Service Enseignement & ATL - Plaines de vacances du Centre de Loisirs Actifs - Renouvellement d'agrément "Centre de vacances" 2026 - Approbation du ROI - Pour accord et transmission à la commission agrément de l'ONE

Description

Délibération

Vu l'article L1123-23 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu le Décret du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l'accueil des enfants durant leur temps libre et au soutien de l'accueil extrascolaire, définissant les conditions de subventionnement et d'agrément des opérateurs d'accueil par l'Office de la Naissance et de l'Enfance (ONE) ainsi que la qualité au sein du programme CLE (Coordination Locale pour l'Enfance), 

Vu ledit Décret Accueil Temps Libre modifié le 26 mars 2009 s'appliquant à l'accueil durant le temps libre de tous les enfants en âge de fréquenter l'enseignement maternel, fréquentant l'enseignement primaire ou jusqu'à 12 ans, à l'exception des périodes hebdomadaires qui relèvent de l'enseignement,

Vu l'Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 décembre 2003 fixant le cade de qualité de l'accueil,

Vu le décret du 17 mai 1999 relatif aux centres de vacances, fixant notamment les conditions générales d'agrément des pouvoirs organisateurs de centres de vacances et les conditions d'octroi de subventions,

Considérant que la Ville organise chaque année des plaines de vacances à destination des enfants de l'entité durant l'ensemble des congés scolaires,

Considérant sa décision du 01 octobre 2025 relative à l'organisation des plaines de vacances dans le cadre du Centre de Loisirs Actifs (CLA) pour l'année scolaire 2025-2026,

Considérant que l'agrément actuel délivré par l'ONE arrive à échéance le 30 juin 2026,

Considérant la volonté de l'Administration communale de maintenir une offre d'accueil de qualité répondant aux normes de sécurité et d'encadrement de la Fédération Wallonie-Bruxelles,

Considérant la nécessité de mettre à jour le Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) du CLA afin de se conformer aux dernières directives de l'ONE et d'optimiser l'organisation pratique des plaines,

Considérant que ce règlement définit les modalités d'inscription, les tarifs, les règles de vie commune ainsi que les obligations respectives des parents et de l'organisateur,

Considérant que le projet de ROI a été co-construit et validé par le Conseil de Gestion Pédagogique (CGP) du CLA et par le Service Enseignement & Accueil Temps Libre,

Considérant l'obligation de soumettre le dossier de demande de renouvellement d'agrément, incluant le ROI, à l'ONE pour le 31 mars 2026 au plus tard,

Considérant qu'il appartient au Conseil communal d'approuver les règlements,

Sur proposition du Collège communal,

DECIDE

1. D'approuver le projet de Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) des plaines de vacances du Centre de Loisirs Actifs (CLA) rédigé comme suit :

Centres de Loisirs Actifs (CLA) – Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve

Règlement d’Ordre Intérieur (ROI)

Le présent règlement définit le cadre de fonctionnement des plaines de vacances organisées par la Ville via son Centre de Loisirs Actifs (CLA). Il vise à garantir l’épanouissement des enfants dans un environnement sécurisé et stimulant, conformément aux directives de la Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB) et de l’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE).

1. Projet pédagogique, missions et participation

Le Centre de Loisirs Actifs (CLA) s’inscrit pleinement dans les missions définies par le décret centre de vacances : favoriser le développement global de l’enfant, son émancipation sociale et son droit à la détente et au repos. 

L’enfant y est acteur de ses loisirs. Nos activités sont vécues et conçues pour stimuler l’autonomie et favoriser l’expression et la créativité. Nous veillons à ce que chaque enfant, en fonction de son âge et de son rythme, puisse influencer le déroulement de sa journée notamment en partageant son feedback durant le goûter de l’après-midi. Cette approche permet de transformer le temps de vacances en une expérience de citoyenneté active. 

Cette démarche participative est au cœur du projet et de la vie quotidienne au sein de nos plaines. Dès le début de chaque séjour, les animateurs accompagnent les enfants dans la création d’une charte de vie de groupe. Cette co-construction des règles de vie permet aux enfants de s’approprier davantage le cadre et d’en respecter plus facilement les limites nécessaires à la vie en collectivité. Pour garantir l’application de la Charte, les règles sont ensuite affichées de manière visible et adaptée (pictogramme, dessins ou textes) dans l’espace de vie du groupe.

Conformément à notre projet pédagogique, nous mettons l’accent sur les activités de plein air. Le contact avec la nature et le jeu en extérieur sont privilégiés quotidiennement, permettant aux enfants de s’aérer, de se dépenser physiquement et de découvrir leur environnement dans un cadre sécurisant.

