Juridique - Jeunesse - Convention de partenariat pour l'organisation de la Chasse aux Œufs 2025 - Pour approbation

Description

Délibération

Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,        

Considérant l'organisation annuelle de la chasse aux oeufs, en collaboration avec la SA NOSTALGIE, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sus le n° 0442.436.891, dont le siège social se trouve à 1140 Evere, chaussée de Louvain, 775/1,

Considérant la délibération du Collège communal du 29 janvier 2025 marquant son accord sur les modalités d'organisation de cet évènement pour l'édition 2025,

Considérant que celui-ci se déroulera le 21 avril 2025, au Centre Sportif des Coquerées, situé à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Coquerées 50 A,

Considérant l'accord de l'ASBL CENTRE SPORTIF LOCAL INTÉGRÉ PLAINE DES COQUERÉES, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0424.503.969, dont le siège social est sis à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Coquerées 50A, pour que l'événement se déroule sur le terrain de football du centre sportif des Coquerées,  

Considérant que les dépenses relatives à cet évènement sont prévues à l'article budgétaire 763/12402 intitulé "Fêtes",   

Considérant qu'il y a lieu de signer une convention fixant les conditions et modalités de ce partenariat, 

Considérant le projet de convention ci-annexé,

Considérant qu'il est de la compétence du Conseil communal d'approuver une telle convention,

DECIDE A L'UNANIMITE :

1. D'approuver la convention de partenariat à conclure avec et la SA NOSTALGIE, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le n°0442.436.893, dont le siège est établi à 1140 Evere, chaussée de Louvain, 775, afin de fixer les modalités de l'organisation de la Chasse aux Oeufs qui se déroulera le 21 avril 2025 au Centre sportif Plaine des Coquerées, situé à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Coquerées, 50A, et telle que rédigée comme suit :

CONVENTION DE PARTENARIAT

Convention n°C/2025/00048

ENTRE :

La société : La Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve

Siège social : Avenue des Combattants, 35 à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

Numéro BCE : 0216.689.981

Représentée par : Madame Nathalie DE TAEYE-DELPIERRE, Echevine de la Jeunesse, par délégation du Bourgmestre, et Monsieur Grégory LEMPEREUR, Directeur général, agissant en exécution de la délibération du Conseil communal du XXX

E-mail : [email protected]

Tél : 010 43 61 81

(ci-après : « le Partenaire »)

ET :

La S.A. Nostalgie, dont le siège social est situé chaussée de Louvain 775/1 à 1140 Evere, BCE n°0442.436.893 ;

dont le bureau régional est situé chaussée de Hannut 38 à 5004 Namur

Représentant : Thierry Haneuse, Responsable Partenariats Liège, Lux et Namur, conformément aux statuts publiés aux annexes du Moniteur belge en date du 8/01/1991 et modifiés pour la dernière fois en date du 12/08/2020,

0475/56 48 48,

Email : [email protected]. ci-après, le « Média Radio ».

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ». il est convenu ce qui suit :

Article 1. Objet de la Convention :

La présente convention (ci-après : « la Convention ») régit un partenariat entre le Partenaire et le Media Radio suivant les conditions et modalités décrites dans la présente Convention et son Annexe 1, dans le cadre de l’évènement suivant :

Chasse aux oeufs OTTIGNIES LLN - terrain de football Centre sportif des Coquerées

21.04.2025 - 10h.

Article 2. Période Contractuelle :

La présente Convention est conclue pour la durée déterminée suivante :

Date de prise de cours : à date de signature

Date de fin : 21.04.2025 à midi

La présente Convention se termine de plein droit à l’issue de cette période sans possibilité de tacite reconduction.

Article 3. Apport du Partenaire :

3.1. Le Partenaire met à disposition du Media Radio :

Exclusivité sectorielle réservée à Nostalgie

Description de l’apport du Partenaire

Visibilité sur les supports se rapportant à un évènement :

Nom de l’évènement : Chasse aux œufs OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE

Lieu de l’évènement : terrain de football du Centre sportif des Coquerées (CSLI), situé à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Coquerées, 50A.

