Ce projet de délibération est un document préparatoire ayant vocation de permettre aux membres du Conseil communal d'examiner la décision soumise à son approbation.
Ce document est par nature évolutif et susceptible d'être modifié. Ce texte n'a pas encore été adopté par l'autorité communale.
Juridique - Tourisme - CITY RUN 2026 - Convention de partenariat - Pour approbation
Description
Approbation de la convention de partenariat relative à l'édition 2026 du jogging touristique de Louvain-la-Neuve
Délibération
Vu l'article L1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
Considérant la CITY RUN (jogging touristique se déroulant dans les rues ainsi que dans certains bâtiments de Louvain-la-Neuve) organisée par la Ville depuis 2021,
Considérant que l'édition 2026 aura lieu le 11 décembre 2026,
Considérant la volonté de la Ville de co-organiser l'évènement avec le MARTIN'S AGORA RESORT, représenté par la SA AGORA HOSPITALITY, inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0629.898.895, dont le siège se trouve à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue de l’Hocaille 5/001 et l’ASBL CENTRE SPORTIF LOCAL INTÉGRÉ D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE (le CSLI), inscrite auprès de la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0424.503.969 et dont le siège social se situe à 1341 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Coquerées, 50a,
Considérant la volonté des parties de reverser les bénéfices de l'évènement à une association d'utilité publique locale, à vocation sociale, la Fondation La Vie-Là, qui vient en aide aux personnes traitées pour un cancer pendant le traitement et l'année qui suit en leur offrant une prise en charge globale et un lieu pour se ressourcer et échanger avec d'autres personnes confrontées aux mêmes épreuves,
Considérant sa décision du 15 avril 2026 marquant son accord sur la co-organisation de l'évènement ainsi que sur les dépenses y relatives à engager,
Considérant qu'il est également prévu un règlement relatif à l'organisation de l'événement,
Considérant que dans ce cadre il y a lieu de fixer les engagements de chacune des parties et de signer une convention de partenariat,
Considérant le projet de convention ci-annexé,
Considérant qu'il est de la compétence du Conseil communal d'approuver une telle convention,
DECIDE
- D'approuver la convention de partenariat à conclure avec le MARTIN'S AGORA RESORT, représenté par la SA AGORA HOSPITALITY, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0629.898.895, dont le siège se trouve à 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue de l’Hocaille 5/001 et l’ASBL CENTRE SPORTIF LOCAL INTÉGRÉ D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0424.503.969 et dont le siège social se situe à 1341 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Coquerées, 50a, et ce, en vue de co-organiser la City Run Louvain-la-Neuve - édition 2025, telle que rédigée comme suit :
CONVENTION DE PARTENARIAT
Organisation de la City Run LLN
Entre,
- La Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0216.689.981 et dont les bureaux se trouvent à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35, représentée par son Collège communal, en la personne de Madame Anouck Billiet, Echevine du Tourisme agissant pour le Bourgmestre par délégation, et de Monsieur Grégory Lempereur, Directeur général, ces derniers agissant en exécution de la délibération du Conseil communal du ***,
Ci-après dénommée : la Ville,
- Le Martin’s Agora Resort représenté par la SA Agora Hospitality, inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le n° 0629.898.895, dont le siège se trouve à1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue de l’Hocaille 5/001, valablement représentée aux fins de la présente par Monsieur Thibault Van Dieren, Administrateur délégué, conformément aux statuts publiés aux annexes du Moniteur belge en date du 13 août 2002 et modifiés pour la dernière fois le 20/12/2022,
Ci-après dénommé : « Le Martin’s »
et,
- L’ASBL Centre Sportif Local Intégré d’Ottignies-Louvain-la-Neuve (en abrégé : CSLI OLLN), inscrite à la Banque carrefour des entreprises sous le numéro 0424.503.969 et dont le siège social se situe à 1341 Ottignies-Louvain-la-Neuve, rue des Coquerées, 50a, valablement représentée par Monsieur Denis Vandenbergen, Président, agissant conformément aux statuts publiés aux annexes du Moniteur belge le 12 mai 1983 et modifiés pour la dernière fois en date du 14 juillet 2025,
Ci-après désignée : « Le CSLI »,
Ci-après dénommées ensemble : « les Parties ».
PREAMBULE
Les Parties susmentionnées se sont ralliées en vue d’organiser conjointement un jogging touristique et caritatif urbain - la City Run de Louvain-la-Neuve.
C’est pourquoi,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
La présente convention a pour but de régler les modalités d’organisation de la City Run de LLN entre les parties.
Article 2 : Informations générales sur l’évènement
La City Run est une course à pied organisée sur le site de Louvain-la-Neuve et ce, dans le but d’en faire découvrir des endroits insolites ou remarquables. Ce jogging touristique et caritatif se déroule à travers les rues mais aussi en traversant certains bâtiments de la ville, tels que :
- L’Aula Magna (sous réserve des réservations du lieu pour d’autres événements)
- L’Ephec
- Le Lycée Martin V
- Les auditoires Agora
- Le parking des Sciences et des Wallons
- La Grande Casa
- Le bâtiment Mercator
- L’Esplanade (sous réserve de l’obtention de leur accord)
- Le Gite Mozaik
- Les auditoires Socrates
- Le Martin's Agora Resort.
Ce parcours compte environ 5 km et il est possible de le faire 2 fois pour un parcours de 10 km.
La City Run aura lieu le vendredi 11 décembre 2026 sauf si les conditions climatiques l’en empêchent.
Les coureurs partiront en groupe. Si les inscriptions le justifient, le départ sera morcelé toutes les 10 minutes, le 1er départ étant fixé à 19h00 et le dernier à 20h00.
