BATIMENT - Mission d'auteur de projet dans le cadre de la rénovation/transformation d'un bâtiment de bureaux en commissariat central de la zone de police locale Ottignies-Louvain-la-Neuve avec opportunité pour la mise en pieuvre de matériaux de réemploi - Modification des conditions de paiement du marché – Pour approbation

Description

Délibération

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation et ses modifications ultérieures, notamment l'article L1222-3 §1 relatif aux compétences du Conseil communal et les articles L3111-1 et suivants relatifs à la tutelle,

Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions et ses modifications ultérieures,

Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et ses modifications ultérieures, notamment l'article 38, l, 1° e) (négociations préalables nécessaires du fait de circonstances particulières) et l'article 57,

Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et ses modifications ultérieures,

Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures,

Considérant sa délibération du 25 juin 2025 approuvant les conditions, le montant estimé (approximativement entre 371.900,83 euros hors TVA, soit 450.000,00 euros TVA 21% comprise (prix minimum) et 578.512,40 euros hors TVA, soit 700.000,00 euros, 21% TVA comprise (prix maximum)) et la procédure de passation (PCANP) du marché N° 2024/ID 3946 relatif à la “Mission d'auteur de projet dans le cadre de la rénovation/transformation d'un bâtiment de bureaux en commissariat central de la zone de police locale Ottignies-Louvain-la-Neuve avec opportunité pour la mise en œuvre de matériaux de réemploi”,

Considérant la délibération du Collège communal du 27 décembre 2024 relative à l'attribution du marché "Mission d'auteur de projet dans le cadre de la rénovation/transformation d'un bâtiment de bureaux en commissariat central de la zone de police locale Ottignies-Louvain-la-Neuve avec opportunité pour la mise en œuvre de matériaux de réemploi" à la SRL BUREAU D'ARCHITECTES BOUFFIOUX EMMANUEL, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le N° 0464.985.732, et dont le siège social se situe à 1080 BRUXELLES, rue de Koning 40 bte 6,

Considérant que l'exécution du marché doit répondre aux conditions fixées par le cahier des charges : 2023/ID3946,

Considérant que le bureau d’auteur de projet désigné a établi à notre demande les documents qui doivent faire partie de la demande de permis d’urbanisme à introduire auprès du Fonctionnaire délégué du Service public de Wallonie,

Considérant que ces documents sont prêts à être déposés à la Ville dans le cadre du marché susmentionné,

Considérant la délibération du Collège communal du 21 mai 2025 de stater le marché afin de permettre au Chef de corps de préparer un plan d'action au regard des inondations,

Considérant que, conformément au cahier spécial des charges approuvé initialement, le paiement des honoraires au bureau d’études quant à la tranche 2 (tranche ferme), soit 25% des honoraires, devrait être réalisé au fur et à mesure de l’introduction de la demande de permis d’urbanisme, de l’accusé réception du SPW et de la réception de l’accord du Fonctionnaire délégué sur le PU,

Considérant l’article III.8. du cahier spécial des charges relatif au paiement des honoraires et plus particulièrement l’article III.8.2. Tranche 2 : Projet (tranche ferme),

Considérant que cet article doit être modifié afin de pouvoir libérer les honoraires dus à l’auteur de projet pour le paiement de la tranche ferme du marché en deux factures bien distinctes, reprenant pour l’une 15% des honoraires dus au dépôt des documents informatiques et pour l’autre 10% des honoraires en fonction du suivi de la procédure et des modifications des conditions de paiement,

Considérant la proposition de modification des clauses de paiement du marché établie par le Département des services techniques de la Ville, telle que détaillée ci-dessous :

MODIFICATION DES CONDITIONS DE PAIEMENT POUR PAIEMENT DES HONORAIRES A L’AUTEUR DE PROJET

1. EXTRAIT DU CSC APPROUVE LE 25/06/2024

« III.8. Paiement par tranche

L’article 66 de l’AR du 14 janvier 2013 est complété par les dispositions suivantes :

Les honoraires sont à prix forfaitaire, la TVA faisant l’objet d’un poste distinct.

Le montant forfaitaire d’honoraires est fixé par le soumissionnaire sur base des informations transmises par le pouvoir adjudicateur. Le montant forfaitaire d’honoraires est pris en compte dans les critères d’attributions.

Le coût total des honoraires est fractionné comme suit au niveau du paiement, les pourcentages se rapportant au montant total des honoraires :

Cette mission se déroulera en 4 tranches distinctes, indépendantes les unes des autres.

III.8.1. Tranche 1 : Contrôles et Avant-projet (Tranche ferme)

Facturation de 10 % après dépôt de l’avant-projet sommaire.