Le projet pédagogique est le document de référence qui guide chaque action des équipes encadrantes. Il détaille nos méthodes d’animation, nos objectifs éducatifs et notre vision de l’accueil. Le document complet est tenu en permanence à la disposition des familles : il est consultable auprès de la coordination ou peut être transmis par voie numérique sur simple demande.

2. Accessibilité et organisation des périodes d’accueil

Le CLA est soucieux d’offrir un accueil de qualité, inclusif et accessible à tous, sans aucune discrimination. Notre organisation est pensée pour s’adapter aux besoins des enfants et aux réalités des familles.

Petits congés scolaires (Automne, Hiver, Détente, Printemps)

Durant ces périodes, le CLA accueille les enfants de 5 ans accomplis à 12 ans révolus (= jusqu’à la veille de ses 13 ans) sur un site centralisé. Afin de répondre aux besoins ponctuels des familles et de favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et privée, les inscriptions sont autorisées à la journée.

Accueil des plus petits : Grâce à une collaboration étroite avec l’ISBW (Intercommunale sociale du Brabant wallon), les enfants de 2,5 à 4,5 ans sont accueillis sur le même lieu d’activités, garantissant ainsi une cohérence géographique facilitant le quotidien des fratries.

Période estivale (Été)

L’accueil s’élargit aux enfants et adolescents de 3 à 16 ans, répartis sur plusieurs sites d’activités. Pour garantir une dynamique de groupe de qualité et une construction de projets cohérente, l’inscription s’effectue par semaine complète.

Accueil des plus petits : Une plaine spécifique, organisées en partenariat avec l’ISBW, est dédiée aux enfants de 2,5 ans (ou 3 ans en phase d’acquisition de la propreté). Ce lieu dispose d’une infrastructure et d’un mobilier adaptés à leur taille et à leurs besoins physiologiques, assurant une transition douce entre la crèche et l’école.

Pour chaque période d’accueil, le nombre de places disponibles est limité afin de garantir une qualité d’accueil pour tous selon ses besoins et selon les normes d’encadrement fixées par le décret Centre de vacances.

Pour l’accueil des enfants par l’ISBW, les parents sont invités à se rediriger directement auprès de leur service disponible par téléphone au 02 315 13 51 ou à inscrire leur enfant via le site internet de l’intercommunale (www.isbw.be). Dès lors, pour ces inscriptions spécifiques, c’est le ROI de l’ISBW qui est d’application.

3. Inclusion et accueil à besoins spécifiques

Fidèle à ses valeurs d’ouverture, le Centre de Loisirs Actifs (CLA) a pour vocation d’accueillir chaque enfant dans sa singularité. Une attention particulière est portée à l’inclusion des enfants présentant des besoins spécifiques, qu’ils soient d’ordre physique, médical, sensoriel ou liés à un handicap (moteur, mental ou trouble du développement). Afin de garantir un accueil sécurisant et épanouissant, un partenariat étroit est préconisé entre la famille et la coordination. Les parents sont invités à prendre contact avec le service dès la demande d’inscription. Ce dialogue préalable et confidentiel, nous permet :

• D’évaluer ensemble les aménagements raisonnables nécessaires (accessibilité, rythmes, besoins matériels).
• De transmettre à l’équipe d’animation les outils et informations indispensables pour une intégration harmonieuse.
• D’assurer une transition sereine de la maison vers la plaine

Notre objectif est que chaque enfant soit valorisé au sein du groupe. Cette démarche inclusive est vécue comme une richesse pour l’ensemble des participants, favorisant l’apprentissage de la tolérance et de la solidarité dès le plus jeune âge.

Bien que nos équipes de terrain soient formées à l’animation et à la gestion de groupes d’enfants, elles ne disposent pas nécessairement de diplômes de spécialisation en éducation spécialisée ou en soins médicaux lourds. En conséquence, chaque demande est analysée au cas par cas par la coordination. Dans certains cas complexes, la coordination pourra solliciter une rencontre physique ou téléphonique approfondie afin de définir le cadre d’accueil le plus adapté aux capacités de la structure et au bien-être de l’enfant.

Cette évaluation conjointe avec la famille vise à s’assurer que les besoins de l’enfant sont compatibles avec :

• Le taux d’encadrement légal prévu par l’ONE.
• Les compétences d’animation de l’équipe présente.
• Les infrastructures et le cadre sécuritaire de la plaine.

