Transition écologique - POLLEC - Convention de partenariat entre la Ville et in BW relative à la souscription du package "Ecosystème" et aux modalités y afférentes - Pour approbation et ratification de la date de prise d'effets de la convention

Description

Délibération

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation et ses modifications ultérieures, notamment l’article L1122-30 relatif aux compétences du Conseil communal,

Considérant sa délibération du 21 juin 2022 approuvant le nouveau plan d'actions, soit le Plan d'Action en faveur de l'Energie Durable et du Climat (PAEDC), reprenant les actions d'atténuation des émissions de gaz à effet de serre et des actions d'adaptation aux effets du changement climatique,

Considérant sa délibération du 25 octobre 2022 approuvant le renouvellement de l'adhésion de la Ville à la Convention des Maires et l'intensification de ses efforts,

Considérant que la convention des Maires est une initiative européenne qui rassemble les collectivités locales qui s’engagent à réduire les émissions de gaz à effet de serre de -55% en 2030 par rapport à 2006 et de s’engager à atteindre la neutralité carbone en 2050,

Considérant que le subside de la Région wallonne pour l’engagement d’une personne en charge du POLLEC en interne prend fin le 31 décembre 2026,

Considérant la circulaire d'in BW du 23 juillet 2025 sollicitant un positionnement de principe de la Ville quant à une nouvelle offre de services en lien avec POLLEC structurée autour de deux packages : l'offre de base supracommunale "Ecosystème" et l'offre complémentaire de mutualisation "Impact",

Considérant la délibération du Collège communal du 8 octobre 2025 marquant son intérêt pour le package "Ecosystème" du réseau POLLEC en Brabant wallon à partir de 2026, dans le cadre de l'accompagnement des coordinateurs POLLEC communaux et la réalisation de projets supra-communaux,

Considérant la circulaire in BW du 13 janvier 2026 concernant la nouvelle offre de service in BW visant à soutenir les communes du Brabant wallon dans la mise en œuvre de leur politique locale énergie climat (POLLEC),

Considérant la volonté de la Ville d'accéder aux projets communs d'in BW et notamment le projet relatif à la plateforme RENO BW,

Considérant que 15 communes ont adhéré à ce nouveau service décliné en deux packages,

Considérant la convention de partenariat établie par les services d'in BW se référant au package de base "Ecosystème",

Considérant que ce package de base "Ecosystème" vise l'animation du réseau des communes du Brabant wallon, la montée en compétence des agents communaux, la collaboration régionale, la sensibilisation des mandataires communaux, la recherche de co-financements, la communication et la réalisation de projets supra-communaux,

Considérant que pour ce pack de base, la participation financière des communes du Brabant wallon concernées s'élève à un montant annuel estimé approximativement à 12.000,00 euros par commune pour un démarrage du service au 1er janvier 2026, avec une durée indéterminée,

Considérant que pour couvrir cette dépense, pour la Ville, sur l'année 2026, un crédit budgétaire est existant au budget de l'exercice ordinaire, en son article 879/122-02,

Considérant que pour couvrir les dépenses relatives aux années 2027 et suivantes, des crédits suffisants devront être inscrits au budget ordinaire, pour couvrir les montants annuels estimés approximativement à 12.000,00 euros, dans l'éventualité où la convention était maintenue,

Considérant que cette convention de partenariat doit être soumise au Conseil communal pour approbation et ratification de la date de démarrage, à savoir le 1^er janvier 2026,

Considérant qu’une demande d’avis de légalité a été introduite auprès du Directeur financier en date du 6 février 2026,

Considérant l’avis de légalité du Directeur financier émis en date du 13 février 2026,

Sur proposition du Collège communal,

DECIDE

1. D'approuver la convention de collaboration entre la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0216.689.98, dont les bureaux sont situés à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35 et in BW Association Intercommunale SC, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0200.362.210, dont le siège social est situé à 1400 Nivelles, rue de la Religion 10. Cette convention de partenariat définit les modalités de mise en oeuvre du pack "Ecosystème" permettant la continuité du réseau POLLEC en Brabant wallon et les missions et devoirs de chacune des parties tels que définis ci-dessous :

Convention POLLEC - Ecosystème

Entre les soussignés

La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, établie à Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants 35 à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve – BCE : 0216 689 981, représentée par son Collège communal en les personnes de Monsieur Nicolas Van der Maren – Bourgmestre, et de Monsieur Grégory Lempereur, Directeur général, dument autorisés en vertu d’une décision du Conseil communal du .......................