Date de l’évènement : LUNDI  21 AVRIL 2025   10H00

Type de visibilité fournie par le Partenaire :

Insertion du logo du Media Radio sur l’ensemble des supports se rapportant à l'événement au sens le plus large, dans tous formats et/ou de toute nature (tels que : affiches, tracts, programmes, Internet, panneaux routiers, banderoles, calicots, etc.).

Les supports matériels tels les calicots ou panneaux devront être placés de manière manifestement claire et visible pour tous les visiteurs de l'événement. Le Partenaire s'engage à placer le  logo du Media Radio conformément aux conditions et modalités préalablement convenues par les Parties et notamment en respectant la charte graphique du Media Radio.

• Mise à disposition du terrain et des installations annexes le 21 AVRIL 2025 à partir

de 7HOO;

• Mise à disposition de 80 barrières de type nadar ;
• Mise à disposition d'un coffret électrique de 220v 20a minimum ;
• Mise à disposition des autorisations communales et de police ;
• Mise à disposition du catering (boissons + collations) pour toute l'équipe Nostalgie, composée de 18 PERSONNES ;
• Prise en charge d'une facture d'un montant total de 2600,00 € htva couvrant une partie des frais d'organisation et de diffusion.

Article 4. Apport du Media Radio en échange :

Le Media Radio met à disposition du Partenaire :

Description de l ’apport du Media Radio

Campagne de 80 spots de 30 secondes sur les ondes  Nostalgie de WAVRE  JODOIGNE

La campagne sera planifiée la veille de la diffusion des spots commandés en fonction de la disponibilité du planning et pourra éventuellement être modifiée. Les spots seront répartis entre 6 h et 20 h, en post-réservation. Un planning de diffusion pourra être communiqué à l’annonceur, après chaque campagne.

Diffusion de 8 spots par jour pendant 10 jours

                         Durée du passage                                 :               30 secondes

                         Total de passages                                 :               80 spots

VALEUR DIFFUSION : 4080 EUROS HTVA

Présentation visuelle et rédactionnelle de l’activité du Partenaire :

Sur la (les) page(s) suivante(s) du site web du Media Radio :

Agenda des évènements: www.nostalgie.be

Durant une période de : 14 jours.

Mise à disposition de l’animation suivante :

Conception graphique du visuel adapté à votre communication, un visuel presse et un bandeau réseaux sociaux

   Adaptation du visuel pour calicots bâches (après validation du partenaire)

• Mise à disposition de 2500 œufs en coton pour la chasse ;
• Mise à disposition de 15.000 œufs en chocolat, 600 petites figurines en chocolat et 600 œufs cuits dur ;
• Mise à disposition d'une sonorisation qui couvrira l'ensemble du site de la chasse aux œufs avec animateur professionnel (frais de Sabam/Unisono compris) ;
• Mise à disposition d'un stand pour l'échange des œufs ;
• Distribution de ballons gonflables aux enfants et animation par deux lapins géants Nostalgie ;
• Démontage et nettoyage des installations pour 18 heures le jour de l'évènement

Article 5. Utilisation du logo de la Ville :

5. 1. La Ville autorise le Média Radio à utiliser son logo, uniquement dans le cadre et pour la durée limitée de l'exécution de la présente Convention.

