Marchés publics et subsides – Subvention 2025 à l’ASBL LES SCOUTS pour l’organisation de l’évènement « Scoutopia 2025 » les 5 et 6 avril prochains : Octroi

Description

Délibération

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, en ses articles L1122-30 et L3331-1 à L3331-9 (livre 3, titre 3),

Vu la loi du 14 novembre 1983, relative au contrôle de l’octroi et de l’emploi de certaines subventions,

Vu la circulaire du 30 mai 2013 relative au contrôle de l’octroi et de l’emploi de certaines subventions,

Considérant que pour l’octroi des subventions, le bénéficiaire est nécessairement soumis aux obligations suivantes :

• utiliser la subvention aux fins pour lesquelles elle a été octroyée ;
• attester l’utilisation de la subvention au moyen des justifications visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• respecter, le cas échéant, les conditions d’utilisation particulières visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• restituer la subvention qu’il n’a pas utilisée aux fins en vue desquelles elle a été octroyée,

Considérant sa délibération du 25 juin 2013 lui imposant également les obligations suivantes, quel que soit le montant de la subvention :

• fournir lors de sa demande, les justifications des dépenses, lorsque le bénéficiaire demande une subvention destinée à couvrir des dépenses déjà engagées ;
• restituer la subvention en cas de non respect des conditions d’octroi particulières imposées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas de non production des justifications exigées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas d’opposition au contrôle sur place par le dispensateur,

Considérant cette même délibération fixant les pièces justificatives suivantes à réclamer au bénéficiaire d’une subvention :

• pour toute subvention inférieure à 12.500 euros : une déclaration de créance ainsi que des pièces comptables probantes justificatives à concurrence de la subvention accordée (à titre d’exemple : des factures acquittées, des fiches de paie, un rapport d’activités…) et/ou toutes pièces justificatives estimées opportunes par la Ville ;
• pour toute subvention supérieure à 12.500 euros : une déclaration de créance ainsi que le bilan financier et moral, les comptes, le budget, et/ou toutes pièces justificatives estimées opportunes par la Ville,

Considérant la demande de soutien adressée à la Ville le 17 décembre 2024 par l’ASBL LES SCOUTS inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0409.580.916, dont le siège social est sis à 1050 Bruxelles, rue de Dublin 21, dans le cadre de l’organisation de l'évènement « Scoutopia 2025 »,

Considérant que cet événement rassemble des animateurs et animatrices de la fédération des Scouts pour deux journées de rencontres et de formations, organisées sous la forme d'un convoi itinérant en train les 5 et 6 avril 2025,

Considérant qu’après plusieurs arrêts en Wallonie et à Bruxelles, le train terminera son parcours à la gare de Louvain-la-Neuve le dimanche 6 avril 2025 vers 16 heures,

Considérant que les animations en gare débuteront environ 1h30 avant l’arrivée du train, avec des équipes accueillant les participants à travers des jeux et activités d’ambiance, ainsi que des surprises pour animer l’attente,

Considérant la participation d'animateurs et animatrices des unités scouts présentes sur le territoire,

Considérant qu'une communication sera faite via les réseaux de communication de la Ville,

Considérant que le soutien sollicité porte sur un montant de 1.500,00 euros destinée à couvrir les frais d’animation en gare de Louvain-la-Neuve,

Considérant qu'un montant de 5.000,00 euros est inscrit à l'article 76105/33202 (projets et activités jeunesse) du budget ordinaire 2025,

Considérant que cette subvention sera financée avec le crédit inscrit au budget ordinaire 2025, à l’article 76105/33202,

Considérant que les obligations imposées à l’ASBL Les Scouts sont les suivantes :

• utiliser la subvention aux fins pour lesquelles elle a été octroyée ;
• attester l’utilisation de la subvention au moyen des justifications visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• respecter, le cas échéant, les conditions d’utilisation particulières visées dans la délibération d’octroi de la subvention ;
• restituer la subvention qu’il n’aurait pas utilisée aux fins en vue desquelles elle a été octroyée,
• restituer la subvention en cas de non respect des conditions d’octroi particulières imposées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas de non production des justifications exigées par le dispensateur ;
• restituer la subvention en cas d’opposition au contrôle sur place par le dispensateur,

Considérant que pour le contrôle de la présente subvention, les pièces justificatives exigées des différents mouvements de jeunesse sont une déclaration de créance ainsi que les pièces comptables relatives aux frais d’animation lors de l’évènement « Scoutopia 2025 » ,

Considérant que ces pièces doivent être produites dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les trente jours du rappel de l’administration,

Considérant qu’il serait sursis à l’octroi d’une prochaine subvention éventuelle si les pièces justificatives comptables demandées n’étaient pas présentées pour la présente subvention,

Après en avoir délibéré,

DECIDE A L'UNANIMITE :

1. D’octroyer une subvention de 1.500,00 euros à l’ASBL LES SCOUTS.  
2. De financer la dépense au budget ordinaire 2025, à l’article 76105/33202.
3. De liquider la subvention sur le compte n° BE49 3100 1741 0071 ouvert au nom de l’ASBL LES SCOUTS inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0409.580.916, et sise à 1050 Bruxelles, rue de Dublin 21.
4. De solliciter de la part de l’ASBL LES SCOUTS, la production d’une déclaration de créance ainsi que des pièces comptables relatives aux frais d’animations dans le cadre de l’évènement « Scoutopia 2025 », dans les plus brefs délais et au plus tard dans les trente jours du rappel de l’administration.
5. De veiller par la suite au contrôle l’utilisation des subventions et de prendre les sanctions nécessaires en cas de non respect des obligations.
6. De transmettre la présente délibération au Directeur financier pour exécution.