de l’évènement (intra et extra-muros).
Par communication principale, il est entendu :
- l’envoi du courrier d’invitation aux jeunes filles pour le bal de la présidente ;
- la création des visuels du Sourire, des affiches et des flyers ;
- la mise en page du Sourire et la création d’une partie de son contenu ;
- l’impression et l’envoi toutes-boîtes du Sourire ;
- l’impression des affiches et des flyers (selon les formats et les nombres définis en concertation avec l’asbl Les AF et suivant les règles des marchés publics) ;
- la gestion de ses réseaux sociaux.
A charge de l’asbl Les AF :
- la communication du bal de présidente (création du visuel, affichage et réseaux sociaux) ;
- la création d’une partie du contenu du Sourire ;
- le shooting photo des élues 2026 ;
- la gestion de ses réseaux sociaux.
L’affichage et la distribution des flyers du Goûter matrimonial sera à charge des 2 parties.
Avant toute impression, il sera prévu une relecture commune du Sourire, des affiches et des flyers.
Afin de permettre à l’AC d’envoyer ces impressions à temps et de coordonner la distribution toutes-boîtes du Sourire, il sera demandé à l’asbl Les AF de transmettre tous les fichiers nécessaires (textes, photographies, logos éventuels) pour le 13 mars 2026.
L’ensemble des activités organisées lors de ce week-end, qu’elles soient gérées par l’asbl Les AF ou par l’AC, devra être reprise sur les éléments de communication (Sourire, affiches, flyers, réseaux).
Les 2 parties communiqueront autour du programme général (que les activités soient organisées par l’asbl Les AF ou par l’AC).
Le respect d’une charte graphique commune sera obligatoire.
Cette charte graphique est mise à disposition par l’AC au plus tard le 30 janvier 2026 et ce, afin que l’asbl Les AF puisse l’utiliser dans sa communication. A défaut de cette mise à disposition de la charte graphique par l’AC, l’asbl Les AF utilisera soit une ancienne charte graphique, soit des photos ou toute autre illustration de Goûters matrimoniaux antérieurs dans le but de communiquer dans des délais raisonnables et favorables à une participation large du public aux activités.
L’asbl Les AF pourra communiquer dès, où et quand elle le souhaite sur les activités relatives au Goûter matrimonial 2026.
Un planning de communication est proposé entre l'AC et l'asbl Les AF :
- 16 janvier : remise d’un texte concernant le bal de la présidente par l’asbl Les AF (en vue de la rédaction d’un bulletin communal) ;
- Semaine du 19 janvier : envoi des courriers d’invitation aux jeunes filles pour le bal ;
- Semaine du 9 février : diffusion du bulletin communal évoquant le bal ;
- 14 février : remise de la charte graphique par l’AC ;
- 14 février : bal de la présidente ;
- 13 mars : remise des informations nécessaires au Sourire par l’asbl Les AF ;
- 17 avril : remise d’un texte concernant le Goûter par l’asbl Les AF en vue de la rédaction d’un article pour le bulletin communal ;
- 4 mai : distribution du Sourire en toutes-boîtes ;
- Semaine du 18 mai : diffusion du bulletin communal évoquant le Goûter matrimonial ;
- 22, 23, 24 et 25 mai : 111e édition du Goûter matrimonial.
Article 3
Il est convenu que l’AC coordonne la gestion des forains et l’administration des débits occasionnels de boissons (en dehors de celui prévu par l’asbl Les AF – voir Article 5).
Article 4
L’asbl Les AF disposera, sous forme d'un subside communal numéraire, d’un montant de 17.500 € afin de lui permettre d’organiser les activités du Goûter matrimonial dont question à l’article 1.
§1 Il lui reviendra, à cet effet, de prendre à sa charge financière, administrative et/ou physique :
- des assurances propres à ses activités (Responsabilité Civile, …) ;
- au niveau de la partie folklorique et traditionnelle du Goûter matrimonial durant le week-end de la Pentecôte 2026 : la logistique et les frais artistiques, les frais Unisono, les frais de sécurité et d'électricité inhérents aux organisations propres, les autorisations nécessaires, ... ;
- du débit occasionnel de boissons.
§2 Il reviendra à l’AC de prendre à sa charge financière, administrative et/ou physique :
- des assurances propres à ses activités (Responsabilités Civile, Bénévoles, …) ;
- au niveau de la partie festive du Goûter matrimonial durant le week-end de la Pentecôte 2026 : les activités décrites à l'Article 1, la mise à disposition du matériel communal et des gobelets recyclables, le service de sécurité et d'électricité inhérents aux organisations propres, les frais sanitaires pour l'ensemble de la manifestation, ...