5. 2. Toute copie, reproduction ou adaptation même partielle, et ce par quelque procédéque ce soit du fichier logo mis à la disposition du Média Radio, est strictement interdite hors du cadre de la présente Convention. Aucune information issue du fichier logo précité ne peut être communiquée ou cédée sous quelque forme que ce soit par le Média Radio. Aucun ajout, retrait, transformation ou modification du fichier logo mis à la disposition du Média Radio ne sera autorisé sans l'approbation écrite de la Ville.
   3. Le Média Radio s'engage à cesser et/ou faire cesser l'utilisation du logo dès le terme dela présente Convention, et s'engage à mettre en œuvre toutes mesures pour en cesser et/ou en faire cesser la diffusion.
   4. Le Média Radio s'engage à ce que réutilisation du logo ne puisse jamais porter atteinte

au nom, à l'Image, à la renommée de la Ville, ni être contraire à l'ordre publique ou aux bonnes mœurs.

5. 5. En cas de non-respect des conditions reprises ci-dessus, la Ville se réserve le droit d'introduire tout recours et demande d'indemnisation qu'elle Jugerait utiles et opportuns auprès des juridictions compétentes.

Article 6. Accord des Parties :

L'Annexe 1 reprenant les modalités et conditions détaillées fait partie intégrante de la présente Convention. Les Parties reconnaissent en avoir pris connaissance et l'avoir approuvée.

Fait à Namur, en deux exemplaires originaux, le 14 janvier 2025.

Le Partenaire Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve

Par le Collège,

Le Directeur général                                                                                      Le Bourgmestre,

Par délégation,

G. Lempereur                                                                                                     Nathalie De Taeye-Delpierre,

Echevine de la Jeunesse

Le Media Radio NOSTALGIE SA

Représenté par Thierry Haneuse, Responsable Partenariats

ANNEXE 1

Article 1. Modalités d’exécution :

Le Partenariat visé par la Convention se fera sur les médias respectifs des Parties, aux conditions usuelles bien connues de celles-ci et conformément aux modalités décrites dans la Convention, étant précisé que :

· En aucun cas, les Parties ne peuvent céder, d’une quelconque manière, les espaces publicitaires visés par la Convention à un tiers, ni exiger de contrevaleur sous quelque forme que ce soit, sauf accord écrit des Parties ;

·       Chaque Partie se réserve le droit de refuser de diffuser sur les espaces publicitaires mis à disposition de l’autre Partie tout message qu’elle jugerait contraire à sa politique commerciale, aux bonne mœurs et/ou qui porterait atteinte à sa réputation et/ou ses intérêts. Les thèmes de diffusion publicitaire sont laissés au libre arbitre du Partenaire pour autant qu’ils respectent les critères des spots visés par la Convention et s’inscrivent dans la ligne éditoriale du Media Radio, respectent les bonnes mœurs et ne portent pas atteinte à la réputation et aux intérêts du Media Radio, lequel ne devra pas justifier ses éventuelles décisions de

refus ;

·       Les Parties s'interdisent d'utiliser les espaces publicitaires visés par la Convention pour une campagne visant à la promotion, même indirecte, de concurrents du Media Radio ou pouvant porter atteinte à l'image de marque de ce dernier. En aucun cas, le Partenaire ne pourra, dans son visuel publicitaire, ajouter le nom d’un concurrent du Media Radio, sans l’accord exprès préalable du Media Radio ;

·       De manière générale, tout autre sponsor ou partenaire commercial ne pourra pas être cité dans les spots radio ou figurer dans l’annonce presse, sauf accord exprès préalable du responsable du support sur lequel serait repris le sponsor. Par ailleurs :

·       En cas d’accord entre les Parties, un montant équivalent à 15% par sponsor de la valeur totale de la campagne sera déduit de l’enveloppe d’échange, par citation de marque (maximum 2, c’est-à-dire 30% maximum) donnant ainsi droit à l’autre Partie à un échange complémentaire à hauteur de la valeur déduite. A défaut pour la Partie bénéficiaire d’utiliser le complément d’échange de 15% par sponsor (maximum 2, c’est-à-dire 30% maximum) dans l’année en cours, la différence non utilisée pourra faire l’objet d’une facturation dans le mois suivant l’année (civile) en cours ;