Si les besoins de l’enfant excèdent les ressources de la structure et risquent de compromettre sa sécurité ou son bien-être, la coordination orientera prioritairement la famille vers des structures partenaires plus adaptées.

4. Modalités d’inscription, tarification

Les périodes d’inscription sont organisées préalablement à chaque congé et leurs dates sont actualisées annuellement, sur le site internet communal (www.olln.be). La tarification, fixée par le Conseil communal, couvre l’ensemble de l’encadrement, le matériel, les assurances, les entrées piscine en période estivale ainsi que le potage ou le fruit quotidien. Des tarifs préférentiels et dégressifs sont appliqués pour les résidents de l’entité ou les bénéficiaires du statut BIM. La fréquentation du service d’accueil élargi est facturée à un tarif forfaitaire supplémentaire au coût des journées d’activités.

Toute inscription validée génère une facture dont le montant est dû. Les remboursements ou annulations de frais ne sont envisageables que sur présentation d’un certificat médical remis au plus tard le dernier jour d’activités, ou pour un désistement signalé par écrit avant la clôture de la période d’inscription.

La transparence vis-à-vis des familles est une priorité. Le présent règlement est disponible en permanence sur le site de la Ville. Lors de chaque demande d’inscription en ligne, le parent est invité à consulter le présent ROI via un lien direct et doit obligatoirement en valider sa prise de connaissance avant de poursuivre la procédure d’inscription. Par ailleurs, pour faciliter les démarches et éviter toute mauvaise surprise, les conditions relatives aux annulations et remboursements sont rappelées systématiquement dans l'e-mail de confirmation d'inscription. Il est recommandé à chacun d'y prêter attention dès réception du message de facturation.

Les projet pédagogique et présent ROI sont également à disposition sur chaque lieu d’accueil. Des réunions d’informations sont organisées, pour les parents qui le souhaitent, en début de période estivale pour favoriser le dialogue direct entre les familles et les encadrants en charge de l’accueil des enfants.

5. Cadre de vie et organisation quotidienne

Le rythme des journées est structuré de manière à équilibrer activités collectives, découvertes et moments de récupération.

Les activités de groupe se déroulent de 09h00 à 16h30. La ponctualité est requise pour assurer le bon fonctionnement des ateliers et la sécurité des départs à l’extérieur du centre. Pour répondre aux besoins des familles, un accueil élargi est assuré de 07h00 à 18h00.

En cas de retard ou d’absence imprévue, les familles sont tenues de prévenir la coordination avant 09h00. Toute absence non justifiée par un certificat médical reste due selon les conditions d’annulation mentionnées précédemment.

Soucieux du rythme biologique de chaque enfant, nous accordons une importance particulière aux temps de récupération. Une sieste encadrée est systématiquement prévue pour les enfants de 3 ans après le repas de midi. Pour les plus grands, un temps de repos calme est proposé. Ces moments sont favorisés par un climat serein (coin cocooning, musique douce, contes). Pour faciliter l’endormissement, les familles sont invitées à fournir un « kit repos » (petit coussin, couverture, doudou, tétine) identifié au nom de l’enfant. Ce matériel peut rester sur place durant toute la durée du séjour.

Au niveau des repas, les familles prévoient le pique-nique froid et les collations quotidiennes. Dans une démarche de promotion de la santé, le Centre offre, selon la saison, un potage frais à midi ou un fruit à 10h30. L’accès à l’eau potable est garanti et encouragé en permanence. Nous considérons ces pauses repas comme des moments privilégiés de la vie en collectivité. Les repas et collations se prennent systématiquement en groupe, dans une ambiance conviviale et détendue.

Au-delà de l’aspect nutritionnel, ces temps d’échange informels permettent à l’enfant de :

• S’exprimer librement : Partager ses émotions, ses besoins ou ses anecdotes de la journée dans un cadre moins structurés que les ateliers.
• Devenir acteurs de son séjour : c’est lors de ces moments que les animateurs recueillent les avis, les envies et les suggestions des enfants.
• Co-construire le programme : Cette écoute active permet à l’équipe d’animation d’adapter les activités de l’après-midi ou du lendemain en fonction des souhaits exprimés.

Notre objectif est que chaque enfant sente que ses vacances lui appartiennent et que ses propositions contribuent directement à la dynamique du groupe.