- au niveau de la communication : les éléments repris en Article 2.
§3 Sur base d'une saine collaboration et dans le cadre du Jumelage à Ecaussinnes, il est demandé à l'asbl Les AF de prévenir la Présidente du Goûter matrimonial 2026 de l'accueil potentiel d'une délégation jumelage, lors du traditionnel petit-déjeuner. Le cas échéant, le nombre de personnes présentes sera confirmé au plus tard deux semaines avant l'évènement et les frais liés au jumelage seront pris en charge par l'AC.
Article 5
Concernant le débit de boissons occasionnel géré par l’asbl Les AF, celui-ci ne pourra pas proposer des boissons de type spiritueux.
Les bénéfices de ce débit reviendront à l’asbl Les AF. Aucun solde déficitaire ne sera supporté par l’AC.
Il reviendra à l’AC d’administrer la gestion des autres débits de boissons occasionnels lors de la manifestation.
Article 6
Il incombe à l’asbl Les AF, préalablement à la liquidation de la totalité du subside, de soumettre pour approbation au Collège communal (pour le 31 janvier 2026 au plus tard), le programme des activités liées au Goûter matrimonial, accompagné du budget y afférent et des contrats de partenariat.
Article 7
Pour justifier l’utilisation du subside, l’asbl Les AF produira les documents suivants, au plus tard le 28 février 2027 :
- le budget de l’exercice auquel se rattache le subside ;
- le bilan financier de l'activité 2026 ;
- les pièces justificatives telles que sollicitées par le Directeur Financier.
Article 8
Le Goûter matrimonial 2026 s'effectuera autant que possible dans la philosophie "Ecaussinnes - Commune zéro déchet". A cet effet, l’AC et l’asbl Les AF s'engagent, notamment, à mettre en place une gestion sélective des déchets et à utiliser l'utilisation de gobelets réutilisables.
Durée de la convention :
Article 9
La présente convention prend effet dès sa signature par les deux parties et prend fin le 31 décembre 2026.
Obligations spécifiques à l’asbl ̎Les Amis du Folklore d’Ecaussinnes-Lalaing ̎ :
Article 10
L’asbl Les AF est tenue d’informer l’AC en cas de modification de l’adresse de correspondance ou de toute autre modification administrative de l'association.
Cette communication sera effectuée de manière officielle, par l’envoi d’un courrier recommandé et pli simple auprès de l’AC.
Article 11
L’asbl Les AF est tenue d’informer l’AC de toutes les démarches qui seraient engagées afin de dissoudre volontairement l’association ou la présente convention.
Cette communication sera effectuée de manière officielle, par l’envoi d’un courrier recommandé et pli simple auprès de l’AC.
L’asbl Les AF s’engage également à prévenir l’AC dans tous les cas où une action en justice impliquerait la comparution de cette dernière devant les tribunaux dans le cadre de l’objet de la présente convention.
Dispositions finales :
Article 12
Les parties s’engagent à exécuter de bonne foi les engagements qu’elles prennent ce jour avec un souci de collaboration et de solidarité dans l’accomplissement des obligations découlant de la présente convention.
En cas de survenance d’un élément extrinsèque à la volonté des parties, la convention de partenariat pourra faire l’objet d’un avenant préalablement négocié et contresigné par les cocontractants modifiant l’une ou l’autre des présentes dispositions.
Article 13
En cas d’inexécution de l’une des obligations prévues par la présente convention, celle-ci sera résiliée de plein droit après mise en demeure par lettre avec accusé de réception restée sans réponse pendant 15 jours.
Dans le cas d’inexécution de la part de l’asbl Les AF, celle-ci devra procéder au paiement ou remboursement des factures engagées dans le cadre de sa mission et relatives aux activités non exécutées reconnues par les parties.
En cas d’annulation, de report ou d’interdiction du projet par disposition légale, réglementaire ou décision de justice, les parties se rapprocheront afin de convenir d'une nouvelle orientation à donner au Gouter matrimonial.
Si les parties n’arrivaient pas à trouver de solution, la convention serait résiliée de plein droit sans que cela puisse donner lieu à indemnité au profit de l’une ou l’autre des parties.
Article 14
Toute contestation relative à l'exécution de la présente convention relève de la compétence exclusive des Tribunaux de Mons.
Article 2 : de transmettre copie de la présente délibération et de la convention à l'asbl "LES AMIS DU FOLKLORE D'ECAUSSINNES-LALAING".