·       A défaut d’accord entre les Parties et en cas d’insertion de noms de sponsors commerciaux dans le spot, un montant équivalent à 15% par sponsor (maximum 2, c’est-à-dire 30% maximum) de la campagne totale sera facturé par insertion ;

·       Le crédit d’espace sera utilisé en fonction des tarifs publicitaires respectifs en vigueur auprès des Parties (tels que les tarifs « Echanges media » du Media Radio). Les Parties reconnaissent avoir pris connaissance de ces tarifs, sans aucune négociation tarifaire. Au cas où le crédit d’espace n’aurait pas été entièrement utilisé par la Partie à laquelle il a été mis à disposition à la fin de la période contractuelle, le solde sera automatiquement annulé, sauf accord exprès contraire cosigné par les Parties.

·      Toute demande de diffusion ainsi que toute demande relative à la situation de l’échange en vertu de la Convention devra obligatoirement être introduite par écrit au Media Radio.

Article 2. Conditions de l ’apport du Media Radio :

L’apport du Media Radio visé à l’article 5 de la Convention s’effectue aux conditions suivantes (si applicable) :

·       En cas d’accord pour la diffusion de spots prévu par la Convention, le Partenaire ne pourra demander la diffusion de plus de huit (8) spots par jour (selon le planning préalablement déterminé et validé par les Parties). Les spots dépassant ce quota de spots seront refusés.

·       Le Partenaire devra transmettre au Media Radio, au plus tard cinq (5) jours ouvrables à l’avance, les dates et répartitions des émetteurs souhaités pour la diffusion de la campagne en respectant la valeur totale du montant mentionné dans la Convention.

·      Les campagnes seront planifiées en floating au plus tard la veille de la diffusion des spots commandés en fonction de la disponibilité du planning et pourront éventuellement être modifiées. Les spots seront répartis entre 6h et 20h, en « post-réservation ». Un planning de diffusion pourra être communiqué à l’annonceur, après chaque campagne, moyennant demande écrite en ce sens adressée au Media Radio. Il est expressément convenu que les annonceurs payants ont la priorité de diffusion.

Article 3. Conditions de l ’apport du Partenaire :

L’apport du Media Radio visé à l’article 4 de la Convention s’effectue aux conditions suivantes :

        ·        Le Partenaire fournira une exclusivité radio au niveau promotionnel en faveur du Media Radio.

·       Tous les montants et frais perçus par les organismes de gestion collective, sont exclusivement à charge du Partenaire, ainsi que toutes les contributions, taxes ou impositions de quelque nature que ce soit, ordinaires ou extraordinaires, permanentes ou provisoires, pouvant être prélevées, au regard du spot et de sa diffusion par l’Etat, les entités publiques ou toute autre autorité compétente. Tous les frais de douane, d’expédition ou autre sont également à charge exclusive du Partenaire.

Article 4. Production et réalisation :

4.1. Le Partenaire calibrera ses spots exactement à 5, 10, 15, 20, 25 ou 30 secondes (max) au(x) format(s) suivant(s): .MP3 ou .WAV. Le Partenaire assumera l'entière responsabilité du contenu du message. Le spot doit respecter la ligne éditoriale du Media Radio ainsi que les bonnes mœurs et ne pas porter atteinte à la réputation et aux intérêts du Media Radio.

4.2. Les éléments pour la réalisation et le montage du spot doivent être remis au Media Radio au plus tard cinq (5) jours ouvrables avant le début de la campagne. Passé cette date, la période de diffusion n'est plus garantie. Par ailleurs, dans le cas d’échanges presse, une fiche technique à respecter pour assurer le bon déroulement de la planification de la campagne publicitaire sera envoyée au Media Radio. Le Media Radio se réserve le droit de diffusion du message.

