Marchés publics et subsides - Subvention 2025 aux ÉCOLES FONDAMENTALES NON COMMUNALES pour l’organisation de l’accueil des élèves avant et après les cours ainsi que lors de la garderie du repas de midi : Octroi et adoption d’une convention

Description

Délibération

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, en ses articles L1122-30 et L3331-1 à L3331-9 (livre 3, titre 3),

Vu la loi du 14 novembre 1983, relative au contrôle de l’octroi et de l’emploi de certaines subventions,

Vu la circulaire du 30 mai 2013 relative au contrôle de l’octroi et de l’emploi de certaines subventions,

Considérant que pour l’octroi des subventions, le bénéficiaire est nécessairement soumis aux obligations suivantes :

• utiliser la subvention aux fins pour lesquelles elle a été octroyée ;
• attester l’utilisation de la subvention au moyen des justifications visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• respecter, le cas échéant, les conditions d’utilisation particulières visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• restituer la subvention qu’il n’a pas utilisée aux fins en vue desquelles elle a été octroyée,

Considérant sa délibération du 25 juin 2013 lui imposant également les obligations suivantes, quel que soit le montant de la subvention :

• fournir lors de sa demande, les justifications des dépenses, lorsque le bénéficiaire demande une subvention destinée à couvrir des dépenses déjà engagées ;
• restituer la subvention en cas de non respect des conditions d’octroi particulières imposées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas de non production des justifications exigées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas d’opposition au contrôle sur place par le dispensateur,

Considérant cette même délibération fixant les pièces justificatives suivantes à réclamer au bénéficiaire d’une subvention :

• pour toute subvention inférieure à 12.500 euros : une déclaration de créance ainsi que des pièces comptables probantes justificatives à concurrence de la subvention accordée (à titre d’exemple : des factures acquittées, des fiches de paie, un rapport d’activités…) et/ou toutes pièces justificatives estimées opportunes par la Ville ;
• pour toute subvention supérieure à 12.500 euros : une déclaration de créance ainsi que le bilan financier et moral, les comptes, le budget, et/ou toutes pièces justificatives estimées opportunes par la Ville,

Vu le Décret du Conseil de la Communauté française du 7 juin 2001, relatif aux avantages sociaux,

Considérant que les pouvoirs organisateurs des écoles fondamentales libres et de la Communauté française d’une part, et la Ville d’autre part, souhaitent convenir, dans cette matière, d’une formule offrant un maximum de souplesse dans le cadre des dispositions administratives induites par l’application du dit décret,

Considérant que les pouvoirs organisateurs des écoles ont émis leur accord oral sur le texte de la convention proposée par la Ville pour rencontrer le décret,

Considérant que, dans le cadre de cette convention, il convient d’octroyer une subvention aux écoles non communales pour l’organisation de l’accueil des élèves avant et après les cours ainsi que lors de la garderie du repas de midi, durant l’année scolaire 2025-2026

Considérant que cette subvention ne peut s’apprécier que sur base de l’année scolaire en cours,

Considérant que les montants sont fixés sur base du nombre d’élèves accueillis, nombre déterminé après l’effectivité des inscriptions,

Considérant que cette subvention porte sur un montant de 127.421,00 euros à répartir entre les différentes écoles fondamentales non communales, comme suit :

Considérant que la subvention devra être versée sur les comptes bancaires des différentes écoles,

Considérant qu’elle sera financée avec le crédit inscrit aux budgets ordinaires 2025 et 2026, à l’article 722/33202,

Considérant que les différentes écoles ayant obtenu une subvention en 2024 ont rempli leurs obligations en transmettant à la Ville des factures acquittées d’un montant au moins équivalent au subside octroyé,

Considérant que pour les subventions supérieures à 12.500,00 euros, les écoles ont fourni, en plus des documents précités, les comptes, le bilan, le rapport de gestion et de situation financière de l’année écoulée ainsi que le budget relatif à l’année en cours,

Considérant qu’il y a donc lieu de liquider la subvention,

Considérant que dès lors, les obligations imposées aux différentes écoles sont les suivantes :

• utiliser la subvention aux fins pour lesquelles elle a été octroyée ;
• attester l’utilisation de la subvention au moyen des justifications visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• respecter, le cas échéant, les conditions d’utilisation particulières visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• restituer la subvention qu’il n’aurait pas utilisée aux fins en vue desquelles elle a été octroyée,
• restituer la subvention en cas de non-respect des conditions d’octroi particulières imposées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas de non production des justifications exigées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas d’opposition au contrôle sur place par le dispensateur,

Considérant que les pièces justificatives exigées des différentes écoles sont une déclaration de créance ainsi que toutes pièces justificatives comptables d’un montant au moins équivalent au montant octroyé (à titre d'exemple: des factures acquittées ayant trait à l’accueil temps libre, des documents du secrétariat social relatifs au personnel employé à l’accueil temps libre, des fiches de paie…),

Considérant que pour les subventions supérieures à 12.500,00 euros, les écoles fourniront, en plus des documents précités, les comptes, le bilan, le rapport de gestion et de situation financière de l’année écoulée ainsi que le budget relatif à l’année en cours,

Considérant que ces pièces doivent être produites dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les trente jours du rappel de l’administration,

Considérant qu’il serait sursis à l’octroi d’une prochaine subvention éventuelle si les pièces justificatives comptables demandées n’étaient pas présentées pour la présente subvention,

Après en avoir délibéré,

DECIDE A L'UNANIMITE :

1. D’approuver le texte de la convention rédigé comme suit :

Convention d’octroi d’une subvention pour l’organisation de l’accueil des élèves avant et après les cours et de la garderie du repas de midi