Durant l’été, l’organisation inclut des moments de fraîcheur et de détente :

• Piscine : Chaque groupe d’enfants (à partir de 6 ans) se rend à la piscine de Blocry une fois par semaine.
• Jeux d’eau : Des activités de jeux d’eau étant régulièrement organisées sur les centres d’activités lorsque la météo le permet, nous demandons aux familles de prévoir chaque jour un équipement de bain (maillot et essuie) dans le sac de leur enfant. Cela permet à chacun de participer confortablement et en tenue adaptée à ses moments ludiques et rafraîchissants.

En été également, une navette facilite la mobilité de tous vers les lieux d’activités.

Afin d’éviter les pertes, l’identification des vêtements est vivement recommandée. Le Centre décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de bris d’objets personnels de valeur (GSM, jeux électroniques, montres, etc.), dont l’usage n’est d’ailleurs pas autorisé durant les heures d’activités.

6. Santé et assurances

La protection de l’enfant repose sur une communication précise. Lors de l’inscription, une fiche de santé individuelle est complétée en ligne. Plutôt qu’un questionnaire rigide, le Centre privilégie un espace d’expression libre permettant aux parents de communiquer toute information jugée utile, qu’il s’agisse d’allergies, de besoins spécifiques, de situations familiales particulières ou d’habitudes rassurantes pour l’enfant. Ces données sont traitées avec la plus stricte confidentialité et restent accessibles aux seuls encadrants référents.

Sur le plan médical, conformément aux directives de l’ONE, l’administration de médicaments par les équipes d’animation est strictement conditionnée à la présentation d’une prescription médicale en cours de validité (ou d’un protocole écrit du médecin). Le médicament doit être fourni dans son emballage d’origine, avec le nom de l’enfant et la posologie clairement indiqués.

Par souci de prévention, et sauf opposition explicite, les parents autorisent l'équipe à administrer des soins de base (antiseptique ou paracétamol) uniquement si la situation le justifie (température au-delà de 38,5°) sous réserve d’un accord téléphonique préalable au moment des faits ou que la famille est injoignable. En cas d’urgence ou d’accident, la coordination contacte sans délai les responsables légaux. Si le contact ne peut être établi, l'équipe agit "en bon père de famille" pour garantir des soins adéquats, en faisant appel aux services d'urgence ou en organisant un transport vers la clinique d’Ottignies.

Chaque site dispose d'une infirmerie équipée et chaque animateur est pourvu d'une trousse de secours ainsi que du « Carnet Réflexes » de la Croix-Rouge pour les activités extérieures.

La Ville assure gratuitement chaque enfant et encadrant contre les accidents corporels survenus durant les activités ou sur le chemin direct de la plaine. En cas d’accident, la déclaration doit être introduite dans les cinq jours. Les parents règlent initialement les honoraires médicaux et sont remboursés par l’assurance de la Ville après l’intervention de leur mutuelle, sur base du numéro de dossier communiqué par le service.

Afin de garantir un environnement sain et exemplaire pour l’épanouissement des enfants, il est rappelé que, conformément à la loi du 26 mars 2024 relative à la prévention du tabagisme et à la protection de la population contre la fumée du tabac dans les lieux publics, l’interdiction de fumer est strictement d’application au sein de la plaine ainsi qu’à ses abords immédiats, soit dans un rayon de 10 mètres autour de l’entrée.

Cette mesure concerne tant le tabac classique que les dispositifs électroniques de vapotage. Merci de veiller au respect de ces dispositions légales dès l’approche de la plaine, afin de protéger la santé des mineurs et de les faire bénéficier d’un milieu de vie sans tabac.

7. Neutralité et respect mutuel

Le Centre de Loisirs Actifs, en sa qualité de service public, s’inscrit dans un cadre de stricte neutralité. Conformément au décret du 31/03/1994, un service neutre garantit le respect de toutes les convictions philosophiques, idéologiques ou religieuses. Cette neutralité est le socle indispensable à la multiculturalité et à la tolérance, permettant à chaque enfant de se sentir accueilli et respecté dans son identité au sein d’un groupe pluriel.

En conséquence, afin de préserver ce climat de sérénité et d’égalité, tout prosélytisme ainsi que tout signe ostensible d’appartenance politique ou religieuse sont interdits sur les sites d’accueil, tant pour les enfants que pour le personnel. Cette règle vise à favoriser l’échange et la découverte de l’autre au-delà des différences d’opinions ou de croyances.

Les équipes encadrantes s’engagent activement à cultiver un climat d’ouverture et de respect mutuel entre toutes les générations et toutes les cultures. Ce cadre partagé assure à chacun une liberté de pensée et d’expression dans les limites du respect d’autrui.