Article 5. Facturation :

5.1. Les factures réciproques visées à l’article 6.1 de la Convention devront mentionner le montant total de l’échange et la TVA y afférente, et doivent contenir la mention explicite « facture d’échange » dans l’intitulé. Toute demande concernant un problème de facturation devra impérativement être introduite auprès du service comptabilité du Media Radio (téléphone : 02/7243922/ email : [email protected]).

5.2. Le Partenaire sera seul redevable de l’éventuelle différence de taux TVA applicable à la facture adressée par le Media Radio au Partenaire et la facture adressée par le Partenaire au Media Radio, ou inversement.

5.3. Les échanges entre Parties sont réputés égaux, la valeur de l’apport de chaque Partie étant réputé être d’une valeur égale à l’apport de l’autre Partie.

Article 6. Confidentialité :

Toute information communiquée ou échangée entre les Parties dans le cadre de l’exécution de la Convention reste strictement confidentielle et ne peut être divulguée à des tiers, tant pendant l’exécution de la Convention qu’après son expiration, et au-delà de la période de collaboration entre les Parties. Sont expressément considérées comme telles notamment les informations concernant les budgets (de publicité, communication, etc.), les concepts ou idées notamment en matière de publicité ou de marketing, ainsi que les informations inhérentes aux activités des Parties (stratégie commerciale, plans d’entreprise, clients, etc.).

Article 7. Clause de priorité :

Le Partenaire garantit au Media Radio qu’il bénéficie de la priorité dans l’achat d’espaces publicitaires radio payants. Dès lors, si le Partenaire achète des espaces publicitaires payants sur d’autres radios que le Media Radio, il garantit au Media Radio l’achat d’espaces pour un montant au moins équivalent à celui investi sur ces autres radios ; pareil achat devant intervenir au plus tard dans le (jour/mois) de l’achat fait sur le média concurrent.

Article 8. Responsabilités :

8.1. Le Partenaire assume l’entière responsabilité du contenu de ses messages publicitaires ou promotionnels et garantit le Media Radio de tout recours ou revendication de tiers à ce titre.

8.2. Chacune des Parties est responsable des dommages résultant de son action ou du fait des personnes placées sous son contrôle (employés, agents, exécutants et sous-traitants) survenant dans le cadre de la Convention.

8.3. Les Parties conviennent expressément que la responsabilité de chacune d’elle ne peut être engagée qu’en réparation d’un préjudice, réel, personnel et certain subi par l’autre Partie, pour autant que cette dernière apporte la preuve que la faute contractuelle de la Partie défaillante soit la cause directe de son préjudice. Aucune Partie ne sera responsable envers l'autre des dommages directs, indirects, particuliers, punitifs ou exemplaires de toute nature et qui ne peuvent donner lieu à réparation (tels que les pertes d'exploitation, , de revenus, de profits, ou de tout avantage, les pertes de données et de fichiers ou les pertes d'image ou de clientèle, ainsi que la non réalisation d’économies ou de gains escomptés).

8.4. Les cas de force majeure exonèrent les Parties de toute responsabilité et leur offrent la possibilité de réduire leurs obligations, de rompre la Convention ou d'en suspendre l'exécution sans qu’elles ne soient tenues à dédommagement. Sont considérées comme telles toutes les circonstances qui empêchent, retardent ou qui occasionnent une aggravation exagérée de l'exécution des obligations des Parties alors qu’elles ne relèvent raisonnablement pas de leur contrôle ni ne sont imputables à une quelconque négligence dans leur chef (tels que les grèves de toute nature, le blocage des moyens de transport, les tremblements de terre, incendies, tempêtes et inondations, les pannes d’électricité, accidents, guerres et émeutes, les épidémies et blocage des télécommunications, etc.).

Article 9. Propriété intellectuelle :

9.1. Toute utilisation ou référence à la marque du Media Radio sous quelque forme et sur quelque support que ce soit devra au préalable (i) d’abord faire l’objet d’une demande écrite au Media Radio à l’adresse [email protected] et (ii) ensuite faire l'objet d'une approbation écrite préalable de cette demande.