Ci-après dénommée « la Commune » ;

De première part,

Et

in BW, sc association intercommunale, dont le siège social est établi à la rue de la Religion 10, 1400 Nivelles, immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0200 362 210, représentée par Cédric du Monceau, Président et Laurent Dauge, Directeur Général.

Ci-après dénommée « in BW » ;

De seconde part,

in BW et la Commune sont dénommées ensemble les « Parties » ;

IL EST PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

Contexte

1. La Commune est adhérente de la Convention des Maires et, à ce titre, s’est engagée à réduire ses émissions de gaz à effet de serre de -55% à l’horizon 2030 par rapport au niveau de 2006 et à atteindre la neutralité carbone en 2050 ;
2. Afin d’atteindre ces objectifs, la Commune a élaboré un Plan d’Actions en Energie Durable et Climat (PAEDC) ;
3. La Wallonie soutient depuis 2012 les communes qui s’engagent dans la Convention des Maires via le programme POLLEC (POLitique Locale Energie-Climat). Depuis 2020, des subsides étaient disponibles pour le recrutement de ressources humaines au sein des communes et des structures supra-communales spécifiquement dédiées à la mise en œuvre des PAEDC. La Ministre en charge de l’Energie a annoncé que ces subsides ne seront pas renouvelés ;
4. Au plus tard à la fin de l’année 2026, mais déjà à partir de 2025 pour certaines, les communes du Brabant wallon n’auront plus de subsides régionaux pour l’engagement de ressources humaines spécifiques pour la mise en œuvre de leur PAEDC ;
5. Depuis 2021, in BW accompagne les communes du Brabant wallon dans l’élaboration et la mise en œuvre de leur PAEDC en fournissant un accompagnement individuel, en accompagnement la montée en compétences des agents communaux concernés et en réalisant des projets à l’échelle du territoire provincial. Ces missions étaient soutenues financièrement par la Wallonie dans le cadre du programme POLLEC et ne seront plus subventionnées dès le 1^er janvier 2026 ;
6. Compte tenu de la fin des subsides POLLEC, in BW propose une nouvelle offre de services aux communes du Brabant wallon afin de mutualiser les ressources pour continuer collectivement la mise en œuvre des politiques communales en matière d’énergie et de climat. Deux packages sont proposés aux communes : un package « Ecosystème » qui donne accès à l’animation du réseau des communes du Brabant wallon, la montée en compétence des agents communaux, la collaboration régionale, la sensibilisation des mandataires communaux, la recherche de cofinancements, la communication et la réalisation de projets supra communaux ; et un package « Impact » complémentaire au package « Ecosystème », qui permet à la Commune de déléguer à in BW le déploiement de sa politique énergie-climat. Cette offre comprend la sensibilisation et l’animation intra-communale, la participation citoyenne, la coordination et le monitoring du PAEDC, le rapportage à la Convention des Maires, la communication vers les citoyens de la Commune, la recherche de financements, la mise en œuvre de projets énergie-climat et l’évaluation de l’impact des projets mis en œuvre.

Vu

• Le courrier envoyé électroniquement par in BW en date du 19 septembre 2025 présentant la nouvelle offre de service en lien avec POLLEC et demandant un positionnement officiel de la commune quant à sa volonté d’établir un partenariat avec in BW pour la mise en place de ce service ;

• La délibération du Collège communal de la Commune du 8 octobre 2025 marquant son intérêt dans le package « Ecosystème » proposé par in BW dans le cadre du programme POLLEC.

ENTRE LES PARTIES, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 - Objet de la convention

Par la présente convention, la Commune décide de souscrire au service « Ecosystème » d’in BW, conformément aux modalités ci-après précisées.