8. Comportement et sanctions

La vie en collectivité au sein de nos plaines repose sur des valeurs fondamentales de respect de soi, d’autrui et de l’environnement. Notre priorité est de garantir à chaque enfant un cadre sécurisant et épanouissant.

En cas de comportement inadapté ou de non-respect des règles de vie, l’équipe d’animation privilégie systématiquement une approche éducative. Celle-ci repose sur l’écoute, le dialogue et, lorsque c’est possible, la réparation (symbolique ou matérielle). L’objectif est de permettre à l’enfant de comprendre l’impact de ses actes et de retrouver sa place au sein du groupe.

Si, malgré cet accompagnement, le comportement d’un enfant compromet la sécurité physique ou affective du groupe, ou entrave gravement la sérénité des activités, la coordination peut mettre en œuvre des mesures graduées et proportionnées :

• L’avertissement formel : un échange avec l’enfant et une information systématique aux parents en fin de journée.
• L’entretien de médiation : une rencontre entre la coordination et la famille pour rechercher ensemble des solutions.
• L’exclusion temporaire ou définitive : en denier recours, si aucune amélioration n’est constatée ou en cas de faute grave mettant en péril la sécurité, une mesure d’exclusion peut être décidée par la coordination.

Dans tous les cas, la transparence et la communication avec les familles sont privilégiées pour assurer la continuité éducative.

9. Protection de la vie privée et droit à l’image

Le Centre de Loisirs Actifs accorde une importance primordiale à la protection de la vie privée des enfants et de leurs familles. Les informations recueillies lors de l’inscription sont traitées avec la plus stricte confidentialité, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ces données sont exclusivement collectées pour assurer la gestion administrative et pédagogique des séjours en plaine, garantir la sécurité et la santé de l’enfant via les fiches médicales, et répondre aux obligations légales de transmission auprès de l’ONE.

Dans le cadre de nos activités, l’équipe peut être amenée à réaliser des photographies ou des vidéos illustrant la vie à la plaine, les réalisations artistiques ou les moments de groupe. Ces supports ont pour unique but de valoriser le travail des enfants et de documenter nos actions via les canaux de communication officiels de la Ville, tels que le site internet, le bulletin communal ou les réseaux sociaux institutionnels.

Lors de l’inscription en ligne, les représentants légaux sont invités à exprimer leur choix de manière active via une case à cocher spécifique. L'accord peut être donné ou refusé sans que cela impacte l'accès de l'enfant aux activités. Ce consentement peut être retiré à tout moment par simple demande écrite adressée à la coordination ([email protected]). Dans tous les cas, le Centre s’engage à ce qu’aucune image ne puisse porter atteinte à la dignité ou à l’intégrité de l’enfant. Nous privilégions systématiquement les vues d’ensemble et effectuons le choix des images à paraître avec discernement.

10. Contacts

Pour toute question, le Service Enseignement & Accueil Temps Libre demeure à l’écoute des familles :

• Téléphone : 010 43 61 94
• E-mail : [email protected]
• Portail : www.olln.be  -  Accès : « Accueil/Vivre à OLLN/Famille, enfance, jeunesse et aînés/Stages et plaines »

Le Centre de Loisirs Actifs place le dialogue au cœur de sa relation avec les familles. Toute difficulté, question ou insatisfaction est prioritairement traitée par la coordination du service, qui s’engage à examiner chaque situation avec une écoute attentive et une volonté de résolution constructive.

Toutefois, si une famille estime que le cadre réglementaire fixé par l’agrément ou que les principes de qualité de l’accueil ne sont pas respectés, elle dispose de la faculté d’introduire un recours ou une réclamation auprès de l’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE). Ce recours peut être adressé à l’Administration centrale de l’ONE (Chaussée de Charleroi 95, 1060 Bruxelles) ou auprès de la coordination subrégionale dont dépend le centre. Cette démarche garantit aux familles un regard externe et indépendant, veillant au strict respect des normes de protection et d’épanouissement de l’enfant en centre de vacances. 

L’inscription d’un enfant au Centre de Loisirs Actifs (CLA) implique l’adhésion complète et sans réserve des parents ou représentants légaux au présent Règlement d’ordre intérieur. En validant l’inscription, la famille reconnaît avoir pris connaissance de ces règles de vie et de fonctionnement, et s’engage à les respecter afin de garantir, ensemble, la qualité de l’accueil et l’épanouissement de chaque enfant.

2. De charger le Service Enseignement & Accueil Temps Libre de transmettre le présent ROI auprès de la commission agrément "Centres de vacances" de l'ONE.