9.2. Le Média radio restera seul titulaire de l'ensemble de ses droits de propriété intellectuelle présents et futurs, concepts et Idées, projets, contenus audio, visuels et/ou graphiques et autres créations développées dans le cadre de l'exécution de la Convention ainsi que les marques et les logos, de toute nature et dans tous formats. Sauf accord exprès contraire, le Partenaire reconnaît et accepte qu'il ne peut acquérir en vertu de la Convention aucun droit, la Convention ne pouvant être interprétée comme conférant un quelconque droit de licence ou d'utilisation à ce titre. Photos et vidéos prisent par le partenaire acceptées

Le partenaire reste titulaire des photos et vidéo prises par ses propres moyens

9.3. Le Partenaire s'engage à signaler immédiatement au Media Radio toute atteinte, réelle ou potentielle ou tout acte de contrefaçon dont il aurait connaissance concernant les droits de propriété intellectuelle susvisés.

Article 10. Fin du contrat :

10.1. Chacune des Parties peut, par écrit, mettre fin à la Convention et exiger la libération des engagements souscrits par elle-même et l’exécution immédiate des obligations de l’autre Partie dans les cas de cessation de paiement, faillite, cessation d’activité, dissolution, mise en liquidation, fusion, absorption, scission ou retrait de l’autorisation, de la reconnaissance ou de l’agrément nécessaire à l’exercice de ses activités. 10.2. Si une des Parties ne respecte pas les obligations de la Convention, l'autre Partie pourra y mettre fin unilatéralement, après une mise en demeure décrivant le manquement reproché et enjoignant à la partie défaillante de respecter ses obligations dans un délai de trente (30) jours maximum. Si ce délai est expiré alors que la mise en demeure est restée sans effet, la résiliation unilatérale pour cause de manquement d'une des Parties mettra fin de plein droit à la Convention, sans préjudice du droit à réparation ouvert à la Partie qui a dû subir le non-respect des engagements contractuels de l'autre Partie. Il est expressément convenu qu'en cas d'inexécution de la Convention par le Partenaire, celui-ci s'engage à payer au Media Radio la valeur de la campagne/des spots dlffusé(e)/{s) conformément à la Convention.

Article 11. Divers :

11.1. En raison de son caractère intuitu personae, chacune des Parties ne peut céder la Convention ainsi que les droits et obligations qui en découlent à un tiers, sans l’accord écrit et préalable de l’autre Partie.

11.2. La nullité ou l’illicéité de l’une des dispositions de la Convention n’affecte en aucun cas la validité ou la licité de son ensemble. Les Parties s’engagent, dans ce cas, à négocier de bonne foi la conclusion d’une nouvelle disposition d’effet équivalent, afin de rétablir l’équilibre contractuel.

11.3. Le non-exercice d’un droit tiré de la Convention ou le fait de tolérer une inexécution ou une infraction à l’une de ses dispositions, ne peuvent être considérés en aucune façon comme un renoncement définitif à exercer ledit droit ou recours. Par ailleurs, toute modification à la Convention doit se faire avec l'accord écrit et préalable de chacune des Parties.

11.4. La Convention représente l’intégralité de l’accord des Parties à propos de l’objet auquel elle se rapporte. La Convention remplace, annule et prévaut sur toute discussion, négociation et/ou accord antérieur de quelque nature que ce soit, verbaux ou écrits, que les Parties ont pu conclure ou se communiquer, ayant un objet identique ou semblable à celui de la Convention.

Article 12. Droit applicable et compétence

La Convention et l’Annexe 1, qui en fait intégralement partie, sont régies, interprétées et appliquées conformément au droit belge. Tout différend concernant la Convention et son Annexe 1 sera soumis à la compétence exclusive des cours et tribunaux de Bruxelles.

2. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.