Coordination Logistique – ASBL CENTRE SPORTIF ÉTUDIANT ANIMATIONS – Organisation des "24 HEURES VÉLO DE LOUVAIN-LA-NEUVE" les 21 et 22 octobre 2025 – Convention d’occupation du domaine public – Pour accord

Description

Délibération

Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Vu le règlement général de police administrative en vigueur,

Considérant les "24 HEURES VÉLO DE LOUVAIN-LA-NEUVE" organisées les 21 et 22 octobre 2025 par l’ASBL CENTRE SPORTIF ÉTUDIANT ANIMATIONS, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0460.838.684, dont le siège social est situé à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Blancs Chevaux 2A, représentée valablement par TEXTE MASQUÉ | RGPD, avec l'appui de l'UCLouvain,

Considérant l'avis favorable de la Police,

Considérant qu'il y a lieu d'établir une convention entre la Ville et l'organisateur,

DECIDE A L'UNANIMITE :

De marquer son accord sur la convention rédigée comme suit :

Convention : " 24 HEURES VÉLO DE LOUVAIN-LA-NEUVE "

Entre :

D’une part :

L’ASBL CENTRE SPORTIF ÉTUDIANT ANIMATIONS, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0460.838.684, dont le siège social est situé à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Blancs Chevaux 2A, représentée valablement par TEXTE MASQUÉ | RGPD, avec l'appui de l'UCLouvain.

D’autre part :

LA VILLE D’OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE, représentée par son Collège communal, en la personne de Monsieur Nicolas VAN DER MAREN, Bourgmestre, assisté de Monsieur Grégory LEMPEREUR, Directeur général, en vertu d’une délibération du Conseil communal, en date du 15 septembre 2025.

Ci-après dénommée « la Ville ».

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - DE L’AUTORISATION :

La Ville autorise l’Association à occuper l'espace public qui lui est attribué conformément au plan repris en annexe dans le cadre des " 24 HEURES VÉLO DE LOUVAIN-LA-NEUVE " se déroulant du mardi 21 octobre 2025 à 13h00 au mercredi 22 octobre 2025 à 14h00 sous les conditions reprises dans l'Arrêté du Bourgmestre.

ARTICLE 2 - DES OBLIGATIONS :

Section 1

La Ville s’engage à :

1. Mettre en place la signalisation routière et les barrières PITAGONE imposées par l’Arrêté du Bourgmestre.

L’Association s’engage à :

1. Respecter les deux ordonnances de Police des 15 septembre 2025 et 1er octobre 2025 relatives à la manifestation et jointes à la présente pour en faire partie intégrante.

2. Respecter les articles repris dans l'Arrêté du Bourgmestre et joint à la présente pour en faire partie intégrante.
3. Respecter le règlement incendie sur les installations temporaires en se conformant aux plans d’implantation des tentes et chapiteaux, ainsi qu’aux directives données ultérieurement par la Police et/ou le Bourgmestre, après avis technique de la Zone de Secours du Brabant Wallon. Le coût des interventions du Service Incendie sera réglé par convention entre l’Association et la Zone de Secours du Brabant Wallon, sauf en ce qui concerne les visites de prévention incendie des commerçants exploitant leur terrasse, lesquelles visites seront facturées séparément à la Ville.
4. Ne pas déplacer les barrières PITAGONE mises en place par les services de la Ville pour la sécurité de l’évènement. En aucun cas ces barrières ne seront déplacées pendant l’évènement. Seul le personnel communal habilité à cet effet pourra procéder au déplacement après l’évènement ou sur demande de la Police.
5. Protéger le mobilier urbain, les arbres et les haies de la Place des Wallons.
6. Respecter les conditions de travail des ouvriers communaux conformément à la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail.
7. Faire respecter scrupuleusement les principes relatifs à l’occupation du domaine public tel que décrit dans l’Ordonnance de Police.
8. a) Chaque emplacement occupé sera pourvu sur place et en permanence, d'un numéro d'identification repris sur un support de couleur plastifié tel que prévu dans la convention et distribué par l'organisateur. Cette affiche sera fixée, en hauteur, sur le côté intérieur droit de la tente ou de son équivalent.

   b) Prévoir, dans les contrats avec les occupants des emplacements attribués en application de l’Ordonnance de Police, un cautionnement suffisant pour répondre :

   1. à une retenue sur caution d’un montant maximal de 250,00 (deux cent cinquante) euros en cas de non-respect du point 7 ci-dessus ;
   2. à une retenue sur caution conformément au règlement relatif à la mise à disposition de main d’œuvre pour les fêtes et manifestations ;
   3. à des notes de frais éventuelles de la Ville du fait de dégradations aux biens publics.

      c) Il est expressément prévu ici que si les clauses susmentionnées ne sont pas prévues dans les contrats avec les occupants, l’Association en assume entièrement le risque : l’Association est la seule responsable à l’égard de la Ville.