Article 2 – Obligations des parties

1. Obligations d’in BW

in BW s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures utiles en vue de réaliser les missions suivantes :

1. 1. Projets supra communaux :
      1. Réalisation d’au minimum un projet supra communal par an dans les domaines de l’énergie et du climat. Le choix des projets sera discuté lors de réunions avec les référents énergie-climat de la Commune et des autres communes adhérentes au présent service ;
      2. Création de contenu de communication sur les projets réalisés que la Commune pourra utiliser ;
      3. Communication sur les réseaux et canaux d’in BW autour des projets supra communaux mis en œuvre ;
   2. Cofinancement :
      1. Mise en place d’une veille active des cofinancements possibles (appels à projet régionaux, européens, etc.) pour la mise en place de projet énergie-climat par la Commune ;
      2. Présentation à la Commune des cofinancements pertinents (critères d’éligibilité, projets subsidiés, montants, dépenses éligibles, différents délais, procédure de candidature, etc.) ;
      3. Organisation de maximum deux ateliers collaboratifs d’écriture par an à destination des référents énergie-climat de la Commune et des autres communes adhérentes au présent service pour développer des réponses à des possibilités de cofinancements identifiées précédemment ;
      4. Relecture de maximum un projet de réponses à une proposition de cofinancement en matière d’énergie-climat de la Commune et par an ;
   3. Aide au montage de projet :
      1. Tout au long de l’année, valorisation des projets communaux menés à bien par la Commune et présentation de bonnes pratiques via la plateforme de communication qui sera déployée (voir article 2.1.e.i) et lors des réunions organisées ;
      2. Organisation de formations sur la gestion de projets à destination des référents énergie-climat de la Commune et des autres communes adhérentes au présent service (voir article 2.1.e.iii) ;
      3. Création et diffusion à la Commune de maximum deux fiches projets « types » par an ;
      4. Organisation d’un atelier collectif d’écriture de fiches et de développement de projet par an à destination des référents énergie-climat de la Commune et des autres communes adhérentes au présent service ;
      5. Partage à la Commune de ressources pertinentes pour le montage de projets (cahier des charges, etc.) ;
      6. Relecture de maximum un cahier des charges rédigé par la Commune en matière d’énergie-climat par an ;
   4. Aide à la décision des élus de la Commune :
      1. Organisation d’un évènement annuel à destination des mandataires publics et des référents énergie-climat des communes partenaires de la Commune et des autres communes adhérentes au présent service (ExPE – Exploration des Potentiels Energétiques) ;
      2. Organisation d’une rencontre annuelle avec le Collège de la Commune afin de faire le point sur les missions d’in BW au sein du service « Ecosystème » ;
      3. Organisation d’un atelier par an de sensibilisation à des thématiques énergie-climat à destination du Collège de la Commune ;
   5. Animation du réseau des référents énergie-climat de la Commune et des communes adhérentes au présent service :
      1. Mise à disposition et animation d’une plateforme numérique de communication et de stockage de documents. Le choix de la plateforme sera discuté avec les référents énergie-climat de l’ensemble des communes partenaires ;
      2. Organisation de trois réunions par an de réseautage entre les référents énergie-climat de l’ensemble des communes partenaires afin d’échanger sur les projets communaux en cours ;
      3. Organisation de minimum 10 ateliers par an à destination des référents énergie-climat de la Commune et des autres communes adhérentes au présent service afin de les aider à monter en compétence. Les thématiques abordées lors de ces ateliers seront discutées avec les référents énergie-climat de l’ensemble de communes partenaires ;

1. 6. Monitoring des PAEDC :
      1. Collecte d’informations et de données auprès de la Région wallonne et transfert à la Commune (bilans énergétiques, données sur les primes à la rénovation, etc.) ;
      2. Aide à l’utilisation des outils de suivi (Convention des Maires, autres) via les ateliers mentionnés à l’article 2.1.e.iii ;
      3. Aide au rapportage à la Convention des Maires via les ateliers mentionnés à l’article 2.1.e.iii ;
   7. Coordination avec la Région wallonne pour s’assurer que les politiques énergie-climat de la Commune sont en adéquation avec la politique régionale en la matière. Collaboration avec la Région pour le support ou la mise à jour d’outils de planification et de suivi de la POLLEC.

