Ce projet de délibération est un document préparatoire ayant vocation de permettre aux membres du Conseil communal d'examiner la décision soumise à son approbation.
Ce document est par nature évolutif et susceptible d'être modifié. Ce texte n'a pas encore été adopté par l'autorité communale.
Point Conseil Communal - IPFBW - Achat groupé dans le cadre des assurances - Approbation de la convention d'adhésion dans le cadre de la centrale d'achat de l'IPFBW
Description
Marché public relatif aux assurances de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve
Délibération
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation et ses modifications ultérieures, notamment l'article L1122-30 relatif aux compétences du Conseil communal,
Vu la Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et ses modifications ultérieures,
Considérant les statuts de l'IPFBW énonçant que cette dernière a, entre autres, pour objet d'organiser des centrales d'achat pour le compte des communes associées ainsi que pour des tiers "publics" installés sur le territoire des communes associées ou sur le territoire du Brabant wallon ou dont les activités sont exercées en tout ou en partie sur le territoire de l'une des communes associées ou en Brabant wallon (article 3, alinéa 1er, 4° des statuts coordonnés de l'IPFBW),
Considérant qu'en vue d'obtenir des prix préférentiels dans le marché des assurances, la centrale d'achat de l'IPFBW inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 206.041.757, dont le siège social se situe à 1348 Louvain-la-Neuve, avenue Jean Monnet, 2, a lancé un appel d'offre dans le cadre du marché précité,
Considérant l'intérêt de la Ville de pouvoir bénéficier des tarifs préférentiels dans ce domaine,
Considérant que le marché couvrira la période du 1er janvier 2027 au 31 décembre 2030,
Considérant que le marché lancé par l'IPFBW comporte cinq lots :
- lot 1 – assurance dommages matériels (incendie, bris de machines, vol, tous risques chantiers, expositions/œuvres d'art, vélos électriques, etc.) ;
- lot 2 – responsabilité civile (générale, élus et mandataires, administrateurs, scolaire, occupation temporaire de locaux, architectes, etc.) ;
- lot 3 – assurances de personnes (accidents du travail, accidents corporels, assistance voyage);
- lot 4 – automobile et matériel roulant ;
- lot 5 – cyber risk (assistance et couverture complète),
Considérant le cahier des charges et les pièces annexes transmises à la Ville par l'IPFBW,
Considérant que le marché sera attribué en fin d'année 2026,
Considérant que la Ville doit faire part de sa volonté de s'affilier à ce marché via la centrale d'achats de l'IPFBW,
Considérant la convention de coopération relative à l'organisation d'un achat groupé dans le cadre des assurances,
Considérant que la convention susmentionnée doit être approuvée par le Conseil communal avant sa signature et sa transmission à la centrale d'achat de l'IPFBW,
DECIDE
- D'approuver le cahier spécial des charges établi par l'IPFBW relatif au marché des assurances via centrale d'achat.
- D'approuver la convention de coopération entre la S.C.R.L IPFBW, association intercommunale coopérative, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 206.041.757, dont le siège social est établi à 1348 Louvain-la-Neuve, avenue Jean Monnet, 2, et la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0216.689.981 dont les bureaux sont situés à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des combattants, 35. Cette convention de coopération, définissant la mission confiée par la Ville à l'IPFBW ainsi que les modalités de la coopération entre la Ville et l'IPFBW dans le cadre de cette mission, est définie ci-dessous :
CONVENTION DE COOPERATION RELATIVE A L’ORGANISATION D’UN ACHAT GROUPE DANS LE CADRE DES ASSURANCES
ENTRE :
La S.C.R.L. IPFBW, association intercommunale coopérative, dont le siège social est établi à 1348 Louvain-La-Neuve, avenue Jean Monnet, 2, inscrite auprès de la BCE sous le n° 206.041.757, représentée aux fins des présentes par Monsieur André ANTOINE, Président et Monsieur Lionel ROUGET, Vice-président, conformément aux articles 15 et 16 de ses statuts, Ci-après dénommée « IPFBW »,
ET :
La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0216.689.981, dont les bureaux sont situés à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve avenue des combattants, 35, représentée aux fins des présentes par Monsieur Nicolas Van der Maren, Bourgmestre et Monsieur Grégory Lempereur, Directeur général agissant en exécution de la délibération du Conseil communal du 2 novembre 2026,
Ci-après dénommée « l’Adhérent »,
IL A ETE EXPOSE PREALABLEMENT QUE :
Les statuts d’IPFBW stipulent qu’elle a, entre autres, pour objet d’organiser des centrales d’achat pour compte des communes associées ainsi que pour des tiers «publics» installés sur le territoire des communes associées ou sur le territoire du Brabant wallon ou dont les activités sont exercées en tout ou en partie sur le territoire de l’une des communes associées ou en Brabant wallon (article 3, alinéa 1er, 4° des statuts coordonnés de IPFBW).