Entre la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve ci-après dénommée « la Ville », représentée par Monsieur Benoît JACOB, Echevin de l’Enseignement et Grégory LEMPEREUR, Directeur général,

et

le Pouvoir Organisateur de l’école … ci-après dénommé l’ « Établissement », représenté par Monsieur/Madame …, Président-e ayant reçu mandat du Conseil d’Administration,

PREAMBULE

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, en ses articles L1122-30 et L3331-1 à L3331-9 (livre3, titre 3),

Vu la loi du 14 novembre 1983, relative au contrôle de l'octroi et de l'emploi de certaines subventions,

Vu la circulaire du 30 mai 2013 relative au contrôle de l'octroi de l'emploi de certaines subventions,

Vu le Décret du Conseil de la Communauté française du 7 juin 2001, relatif aux avantages sociaux,

Attendu le souhait des parties de convenir en la matière d’une formule offrant un maximum de souplesse dans le cadre des dispositions administratives induites par l’application du décret,

Attendu que la Ville souhaite que les parents disposent d’une heure de gratuité pour l’accueil de leurs enfants, avant le début et après la fin des cours,

Attendu la demande des PO des écoles libres de voir l’obligation desdites deux heures de gratuité journalière de pouvoir être réparties au choix avant et après les cours,

En conséquence, il est convenu ce qui suit :

Article 1

Pour l’année scolaire 2024-2025, la Ville versera à l’Établissement, qui accepte, la somme forfaitaire de … euros, à titre de subvention, sur le compte n° …  intitulé … .

Cette somme sera liquidée en deux tranches, respectivement, au cours du premier trimestre, en une avance égale à 40% de la subvention et au solde (60%) au cours du troisième trimestre de l’année scolaire.

Article 2

L’Établissement pour sa part s’engage :

1°) à organiser un accueil journalier gratuit des élèves avant le début et après la fin des cours de deux heures au total, avec un minimum de 30 minutes pour une des périodes.

2°) à organiser une surveillance du repas de midi.

Article 3

L’Établissement s’engage à faire mention du soutien de la Ville pour l’organisation de l’accueil en reprenant la mention suivante sur les supports d’information destinés aux parents: « Accueil journalier gratuit, avant et après les cours de deux heures au total, grâce au concours de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve ».

Article 4

L’Établissement s’engage à fournir à la Ville copie de tous les documents d’information transmis aux parents au sujet de cette matière ainsi que du registre des fréquentations journalières à l'accueil attestant du respect de l’Article 2 de la présente convention.

Par ailleurs, conformément à la délibération du Conseil communal du 25 juin 2013 en matière de contrôle de l’utilisation des subventions communales, l'établissement s'engage à fournir à la Ville:

• pour toute subvention inférieure à 12.500 euros : une déclaration de créance ainsi que des pièces comptables probantes justificatives à concurrence de la subvention accordée (à titre d'exemple: des factures acquittées ayant trait à l’accueil temps libre, des documents du secrétariat social relatifs au personnel employé à l’accueil temps libre, des fiches de paie…)
• pour toute subvention supérieure à 12.500 euros : en plus des documents précités, les comptes, le bilan, le rapport de gestion et de situation financière ainsi que le budget.

Article 5

L’Établissement s’engage pour la durée de la convention à ne pas demander par écrit à la Ville l’octroi des avantages sociaux au bénéfice des élèves qui fréquentent les écoles de cette dernière. Le non-respect, en tout ou en partie, des engagements pris par l’Établissement et ayant fait l’objet d’un constat écrit établi par la Ville, entraînera pour l’Établissement l’obligation de rembourser immédiatement la somme perçue dont question à l’article 1.

Fait à Ottignies, en double exemplaire, chacune des parties reconnaissant avoir reçu le sien,

Le (date) 2025.

                                                               Pour la Ville,

Grégory LEMPEREUR                                                                  Benoît JACOB

Directeur général.                                                                            Échevin de l’Enseignement

                                                      Pour l’Établissement,

                                                                   M*****

                                     Président(e) du Conseil d’Administration

2. D’octroyer une subvention de 127.421,00 euros aux différentes écoles fondamentales non communales, mentionnées dans le tableau ci-dessous, correspondant à l’intervention de la Ville dans l’organisation de l’accueil des élèves avant et après les cours ainsi que lors de la garderie du repas de midi, durant l’année scolaire 2025-2026, montant ventilé comme suit :

3. De financer la dépense, à concurrence de 36%, au budget ordinaire 2025, à l’article 722/33202 et de prévoir les crédits suffisants au budget ordinaire 2026 afin de financer le solde à concurrence de 64%.
4. De liquider la subvention selon les modalités reprises dans la convention d’octroi, sur base des crédits exécutoires.
5. En vue de contrôler l’utilisation de la subvention, de solliciter de la part des différentes écoles précitées, dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les trente jours du rappel de l’administration, la production :
   • d’une déclaration de créance ;
   • de toutes pièces justificatives comptables d’un montant au moins équivalent au montant octroyé (à titre d'exemple : des factures acquittées ayant trait à l’accueil temps libre, des documents du secrétariat social relatifs au personnel employé à l’accueil temps libre, des fiches de paie…) ;
   • des comptes, du bilan, du rapport de gestion et de situation financière de l’année écoulée ainsi du budget relatif à l’année en cours, lorsque les subventions octroyées sont supérieures à 12.500,00 euros.
6. De veiller par la suite au contrôle de l’utilisation de la subvention et de prendre les sanctions nécessaires en cas de non respect des obligations.
7. De transmettre la présente délibération au Directeur financier pour exécution.