2. Obligations de la Commune

La Commune s’engage à :

1. 1. Maintenir son engagement dans la Convention des Maires ainsi que son objectif de réduction des émissions de gaz à effet de serre de 55% à l’horizon 2030 en comparaison avec les niveaux de 2006 ;
   2. Identifier un référent des questions énergie-climat qui participera aux activités (réunions et ateliers de formation) du réseau des référents énergie-climat animé par in BW ;
   3. Identifier des ressources humaines nécessaires pour la mise en œuvre de son PAEDC ;
   4. Le cas échéant, identifier les ressources humaines nécessaires à la bonne implémentation des projets supra communaux mis en œuvre par in BW.

3. Obligations générales

Pour toutes les activités de traitement de données à caractère personnel effectuées en relation avec le service « Ecosystème » et/ou l’exécution de la présente convention, les parties se conformeront au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Dans le cadre du projet et de l’exécution de la présente convention, chaque partie agira distinctement, pour ce qui la concerne, en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD lorsqu’elle traite des données à caractère personnel.

A cet effet, chaque partie déclare et garantit à l’autre partie qu’elle se conformera strictement au RGPD pour toutes les activités de traitement de données à caractère personnel qui seront réalisées dans le cadre du service « Ecosystème » et/ou en lien avec l’exécution de la présente convention.

Article 3 – Durée de la Convention

La convention est établie pour une durée indéterminée à dater du 1.01.2026. Une évaluation conjointe du présent service et du service Impact est cependant réalisée et discutée avec l’ensemble des communes adhérentes à ces services, tous les 3 ans, et pour la première fois en juin 2028. Suite à cette évaluation, la Commune décide de rester adhérente ou de mettre fin à son adhésion. Dans cette dernière hypothèse, la Commune notifie sa décision à in BW, par lettre recommandée, dans un délai impératif de 60 jours calendrier après la clôture de l’évaluation susmentionnée. En fonction du nombre d’adhésions, in BW réévaluera les moyens nécessaires à la mise en œuvre du présent service et en fonction de cette réévaluation décidera de poursuivre ou non le projet.

Article 4 – Modalités financières

Afin de couvrir les frais de fonctionnement associés au service « Ecosystème », en particulier les frais de personnel à charge d’in BW, la participation de la Commune est fixée à 12.000 € par an, conformément à la décision du Bureau exécutif d’in BW en date du 29/07/2025.

Une évaluation du fonctionnement de ces nouveaux services mis en place par in BW sera réalisée conformément à l’article 3. Le modèle financier sera actualisé si nécessaire et un projet de nouvelle convention sera proposé si suffisamment de communes le souhaitent.

Article 6 – Modification de l’accord

Toute modification de la présente convention doit impérativement revêtir la forme écrite et être signée par les parties, valablement représentées. Aucune des parties ne peut (notamment) se prévaloir d'une modification verbale ou tacite de la présente convention ou de l’existence d’un avenant verbal ou tacite de celle-ci.

Article 7 - Litige

Les parties s’engagent à tenter une conciliation à l’amiable pour tout litige pouvant survenir à l’occasion de l’exécution de la présente convention.

Si les parties ne parviennent pas à un accord, le litige ressort de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon.

Fait à Nivelles en deux exemplaires originaux dont chaque partie reconnaît avoir reçu le sien.

2. De ratifier la date de prise d'effet de cette convention de partenariat au 1er janvier 2026, pour une durée indéterminée.
3. D'approuver la prise en charge par la Ville d'un montant annuel estimé à 12.000,00 euros.  Ce montant pouvant être revu à la baisse ou à la hausse en fonction du déroulement du projet.
4. D'approuver le financement de la dépense 2026 avec le crédit inscrit au budget ordinaire 2026, à l'article 879/122-02.
5. De charger le Collège communal de procéder à l'engagement de cette dépense 2026.
6. D'inscrire des crédits suffisants au budget ordinaire des exercices suivants pour couvrir les dépenses à partir de 2027 jusqu’à la fin du service.
7. De charger le Collège communal de procéder annuellement aux engagements relatifs aux années suivantes, à partir de 2027, si la convention était maintenue.
8. De charger le Collège communal de la signature et du suivi relatif à cette convention de partenariat.
9. De transmettre, à in BW, la présente décision accompagnée des deux exemplaires de la convention dûment signés par le Collège communal pour signature et suivi au niveau du pack "Ecosystème" permettant la continuité du réseau POLLEC dans la réalisation de projets supra - communaux, notamment le projet RENO BW.