   9. Joindre à la présente, pour en faire partie intégrante, une liste complète et exhaustive des affectations d’emplacements de toutes sortes sur le domaine public (commerciales, humanitaires, culturelles, etc…).

ARTICLE 3 - DU NETTOYAGE :

L’Association s’engage à procéder à ses frais au nettoyage du périmètre repris au plan annexé à la présente (zones d’activités et de concerts), pour le jeudi 23 octobre 2025 à 16h00 en ce qui concerne le centre urbain, et pour le lundi 27 octobre 2025 à 09h00 pour le reste de la Ville.

ARTICLE 4 - DE L’ÉTAT DES LIEUX :

Des états de lieux contradictoires seront dressés :

AVANT la manifestation :

• • Selon rendez-vous à prendre entre les intervenants : en présence d’un représentant de l’Association, du service Travaux de la Ville, de la Police et de l’UCLouvain (pour les parties académiques), et du Facilitateur Urbain.
  • Cet état des lieux concernera les dégradations et l’état de propreté avant la manifestation.

APRÈS la manifestation :

• • En présence des mêmes représentants. Cet état des lieux concernera uniquement les dégradations.
  • Quelques jours après, en présence des mêmes représentants, pour les autres aspects des états des lieux.

Le périmètre à prendre en considération pour les états des lieux est celui repris au plan annexé à la présente.

ARTICLE 5 - DE LA RÉPARATION DES DÉGÂTS :

L’Association s’engage à rembourser à la Ville les frais que cette dernière devrait exposer en réparation de dégâts causés aux biens publics, dûment constatés et acceptés contradictoirement lors de l’état des lieux.

ARTICLE 6 - DE LA CAUTION :

L’Association verse, à la signature de la présente, entre les mains du Directeur financier, une caution de 10.000,00 (dix mille) euros, en garantie de la bonne exécution de la convention, sous forme de virement bancaire.

En cas de non-respect des engagements relatifs aux prescrits des articles 1 à 7 de la présente convention, ainsi qu’en cas de frais éventuels de réparations de dégradations constatées dans l’état des lieux, la Ville pourra retenir tout ou partie de la caution, sans préjudice des récupérations supplémentaires éventuelles qui pourraient être réclamées par toute voie de droit.

En cas de non-respect des conditions de contrôle de Police et de prévention incendie des emplacements provisoires occupant la voie publique, une somme de 250,00 (deux cent cinquante) euros sera retenue dès le 1er avertissement des autorités de Police.

Une somme de 100,00 euros (cent) euros sera également retenue en cas de non-respect du Code des couleurs et la même somme de 100,00 (cent) euros sera retenue en cas de démontage tardif.

Le Collège communal fixera les montants de toutes les éventuelles retenues sur cautions, non expressément prévus ici.

L’Association accepte le système suivant concernant la retenue sur caution en cas de dépassement des normes de sonorisations telles que visées à l'art 2 § 3 de l'Ordonnance de Police votée au Conseil communal du 15 septembre 2025 :

Pour chaque responsable d’animation sonorisée :

• • au 1er avertissement des autorités de Police, la Ville retiendra 200,00 (deux cents) euros sur la caution ;
  • au 2ème avertissement, la retenue sera de 500,00 (cinq cents) euros auxquels on additionnera 50 (cinquante) euros par décibel de dépassement par rapport à la norme autorisée ;
  • au 3ème avertissement, en plus de la retenue de caution, l’officier de Police sur le terrain pourra ordonner l’arrêt de l’animation sonorisée.

Conformément à l'Ordonnance de Police du 15 septembre 2025 le constat rédigé par les services de Police pourra se faire de manière unilatérale.

ARTICLE 7 - DES PERSONNES HABILITÉES POUR LES CONSTATS :

Les services de police seront habilités à procéder aux constats devant entraîner une éventuelle rétention de caution.

ARTICLE 8 –  DES ASSURANCES :

L’Association s’engage à prendre toutes les assurances nécessaires à la couverture des risques inhérents à la manifestation et à présenter copie de ces contrats à la signature de la présente.

Fait en double exemplaire à Ottignies-Louvain-la-Neuve le *