En vue d’obtenir des primes d’assurances préférentielles auprès d’une (et/ou des) compagnie(s) d’assurances à désigner, IPFBW a décidé d’organiser et d’accomplir les formalités relatives à la passation d’un marché public de services dans le domaine des assurances en leurs noms et pour leurs comptes, sur la base d’un cahier spécial des charges à approuver par leur organe de gestion compétent.
Ce marché est attribué sur base d’un rapport de synthèse des offres qui sera établi concomitamment par IPFBW et la société ayant réalisé l’audit.
La présente convention a pour objet de définir la mission confiée par l’adhérent à IPFBW, ainsi que les modalités de la coopération entre l’adhérent et IPFBW dans le cadre de cette mission.
ENSUITE DE QUOI, IL A ETE CONVENU QUE :
Article 1er – Mission d’IPFBW
-
- L’adhérent donne pour mission à IPFBW, qui accepte :
- d’organiser et d’accomplir les formalités relatives à la passation d’un marché public de services dans le domaine des assurances pour son compte, sur la base d’un cahier spécial des charges approuvé par son organe de gestion compétent;
- d’établir un rapport de synthèse des offres remises par les candidats-assureurs, en vue de l’adjudication du marché;
-
- Il est précisé qu’IPFBW restera tiers à la relation contractuelle qui unira l’adhérent et le candidat-assureur adjudicataire du marché et aux droits et obligations que ceux-ci pourront faire valoir l’un à l’égard de l’autre.
Article 2 – Facturation et paiement des services
Le paiement des primes sera effectué auprès de l’assureur par chaque client payeur dans les 30 jours de calendrier à compter de la date de la réception de l’avis d’échéance de la demande de prime.
Article 3 – Engagements de coopération
Les parties s’engagent l’une à l’égard de l’autre à coopérer en vue de la bonne exécution de la présente convention. En ce sens, elles établiront de commun accord une procédure administrative de coopération et d’échange d’informations pour permettre à IPFBW d’exécuter sa mission dans les meilleures conditions.
Article 4 – Sous-traitance
Le cas échéant, l’adhérent autorise IPFBW à faire appel à l’intervention de tiers pour l’assister, sous sa responsabilité, dans le cadre de l’exécution de sa mission.
Article 5 – Durée
La présente convention est conclue pour une durée déterminée qui sera équivalente à la durée pour laquelle le marché de services est attribué. Les polices conclues à l’issue de ce marché prendront effet au 1er janvier 2027 et auront une durée d’un an. A l’échéance de cette période, la durée du marché est prorogée automatiquement d’une année supplémentaire (jusqu’au 31 décembre 2030 au plus tard) sauf si l’une des parties n’entend pas poursuivre les polices.
Article 6 – Condition suspensive
La présente convention est soumise à la condition d’absence de suspension ou d’annulation par l’autorité de tutelle.
Article 7 – Litige
Les parties conviennent que tout litige quant à l’interprétation ou à l’exécution de la présente convention sera soumis aux juridictions de l’arrondissement judiciaire de Nivelles.
Fait à Ottignies-Louvain-la-Neuve le 4 novembre 2026, en autant d’exemplaires originaux que de parties, chacune d’entre elles reconnaissant avoir reçu le sien.
Pour IPFBW
L. ROUGET, Vice Président
A.ANTOINE, Président
Pour l'adhérent,
G. LEMPEREUR, Directeur général
N. VAN DER MAREN, Bourgmestre
3. De Charger le Collège communal de la signature et du suivi relatif à cette convention de coopération.
4. De transmettre la présente décision accompagnée de deux exemplaires originaux de la convention de coopération dûement signée par les instances de la Ville et de l'IPFBW pour signatures de leurs instances.