Les frais de participation pour les personnes de plus de 13 ans s’élèvent à 5,00 euros en prévente ou à 8,00 euros pour toute inscription sur place, le jour de l’évènement.
Les frais de participation seront reversés à une association locale d’utilité publique à vocation sociale choisie de commun accord, agissant sur le territoire de la Ville.
Les inscriptions en prévente se font via le formulaire en ligne accessible à l’adresse mentionnée sur les sites Internet des organisateurs ainsi que sur la page Facebook de l’évènement et celles des organisateurs.
Les données demandées aux participants pour l’inscription sont :
- le nom et prénom
- l’âge
- la distance choisie
- le code postal
- l’adresse e-mail.
Ces données sont collectées uniquement en vue de l’inscription à la City Run, elles sont traitées et gérées sous l’entière responsabilité des parties.
Les données sont traitées par les organisateurs. Elles sont conservées pour une durée de maximum 14 jours calendrier après la tenue de l’évènement et ne sont en aucun cas transmises à des tiers.
Article 3 : Engagements des parties :
Le Martin’s :
- Mise à disposition de ses infrastructures pour l'accueil des participants ainsi que d’un vestiaire pour les coureurs,
- Gestion du bar de fin de course,
- Distribution d’un verre à tous les participants,
- Fourniture du ravitaillement des coureurs,
- Fourniture et placement de panneaux en bois promotionnels aux abords des routes,
- Engagement de signaleurs (en plus des membres de l’association choisie) pour la sécurisation du parcours,
- Sonorisation, podium et animation de départ,
- Gestion des inscriptions et des frais de participation le jour de l’évènement et versement de ces derniers à l’association bénéficiaire,
- Récompenses pour les 3 premiers hommes et 3 premières femmes pour les 5 km et les 3 premiers hommes et 3 premières femmes pour les 10 km.
Le CSLI :
- Repérage du parcours,
- Tracé du parcours à la bombe à la craie phosphorescente,
- Ouverture et la fermeture de la course.
La Ville :
- Installation d’une arche de départ avec chronométrage individuel et affichage d’une horloge indiquant le temps écoulé depuis le départ,
- Demandes d’autorisations (bâtiments et SPW),
- Prise en charge des frais de nettoyage des auditoires UCLouvain et des bâtiments traversés appartenant à d'autres entités et du coût de la licence SABAM pour l'ambiance musicale
- L’accueil des participants et l'aide à la gestion des inscriptions le jour de l’évènement,
- Prêt, transport et placement de barrières Nadar, de tonnelles, de rubalise et d'éclairage de sécurité,
- Fourniture éventuelle de bonnets de père-noël et de brassards réfléchissants,
- Engagement des secouristes,
- Fourniture de bougies et de briquets pour les signaleurs,
- Financement de la création graphique, de l’impression des affiches et du sponsoring mettant en avant l’évènement sur les réseaux sociaux,
- Mise à disposition gratuite du domaine public,
- Mise à disposition du logo de la Ville dans la communication de l’évènement,
- Couverture de l’évènement par une assurance responsabilité civile et accidents,
- Récompenses pour les 3 premiers jeunes pour les 5 km.
Article 4 : Utilisation du logo de la Ville
4.1. La Ville autorise les Parties à utiliser son logo, uniquement dans le cadre et pour la durée limitée de l’exécution de la présente Convention.
4.2. Toute copie, reproduction ou adaptation même partielle, et ce, par quelque procédé que ce soit du fichier logo mis à la disposition des Parties, est strictement interdite hors du cadre de la présente Convention. Aucune information issue du fichier logo précité ne peut être communiquée ou cédée sous quelque forme que ce soit. Aucun ajout, retrait, transformation ou modification du fichier logo mis à la disposition ne sera autorisé sans l'approbation écrite de la Ville.
4.3. Les Parties s’engagent à cesser et/ou faire cesser l’utilisation du logo dès le terme de la présente Convention, et s’engage à mettre en œuvre toutes mesures pour en cesser et/ou en faire cesser la diffusion.
4.4. Les Parties s’engagent à ce que l’utilisation du logo ne puisse jamais porter atteinte au nom, à l’image, à la renommée de la Ville, ni être contraire à l’ordre publique ou aux bonnes mœurs.
4.5. En cas de non-respect des conditions reprises ci-dessus, la Ville se réserve le droit d’introduire tout recours et demande d’indemnisation qu’elle jugerait utiles et opportuns auprès des juridictions compétentes.
Article 5 : Assurances et responsabilités
L’évènement sera couvert par l’assurance en responsabilité civile et accidents contractée par la Ville.
Article 6 : Modification/annulation de l’épreuve
Les Parties s’engagent à respecter les mesures en vigueur au moment de l’évènement.
L’Organisation se réserve le droit de reporter l’horaire du départ, d’arrêter l’épreuve ou de l’annuler si les conditions climatiques, de sécurité ou de sureté ne sont plus garanties.
Article 7 : Durée de la convention
La présente convention est conclue à dater de sa signature et prendra fin 14 jours après la fin de l’évènement.
Article 8 : Juridictions compétentes
En cas de litige, les parties essayent tout d’abord de trouver une solution à l’amiable.
Si aucune solution à l’amiable ne devait être trouvée, les juridictions compétentes pour traiter les éventuels litiges découlant de la présente convention, sont celles de l’arrondissement judiciaire où sont situés les bureaux de la Ville.
Fait à Ottignies-Louvain-la-Neuve, le , en autant d’exemplaires que de Parties, chacune ayant reçu le sien.
2. De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.