Facturation de 10 % après l’approbation de l’avant-projet détaillé par le Collège communal.

III.8.2. Tranche 2 : Projet (tranche ferme)

Facturation de 5 % au dépôt du Permis d’Urbanisme ou Permis Unique.

Facturation de 10 % à la réception de l’accusé de réception de dossier complet de demande de Permis d’Urbanisme ou de Permis Unique.

Facturation de 10 % à l’obtention du Permis d’Urbanisme ou Permis Unique et modifications éventuelles des documents suites aux conditions de permis.

III.8.3. Tranche 3 : Assistance à la passation des marchés de travaux (tranche conditionnelle)

Facturation de 5 % après l’approbation du dossier de marché de travaux par le Collège communal.

Facturation de 10 % du montant total des honoraires à partir de la désignation de(s) l’entrepreneur(s) par le Collège communal

… »

2. MODIFICATION DU PAIEMENT DE LA TRANCHE 2 (tranche ferme)

L’article III.8 – Paiement par tranche du cahier spécial des charges relatif au marché susmentionné est modifié comme suit :

III.8.2. Tranche 2 : Projet (tranche ferme)

Facturation de 15 % à l’envoi informatique, auprès du Département technique de la Ville, des documents susceptibles d’être déposés dans le cadre d’une éventuelle demande de Permis d’Urbanisme ou de Permis Unique.  Le Gestionnaire de projet du Département technique accusera réception des documents par mail auprès de l’adjudicataire.

Facturation de 10 % à l’obtention du Permis d’Urbanisme ou Permis Unique et modifications éventuelles des documents suites aux conditions de permis.  Si le marché devait être interrompu du chef du Maître de l’ouvrage suite à la non-introduction de la demande du permis d’urbanisme auprès des autorités compétentes du SPW, le solde de la tranche ferme relative au projet et à la demande de permis (25%), à savoir 10%, pourra être facturée par l’adjudicataire pour paiement de ces 10% restants de la tranche ferme – Projet.

Considérant les crédits inscrits au budget extraordinaire, à l’article 124/733-60.2024 (n° de projet 20240131) et l’engagement n° 24011507 y relatif,

Considérant la demande d'avis de légalité introduite auprès du Directeur financier en date du 21 novembre 2025,

Considérant l'avis de légalité favorable du Directeur financier émis en date du 01 décembre 2025,

Sur proposition du Collège communal,

DECIDE A L'UNANIMITE :

1. D’approuver la modification des clauses de paiement reprises à l’article III.8.2. – Tranche 2 - du cahier spécial des charges relatif au marché de service.  Telle que reprise ci-dessous :
   • MODIFICATION DU PAIEMENT DE LA TRANCHE 2 (tranche ferme)
   • L’article III.8 – Paiement par tranche du cahier spécial des charges relatif au marché susmentionné est modifié comme suit :
   • III.8.2. Tranche 2 : Projet (tranche ferme)
   • Facturation de 15 % à l’envoi informatique, auprès du Département technique de la Ville, des documents susceptibles d’être déposés dans le cadre d’une éventuelle demande de Permis d’Urbanisme ou de Permis Unique.  Le Gestionnaire de projet du Département technique accusera réception des documents par mail auprès de l’adjudicataire.
   • Facturation de 10 % à l’obtention du Permis d’Urbanisme ou Permis Unique et modifications éventuelles des documents suites aux conditions de permis.  Si le marché devait être interrompu du chef du Maître de l’ouvrage suite à la non-introduction de la demande du permis d’urbanisme auprès des autorités compétentes du SPW, le solde de la tranche ferme relative au projet et à la demande de permis (25%), à savoir 10%, pourra être facturée par l’adjudicataire pour paiement de ces 10% restants de la tranche ferme – Projet.
2. D’informer l’attributaire du marché de cette décision afin qu’il fournisse sur support informatique tous les documents nécessaires à l’éventuelle introduction d’une demande de permis d’urbanisme auprès du SPW.  Un accusé de réception du dossier sera établi par le Département technique de la Ville.
3. D’inviter l’auteur de projet à établir la facture pour le paiement des 15% d’honoraires après envoi informatique des documents techniques et réception de l’accusé, par mail, émanant du Département technique de la Ville.
4. De solliciter le Collège communal à prévoir, le cas échéant, l’éventuel arrêt du marché de service susmentionné et le paiement du solde des honoraires relatifs à la deuxième partie de la tranche ferme (tranche 2), à savoir les 10% d’honoraires restants.
5. De transmettre la présente décision au service finances de la Ville pour suite utile.